El inventario, un stock de materias primas y componentes que se utilizarán en el proceso de fabricación o un stock de productos terminados que se mantienen con el propósito de revenderlos, es una de las partes más importantes del capital de trabajo de cualquier negocio y debe administrarse con la debida diligencia.

La gestión adecuada del inventario es muy importante, ya que tener niveles de inventario más bajos de lo requerido conduce a incurrir en costos más altos de compras en el lugar y la pérdida de oportunidades comerciales, mientras que; el almacenamiento innecesario hace que la organización corra riesgos de obsolescencia, hurtos y daños, además de bloquear valiosos recursos de efectivo disponibles.

Por lo tanto, los sistemas de gestión de inventario forman un campo importante de las prácticas de gestión de hoy en día.

¿Qué son los sistemas de gestión de inventario?

La esencia de los sistemas de gestión de inventario es gestionar el stock en el comercio y el stock disponible para cualquier negocio. Realiza un seguimiento del movimiento de mercancías a lo largo de toda la cadena de suministro a través de varias etapas como:

• compensación de una factura por el departamento de compras;
• recibir la mercancía en el almacén del proveedor;
• codificarlos y almacenarlos en varias secciones y ubicaciones en el almacén;
• expedirlos a los centros de elaboración o puntos de venta al público, según sea el caso;
• registro y valoración de devoluciones de ventas;
• contabilizar las mercancías perdidas en tránsito o estropeadas;
• Y finalmente, valuar y reportar tanto la cantidad como el valor del stock disponible al final de un período predeterminado o anualmente para todas las categorías de los bienes.

Importancia del sistema de gestión de inventario.

Es posible que nunca se insista lo suficiente en la importancia de un sistema de gestión de inventario. La gestión del inventario en una empresa es como caminar sobre la cuerda floja: un delicado acto de equilibrio en el que las empresas deben encontrar un punto medio entre mantener niveles adecuados de inventario y evitar instancias de exceso o escasez de existencias en un entorno comercial voluble donde los pronósticos de demanda cambian rápidamente.

Un buen sistema de gestión de inventarios confiere las siguientes ventajas a la empresa:

• Stock adecuado de todas las categorías esenciales de materias primas: sin situaciones de ‘desabastecimiento’ y pérdida de negocios y clientes
• La respuesta adecuada a las necesidades cambiantes del mercado almacenando lo que está de moda y desechando lo que no está en demanda.
• Medición de los requisitos de capital de trabajo mediante el cálculo de los índices de rotación de inventario combinados con los índices de rotación de deudores y acreedores y los períodos de crédito, desplegando los fondos exactamente cuando se necesitan para el flujo fluido del negocio.
• Una comprensión firme del número de unidades de inventario y un mejor control sobre toda la cadena de suministro organizando controles sorpresa y conteo de inventario de muestra y conciliando los resultados con los generados por los sistemas contables.
• Indicios sobre el agotamiento de los niveles de existencias y el momento adecuado para realizar un pedido al proveedor manteniendo la cantidad mínima de ese artículo.

Implicaciones de un sistema de gestión de inventario inadecuado

En caso de una gestión inadecuada del inventario, pueden ocurrir muchas consecuencias calamitosas para el negocio. Si no se lleva el control adecuado de los inventarios que se mueven por la instalación, se pueden generar muchas pérdidas. Estas pérdidas se derivarán de:

• Pérdida de unidades de inventario,
• destrucción de algunos elementos del inventario debido a un almacenamiento insuficiente,
• situaciones de ‘agotamiento’ en las que, debido a una mala planificación, se ha agotado un stock de artículos esenciales necesarios para el proceso de producción y aún no ha llegado un nuevo suministro. Esto detendrá toda la línea de montaje.
• Del mismo modo, debido a la falta de disponibilidad de existencias, es posible que se deba rechazar a muchos clientes, lo que da como resultado la reputación de una empresa.
• Los pedidos de pánico y de último momento costarán más dinero que los pedidos planificados previamente.
• Si tiene un exceso de inventario, entonces ha bloqueado una gran parte de su capital de trabajo y puede sentir la crisis en otras áreas.
• Los casos de hurto no se detectan a tiempo.

