¿Qué es un informe directo y cómo pueden los ejecutivos administrar informes directos?
La mayoría de nosotros soñamos con tener gente trabajando para nosotros y dándoles órdenes y controlando su trabajo. Pero cuando sucede, nos damos cuenta de que no es tan emocionante como esperábamos, cuando alcanzas una posición respetable en tu trabajo y tienes un equipo de empleados trabajando para ti.
En ese momento, puede pensar que ha alcanzado su objetivo y puede relajarse dejando su trabajo a quienes trabajan para usted. Pero si te sientes así, déjame decirte, amigo mío, que estás equivocado. Cuando alcanza una posición superior y tiene un equipo de empleados trabajando para usted, sus responsabilidades laborales solo aumentan.
Ahora no solo es responsable de su trayectoria profesional y responsabilidades laborales, sino que también es responsable de impulsar las carreras de los empleados que trabajan para usted. Estos empleados le informarán directamente a usted, y usted es necesario para administrar su trabajo, asignarles trabajo y también verificar su desempeño en el trabajo. Además, muchas veces, deberá capacitarlos y asesorarlos para mantenerlos motivados.
Por lo tanto, debe aprender qué es un informe directo y qué responsabilidades obtendrá junto con obtener un informe directo.
Lea este artículo para obtener información sobre los informes directos.
Definición
Un informe directo se puede definir como un empleado que trabaja directamente debajo de otra persona en una organización. Una persona que tiene informes directos es responsable de asignarles trabajo, así como su desempeño en el trabajo.
¿Qué son los informes directos?
Una persona que trabaja en un alto puesto respetable consigue que varios empleados trabajen para ellos, y él es responsable de asignarles trabajo y realizar un seguimiento de su desempeño laboral. Un empleado que está directamente debajo de otro empleado en una organización se llama informe directo.
Un informe directo también puede denominarse supervisado o subordinado. Pero un informe directo es diferente de cualquier otro subordinado que trabaje en un puesto inferior al suyo porque un informe directo trabaja directamente debajo de la persona que administra su trabajo.
Junto con otras responsabilidades laborales, también es una de sus principales responsabilidades laborales asignar trabajo a su informe directo, administrar y medir su desempeño en esas tareas y brindarles apoyo cuando lo necesiten.
Hay una diferencia significativa entre un informe directo y un informe indirecto. Un informe directo trabajará directamente debajo de usted y tomará sus órdenes y le informará directamente. Por otro lado, un subordinado indirecto también es su subordinado pero trabaja directamente debajo de sus subordinados directos y recibe órdenes de ellos, o un subordinado indirecto puede ser un subordinado directo de otra persona que trabaja para otra persona al mismo nivel que el suyo. en la organización.
Para comprender el concepto del informe directo, recuerde que usted es el jefe de su informe directo. Les das órdenes, les das instrucciones sobre cómo hacer una tarea en particular, analizas su desempeño laboral y eres su guía de vez en cuando.
¿Quién suele tener informes?
No todas las organizaciones tienen informes directos. Una organización de cualquier tamaño, ya sea pequeña o grande, puede tener empleados directos solo si se ajusta a una estructura organizativa. Especialmente las organizaciones donde hay varios departamentos y una gran cantidad de empleados trabajan bajo un mismo techo. En tales organizaciones, se vuelve difícil que una sola persona administre el trabajo de todos los empleados; por lo tanto, cada empleado en un puesto superior tiene la responsabilidad de administrar a los empleados que trabajan inmediatamente debajo de él.
De esta forma, es fácil administrar a todos los empleados y controlar su rendimiento laboral.
Cómo utilizan los gerentes de organizaciones
Los informes directos encajan bien en organizaciones que siguen una especie de jerarquía en la organización. No depende del tamaño de la organización, sino que se basa en la estructura de la organización. Si una organización sigue una estructura tradicional. En una organización de este tipo, las responsabilidades laborales se dividen entre diferentes empleados en forma de varios departamentos, y cada empleado tiene la responsabilidad de supervisar el trabajo de ese departamento.
De esta manera, se crea una línea de autoridad en la organización, y cada empleado tendrá diferentes responsabilidades laborales y poderes en función de su posición en la línea de autoridad en la organización.
