Definición

Una organización burocrática se define como una estructura administrativa que se basa en gran medida en un sistema jerárquico típico de reglas, políticas y procedimientos. El propósito de crear tal arreglo es evitar el caos y la interrupción en el sistema y lograr operaciones eficientes y racionales al menor costo posible.

Una organización burocrática es típica tanto en instituciones públicas como privadas.

¿Qué es una Organización Burocrática?

Una organización burocrática es bastante popular en

• Administraciones públicas
• Agencias gubernamentales
• Militar
• Grandes corporaciones
• Departamento de Estado
• Colegios y universidades
• Departamentos de policía
• prisiones

La organización burocrática se refiere a una estructura organizacional que tiene sistemas complejos y de múltiples capas para mantener el control y la uniformidad dentro de la organización. Se considera indispensable en la administración de reglamentos, procedimientos y normas en la empresa.

La organización burocrática se encarga de administrar la coordinación sistemática a mayor escala a los empleados que trabajan en diferentes niveles para lograr un objetivo común y deseado. Esta estructura exige disciplina a toda costa ya que las reglas establecidas obligan a todos los empleados.

Características de la organización burocrática

Las características de la organización burocrática son las siguientes:

• Autoridad jerárquica: la organización burocrática incluye múltiples capas de posiciones, donde los subordinados son administrados por sus superiores que tienen un poder superior en el esquema de las cosas.
• No dispuesto a cambiar: la estructura rígida de una organización burocrática hace que no pueda y no quiera cambiar o cambiar las condiciones.
• Orientación profesional: en una organización burocrática, los empleados se contratan en función de sus conocimientos, experiencia y capacidades. Esto permite a los empleados capacitarse, aprender y especializarse aún más para alcanzar el siguiente escalón en la escalera del éxito.
• Especialización de tareas: una de las características de una organización burocrática es que las tareas se asignan en función de las habilidades y conocimientos de un empleado. La plantilla ya conoce las expectativas de la empresa, por eso la división del trabajo beneficia a este tipo de estructura organizativa.
• Impersonal – Otra característica de la organización burocrática es la relación impersonal y formal entre los empleados. Es por esto que todas las decisiones que se toman se consideran racionales sin un ápice de dilema emocional
• Microgestión: una de las características comunes de una organización burocrática es la microgestión.
• Reglas y requisitos: ya existe un conjunto de reglas, regulaciones, expectativas y requisitos establecidos desde el principio que todos los empleados deben cumplir.
• Nombramientos formales: las promociones y los nombramientos en una organización burocrática son formales, ya que los empleados son responsables de todas sus acciones.
• Sistema de grado de pago: los salarios en una organización burocrática están vinculados a un sistema de grado de pago,

Ventajas

Las ventajas de la organización burocrática son las siguientes:

