¿Qué es un Sistema de Información Contable?

Definición: Un Sistema de Información Contable (AIS) se define como un sistema basado en computadora que realiza un seguimiento de las actividades contables y recopila, administra, utiliza y recupera datos financieros para informar a los contadores, analistas de negocios, consultores, gerentes, directores financieros, reguladores, auditores y agencias tributarias para apoyar todas las funciones y actividades de la contabilidad.

En otras palabras, un sistema de información contable es un sistema que recopila, almacena y procesa datos financieros y contables para ponerlos a disposición de los usuarios de los mismos. Por lo general, un sistema de información contable es un sistema manual. Pero, en la actualidad, hay muchos programas disponibles que pueden actuar como un método basado en computadora para realizar un seguimiento de las actividades contables con recursos de tecnología de la información.

Los sistemas de información contable son útiles para respaldar todas las funciones y actividades contables, como la auditoría, la contabilidad gerencial/administrativa, la contabilidad y los informes financieros, los impuestos, etc. Están asociados con herramientas y sistemas creados para la recopilación y visualización de información contable importante, los tenedores de libros, contadores o gerentes pueden tomar decisiones financieras más informadas. AIS hoy en día está basado en software y es por eso que los Sistemas de Información Contable se implementan como parte de las soluciones de TI de una empresa.

Los Sistemas de Información Contable también pueden entenderse como una conexión de la Tecnología de la Información con los GAAP (Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados). Por ejemplo, cuando una empresa trata de obtener un préstamo de un banco, se supone que debe presentar detalles de sus diferentes actividades comerciales en términos de ganancias o pérdidas operativas, así como la posición financiera.

De la misma forma, los stakeholders necesitan contar con información financiera de los negocios para evaluar el desempeño de la gestión empresarial. Las diferentes leyes de los países también exigen la presentación de informes de información financiera a diferentes departamentos gubernamentales, como los departamentos de impuestos sobre la renta, las juntas de derecho de sociedades, los departamentos de impuestos sobre las ventas, etc., en los que AIS desempeña un papel crucial.

Uso de Sistemas de Información Contable

Hay varios elementos vitales del ciclo contable en el sistema de información contable. Un AIS típico incluye los datos relacionados con:

1. ingresos y gastos

2. información de clientes y empleados

3. información fiscal

4. órdenes de venta

5. informes de análisis

6. solicitudes de compra

7. facturas e inventarios

8. nómina

9. Libro mayor, estados financieros y balance de comprobación.

Debe haber una estructura de base de datos en el sistema de información contable para almacenar los datos financieros y contables. Por lo general, estas estructuras de bases de datos se programan con un lenguaje de consulta. Un usuario obtendrá numerosos campos para la entrada de datos y para editar los datos anteriores en el AIS. Es una plataforma segura que cuenta con medidas preventivas contra virus, hackers y otras fuentes externas.

Funciones de un Sistema de Información Contable

Un sistema de información contable tiene tres funciones principales.

1. La primera función es recopilar y almacenar de manera eficiente y efectiva todos los datos financieros relacionados con la organización. Esto incluye datos de transacciones de documentos de origen, registrar esas transacciones en el diario y luego publicarlas en libros mayores.

2. La siguiente función es poner la información a disposición de los usuarios que toman decisiones. Esto incluye la elaboración de estados financieros e informes de gestión.

3. La última función es garantizar que todos los datos registrados y procesados ​​sean precisos.

6 Partes de un Sistema de Información Contable AIS

Un sistema de contabilidad generalmente tiene seis partes esenciales: personas, procedimientos, datos, software, infraestructura de tecnología de la información y controles internos.

1. Personas SIA

La primera parte del sistema de información Contable es Personas. Esto incluye a todas las personas que utilizan este sistema. Esto incluye contadores, analistas de negocios, auditores, consultores, directores financieros y gerentes.

2. Procedimientos

La siguiente parte esencial es el Procedimiento. Los procedimientos son las formas en que se recopilan, almacenan y procesan los datos.

3. Datos SIA

La parte crítica de un sistema de información contable son los Datos. Incluye toda la información que va bajo este sistema. Los diferentes tipos de datos pueden ser pedidos de venta, informes de análisis de ventas, extractos de facturación de clientes, solicitudes de compra, libro mayor, etc.