Tomemos el ejemplo de una organización minorista, en una organización minorista, la línea de autoridad será la siguiente:
- El propietario
- el gerente de la tienda
- vendedor
El propietario del negocio minorista tiene el rol más alto en el negocio minorista, y los gerentes de tienda que trabajan en diferentes sucursales de tiendas del negocio minorista dependen directamente de él. Por el contrario, los vendedores que trabajan en una tienda dependen directamente del gerente de esa tienda minorista. Eso significa que los gerentes de tienda de todas las tiendas informarán al propietario y recibirán instrucciones de él, y el vendedor de cada tienda informará directamente al gerente de la tienda minorista y seguirá las instrucciones dadas por él.
Este es un ejemplo de una organización con una sola jerarquía. Hay varias organizaciones grandes donde hay varias líneas paralelas de autoridad. En algunas organizaciones, hay varios departamentos. Las personas que trabajen en cada departamento serán los reportes directos del jefe de cada departamento, mientras que el jefe de departamento será el reporte directo del CEO de la empresa.
Qué tipo de organizaciones no lo utilizan
Hay algunas organizaciones que no utilizan informes directos y, en la actualidad, el número de dichas organizaciones ha ido en aumento. Estas organizaciones se denominan organizaciones planas u organizaciones horizontales. Estas organizaciones están muy lejos de las organizaciones tradicionales.
Estas organizaciones se conocen como organizaciones planas porque no hay cargos ni gerentes en estas organizaciones. Todos los empleados son tratados por igual. Por esta razón, a estas organizaciones también se les llama organizaciones autogestionadas porque cada empleado de la organización es responsable del desempeño de su trabajo.
La estructura organizativa plana funciona bien para las organizaciones que requieren creatividad para hacer su trabajo. Tomemos el ejemplo de las empresas que desarrollan videojuegos o juegos de computadora. En dichas organizaciones, cada empleado tiene la libertad de investigar cualquier proyecto que se esté ejecutando en las organizaciones, y también tienen la libertad de iniciar sus proyectos. La creatividad florece en tales organizaciones. Toda la información está abiertamente disponible para todos los empleados, y todos tienen el mismo derecho a utilizar la información para la innovación.
Muchas empresas están cambiando a una estructura organizativa plana desde la estructura organizativa tradicional porque creen que la mayor parte del tiempo de los empleados se pierde preparando informes y haciendo otros trámites, en lugar de utilizar sus horas de trabajo para hacer algo creativo que ayude al progreso de la organización. .
La mejor manera de administrar
Administrar informes directos no es una tarea fácil, y lograr que ellos hagan el trabajo requiere habilidades y paciencia. Muchas personas son buenas para hacer su trabajo, pero cuando se trata de administrar a otros empleados, no pueden hacerlo de manera eficiente debido a la falta de experiencia o la falta de conocimiento de los métodos para administrar el informe directo.
En esta sección, aprenderá lo que debe hacer para administrar mejor a su subordinado directo .
1. Llevar a cabo reuniones de negocios periódicas
Para establecer una relación de trabajo saludable con su informe, es necesario que haga creer a sus informes cuánto valora su asociación con el proyecto. La mejor manera de hacerlo es realizar reuniones presenciales diarias con ellos y mantenerlos informados sobre el progreso del proyecto.
Una reunión cara a cara es bastante efectiva que simplemente comunicarse a través de correos electrónicos. Sus empleados se conectarán más con usted, y también puede analizar su estado mental al interactuar con ellos regularmente y tomar las medidas necesarias para corregir las cosas.
Además, la reunión cara a cara da la impresión de que aprecias su participación en el proyecto. Al hacer esto, mantiene a todos, ya sean sus empleados o clientes, en la misma página sobre el progreso del proyecto.
2. Conoce más al respecto/h3>
La mejor manera de hacer feliz a un informe es estar genuinamente interesado en sus deseos y necesidades. Puede hacer uso de las reuniones cara a cara para no preguntarles sobre el progreso en el trabajo, pero también puede hacerles preguntas como lo que quieren de su carrera.
Esto no solo hará feliz a su subordinado directo y les hará sentir que se preocupa por ellos. Pero también le brindará información sobre lo que esperan sus subordinados directos y lo que quieren hacer en su carrera.
Con base en esta información, cree oportunidades para ellos para que, además de hacer su trabajo, también puedan progresar en la dirección de la carrera de sus sueños. De esta manera, los motivarás a dar el 100% mientras están trabajando para ti.
