Un correo electrónico de seguimiento se conoce como el correo electrónico que se envía para registrarse. Se puede enviar a cualquier persona de quien espera una respuesta pero aún no la ha recibido. Los solicitantes que solicitan un trabajo a menudo envían correos electrónicos de seguimiento a los gerentes de contratación para recordarles su presencia, y la mayoría de las empresas los envían a los clientes como parte de su proceso de marketing por correo electrónico y para aumentar las tasas de conversión.

¿Qué es un correo electrónico de seguimiento?

Según la investigación, solo el 3% de las organizaciones envían correos electrónicos de seguimiento a sus clientes, y es una situación lamentable. Para estas empresas, el servicio de atención al cliente termina cuando han tratado con un cliente descontento. No se dan cuenta de que es una oportunidad para mantener a sus clientes contentos y satisfechos para que puedan conservar su lealtad.

El seguimiento de los clientes es posible a través de una carta, directamente como contacto personal o por teléfono, pero la forma más sencilla y eficaz es a través de correos electrónicos.

Cómo escribir un correo electrónico de seguimiento es una consulta importante, ya que ahora se considera la mejor manera de establecer conexiones viables con los clientes. El correo electrónico se puede enviar a innumerables clientes con un solo clic del mouse y es una bendición debido a la escalabilidad. Las empresas pueden realizar un seguimiento de la sección de comentarios, así como de la retroalimentación para conocer los pensamientos y expectativas de sus clientes.

Importancia de un correo electrónico de seguimiento

¿Por qué la cuestión de cómo escribir un correo electrónico de seguimiento de repente se ha vuelto tan importante? Bueno, las organizaciones están tratando de ver la razón por la cual algunas empresas han logrado mantenerse en la cima durante tiempos competitivos, y se dieron cuenta de que el correo electrónico de seguimiento les ha sido de gran ayuda.

La importancia de cómo escribir un correo electrónico de seguimiento es

1. El correo electrónico de seguimiento ayuda a generar confianza con los clientes al hacer que se sientan importantes.
2. Algunas personas no se asociarán con tu marca, hagas lo que hagas. El correo electrónico de seguimiento ayuda a filtrar la audiencia al separar a los clientes leales de los que no están interesados ​​en su marca.
3. Aumenta la tasa de conversión.
4. El correo electrónico de seguimiento muestra que la marca se preocupa por sus clientes y ha adoptado un enfoque centrado en el cliente.
5. La mayoría de los correos electrónicos se pierden en la bandeja de entrada, y un correo electrónico de seguimiento actúa como un recordatorio de que la empresa también había intentado comunicarse con ellos en instancias anteriores.

Formatos de correo electrónico de seguimiento

Algunos formatos de correo electrónico de seguimiento estándar son los siguientes

1. Correo electrónico de seguimiento “La otra cosa” 

Cómo escribir un correo electrónico de seguimiento cuando no ha recibido respuesta del cliente incluso después de resolver el problema en cuestión. El correo electrónico de seguimiento “Cualquier otra cosa” es una de las mejores maneras de actuar como un recordatorio de que su problema está resuelto y si el cliente está satisfecho con la respuesta.

Añade el contexto del asunto original para que el cliente sepa en qué sentido ha recibido el email. Esto ayuda a cerrar la conversación con el cliente con dignidad en lugar de cortarla abruptamente.

2. Correo electrónico de seguimiento de “La Encuesta” 

Este tipo de correo electrónico de seguimiento es común cuando desea obtener un gran volumen y una respuesta rápida. Incluya un enlace a la encuesta ofrecida para obtener comentarios y conocimientos sobre el equipo de atención al cliente y los productos.

3. “¿Cómo lo hicimos?” correo electrónico de seguimiento 

Este tipo de correo electrónico de seguimiento es común cuando el equipo de soporte ha resuelto un problema con éxito y quieren recibir comentarios al respecto. Incluya una escala de calificación si es posible para que anime a los clientes a responder.

4. Correo electrónico de seguimiento “Encantado de conocerte” 

Cómo escribir un correo electrónico de seguimiento cuando desea iniciar una conversación mutua con alguien, muy posiblemente un extraño. Bueno, el correo electrónico de seguimiento “encantado de conocerte” puede ser una bendición en estas circunstancias.

Solo tenga en cuenta sugerir una hora, pero mantenga la solicitud flexible para que no haya una presión indebida sobre la otra persona.

5. Correo electrónico de seguimiento “El solo registro” 

Cómo escribir un correo electrónico de seguimiento cuando el propósito es sorprender a los clientes de la manera correcta. El correo electrónico de seguimiento de “solo registrarse” es una de las mejores maneras de crear una relación fructífera y duradera con el cliente.

Este tipo de correos electrónicos no son los generales con cualquier dirección. A menudo son escritos por personas de servicio al cliente para que el cliente pueda sentir el vínculo personal y apreciar el gesto.

Algunas empresas agregan contexto al incluir el servicio o el producto que el cliente ha elegido dentro del correo electrónico, ya que alienta a los clientes a responder directamente al equipo que les envía el correo electrónico de seguimiento.

