El sistema de control de gestión también se conoce como MCS y se define como un marco informal y formal que una organización establece para comparar su estrategia y objetivos con el resultado real.

Es una herramienta de medición que determina si la empresa es capaz de realizar sus funciones con eficacia y es capaz de cumplir con sus objetivos.

Quiere ser consistente en sus esfuerzos por alcanzar la alineación de objetivos. La información después de las comparaciones ayuda a la gerencia a tomar decisiones gerenciales importantes.

Significado de sistema de control de gestión

Una organización adopta el sistema de control de gestión para vigilar sus niveles de desempeño. El sistema ayuda a comunicar los objetivos y metas de una entidad comercial a los gerentes y asegura que todos trabajen para lograrlos de la manera más rápida y efectiva posible.

Es un sistema integral en el que se crea un marco para controlar y monitorear los aspectos internos del negocio, así como el comportamiento y el entorno externo.

Las organizaciones que han adoptado un sistema de control de gestión lo utilizan tanto para medidas financieras como no financieras, ya que ambas dejan un impacto directo en el negocio que necesita ser monitoreado.

Aquí, uno de los factores internos puede incluir los recursos humanos y el factor externo puede ser el desarrollo de la industria, por ejemplo, nuevas regulaciones para un producto.

Factores que afectan al sistema de control de gestión

Hay varios factores que tienen una influencia directa en el diseño de un sistema de control de gestión. Estos son –

#1. Tamaño y dispersión de una entidad

Una empresa pequeña es muy diferente de una más grande en términos de tamaño y distribución. Por lo tanto, el contenido y la naturaleza de un sistema de control de gestión también serán diferentes para adaptarse a propósitos individuales.

#2. Tipos de centros de responsabilidad

No puede tener un MCS para diferentes tipos de centros de responsabilidad, ya que no es posible identificar, medir y comparar centros individuales; por lo tanto, necesita su implementación en consecuencia.

#3. Descentralización y delegación

El alcance de la descentralización y las delegaciones difiere de una empresa a otra para que pueda enfrentar los desafíos necesarios de frente.

#4. Naturaleza de las operaciones en términos de divisibilidad

El MCS se ve afectado por la naturaleza de las operaciones en términos de divisibilidad dentro de una organización. En algunas empresas la división es por productos mientras que en otras puede ser otra cosa.

#5. Percepciones de las personas

La percepción de cada individuo es diferente sobre su satisfacción laboral o ética laboral. Al diseñar el sistema de control de gestión, es necesario tener en cuenta este factor.

Objetivos del sistema de control de gestión

También se describe como una técnica que ayuda en el proceso de toma de decisiones de una entidad comercial.

Apoya y motiva a las personas para que puedan superar sus limitaciones y trabajar juntas hacia objetivos organizacionales comunes. Sus objetivos son los siguientes-

#1. Midiendo el progreso

El MCS es necesario para medir el progreso de una empresa. Verifica que todo va según el plan adoptado y las instrucciones dadas.

El navegador toma lectura para asegurarse de que la empresa está caminando en el camino planeado y predeterminado. La retroalimentación recibida ayuda a comparar los desempeños con las expectativas.

#2. Descubriendo desviaciones

Tanto las fuerzas internas como las externas pueden alejar a la empresa del camino seleccionado. El objetivo de un sistema de control de gestión es detectar desviaciones del curso trazado. Los factores que resultan en alejarse de un camino seleccionado son:

#3 Cambiar

Lo único constante en este mundo es el cambio, y es parte integral de una organización. Las nuevas políticas gubernamentales, las nuevas materias primas, los cambios en el mercado o una disputa en los recursos laborales pueden ser una razón para el cambio.

El objetivo del sistema de control de gestión es ayudar al gerente en la detección e identificación del cambio para tomar las acciones adecuadas ante cualquier amenaza.

#4 Delegación 

La delegación es parte de trabajar más rápido y eficientemente y puede causar desviaciones del curso normal de acción. El objetivo de un sistema de control de gestión es ayudar al gerente a determinar si las personas en las que ha delegado trabajo están progresando o no.

#5 Error 

Los errores pueden ocurrir en cualquier momento, por ejemplo, el software de contabilidad puede fallar o se pueden haber pedido las piezas incorrectas del equipo. El objetivo de implantar un sistema de control de gestión es detectar y subsanar la desviación en forma de error para evitar otro

#6 Complejidad 

Las grandes corporaciones tienen un entramado complejo debido a ubicaciones geográficas dispersas. El objetivo de un sistema de control de gestión es multidimensional, ya que indica las desviaciones y puede registrar y analizar las cifras de ventas en diferentes ubicaciones.

Monitorear la línea diversificada de productos o servicios y asegurar la calidad y rentabilidad de un negocio.

