Definición: un plan de comunicación permite a una organización o empresa diseñar una hoja de ruta para transmitir su mensaje al público objetivo. La planificación de las comunicaciones permite a las organizaciones enviar un mensaje específico y orientado a los resultados con claridad y resultados medibles.

Las estrategias de marketing contemporáneas funcionan en torno a una narración efectiva que, en última instancia, se canaliza a través de una plantilla de plan de comunicación bien hecha. Esto permitirá a las empresas tener una comprensión clara de cómo ampliarán su alcance y llegarán a las audiencias correctas con sus mensajes.

Entonces, si también necesita saber qué plan debe incluir en su plantilla de plan de comunicación, esta publicación descubrirá el papel del plan de comunicación en la gestión de proyectos, las relaciones públicas, el plan de acción del proyecto y todo tipo de comunicaciones comerciales. Entonces empecemos –

¿Qué es un Plan de Comunicación?

Un plan de comunicación es un enfoque impulsado por políticas que ayuda a entregar la información de manera adecuada y efectiva a las partes interesadas respectivas.

Específicamente, es un plan de extremo a extremo para entregar información estratégica a la audiencia deseada para impulsar los resultados comerciales. Los planes de comunicación se ocupan de la organización a la que se intenta llegar, el mensaje a enviar allí y los métodos o los canales de comunicación a adoptar para llegar a ellos de manera efectiva.

También debe especificar quién tiene la autoridad para comunicar información confidencial o sensible y cómo se debe difundir o transferir esa información.

Importancia

Los siguientes son algunos de los puntos importantes que resaltan la necesidad de planes de comunicación.

1. Clarificar los objetivos y metas de la agencia

Al considerar el plan como una hoja de ruta, una empresa sabe cuál es el destino, pero no es consciente de su alcance. El papel de un plan de comunicación viene aquí a resolver el problema de clarificar los objetivos de una agencia.

2. Especificación de relaciones entre audiencias, canales, mensajes, actividades y materiales

Investigar el proceso de planificación de los planes de comunicación ayudará a una empresa a identificar a quién quiere llegar, informándoles qué tipo de información quiere extraer de ellos y los canales para llegar a ellos.

La empresa encontrará que cada individuo u organización que busca tiene características únicas, demandas diferentes. Para hacer frente a esto, la planificación juega un papel efectivo aquí al comunicar la forma más efectiva de conversar con ellos.

3. Identificar e implementar una variedad de actividades de comunicación

Hay varios métodos diferentes para difundir el mensaje de una empresa a una audiencia. Esto lo ayudará a decidir en qué actividades se involucrará para no verse arrastrado continuamente por diferentes caminos.

4. Aclarar los roles de las partes interesadas, los miembros del personal y otros en el proceso

Las personas en una organización deben conocer su contribución a la organización y de qué departamentos son responsables. Tener un plan bien definido ayudará a administrar sus responsabilidades y su contribución de manera efectiva hacia su empresa.

5. Incluir los aportes de las partes interesadas en el proceso de comunicación

Los stakeholders son una de las personas más importantes de una organización. Tener un plan de comunicación diseñado específicamente para las partes interesadas describirá cuánto valora la organización su aporte.

6. Medir el éxito de los planes y áreas que necesitan fortalecerse

Las organizaciones a menudo hacen un análisis intermedio o una revisión del curso para determinar sus fortalezas, debilidades y frenos de velocidad en su progreso y formar nuevos métodos y enfoques para combatir tales problemas. Pueden desarrollar una estrategia de evaluación única, específica y personalizada para recopilar toda la información que necesita para mejorar su plan.

¿Cómo redactar un Plan de Comunicación?

Los siguientes son algunos pasos que una organización debe seguir para redactar un plan de comunicación eficaz:

1. Realice una auditoría de sus materiales de comunicación actuales

Antes de que una empresa decida redactar un plan, debe saber dónde se aplicará al negocio. Es vital realizar una auditoría del entorno de comunicación actual dentro de la empresa. Ayuda a identificar los cuellos de botella presentes en la organización.

Para realizar una auditoría eficiente, una empresa debe recopilar e interpretar cuidadosamente los datos y la información en función del desempeño del plan de marketing actual y desarrollar una hoja de ruta basada en los resultados anteriores. Además, una empresa también puede buscar organizar grupos de enfoque o enviar encuestas a su público objetivo para encontrar fallas en el sistema actual de comunicaciones.

2. Establezca objetivos SMART para su plan de comunicaciones

Para hacer un plan de comunicación, establecer objetivos SMART según los resultados de su auditoría será su próximo paso. Después de preparar una auditoría, una empresa debe establecer algunos objetivos específicos basados ​​en sus resultados anteriores.