• Coherencia en el comportamiento de los empleados: las reglas y los procedimientos establecidos generan coherencia en el comportamiento de los empleados.
• Sin deberes conflictivos: dado que se define cada perfil de trabajo y su deber y responsabilidad relacionados, no hay razón para ningún conflicto en los deberes laborales.
• Apoya la contratación de funcionarios especializados: en una organización burocrática, la alta dirección prefiere contratar a personas que tengan la calificación y la formación necesarias para manejar las funciones específicas de su trabajo. Estos empleados tienen las habilidades, el conocimiento y la capacitación necesarios que garantizan que cada empleado sea un experto en su campo y aplique sus conocimientos y habilidades para obtener los máximos resultados posibles. Esta capacidad ayuda a llevar a cabo las tareas de manera eficaz. La principal ventaja de contratar expertos y funcionarios especializados es que cualquier tema relacionado se manejará de inmediato sin perder tiempo indebido de la empresa.
• Monitoreo de resultados: una característica esencial de la organización burocrática son sus capas de gestión que ayudan a establecer límites saludables. La cadena de mando y autoridad es clara y sin lagunas. El poder está centralizado y las expectativas, la descripción del trabajo y el poder de decisión son detallados y específicos. El control de los principales líderes es supremo, y esto ayuda a monitorear los resultados.
• División del trabajo: una ventaja esencial de la organización burocrática es una división del trabajo que da como resultado la especialización y hace que el trabajo sea fácil y fluido .
• No hay lugar para el favoritismo: uno de los beneficios significativos de una organización burocrática es que fomenta un enfoque sistemático. Ya existen normas y procedimientos que deben ser seguidos por su estricta jerarquización. Ahora existe un bajo riesgo de favorecer a un individuo sobre los demás porque todos tienen que seguir el mismo proceso sistemático que ya está en marcha. Se deben cumplir requisitos específicos y no es posible omitir ninguno de estos pasos en esta estructura organizativa rígida. Esta es la razón por la que hay pocas posibilidades de favoritismo en una organización burocrática. Cada persona es tratada justa e igualitariamente. Todos deben someterse al mismo procedimiento independientemente de su afiliación con cualquier miembro de la empresa.
• Facilidad de administración: en la organización burocrática existe la facilidad de administración debido a la jerarquía estructural.
• Economías de escala – Una característica esencial de la organización burocrática es agrupar los puestos en función de sus funciones. Este tipo de estructura requiere especialización laboral y, dado que los empleados tienen que trabajar de manera regular y repetida con una productividad, eficiencia y competencia cada vez mayores, genera economías de escala.
• Eficiencia: la organización burocrática se considera fructífera ya que ahora es posible completar el trabajo de manera efectiva bajo la supervisión directa del gerente. Esto se traduce en una mayor competencia
• Las fusiones y adquisiciones ocurren rápidamente: la naturaleza mecanizada de una organización burocrática funciona a su favor durante las fusiones y adquisiciones. La cadena de mando deja en claro que la persona en la posición más alta tiene la autoridad y el poder para tomar decisiones. Esto permite que el proceso se complete con facilidad ya que la figura de autoridad no tiene que pedir permiso a los demás y perder tiempo en ese proceso.
• Instrucciones claras: en la organización burocrática, los empleados reciben un conjunto claro de instrucciones por parte de sus supervisores, quienes a su vez son sus gerentes, y así sucesivamente, ya que es un sistema jerárquico. Las reglas están claramente establecidas, y esto minimiza cualquier posibilidad de incumplimiento.
• Enfoque mecanizado: la organización burocrática ejerce un control total y estricto sobre cada engranaje de su organización. Cada parte está destinada a servir a un propósito específico y tiene que informar a una autoridad precisa. Esto ayuda a la gerencia a coordinar sus recursos de manera efectiva. El tipo de estructura de organización burocrática adopta un enfoque mecanizado que es una bendición en entornos predecibles porque permite que una empresa avance fácilmente hacia sus objetivos estratégicos.
• Estructura organizada: la organización burocrática es popular debido a su estructura organizada que facilita mucho la supervisión, la delegación y la comunicación.
• Contratación y promociones basadas en el mérito: la organización burocrática es particular en su proceso de contratación y pone su responsabilidad en el proceso de contratación basado en el mérito. Un candidato debe estar calificado con un título educativo, así como con las habilidades, el conocimiento y la capacitación necesarios para ese perfil de trabajo específico. No existe un esquema para nombrar a alguien que no esté calificado para el trabajo o por su proximidad a algún miembro. Cada posición está llena de personas capaces de manejar sus posiciones. Similar es el caso de las promociones, ya que los empleados pueden ascender en la jerarquía solo porque son eficientes y merecen los puestos en el siguiente nivel.

