Sistema de gestión de transporte Definición, esquema, componentes
El sistema de gestión de transporte se conoce comúnmente como TMS y se define como una herramienta para ayudar a los profesionales de la cadena de suministro a gestionar su carga y sus transportistas. Es utilizado por entidades comerciales que tienen que enviar y recibir bienes regularmente, por ejemplo
- Empresas que ofrecen servicios de logística, como proveedores de servicios de logística, empresas de logística de terceros y de terceros.
- Empresas de comercio electrónico
- Distribuidores
- Fabricantes
- Negocio al por menor
- Negocio de la construcción
Significado del sistema de gestión de transporte
El sistema de gestión de transporte está diseñado para agilizar el proceso de envío al permitir que un remitente automatice el proceso y reciba información que realmente minimizará los gastos futuros en el envío e incluso ahorrará un tiempo valioso.
Toda empresa que mueve carga utiliza regularmente el sistema de gestión de transporte para mejorar los procesos. La tecnología utilizada por el sistema ayuda en la coordinación y planificación de creación y optimización de envíos, seguimiento de envíos, entrega de soluciones y fletes personalizados, gestión del patio, comunicación con todas las partes interesadas de la cadena de suministro y seguimiento de procesos para ahorrar dinero y tiempo.
Esquema del sistema de gestión del transporte
El esquema del sistema de gestión del transporte es el siguiente:
- Asegúrese de que el proveedor del sistema de gestión del transporte conozca y comprenda las operaciones actuales de una empresa incluso antes de comenzar a diseñar el sistema futuro.
- Estandarice las excepciones con los SOP para evitar la necesidad de una codificación personalizada dentro del sistema de gestión del transporte.
- Entrar en funcionamiento después de la implementación completa
- No utilice atajos para la limpieza de datos maestros
- No acorte los esfuerzos de prueba
Componentes del sistema de gestión del transporte
Los componentes principales para las empresas de logística c y los transportistas que utilizan el sistema de gestión de transporte son los siguientes:
- Gestión de transportistas
- Optimización de ruta y carga
- Dirección de Procuración
- Visibilidad, informes y análisis
- Plataforma de ejecución de mercancías
- Inteligencia de Negocio
- Funcionalidad de facturación
- Liquidación de fletes para auditoría y pago
- Repositorio de datos de logística y cadena de suministro
- Plataforma de comunicación de la cadena de suministro
Todos los componentes están incorporados con una plataforma de sistema de gestión de transporte. Lo que el sistema hace por las siguientes partes interesadas se enumeran a continuación
Distribución
- La visibilidad proporcionada a los materiales entrantes que se requieren para completar los pedidos.
Fabricación
- La claridad proporcionada a los materiales entrantes que se necesitan para el programa de fabricación.
Compra de adquisiciones
Informes de rendimiento y gestión de proveedores
Transporte
- Planifique, optimice y ejecute movimientos de productos entrantes y salientes
- Analice el rendimiento y el costo de los socios proveedores de fletes
Ventas
- Seguimiento de pedidos de clientes
- Informar sobre actuaciones
Finanzas
- Auditoría de fletes
- Pagar
- Factura
- Cálculo de acumulaciones
- Análisis del desempeño de los costos
Servicio al Cliente
- Dirección y seguimiento de los pedidos de los clientes
Vendedores
- Volver a publicar, administrar y programar envíos entrantes a los clientes
Clientes
- Acceso directo a la información de envíos y pedidos
Opciones de licencia del sistema de gestión de transporte
Las tres opciones de licencia del sistema de gestión del transporte son
1. Local
Este es uno de los modelos tradicionales del sistema de gestión del transporte. Aquí, una entidad comercial compra la licencia local e instala el software del sistema de administración de transporte en sus servidores.
Uno de los beneficios del modelo de sistema de gestión de transporte en las instalaciones es que ofrece un control absoluto, lo cual es una necesidad si una empresa desea integrar el software con los sistemas existentes alojados internamente.
2. Alojado
El Hosted es un modelo de software como servicio o SaaS y basado en la nube. En él, otra persona alojará el software del sistema de gestión de transporte en su servidor y será responsable de prestar los servicios de forma remota y gestionar todos los problemas relacionados.
