Definición:

El organigrama se define como un diagrama que muestra visualmente los rangos y las relaciones de los puestos de trabajo en la empresa. Se utiliza para mostrar la estructura organizativa de un gobierno, empresa u otras organizaciones.

¿Qué es el Organigrama?

El organigrama representa el flujo de información, responsabilidad y autoridad dentro de la estructura formal de una organización. También muestra las distintas funciones de gestión y sus subdivisiones de forma gráfica para que viéndolo; una persona puede entender cómo está diseñada la empresa, sus niveles y dónde encaja cada empleado en esa empresa.

El organigrama muestra lo siguiente

• La posición relativa de cada departamento en una organización.
• La interrelación de todos los departamentos en una empresa.
• Relaciones entre varios gerentes en una empresa.
• Los nombres de los gerentes y los empleados que supervisan en una empresa
• Para identificar la omisión de funciones específicas en una organización
• Identifica agrupaciones ilógicas de funciones en una empresa

Un organigrama también se conoce como

• organigrama
• organigrama

Tipos de Organigrama

Los tres tipos de organigrama son los siguientes:

1. Jerárquico

Este gráfico fluye de arriba hacia abajo con los principales actores y funciones en la parte superior y los subordinados en las sucesivas posiciones inferiores. El tipo de organigrama jerárquico se construye como una pirámide, y en él, los servicios se ejecutan verticalmente a medida que los miembros se comunican con la persona a la que informan y con cualquiera que les informe directamente.

En el organigrama de tipo jerárquico, la autoridad es clara y definida. Los puntos beneficiosos son la estabilidad y la claridad, mientras que la rigidez es su limitación.

2. plano

El organigrama plano también se conoce como organigrama horizontal y posiciona a las personas en el mismo nivel. Por lo general, incluye dos niveles, los administradores superiores y el inferior que contiene trabajadores.

Muestra igualdad de poder y la capacidad de tomar decisiones autónomas. El organigrama plano es adecuado para entidades más pequeñas pero no para grandes corporaciones. Los beneficios son la autonomía y el trabajo en equipo pero los conflictos entre los empleados son una de sus limitaciones.

3. Matriz

Representa una estructura organizativa complicada donde las personas se agrupan según sus conjuntos de habilidades estándar, el departamento en el que trabajan y el jefe al que se reportan. Un gráfico de matriz organizacional interconecta equipos y empleados con más de un supervisor o gerente.

La ventaja de un Organigrama matricial es que es más cooperativo y fructífero y su desventaja es que existe un conflicto de intereses y esto da lugar a lealtades divididas.

Usos de los organigramas

El organigrama es una herramienta de gestión esencial que se utiliza para varios propósitos, como

• Planeación de recursos
  
• Planificación de la fuerza laboral
• Mostrando responsabilidades laborales
• Relaciones jerárquicas
• Gestionar el cambio o el crecimiento
• Mejorando las líneas de comunicación.
• presupuesto
• 
  Benchmarking con los competidores
• Crear directorio de empleados
• Reestructuración
• Ayudar a los empleados a comprender la importancia de su función.
• Proporcionar información sobre las estructuras comerciales.
  
• Ofrecer información sobre jerarquías de datos

Principios de Organigramas

Tenga en cuenta los siguientes principios antes de enmarcar un organigrama

• Haz que el Organigrama sea flexible y simple
• La línea de autoridad debe ser seguida por la alta dirección al tratar con los subordinados. No intente eludir la autoridad, ya que hará que la tabla no tenga sentido.
• Defina las líneas de posición para evitar la superposición de puestos de trabajo
• Evite la concentración innecesaria de tareas en un punto determinado
• Es fundamental mantener el equilibrio del Organigrama y no dejarse influenciar por particulares o personalidades.

Ventajas

Las ventajas del organigrama son las siguientes:

• Ayuda a especificar la responsabilidad y autoridad de cada posición en una organización.
• Representa la relación entre los miembros del personal de una organización.
• Ayuda a dividir las funciones de una organización y sus departamentos.
• Ayuda a diseñar y planificar la estructura organizacional para cumplir con los objetivos y metas de una empresa.
• Define las relaciones entre diferentes personas para que el flujo de trabajo se mantenga fluido
• Puede identificar si la carga de trabajo de un trabajador es demasiado pesada o no.
• Ayuda a conocer la competencia de un empleado en su puesto.
• No hay posibilidad de superposición y duplicación de funciones.
• Es un centro de información para los nuevos empleados porque la pantalla puede ayudar a comprender los distintos niveles de responsabilidad y autoridad.
• Describe las diversas tareas de un empleado y qué supervisor es responsable de supervisar la tarea de ese empleado.
• Ayuda a señalar las deficiencias y fallas en la organización para que se puedan tomar medidas correctivas rápidas.
• Es una herramienta fundamental ya que ayuda en la toma de decisiones
• Mejora el rendimiento de los empleados.
  
• En algunos casos ayuda a analizar el presupuesto y generar informes
• Puede diseñar equipos de trabajo
• Actúa como una fuerza guía al hacer planes para la expansión.

Limitaciones

Las limitaciones de los organigramas son las siguientes:

• En organizaciones con una rotación importante, el Organigrama se vuelve obsoleto muy rápidamente.
• El organigrama muestra solo las relaciones formales y no representa las relaciones sociales o informales.
• El organigrama muestra una línea de autoridad pero no cómo se ejerce
• No incluyen clientes que son muy importantes para una organización.
• Un gráfico desactualizado no vale nada
• Mantener el gráfico actualizado es muy difícil ya que necesita cambios constantes en un abrir y cerrar de ojos que no es posible. Los empleados cambian de departamento, abandonan la empresa, se les asignan nuevos roles y hacer los cambios necesarios es un proceso que lleva mucho tiempo.

¿Cómo dibujar organigramas?

Siga los siguientes pasos para planificar un organigrama

• Defina el propósito: piense en las cosas que son útiles para su propósito y planifique en consecuencia. Incluya información de contacto, enlaces de correo electrónico y fotos para que sea más útil.
• Reúna los datos: recopile toda la información que planea usar, como información de contacto, imágenes, etc. Aclare las líneas de autoridad y anótelas en el gráfico.
• Divida su organigrama: divida su organigrama en partes más pequeñas y manejables para que toda la información permanezca consistente y conduzca al nivel organizacional más alto. Seccione áreas con varias categorías como unidad, equipo, departamento, ubicación y proyecto
• Incluir detalles: incluye detalles esenciales sobre los departamentos y las personas. Agregar ubicación, información de contacto y otros datos puede eliminar la confusión y brindar claridad
• Use formas y colores: una forma crítica de dar significado a un organigrama es definiendo grupos particulares mediante el uso de formas y colores.
• Planifique las actualizaciones: el cambio es la única constante, por lo tanto, haga espacio para el cambio en el organigrama. Mantenlo actualizado para que siga siendo útil por más tiempo