Desventajas

Las desventajas de la organización burocrática son las siguientes:

• Falta de maniobrabilidad: la estructura de una organización burocrática se convierte en su obstáculo, ya que carece de maniobrabilidad. Los cambios no pueden emprenderse sin la autoridad del líder apropiado, ya que existe una cadena de mando establecida.
• Retrasos burocráticos: la organización burocrática tiene reglas complicadas y esto da como resultado retrasos burocráticos. Existe un estándar establecido específico en el que todos deben seguir la cadena de mando existente para proceder. Se pierde mucho tiempo valioso en el proceso. No es posible tomar ninguna decisión inmediatamente debido a su estructura, y esto dificulta el logro del resultado a tiempo. La lentitud del proceso es un inconveniente que puede tener repercusiones durante cualquier emergencia.
• Sin flexibilidad: no hay flexibilidad o hay muy poca en una estructura de organización burocrática, y esto puede causar problemas graves, ya que no es posible manejar amenazas repentinas en dicho entorno.
  
• Menos eficiencia: en una organización burocrática, ya que las contrataciones y los ascensos se basan en el mérito, las habilidades y la calificación educativa; hay muy menos competencia entre la mano de obra. Cada empleado está seguro en su trabajo porque sabe que está calificado para ello. El empleado trabaja dentro de un límite específico y la posibilidad de que salga de esa esfera establecida es muy inferior. Esto significa que no hay o hay poca competencia entre los empleados. La falta de flexibilidad y competencia da como resultado una menor eficiencia y resulta desmoralizador después de un cierto período.
• Corrupción burocrática: la corrupción en el nivel superior de la organización burocrática resulta dañina y desastrosa para la economía.
• Baja moral: la especialización genera repetición y, a menudo, genera aburrimiento e insatisfacción con el trabajo. Hacer el mismo tipo de trabajo repetidamente es una de las razones de la alta rotación de empleados en una estructura organizacional de este tipo. La rutina a menudo resulta demasiado para la mayoría de los empleados, y esto también puede resultar en ausentismo laboral y, por lo tanto, en una menor productividad. Esto da como resultado una baja moral en los empleados, ya que no están lo suficientemente motivados para mostrar eficiencia en sus movimientos de trabajo.
• Desempoderamiento de los empleados: el sistema jerárquico de organización burocrática da como resultado el desempoderamiento de los empleados, ya que no tienen autoridad para tomar ninguna decisión. La estructura de poder centralizada es la razón por la que los empleados se sienten indiferentes, pasivos e indefensos.
• Relevancia: la organización burocrática no puede hacer ajustes relevantes en el mercado en caso de cambios y cambios repentinos, y es por eso que existe el riesgo de ser relevante dentro de la industria.
• Naturaleza pasiva: una de las desventajas de una organización burocrática es que las estrictas reglas y regulaciones en esta estructura eliminan la libertad de actuar según sus deseos. Las restricciones atan a los empleados en cada etapa, y esto no fomenta ninguna creatividad en sus acciones o movimientos. La estructura organizacional basada en reglas da como resultado una fuerza laboral pasiva y desinteresada en el sentido de que solo están interesados ​​en su trabajo de nueve a cinco y no en hacer un esfuerzo para aumentar la eficiencia o los niveles de productividad. Este no es un escenario productivo para ninguna estructura organizacional.
• Compartimentación: en una organización burocrática, los trabajos se dividen en categorías y este aspecto reduce las posibilidades de colaboración.
• Responsabilidad: la organización burocrática es responsable de cada decisión que toma y especialmente si algo sale mal. La administración es responsable ante los ciudadanos comunes por las acciones realizadas por ellos en el desempeño de sus funciones.
• Nepotismo: uno de los problemas más comunes que enfrenta una organización burocrática es su sesgo hacia el nepotismo. Las personas en la cima a menudo favorecen a las personas que consideran propias en lugar de las que más lo merecen.
• Mayor énfasis en las reglas: en una organización burocrática, la responsabilidad está en implementar las reglas y regulaciones establecidas. No se le da la misma importancia al resultado que debería ser una prioridad de la empresa
• Papeleo: en una estructura de organización burocrática, los empleados deben mantener papeleo detallado incluso para cosas pequeñas.