3. Híbrido
Hybrid es una combinación de licencias alojadas y locales. Ofrece una mayor flexibilidad y ahorro de costes.
Ventajas del sistema de gestión de transporte
Las ventajas del sistema de gestión de transporte son las siguientes:
1. Información comercial
Un sistema de gestión de transporte proporciona capacidades de generación de informes e información detallada sobre el proceso de envío. La información se almacena en una ubicación y se vuelve fácil crear informes personalizados y analizar la diferencia entre las facturas finales y las tarifas.
2. Simplifica los procesos
El sistema de gestión de transporte ayuda a simplificar el proceso de selección del transportista evaluando la mercancía y combinándola con un transportista adecuado que esté en la red. Como todo el proceso se encuentra en una sola plataforma, es fácil ver los envíos anteriores y hacer coincidir los envíos similares con el transportista adecuado.
3. Capacidades tecnológicas
Una de las ventajas del sistema de gestión de transporte es que el remitente tendrá a mano la tecnología necesaria para tomar las decisiones de ruta necesarias que se basan en la combinación de transportistas, el tiempo de tránsito y las cotizaciones. La ubicación centralizada ayudará a minimizar el tiempo, el esfuerzo y el estrés que se dedica al proceso de reserva.
4. Seguimiento de la carga
Un sistema de gestión de transporte ayuda a notar los retrasos en el tránsito y saber cuándo y por qué ocurren. Realiza un seguimiento de la carga y recibe alertas sobre retrasos imprevistos y excepciones de tránsito.
5. Resultados finales
Uno de los beneficios del sistema de gestión de transporte es que garantiza la reserva de envíos al incorporar el mejor tipo de servicio y tarifa.
6. Ahorra tiempo
El sistema de gestión de transporte es un proceso automatizado, y ahora es posible que los transportistas accedan a cualquier información requerida a través de un único portal. Es la avanzada tecnología del sistema la que permite ahorrar tiempo
7. Servicios mejorados
A medida que la cadena de suministro funciona sin problemas, el sistema de gestión de transporte brinda a los clientes acceso al rastreo y seguimiento de la información. El cliente conoce el horario de entrega y en caso de cambios es notificado al instante. Esto ha mejorado los servicios en mayor medida.
8. Crecimiento empresarial
El sistema de gestión de transporte ha demostrado ser beneficioso para las empresas que han implementado este sistema porque ha permitido satisfacer las necesidades de las entidades comerciales y de los clientes por igual. Esto ha resultado en el crecimiento y desarrollo de las empresas.
9. Eficiencias de almacén
El uso de un sistema de gestión de transporte minimiza el tiempo necesario para la gestión de mercancías. Ahora es posible reducir errores de entrada e ineficiencias en los almacenes.
10. Funcionalidad contable
El sistema de gestión de transporte actúa como un escudo para los procesos de auditoría y pago de errores humanos. Ahora es posible crear informes personalizados y analizar cualquier discrepancia
11. Programación de muelles alineados
La planificación y la ejecución predecibles conducen a la alineación de las entregas con una programación de muelle eficiente. Reduce el tiempo de espera y asegura un transporte de calidad de un punto a otro destino
Desventajas de un sistema de gestión de transporte
Las desventajas del sistema de gestión de transporte son las siguientes:
- El costo de instalar un sistema de administración de transporte es alto porque necesita licencias de software, hardware de computadora, costos de mantenimiento y manejo experto, y todo esto necesita dinero extra.
- La integración de un sistema de gestión de transporte dentro del flujo de trabajo requiere personal capacitado porque una persona sin capacitación no puede entender ni ejecutar este sistema.
Razones por las que necesita un sistema de gestión de transporte
Las razones por las que una empresa necesita un sistema de gestión de transporte son las siguientes:
1. Flujo de efectivo mejorado
La razón para utilizar un sistema de gestión de transporte efectivo es que ayuda a mejorar el flujo de efectivo y minimizar los costos de envío. También ayuda a analizar el aspecto financiero de cada ruta logística y crea ideas para reducir costos en áreas particulares como las horas extra del conductor y el consumo de combustible.