Una organización debe considerar que sus metas y objetivos deben ser SMART: específicos, medibles, alcanzables, relevantes y basados ​​en el tiempo. En otras palabras, este paso trata de identificar y establecer los objetivos comerciales. Para cada objetivo que establece una organización, el equipo debe dar su contribución total a estos objetivos.

Implica que si el equipo no es consciente de lo que busca, nunca alcanzará sus objetivos. Para tomar conciencia de tales objetivos, se organizará una reunión al efecto en la que se escribirán las declaraciones subrayadas apropiadas para dejar claros los objetivos sin ninguna ambigüedad.

3. Identifique la audiencia para entregar su plan de comunicación

Un buen plan de comunicación pasa por escuchar al oyente, es decir, centrarse en la audiencia. Después de formar e identificar los objetivos, una organización necesita determinar y establecer su público objetivo. Pueden ser empleados de la firma, accionistas, medios de comunicación, etc. Algunas formas de determinar el público objetivo son:

• Encuestar a los clientes actuales para conocer sus preferencias. Una empresa podría usar herramientas como Google Forms o SurveyMonkey para recopilar datos de su audiencia. Hará preguntas demográficas para recopilar la información real que están buscando.
• Profundizando en Google Analytics para obtener más información sobre quién está visitando actualmente el sitio web de la empresa.
• Comparar los seguidores de los competidores en las plataformas de redes sociales con nuestra organización y ver el género de personas que los siguen.

Después de recopilar los datos a través de los métodos anteriores, una empresa debe diseñar una opción para una descripción de una o dos líneas de su audiencia.

4. Resuma y escriba su plan de comunicación según sus audiencias

Después de identificar a la audiencia potencial, es el momento en que una organización debe describir el mundo que la rodea. Para eso, una empresa necesita delinear y preparar un borrador de su plan de comunicación.

La mejor manera es crear un cuadro y completar la información relacionada con los mensajes que la empresa quiere promover, su público objetivo y los modos o canales a adoptar. Después de generar un esquema, la siguiente es la estructura de un plan de comunicación que debe preparar una empresa:

• Propósito (Para qué se elabora el plan de comunicación)
• Marco de escalada (incluida la ‘primera línea de defensa y un mayor equipo de respuesta’)
• Funciones y responsabilidades asignadas a cada empleado
• Qué hacer y qué no hacer en relación con la tarea.
• Mantenimiento de un plan de respuesta eficaz

Al escribir un plan de comunicación, trabajar con grupos o representantes de las partes interesadas de la organización ayuda a mejorar la precisión. Las estrategias ayudan a resolver los riesgos potenciales de las metas asociadas con el plan.

5. Determinar los canales para compartir el plan de comunicación

Los canales a ser adoptados por una organización dependen del mensaje a ser entregado y de la audiencia objetivo en relación con el mensaje.

Una organización debe tener canales de distribución específicos con respecto a sus objetivos que se relacionen con su plan de comunicación. Algunos de los canales más utilizados por las empresas son:

• Formando un blog de empresa
• Correo de propaganda
• Marketing de medios sociales
• comercialización de SMS
• Relaciones con los medios
• Imprimir colateral
• Publicidad en podcasts
• Publicidad impresa y televisiva o publicidad tradicional

6. Decida qué miembros del equipo son responsables de entregar el mensaje

Después de determinar la audiencia y los modos del plan de comunicaciones, la empresa necesita averiguar y seleccionar a los miembros del equipo responsables de transmitir sus objetivos y mensajes al mundo.

Por ejemplo, si el equipo de recursos humanos de una organización está presentando una nueva matriz de crecimiento para el liderazgo, podría pedirle al director de recursos humanos que haga el lanzamiento inicial en la reunión de debut.

Una vez que el liderazgo esté a bordo, la empresa puede pedirle a cada representante de Recursos Humanos que brinde una sesión de capacitación a cada equipo interno para asegurarse de que todos los empleados de la empresa estén al tanto de las cosas que suceden internamente y conozcan las razones. Detrás de eso.

7. Estime un cronograma para cada paso del plan de comunicaciones

Una empresa deberá tener una estimación del tiempo que va a dedicar a la realización de cada paso en la ejecución de la estrategia.

Por ejemplo, para un menor en una campaña publicitaria, el departamento de publicidad puede estimar que el ciclo para abordar el problema tomará un mes, lo que puede incluir reuniones con el cliente, las partes interesadas y otros empleados para discutir procesos adicionales.