Por lo tanto, la importancia de la gestión de inventario no puede ser socavada.

Funciones de un sistema de gestión de inventario:

• Seguimiento de unidades de inventario o unidades de mantenimiento de existencias (SKU) en su movimiento a través de la cadena de suministro, desde el departamento de compras hasta el almacén, desde el almacén hasta el punto de venta final o desde el mostrador minorista, en caso de devolución de mercancías, de regreso al depósito.
• Arreglando e insinuando sobre los niveles de reorden
• Fijación de niveles mínimos de inventario en función de la participación del inventario
• 
  Necesidades de pronóstico para el próximo período contable basado en el análisis de tendencias en el consumo
• Préstamo de medidas de apoyo, como códigos de barras de SKU, seguimiento del inventario almacenado en varias ubicaciones del almacén, registro de los detalles de varias ubicaciones en el almacén y mantenimiento de su clasificación lógica.
• Debería poder almacenar los detalles de los proveedores.
• Debería ser capaz de admitir la conversión de inventario de una unidad de medida a otra fácilmente
• Debería poder revelar el valor del inventario en moneda local junto con las funciones para conversiones de monedas múltiples.

Tipos de sistemas de gestión de inventario

Una organización puede optar por hacer un balance de su inventario en cualquiera de los tres métodos siguientes:

1) Inventario Periódico

• Por lo general, es el preferido por las empresas más pequeñas e incipientes.
• Aquí, se determina por adelantado un período de tiempo al final del cual el inventario se cuenta físicamente y se concilia con los registros contables.
• El plazo puede ser quincenal, mensual, trimestral o semestral.
• LIFO (último en entrar, primero en salir), FIFO (primero en entrar, primero en salir) son los métodos para valorar el stock de cierre o el stock disponible bajo el método de inventario periódico.
• Es un método más simple y convencional de gestión de inventario.

3) Inventario Perpetuo

• Como sugiere el nombre, bajo este método de mantenimiento de existencias, las existencias se miden y los registros contables se actualizan diariamente.
• Aquí, se rastrea el movimiento de cada unidad de inventario y los registros se ajustan inmediatamente para reflejar el movimiento.
• Requiere un sistema complejo y automatizado para implementar.
• Da una imagen bastante precisa de las existencias disponibles y es muy eficaz para prevenir el fraude y el deterioro.
• Debido a las enormes inversiones en sistemas y personal, las organizaciones en crecimiento con grandes volúmenes de negocios pueden permitirse tener un sistema de gestión de inventario perpetuo.
• Aquí, las instalaciones comerciales y de almacén no necesitan asignar ningún tiempo por separado para medir el inventario, ya que se realiza de forma continua y en tiempo real.

3) Inventario justo a tiempo

• Esta es una técnica de gestión de inventario relativamente nueva introducida por Toyota Motors en Japón.
• En el período de la posguerra, la economía japonesa sintió problemas de espacio, dinero y materiales.
• Para superar estos obstáculos y hacer que sus procesos de producción sean más inteligentes y menos costosos, Toyota implementó el sistema de gestión de inventario Just In Time.
• Aquí, los inventarios no se ordenan por adelantado y se almacenan con el productor.
• Los inventarios se obtienen de los proveedores inmediatamente cuando surge la necesidad de ellos en el proceso de producción.
• Esto da como resultado procesos de producción inteligentes y eficientes, así como la reducción de los costos de almacenamiento y manejo del inventario, reduciendo con éxito el costo de producción.
• Hay una desventaja potencial de este sistema: si el proveedor no puede proporcionar las materias primas a tiempo debido a algún problema en sus instalaciones o algunos problemas de infraestructura; la organización corre el riesgo de que se interrumpa toda su línea de montaje. El proceso de fabricación, en este caso, se paraliza por falta de materia prima, lo que genera grandes pérdidas.

Por lo tanto, la gestión de inventario constituye un área muy importante de la gestión moderna. A medida que aumentan las complejidades del mundo empresarial a raíz de la globalización y la digitalización, la gestión adecuada del inventario confiere a la empresa la ventaja estratégica que tanto necesita y que puede conducir a ganancias en el mercado competitivo y la posibilidad de trasladar estas ganancias a los consumidores finales.