#7 Indicando acciones correctivas 

El objetivo de un sistema de control de gestión es sugerir las acciones correctivas a la gerencia para superar los errores y deficiencias en la empresa.

Elementos del sistema de control de gestión

Los elementos centrales que determinan la eficacia y el éxito de un marco de sistema de control de gestión son los siguientes:

#1. Alinearse con los objetivos y estrategias de una empresa

El primer paso que debe realizar antes de implementar el sistema de control de gestión es comprender las políticas, estrategias, objetivos y metas operativas actuales de la empresa que desea cumplir.

Recuerde, es importante alinear los objetivos de MCS y los objetivos operativos de la organización para que ambos puedan complementarse. Además, en caso de diferencias, el sistema de control de gestión acabará siendo inútil e ineficaz.

La implementación de MCS no requerirá un cambio en los objetivos o políticas centrales de una empresa, sino que el sistema debe integrarse de tal manera que demuestre un verdadero ajuste y garantice la máxima eficiencia en las operaciones de la organización.

#2. Un ajuste perfecto dentro de la estructura organizativa

Considere la estructura organizativa que necesita para que el sistema de control de gestión encaje perfectamente con el marco actual. Comprender las estructuras de toma de decisiones y crear un MCS que las entienda y las mejore en lugar de obstaculizarlas en cualquier capacidad.

Se puede hacer dividiendo las responsabilidades según el nuevo marco para que el control se centre más en el nuevo sistema.

#3. Motivar a través de sistemas de recompensa

Es importante contar con estructuras promocionales en una organización que puedan motivar a los empleados a mostrar los más altos niveles de creatividad, eficiencia y productividad.

Una de las razones para usar un sistema de control de gestión es motivar a los empleados y, por supuesto, a los gerentes para que puedan trabajar de manera eficiente para lograr los objetivos de la organización.

La estructura de recompensas es parte de MCS, y se puede hacer vinculando las recompensas con el logro de las metas. Incluye recompensa monetaria como aumento, bonificación o recompensa material como acceso al gimnasio, pase para el patio de comidas o un vale que puede reembolsar.

Funciones del sistema de control de gestión.

#1. Objetivos operativos

El sistema de control de gestión describe y documenta los objetivos a corto y largo plazo de una organización. Podría relacionarse tanto con el desempeño financiero como con el no financiero, así como con los objetivos sociales.

#2. Políticas y estrategias operativas

Alcanzar los objetivos operativos no es solo pan comido, ya que debe saber cómo lograrlo. El sistema de control de gestión describe y documenta las políticas vigentes en la organización junto con los recursos y equipos necesarios para implementar estrategias adecuadas.

#3. Procesos organizacionales

Las herramientas son necesarias para evaluar el desempeño de los procesos organizacionales. El sistema de control de gestión ayuda a recopilar información y datos de numerosas fuentes para que la dirección pueda comprobar qué y cómo está funcionando. El sistema ofrece un esquema detallado de las políticas y estrategias

#4. Comparación de actuaciones

La esencia real del sistema de negocios es comparar el desempeño real con el desempeño deseado de la empresa.

Las estructuras, los recursos, el trabajo, la planificación, la implementación, la documentación y la comparación son parte de un negocio y el sistema de control de gestión ayuda a la empresa a comparar el desempeño de las políticas y los objetivos para que pueda tomar las medidas necesarias para el crecimiento de la empresa.

#5. Rectificación de desviaciones

La función de un sistema de control de gestión es ejecutar un curso de acción adecuado para que pueda rectificar las desviaciones si las encuentra y tomar medidas correctivas para que la empresa vuelva a su camino de crecimiento y eventual éxito.

8 Ventajas de un sistema de control de gestión

El MCS es adoptado por entidades comerciales de todos los tamaños y formas, ya que ha demostrado su valía. Algunas de las ventajas de adoptar este sistema son las siguientes:

1. Un sistema de control de gestión efectivo facilita la recopilación de datos relevantes y ofrece la información a la gerencia para que las operaciones puedan continuar sin problemas.
2. Comunica los objetivos de una organización de manera precisa y clara.
3. Se asegura de que el gerente, así como otros empleados, comprendan el plan de acción particular para alcanzar los objetivos de la empresa.
4. El sistema ayuda a generar retroalimentación en cada etapa.
5. Se vuelve posible realinear y hacer ajustes en consecuencia.
6. Ayuda tanto en la previsión como en la elaboración de presupuestos.
7. La implementación del sistema da como resultado una mejor coordinación y comunicación que, en última instancia, conduce a alinear los objetivos de una empresa.
8. El sistema de control de gestión actúa como intermediario entre el empleado y el gerente, ya que alimenta la información necesaria del primero al segundo.