8. Medir los resultados del plan de comunicación

Debe medir los resultados del plan de comunicaciones después de presentarlo a las partes interesadas y determinar las fases exitosas y las áreas de mejora.

Medir cada uno de los hilos de la empresa es una tarea crítica para obtener una idea y un análisis del desempeño de cada departamento, quién logró el objetivo deseado, qué sección necesita más fondos o empleados para mejorar su eficiencia.

La medición de resultados o resultados depende de los métodos adoptados por una empresa. Ayuda a obtener un informe de cada departamento de la empresa, encontrar lagunas y actuar en consecuencia para mejorar la ejecución de las tareas.

¿Quién debe utilizar un Plan de Comunicación?

Los diferentes tipos de organizaciones deben hacer un plan de comunicación para una gestión de proyectos eficaz y un plan de acción empresarial. Echemos un vistazo a los tipos de organizaciones que deberían hacer un plan de acción según una plantilla de plan de comunicación.

• Equipos internos de marketing y publicidad : desde pequeñas y medianas empresas hasta grandes empresas comerciales, todas deben tener un plan de comunicación adecuado.
• Agencias de todo el mundo : un plan de comunicación es importante tanto para las agencias como para sus clientes para una gestión de proyectos eficaz.
• Organizaciones sin fines de lucro : un plan de comunicación alivia la tarea de las redes sociales, las relaciones públicas y la gestión de proyectos para marketing y gerente de proyectos.
• Consultores y gerentes de marketing y comunicaciones : un gerente de proyecto o consultor de marketing debe tener un plan de comunicación para trabajar con los clientes mientras maneja un proyecto.

¿Cómo hacer una Plantilla de Plan de Comunicación?

Los pasos clave que deben incorporarse en la plantilla de su proyecto de comunicación son

1. Resuma su plan de comunicaciones incluyendo

• La base para crear tu plan de comunicación
• El estado de la comunicación en tu proyecto o equipo de negocios
• Las responsabilidades, objetivos y eventos de la comunicación.
• Diferentes criterios de éxito y medidas de retroalimentación
• Planificación anticipada de riesgos y problemas.

2. Tener una introducción

• Incluya antecedentes con visión, objetivos, metas, plazos, alcance, partes interesadas/personal de comunicaciones existentes, herramientas de comunicación actuales, resultados de encuestas de comunicación anteriores.
• Incorporar un análisis situacional mediante el análisis de fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas.

3. Incorpora el estado futuro de tus objetivos de comunicación

• Tenga objetivos como aumentar la conciencia de las partes interesadas, la eficiencia del equipo y la cultura del equipo.
• Tenga pautas de comunicación adecuadas para que sus mensajes sean específicos para la audiencia y estén orientados a resultados.

4. Incluya los detalles de las partes interesadas

• Incorpore detalles de sus diferentes audiencias objetivo, como la junta del proyecto (director, patrocinador, otros miembros de la junta), miembros del equipo del proyecto, equipo de gestión del proyecto (director del proyecto, líderes del proyecto), oficina de gestión del proyecto, equipos de proyectos relacionados, auditoría interna o personal de estrategia, personal relacionado gerentes de unidades de negocio, órganos de gobierno y regulación y proveedores y contratistas externos
• Comprender los requisitos de las diferentes partes interesadas.
• Incluya los mensajes clave asociados con el estado del proyecto, problemas, riesgos, entregables y recursos

5. Incluye tus canales de comunicación

• Incluya sus canales de entrega de comunicación
• Garantizar una recopilación de información eficaz

6. Haz tu plan de comunicación

• Incluir agenda de comunicaciones
• Tener eventos de comunicación
• Incorporar responsabilidades de comunicación

7. Incorporar un sistema de retroalimentación del proyecto

• Incluir medidas de retroalimentación
• Tener un criterio de éxito

8. Tener un apéndice

• Incluya documentos relevantes para su plan de comunicación
• Enumere cualquiera de sus suposiciones de planificación
• Enumere los riesgos que ha identificado

¡Terminando!

Un plan de comunicación juega un papel crucial en afectar la base de clientes y la audiencia de una organización.

Al establecer objetivos claros, preparar un borrador específico con un mensaje adecuado y una audiencia específica ayuda a desarrollar las relaciones con los clientes y a impulsar a los clientes.

Esta tarea la lleva a cabo principalmente el departamento de marketing y publicidad de una empresa que se encarga de difundir el conocimiento y el mensaje de su organización.

¿Qué tan importante considera un plan de comunicación para la finalización exitosa del proyecto y los logros comerciales? Comparta sus opiniones con nosotros en la sección de comentarios a continuación.