6. Correo electrónico de seguimiento “Únete a nosotros” 

Cómo escribir un correo electrónico de seguimiento es adecuado cuando el cliente no se ha comunicado recientemente y el equipo de servicio al cliente está esperando su respuesta.

Después de un punto, se vuelve imperativo ponerse en contacto con el cliente, y es posible a través del correo electrónico de seguimiento “Únete a nosotros”.

El momento adecuado para enviar y evitar un correo electrónico de seguimiento

El tiempo es muy importante al enviar un correo electrónico de seguimiento. Una pequeña ventana puede ser la razón por la cual su correo electrónico se abre con un clic del mouse o se envía a la papelera. Algunos consejos sobre el momento del correo electrónico son los siguientes

1. Evita la tristeza de los lunes 

Los lunes por la mañana son los más duros para los profesionales ya que están abrumados por el exceso de trabajo. En ese momento, si reciben un correo electrónico de seguimiento, las posibilidades de eliminarlo sin que se lea son más altas.

2. Evita los fines de semana 

El remitente también debe evitar enviar correos electrónicos durante el fin de semana ya que nadie está interesado en leerlos en su tiempo libre.

Los correos electrónicos se siguen acumulando para el lunes, que en la mayoría de los casos se tira a la basura por no tener importancia.

3. Evita los viernes 

El viernes es el último día de trabajo de los profesionales. Después de una semana agotadora, todos quieren terminar su trabajo temprano para poder salir del modo de oficina. El viernes es simplemente el peor día que se te ocurre para enviar un correo electrónico de seguimiento.

Las posibilidades de que se ignore son del 90% al 95%.

4. Tardes entre semana 

El mejor momento para enviar un correo electrónico de seguimiento es a mitad de semana por la tarde, cuando la carga de trabajo es un poco más liviana y las personas tienen el tiempo y la disposición necesarios para realizar dichas tareas. Según los expertos, el mejor día es el martes, aunque también puedes esperar resultados el miércoles y el jueves.

Pero el resto de los cuatro días son un no estricto para un correo electrónico de seguimiento.

¿Cómo escribir un correo electrónico de seguimiento?

Un correo electrónico se ha convertido en el modus operandi por excelencia en la comunicación, y esta es la razón por la cual una persona, en promedio, recibe muchos correos electrónicos diariamente. A veces, incluso los más importantes se pierden entre la multitud.

Cómo escribir un correo electrónico de seguimiento que elimine la charla innecesaria y llegue a su objetivo con éxito es algo en lo que todas las empresas están pensando.

Los correos electrónicos de seguimiento deberían producir los resultados deseados; de lo contrario, son una pérdida de tiempo, esfuerzo y un recurso de la empresa. Si está buscando cómo escribir un correo electrónico de seguimiento que tenga la mejor oportunidad de obtener una respuesta, siga los siguientes pasos:

1. Definir el objetivo o meta final del correo electrónico de seguimiento 

Identifique el objetivo o la meta final si está buscando cómo escribir un correo electrónico de seguimiento. Tener claridad le dará a su correo electrónico una ventaja decisiva sobre los otros cientos que el destinatario recibe regularmente.

Además, tener claro tu objetivo ayudará a enmarcar un buen CTA o correo electrónico de llamada a la acción que asegure que el destinatario se comunique contigo lo antes posible. Piensa en el objetivo. ¿Necesita más información o una actualización de estado ya que la conversación inicial no es suficiente para su propósito? En este caso, su correo electrónico debe mencionar la información específica que está buscando.

Si se trata de una solicitud de reunión para solicitar asistencia, presentar una idea o una reunión de seguimiento, se vuelve esencial proporcionar detalles sobre la relevancia de esa reunión para ambas partes.

También se puede enviar un correo electrónico de seguimiento a alguien con quien no ha estado en contacto durante un tiempo y desea renovar la conexión para que no lo olvide. Mencione qué es lo que espera ponerse al día para que el correo electrónico no suene vago. Muestre a su destinatario cuánto le importa conocerlo si está buscando cómo escribir un correo electrónico de seguimiento.

En algunos casos, escribir un correo electrónico de seguimiento puede ser una nota de agradecimiento que asegure un sentimiento positivo entre el remitente y el destinatario. La gente recordará este correo electrónico de seguimiento que muestra gratitud y puede resultar útil más adelante.

Un correo electrónico de seguimiento también puede ser para alguien que te haya dado una carta de recomendación o te haya ayudado con un estudio de caso u otra cosa. Como puede ver, puede haber varios objetivos para escribir un correo electrónico de seguimiento.

Se vuelve necesario identificarlo para que pueda enmarcar su correo electrónico en consecuencia si está buscando cómo escribir un correo electrónico de seguimiento.

2. Indique el propósito del correo electrónico de seguimiento 

¿Cuántos de ustedes no han abierto un correo electrónico porque sonaba vago, spam o confuso? Bueno, la mayoría de nosotros. Sea directo y establezca un propósito desde el principio si está buscando cómo escribir un correo electrónico de seguimiento.

