Los indicadores clave de rendimiento o KPI son básicamente indicadores de éxito que se utilizan para evaluar la eficacia y el éxito de las diferentes funciones dentro de la organización.

Aunque se usan indistintamente, los indicadores clave de rendimiento no deben confundirse con las métricas comerciales. Los KPI se basan en objetivos críticos y se revisan constantemente para determinar si tienen una influencia positiva en el resultado.

Los KPI son muy esenciales para los gerentes, ya que les permiten saber si están encaminados para lograr los objetivos establecidos. Los ejemplos de KPI básicos incluyen;

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  Métricas de rotación de empleados o compromiso de los empleados; utilizado por los recursos humanos para cubrir puestos vacantes
• Ingresos totales y número total de captación de nuevos clientes por parte del equipo de ventas al evaluar el progreso hacia el cumplimiento de los objetivos de ingresos.
• Clientes potenciales de ventas resultantes de la publicidad y los ingresos totales generados; utilizado por el departamento de marketing en el análisis de la eficacia de la publicidad.
• Otras métricas de calidad que miden la eficiencia pueden ser utilizadas por diferentes departamentos dentro de la organización.

Los gerentes y los jefes de departamento monitorean los KPI a lo largo del tiempo y ajustan los programas y planes según sea necesario en el apoyo general de las metas estratégicas de la organización. Los tres tipos de indicadores clave de rendimiento son;

• los KPI comerciales generales ; involucran a todo el negocio y se basan en métricas amplias que cada gerente o empleado entiende y con las que se identifica.
• KPI individuales ; miden el desempeño individual y en su mayoría se adjuntan a las evaluaciones del desempeño. Al elegir KPI individuales, las medidas que fomentan la colaboración y el juego en equipo siempre se consideran en contraposición a las que juzgan el desempeño individual.
• KPI de equipo/departamento; en la medida en que la organización necesita KPI generales para un objetivo común, los KPI departamentales dibujan pautas comerciales a nivel departamental.

Los tres indicadores clave de rendimiento anteriores pueden llevar o retrasar;

• Indicadores principales de rendimiento; no solo indican los resultados de las tareas completadas, sino que también ofrecen orientación sobre resultados futuros. Por ejemplo, la mejora del compromiso de los empleados pronostica una mejora en la satisfacción del cliente, un mejor rendimiento del equipo y la capacidad de innovación.
• Indicadores de Desempeño Rezagados; solo indican los resultados de las tareas completadas. No predicen resultados o actuaciones futuras.

Ambos KPI desempeñan el mismo papel de identificar medidas significativas esenciales para llevar a la organización hacia los objetivos establecidos. Por lo tanto, es bueno tener el equilibrio adecuado entre los KPI principales y los rezagados.

Desafíos en el desarrollo de KPI

Se necesitan muchos aportes para desarrollar KPI de alta calidad. Los expertos y los gerentes trabajan juntos para llegar a medidas consolidadas que deben observarse. Sin embargo, este proceso enfrenta muchos desafíos, algunos de los cuales se explican a continuación;

• Las medidas consideradas importantes por otros pueden ser irrelevantes para otros
• No es fácil identificar indicadores adelantados
• Se confía demasiado en algunos indicadores, por ejemplo, los indicadores financieros. Esto crea un desequilibrio y una imagen falsa del estado general de la organización.
• Si los objetivos y estrategias de la organización no están claros, la consideración se traslada a los resultados financieros.
• Con las limitaciones que vienen con los informes de los sistemas internos, a veces es difícil encontrar medidas deseadas, cuantificables y precisas.
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  Siempre surgirá un conflicto de intereses si la compensación está vinculada a objetivos clave.

La identificación de indicadores clave es un proceso largo que requiere el aporte de todas las partes interesadas. Las medidas identificadas deben revisarse y revisarse constantemente según el entorno empresarial siempre dinámico.

Utilización de indicadores clave de rendimiento;

Después de revisiones constantes, se deben implementar y utilizar KPI bien desarrollados. Se desean resultados positivos, pero los gerentes diligentes y las partes interesadas deben evaluar el impacto que los resultados positivos traen a la organización y buscar nuevas alternativas que fortalezcan las medidas ya implementadas.

Los KPI son una forma de comunicación y cumplen con las mejores prácticas como otras formas de comunicación. Por lo tanto, se debe actuar sobre cualquier indicador dado. Como ellos dicen; Los KPI son tan valiosos como la acción que inspiran.

Para una utilización exitosa de los KPI, los objetivos básicos de las organizaciones deben entenderse bien, los planes para alcanzarlos deben estar bien establecidos y los KPI deben desarrollarse en base a un proceso interactivo por parte de las partes interesadas relevantes. Los indicadores de desempeño relevantes deben incorporar el enfoque SMART, es decir

• Debe tomar en consideración los objetivos específicos
• Debe medir el progreso hacia el logro de los objetivos o metas establecidos.
• Las medidas y metas deben ser Alcanzables, Relevantes y con un Marco de Tiempo

El enfoque SMART se puede modificar a SMARTER agregando Evaluar y Reevaluar. Estos dos pasos aseguran una evaluación constante de las medidas ya establecidas en relación con los cambios constantes en el entorno empresarial. Por ejemplo, si se han excedido los objetivos de ingresos, ¿se debe a que se establecieron objetivos bajos oa que entraron en juego otros factores?

Con Indicadores de Desempeño procesables, por lo tanto, las partes interesadas pueden hacer ajustes oportunos y sistemáticos para lograr un crecimiento y desarrollo inevitables. Otras razones para adoptar KPI incluyen;

• Centrarse en la imagen principal; La creación de KPI departamentales e individuales vincula a todas las partes interesadas y miembros del equipo con el objetivo general, lo que garantiza que cada individuo y departamento contribuya al éxito general.
• Unidad de medida; Muchos factores contribuyen al éxito general de la empresa. Los factores más críticos tienen que ser identificados y rastreados. El seguimiento de estos impulsores clave ayuda a los responsables de la toma de decisiones a saber qué se debe hacer, cuándo y cómo.
• Responsabilidad y Rendición de Cuentas; siempre es difícil responsabilizar a las personas por los resultados finales, ya que todos piensan que la otra persona es responsable y, por lo tanto, nadie es el único responsable. Los KPI proporcionan un criterio a través del cual se miden los resultados. Los KPI individuales miden las contribuciones individuales, mientras que los KPI departamentales miden las contribuciones departamentales al conjunto general de resultados de la organización, por lo que cada contribución, por pequeña que sea, se identifica y se contabiliza correctamente.

El número de indicadores clave de rendimiento

Es importante que una organización no tenga demasiados indicadores de desempeño, ya que eso podría conducir a la pérdida de enfoque en acciones importantes que se requieren para el éxito general del negocio. Siempre es recomendable tener la menor cantidad posible de KPI; De hecho, un KPI une fácilmente a todos los miembros del equipo en el mismo enfoque que se complementa con los KPI departamentales e individuales. Nuevamente, las métricas comerciales también deben considerarse como actores clave para respaldar el KPI general del negocio.