Definición: La comunicación formal es el flujo estructurado y oficial de información entre líderes, empleados, colegas y otras personas en varios niveles de la organización. Es un esfuerzo deliberado y controlado que es efectivo cuando es sistemático y oportuno.

Tanto la comunicación formal como la informal forman parte de la mayoría de las organizaciones, pero es la formal la que recibe más preferencia debido a su valor legal. Este tipo de canal de comunicación formal se ajusta a una jerarquía organizacional típica en la que todas las personas deben seguir las normas, estándares, reglas y políticas establecidas.

Los canales de comunicación formales están predefinidos en una empresa y todos, desde los altos directivos hasta los gerentes y otros empleados en diferentes departamentos, deben seguir la cadena de mando con diligencia dentro de una organización.

Tipos de comunicación formal

Se refiere a las formas de comunicación vertical, horizontal y diagonal, entre las cuales la comunicación vertical se clasifica en dos subtipos. Una breve descripción de cada tipo de comunicación es la siguiente:

1. Comunicación Vertical

La comunicación vertical es un tipo de comunicación donde el flujo de información tiene lugar entre personas en diferentes niveles y posiciones de arriba hacia abajo y viceversa. Aquí la comunicación se mueve hacia abajo y hacia arriba de los superiores a un subordinado o viceversa según la demanda de la hora. La comunicación formal vertical se subdivide en la siguiente forma de comunicación

una. Comunicación descendente

Cuando la comunicación se mueve en un movimiento descendente y los mensajes pasan del nivel de gestión superior a varios niveles subordinados, se conoce como comunicación descendente. Este tipo de canal de comunicación es más común en una organización que se mueve en un movimiento típico de cadena de mando y se ajusta a la jerarquía organizacional. La naturaleza de la comunicación es directiva y autorizada y el propósito es lograr que las cosas se hagan. La comunicación descendente incluye instrucciones, políticas, información y orden. Puede ser escrito como pantallas, noticias electrónicas, avisos, informes, guías y manuales u oral como reuniones, discursos, conversación telefónica y conversación personal cara a cara.

b. Comunicación Ascendente

Cuando la comunicación se mueve hacia arriba y el flujo de información es de los niveles inferiores a los superiores, se conoce como comunicación ascendente. Esta forma de canales de comunicación formales comienza desde la etapa más baja y viaja a la siguiente etapa y así sucesivamente hasta llegar al nivel superior. La naturaleza de la comunicación es no directiva y no autorizada y el propósito es proporcionar retroalimentación. La comunicación ascendente incluye quejas, solicitudes, opiniones, informes, reacciones, sugerencias, etc. y resulta útil para las personas en los niveles gerenciales en la toma de decisiones importantes para la empresa.

2. Comunicación horizontal

La comunicación horizontal también se conoce como comunicación lateral y ocurre cuando el flujo de información es entre dos personas que pertenecen al mismo nivel o estado. Como su nombre indica, este tipo de canal de comunicación se mueve horizontalmente entre empleados pertenecientes al mismo nivel de departamentos aunque su área de responsabilidad sea diferente. La comunicación formal horizontal incluye problemas mutuos, información, sugerencias, solicitudes, etc., y generalmente puede ocurrir entre gerentes y colegas de diferentes departamentos como finanzas, marketing, recursos humanos, etc. para establecer una comunicación efectiva entre los diferentes departamentos en un lugar de trabajo.

3. Comunicación Diagonal

Cuando el flujo de información y la comunicación no es vertical ni horizontal, sino que es diagonal o en zig-zag, se conoce como comunicación diagonal. Aquí los empleados pertenecientes a los diferentes departamentos pueden comunicarse entre sí. Este tipo de comunicación no está sujeto a una cadena de mando, posición o diferentes niveles. La comunicación diagonal también se conoce como comunicación cruzada y puede ocurrir entre un gerente y un equipo específico.

Características de la comunicación formal

las caracteristicas son

1. Cadena de mando

La cadena de mando es muy importante durante la comunicación formal. Todos los empleados dentro de la organización, desde los líderes en roles gerenciales hasta los gerentes, subordinados y empleados en el nivel inferior, deben mantenerla a toda costa.

2. Normas y reglamentos definidos

Una característica importante de un canal de comunicación formal es que las reglas y regulaciones están claramente definidas. Todos los empleados tienen que seguirlo pase lo que pase dentro de una organización.

3. Encuadernación

Los empleados en todos los niveles dentro de una organización están sujetos a reglas, regulaciones y políticas predefinidas.

4. Relaciones formales

La característica de los canales formales de comunicación es que todo empleado tiene relaciones formales en la empresa

5. Valor de reconocimiento

La comunicación formal es formal y legal y, por lo tanto, tiene valor de reconocimiento dentro de una organización.

6. Delegación de autoridad

Una organización que pone la responsabilidad en la comunicación formal cree en la delegación de autoridad de un nivel superior a sus subordinados

7. Punto de referencia

Los documentos siempre se registran durante la comunicación formal. Una persona puede usarlo como ejemplo o punto de referencia si es necesario.

8.Cooperación y Coordinación

La característica de la comunicación formal es que es una parte integral tanto de la cooperación como de la coordinación.

9. Relacionado con la tarea

Una de las características de la comunicación formal es que el flujo de información está relacionado con la tarea y es efectivo.

10. Símbolo de estado

La comunicación formal muestra fácilmente el símbolo de estado durante el flujo de información

11. Comunicación de rutina

La característica de la comunicación formal es que se trata de canales de comunicación rutinarios de los empleados de una organización.

12. Escrito y Oral

La comunicación formal es tanto escrita como oral, donde los trabajos diarios son manejados por los primeros y los asuntos de política a través de los segundos.

13. Mensaje organizacional

La comunicación formal se adhiere únicamente a los mensajes organizacionales y no a ningún mensaje personal.

Conclusión

Tanto la comunicación formal como la informal son una parte integral de una organización, pero al final del día, una empresa no puede funcionar, sobrevivir y crecer sin los canales de comunicación formales adecuados.

El contacto directo y oficial trabaja a favor de la empresa y la ayuda a mantener el decoro y alcanzar las metas y objetivos organizacionales.