3. Tener una comunicación abierta con el gerente y los ejecutivos
La comunicación abierta mejora la calidad de toda relación; es una relación con su cónyuge o con su informe directo. Debe haber varias cosas que molesten a su subordinado directo, o deben tener problemas e inquietudes de los que quieran hablar. Siendo su jefe, es su responsabilidad escuchar lo que tienen que decir y brindarles las soluciones adecuadas.
Sin embargo, no es posible que brindes una solución a todos los problemas y nadie espera eso de ti. A veces, basta con escuchar los temas de tus informes, ya que pensarán que te preocupas por sus sentimientos. Ayudará a impulsar la moral de su informe directo y hará que se entusiasmen por hacer su trabajo.
4. Bríndeles la mejor retroalimentación:
Las personas aprecian los comentarios honestos, y lo mismo se aplica a su informe directo. Brindar retroalimentación honesta haga que su informe directo se dé cuenta de cuánto su contribución al trabajo es crucial para usted y, de esta manera, se sentirán motivados y se esforzarán por trabajar en las cosas que les faltan.
Además, obtener comentarios honestos mejorará su moral y sentirán que están siendo tratados de manera justa. Como resultado de esto, la tasa de rotación disminuirá en su organización ya que sus empleados no tendrán ningún motivo para dejar su trabajo.
5. Dé un esquema claro de lo que quiere de ellos:
Si desea que su informe directo se desempeñe de manera eficiente y de acuerdo con sus expectativas, entonces es su responsabilidad proporcionarles un resumen claro de lo que espera de ellos. Por ejemplo, es bastante natural para usted trabajar para un cliente que le da una visión general clara de lo que espera que haga en lugar de un cliente que está confundido acerca de lo que quiere.
Su informe directo espera un esquema claro como lo espera de su cliente. Por lo tanto, bríndeles una dirección clara de lo que espera que hagan en una semana o qué espera de ellos en la próxima reunión.
No espere que su informe directo sepa lo que quiere que haga. En su lugar, sea claro y proporcione pautas claras sobre el trabajo a realizar en cada reunión cara a cara.
6. Mantenerlo informativo:
El error más común que cometen la mayoría de los gerentes es que no comparten toda la información sobre los proyectos en los que están trabajando con su informe directo. Como gerente, tiene derecho a conocer la información que podría no estar relacionada con el proyecto actual en el que está trabajando.
Por ejemplo, su empresa planea reducir el tamaño de la organización. Si conoce dicha información, entonces es su responsabilidad compartir dicha información con sus empleados.
Sin embargo, eso no significa que deba compartir cada detalle con sus empleados. Aprenda a filtrar la información que no es relevante para sus empleados y comparta solo la información que pueda afectarlos a ellos o a sus trabajos.
Role
Tener gente trabajando no significa que puedas relajarte, pero significa que tus responsabilidades aumentarán con el aumento del reporte directo. Ahora no solo debe preocuparse por su rendimiento laboral, sino también por el rendimiento laboral de su informe directo.
En esta sección, aprenderá sobre las responsabilidades que le corresponden cuando tiene un informe directo.
1. Tareas de supervisión
La primera responsabilidad que recae sobre usted tan pronto como tiene un informe directo es la supervisión. Debe supervisar el trabajo que realiza su informe directo porque ahora no solo es responsable del trabajo que produce, sino también del trabajo que realiza su proveedor de informes directos.
El mal desempeño de sus subordinados directos tendrá un reflejo directo en usted. No solo preparará su lista de tareas pendientes, sino que también asignará el trabajo a sus empleados que desea que realicen en un día.
Supervisar no significa criticar a sus empleados, sino brindarles apoyo cuando lo necesiten.
2. Tutoría
Tener informes directos te convierte en un mentor. Si desea tener éxito en su carrera, debe asegurarse de que sus empleados también prosperen en los respectivos trabajos que se les han asignado.
Para que sus informes directos se desempeñen de manera eficiente, debe brindarles orientación y asesorarlos cuando lo necesiten para que puedan desempeñarse bien.
3. Reseñas y valoraciones
Tener informes directos significa que usted es responsable de revisar y evaluar su trabajo. También debe informar a sus superiores sobre el desempeño de sus subordinados directos, y es posible que deba escribir un informe de revisión y evaluación que explique el desempeño laboral de sus subordinados directos .