4. Software SIA

El software incluye los programas informáticos que se utilizan para procesar datos. Algunas de las herramientas AIS pueden ser Quickbooks de Intuit, Sage 50 Accounting de Sage, Business One de SAP, Dynamics GP de Microsoft, PeopleSoft de Oracle, MAS 90/MAS 200 de Sage Group, Epicor Financial Management, etc.

5. Infraestructura TI

En la infraestructura de tecnologías de la información se incluye todo el hardware que se utiliza para operar este sistema. Algunos de los ejemplos pueden ser computadoras, dispositivos móviles, impresoras, servidores, enrutadores, fuente de alimentación de respaldo, etc.

6. Controles internos

La última parte de un sistema contable son los controles internos. Esto incluye las medidas de seguridad que se utilizan para proteger los datos de este sistema. Parte de la información y los datos asociados pueden ser números de seguridad social, números de tarjetas de crédito, información sobre salarios y personal, información del cliente, datos financieros de la empresa, etc.

Beneficios de los Sistemas de Información Contable AIS

1. Interfaz entre departamentos

Con la ayuda de un sistema de información contable, una empresa puede crear una interfaz entre sus diferentes departamentos. En el sistema de contabilidad, el departamento de ventas de una empresa puede cargar el presupuesto de ventas. Con la ayuda de un presupuesto de ventas, el equipo de gestión de inventario puede realizar recuentos de inventario y comprar materiales. Luego de la compra de inventario, el sistema de información contable notificará al departamento de cuentas por pagar para la generación de una nueva factura. Después de esto, un AIS también puede compartir esta información con los otros departamentos para que estén al tanto de la venta.

2. Control Interno

Con el uso de un sistema de información contable, una empresa puede colocar las políticas y procedimientos en el sistema. Esto asegurará que la información confidencial de clientes, proveedores y negocios se mantenga dentro de la empresa. A través de este sistema, una empresa también puede regular cuánta información pondrá a disposición de sus usuarios.

3. Automatiza y agiliza el sistema de informes

Una de las ventajas más importantes de utilizar sistemas informáticos de información contable es que automatizan y agilizan el sistema de información. Desarrolla automáticamente informes avanzados, modelado y admite minería de datos. Extrae datos de la base de datos centralizada y, después de procesarlos, genera un resumen de los datos, que los responsables de la toma de decisiones pueden analizar fácilmente.

Ejemplos de Sistemas de Información Contable AIS

Con la ayuda de un AIS bien diseñado, las empresas pueden funcionar sin problemas en el día a día. AIS también ayuda a las empresas cuando tienen problemas para descubrir cosas que salieron mal en la canalización comercial. Dos de esos ejemplos son-

1. WorldCom

Los auditores internos de WorldCom Eugene Morse y Cynthia Cooper utilizaron el AIS de la compañía en el año 2002 para descubrir alrededor de $4 mil millones en asignaciones de gastos fraudulentas y otros asientos contables.

Debido a esta investigación, el director financiero Scott Sullivan fue despedido. También allanó el camino para la nueva legislación: la sección 404 de la Ley Sarbanes-Oxley que se utiliza para regular los controles y procedimientos financieros internos de las empresas.

2. Lehman Brothers

Para descubrir las causas detrás del colapso de Lehman Brothers, una revisión adecuada de su AIS y otros sistemas de datos fue bastante crucial.

Ayuda a analizar los sistemas operativos, de valoración, comerciales, financieros, contables y de datos de Lehman Brothers para crear un informe adecuado y descubrir qué salió mal en sus procedimientos.

¡Envolver!

En la nota final, está claro que los componentes de un AIS funcionan todos juntos para ayudarlo a usar los datos financieros de una manera orientada a los resultados. Para administrar un negocio exitoso, debe tener un sistema de información contable bien desarrollado y actualizado.

Desde contadores hasta consultores y analistas de negocios, gerentes, auditores, directores financieros y reguladores, todos deben usar AIS para permitir que los diferentes departamentos dentro de una empresa trabajen juntos para tener sistemas de contabilidad optimizados para diferentes tipos de empresas grandes o pequeñas o empresas de contabilidad.

Ahora, ¿cuáles son sus pensamientos acerca de la importancia del Sistema de Información Contable? Comparta sus opiniones con nosotros en la sección de comentarios a continuación.