Cuando su intención y propósito son claros, las posibilidades de respuesta simplemente aumentan.

3. El momento del correo electrónico de seguimiento 

El momento del correo electrónico de seguimiento es fundamental si está buscando cómo escribir un correo electrónico de seguimiento. La línea de tiempo es de 24 horas si es después de una conferencia de venta o una reunión a la que ha asistido, ya que exige una respuesta inmediata.

Son 48 horas si ha presentado algunos documentos vitales y dentro de 1 a 2 semanas si se trata de una solicitud de reunión. Si va a enviarlo al gerente de contratación para preguntarle sobre sus perspectivas laborales, envíelo dentro de una semana. Si vas a contactar con un candidato, entonces es mejor enviar uno dentro de los primeros días para que el lead no se enfríe.

Si está tratando de ponerse en contacto con conexiones pasadas o aprender sobre nuevos desarrollos, entonces puede ser dentro de un período de tiempo de tres meses.

4. Preste especial atención a la línea de asunto en el correo electrónico de seguimiento 

¿Es consciente del hecho de que la mayoría de las personas solo leen el asunto del correo electrónico y deciden si deben hacer un esfuerzo para abrir el correo electrónico o no?

Una línea de asunto de mal gusto o no relevante hace que el correo electrónico se descarte. Preste especial atención a la línea de asunto y cree una efectiva si está buscando cómo escribir un correo electrónico de seguimiento.

Hazlo breve porque el asunto no debe tener más de una línea con una longitud óptima de siete palabras o 41 caracteres. Aunque el tema es breve, debe tener datos cuantificables y proporcionar un motivo aparente para el contacto. Recuerde el objetivo y luego interactúe con el cliente a través de una línea de asunto innovadora si está buscando cómo escribir un correo electrónico de seguimiento.

5. Abrir con el contexto en el correo electrónico de seguimiento 

¿Está seguro de que el destinatario leerá su correo electrónico de seguimiento? Bueno, nadie lo está, y es por eso que las personas generalmente incluyen una conexión personal.

Abra con el contexto en el correo electrónico de seguimiento si está buscando cómo escribir un correo electrónico de seguimiento. Brindar contexto ayudará al destinatario a recordarlo, comprender la referencia del correo electrónico, aclarar la confusión sobre su identidad y, en última instancia, responder.

6. Usa un lenguaje claro en el correo electrónico de seguimiento 

Se cree que, en promedio, un destinatario recibe más de cien correos electrónicos por día. A veces incluso se supera. En tal caso, se vuelve un desafío para una persona leer todos los correos electrónicos.

El destinatario abrirá solo aquellos en los que la línea de asunto parezca relevante. Se vuelve esencial prestar atención al cuerpo del correo electrónico, al igual que la línea de asunto, si está buscando cómo escribir un correo electrónico de seguimiento que el destinatario considere razonable.

Utilice un lenguaje preciso en el correo electrónico de seguimiento para que pueda captar la atención del lector. Un correo electrónico demasiado florido o extenso es simplemente una pérdida de tiempo y eventualmente puede dañar la relación.

Según los consejos de los expertos, asegúrate de que el email tenga un objetivo claro y definido que lleve al lector directamente al grano. El receptor del correo electrónico sin duda apreciará que el remitente valora el tiempo y la posibilidad de una respuesta será más significativa en tal caso.

7. Recibe ayuda profesional en un correo electrónico de seguimiento 

La mayoría de las organizaciones tienen equipos de marketing o representantes de ventas que crean su versión personalizada de un correo electrónico de seguimiento y continúan enviándolo a los clientes. Se vuelve repetitivo después de un tiempo y pierde su encanto.

Busque ayuda profesional si está buscando cómo escribir un correo electrónico de seguimiento que se considere simplemente el mejor y de la mejor calidad. También puede solicitar la ayuda de un redactor para escribir un correo electrónico válido.

8. Planifica el próximo correo electrónico de seguimiento 

Una organización debe ser persistente en su enfoque si quiere marcar la diferencia y aumentar su base de clientes. Según un estudio, es el sexto correo electrónico el que tiene la máxima posibilidad de obtener una respuesta del cliente.

Continúe planificando el próximo si está buscando cómo escribir un correo electrónico de seguimiento que tenga una gran probabilidad de respuesta. Estructure sus correos electrónicos de la mejor manera posible y recuerde que la diligencia es la clave para aumentar la tasa de respuesta.

El destinatario puede ignorar tus primeros correos electrónicos, pero tu obstinación finalmente lo obligará a responder en algún momento u otro.

Conclusión

Cómo escribir un correo electrónico de seguimiento no es solo una pregunta simple, ya que todas las empresas quieren que el cliente lea los correos electrónicos. Considérelo como una ventana de oportunidad para captar el interés del destinatario y aprovechar al máximo la situación.

Recuerde, un correo electrónico de seguimiento puede construir relaciones, atraer nuevos negocios, convertir clientes potenciales y cerrar tratos. Asegúrese de proporcionar una razón para que el destinatario abra el correo electrónico y responda de manera constructiva.