2. Menos papeleo
El sistema de gestión de transporte es un proceso automatizado que ayuda a eliminar el papeleo. No más errores de factura y facturación incorrecta a través de este sistema. El sistema reduce los gastos de administración y esto aumenta los niveles generales de eficiencia
3. Visibilidad de la cadena de suministro
Una razón fundamental para utilizar el sistema de gestión del transporte es obtener una mejor visión del sistema de la cadena de suministro. Es un gran logro tener acceso a datos en tiempo real y visibilidad operativa completa.
Ahora los supervisores pueden resolver problemas y actuar en nuevas oportunidades fácilmente
4. Planificación y ejecución integradas
El sistema de gestión de transporte puede integrarse con los sistemas existentes en sistemas de gestión de relaciones con proveedores, gestión de relaciones con clientes, gestión de almacenes y gestión de compras y pedidos de tipo comercial que son útiles para una entidad comercial.
Esto conduce a una mejor planificación de rutas y ejecución de pedidos con el transportista menos costoso.
5. Gestión de inventario
La razón por la que una empresa implementa un sistema de gestión de transporte es que el seguimiento del envío y el pedido en tiempo real se vuelve más fácil. Ahora es posible obtener actualizaciones de estado en cada compra.
Todas estas instalaciones dan como resultado una idea precisa sobre el inventario y ayudan a aumentar la responsabilidad de la red de la cadena de suministro.
6. Cumplimiento de pedidos
El sistema de gestión de transporte garantiza una visibilidad completa de la cadena de suministro y el seguimiento en tiempo real, lo que aumenta la precisión del cumplimiento de los pedidos. Las situaciones se pueden resolver rápidamente ya que hay menos discrepancias y errores en el envío.
7. Optimización del enrutamiento
El sistema de gestión de transporte ha ayudado a las empresas a enfrentar los desafíos de enrutamiento. El sistema alienta al usuario a implementar la distribución en grupo, que es un proceso de entrega más rápido y económico y proporciona un mayor control y visibilidad.
8. Seguimiento de conductores en ruta
La razón para utilizar un sistema de gestión de transporte es que se hace posible evaluar el beneficio de las distintas rutas que toman los conductores para que se pueda crear un horario estricto.
El seguimiento en tiempo real ofrece beneficios de seguridad en caso de percance o accidente. El usuario también puede realizar un seguimiento del nivel de eficiencia de cada conductor y proporcionar comentarios valiosos a través del sistema de gestión de transporte.
9. Experiencia del cliente mejorada
Los clientes consideran los servicios de A-One como una parte integral de cada entidad comercial. Exigen servicios personalizados cada vez y se convierte en un desafío para las personas que manejan su negocio.
El sistema de gestión de transporte unifica todos los pedidos para encontrar el mejor transportista disponible al precio más bajo> esto da como resultado una experiencia del cliente mejor y mejorada
10. Repita negocios y referencias
El sistema de gestión de transporte puede mejorar la eficiencia general y los niveles de productividad de una empresa y ahorrar dinero y tiempo valiosos. También conduce a la repetición de negocios; además, el cliente satisfecho conduce a referencias y más negocios para la empresa.
Retos a los que se enfrentan las empresas si no cuentan con un sistema de gestión de transporte eficaz
Los desafíos que enfrenta el sistema de gestión de transporte son los siguientes:
- Cuando trabajas con numerosos envíos, se hace difícil pedir tarifas a los transportistas de diferentes sitios web. Marcar sus números y solicitar cotizaciones se convierte en un proceso lento
- Una entidad comercial utilizará diferentes transportistas para el flete según sus necesidades y requisitos específicos. A veces, envíos separados están en tránsito en el extranjero en varios camiones de la empresa al mismo tiempo. Se convierte en un desafío hacer un seguimiento del proceso de carga porque sin un sistema de gestión de transporte efectivo, una entidad comercial tendrá que hacer todo el trabajo por sí misma.
- Cada envío es diferente y debe manejarse con cuidado. No puede pedirle a un solo transportista que procese las diferentes variedades de entrega, ya que algunos pueden requerir servicios especiales u otros pueden ser sensibles a la temperatura. Seleccionar el mejor se convierte en un reto
- Se vuelve diferente recopilar información valiosa sobre el transportista más barato sin un sistema de gestión de transporte adecuado.