El concepto de Evaluación de Proveedores se puede definir como el proceso de evaluar y aprobar la línea potencial de proveedores de la empresa a través de diversas medidas de evaluación cuantitativas y cualitativas. El propósito principal y vital del proceso es asegurar que la cartera de proveedores de primer nivel esté disponible para la empresa.   

Importancia de la evaluación de proveedores

El proceso general y el enfoque de la evaluación de proveedores generalmente se aplican a los proveedores establecidos actualmente para medir y monitorear su desempeño con el fin de reducir los costos de los bienes requeridos regularmente, mitigar las posibilidades de riesgo involucrado e impulsar la mejora continua en Su desempeño.

El proceso es de suma importancia en el escenario actual de los métodos de compra globales y cada organización, especialmente las que fabrican las que se incorporan a las operaciones de fabricación, necesita tener una matriz o modelo de evaluación.

Las empresas que evalúan regularmente el desempeño de sus proveedores descubren que tienen una mejor visibilidad del desempeño del proveedor, eliminan los costos ocultos, reducen el riesgo, obtienen una ventaja competitiva al reducir los tiempos del ciclo de pedidos y el inventario, obtienen información sobre cómo elevar su base de suministro y alinear prácticas entre la dirección de la empresa y los proveedores.

Beneficios del proceso de evaluación de proveedores:

1) Aumentar la visibilidad del rendimiento

Cuando las empresas tienen poco o ningún conocimiento sobre el desempeño de sus proveedores, la gestión de proveedores tiende a basarse en el juego de las conjeturas con el factor de la ambigüedad. Con el simple proceso de medir el desempeño de los proveedores se puede ayudar a mejorar el desempeño general de la empresa. Esta mejora puede ser aún más dramática y lucrativa cuando las empresas otorgan negocios adicionales en el criterio de que los proveedores cumplan con sus objetivos de desempeño.

2) Eliminar los desperdicios ocultos y los generadores de costos en la adquisición sostenible.

El proceso sostenible de la compra está lleno de riesgos potenciales que pueden originarse en los proveedores en lo que respecta al aspecto de la responsabilidad social corporativa. Algunos de estos riesgos pueden evitarse mediante un canal de comunicación mejor y más claro entre clientes y proveedores. Con una mejor comprensión del desempeño del proveedor y las prácticas comerciales del proveedor, los clientes pueden ayudar a los proveedores a eliminar el desperdicio y la ineficiencia de los procesos comerciales que dan como resultado proveedores de mayor calidad y menores costos de los bienes adquiridos.

3) Aprovechar la base de suministro

A través del proceso de evaluación de proveedores, la empresa puede establecer un umbral para sus proveedores que puede generar resultados de mayor calidad. Las empresas pueden planificar una mejor y nueva gama de productos y servicios basándose en una buena comprensión de la experiencia, las capacidades vitales y los niveles de rendimiento de sus proveedores.

4) Alinear las prácticas comerciales de clientes y proveedores

En el escenario de caso ideal, los proveedores deben ejecutar sus operaciones comerciales en alineación con su cliente compartiendo una ética comercial similar, esperar niveles similares de excelencia, mostrar compromiso con el aspecto de la responsabilidad social corporativa y trabajar hacia la mejora continua de sus operaciones.

5) Disminuir los factores de riesgo

Con los conocimientos adecuados sobre el desempeño de los proveedores y sus prácticas comerciales generales, ayuda a reducir el riesgo comercial, particularmente cuando las empresas aumentan su dependencia de sus proveedores clave. Los riesgos pueden variar de naturaleza financiera a operativa y aumentar con la distancia geográfica.

6) Mejorar el desempeño de los proveedores

El objetivo principal del proceso de Evaluación de Proveedores debe ser la mejora del desempeño de los proveedores. Si bien la simple medición de su desempeño tiene un efecto positivo, la evaluación de proveedores puede ser más efectiva cuando conduce a actividades de mejora continua y mejora real del desempeño de los proveedores. Las actividades de seguimiento, como la capacitación y el desarrollo de proveedores, y las acciones contrarias para abordar los hallazgos de la evaluación son las mejores formas de lograr resultados medibles y positivos.

Consejos para una evaluación exitosa de proveedores:

1) Evaluación de Riesgos

Para tener una comprensión completa de la cartera de riesgos de su proveedor, se deben realizar evaluaciones de riesgo individualizadas sobre el desempeño de todos y cada uno de los proveedores.

Por lo general, los gerentes de compras y control de calidad envían a sus agentes a revisiones en el sitio para ver líneas de producción, procesos y resultados precisos. Otro enfoque es incorporarlo dentro de los acuerdos de calidad mediante la obtención de informes de auditoría y datos durante la duración del contrato a intervalos regulares.

2) Porcentaje de Productos en Cumplimiento

Esta es una de las métricas significativas y cruciales en las empresas reguladas, como alimentos y bebidas y productos farmacéuticos. De hecho, incluso en empresas como la defensa nacional, la automoción y la aviación, esta métrica juega un papel vital. Mide los porcentajes de producto que son bastante consistentes con sus lineamientos internos, procesos y cumplimientos con las autoridades gubernamentales.

3) Cuantificación de Riesgos

El riesgo de los proveedores se puede evaluar como un elemento de dos factores que son la probabilidad y el efecto de que ocurran eventos adversos en el entorno interno y externo de la empresa.

La variable principal identifica el desempeño del proveedor al desglosar los indicadores de desempeño de una manera que destaca las métricas como acciones correctivas, tiempo promedio de respuesta, quejas de clientes, niveles de inventario y plazos de entrega, entre otros.

El segundo factor de riesgo depende en gran medida del factor de la capacidad de producción del proveedor. Por ejemplo, si no existe un sustituto viable para un material utilizado para la producción, ese proveedor debe ser visto como más riesgoso a pesar de sus buenos y positivos niveles de desempeño. Si la producción no puede seguir adelante sin este proveedor específico, debería tener un gran peso en la cartera de riesgos de la empresa.

4) Introducción de nuevos productos

El enfoque de la Introducción de Nuevos Productos como métrica se caracteriza como una tasa de nuevos artículos presentados en el mercado que alcanzan los objetivos de calidad, volumen y tiempo. La empresa introduce con frecuencia nuevos artículos en el mercado y son una fuente de ventaja competitiva, específicamente en los dominios de la electrónica de consumo y la automoción.

El crecimiento de las ganancias y los ingresos de la empresa depende no solo del éxito del negocio en la introducción de artículos nuevos y novedosos en el mercado para los clientes, sino también del éxito del negocio en alcanzar los objetivos de la introducción de nuevos productos.

5) Priorización de Riesgos

Dado que la fraternidad de las empresas depende en gran medida del aspecto de la cadena de suministro, la prestación de servicios de alta calidad debe ser de naturaleza extraordinaria. Al evaluar los riesgos del proveedor y los factores relacionados, dar detalles tanto de la criticidad como del desempeño de las operaciones puede tratar de manera viable los problemas importantes que requieren la mayor contemplación. Es muy imperativo tratar los riesgos externos como brechas o ineficiencias internas del negocio.

6) Con qué frecuencia se auditan los proveedores en la empresa

No existe un número determinado de veces como tal que los proveedores deban ser auditados por la empresa. Pero si hay algún tipo de problema persistente y el proveedor no lo ha solucionado, una visita inesperada a la empresa podría ser una buena opción para solucionar el problema. Los principales proveedores de la empresa deben ser visitados una vez al año por la dirección principal o por un subcontratista para inspeccionarlos. Las auditorías espontáneas son mejores ya que el proveedor no está del todo preparado para la visita y puedes revisar las operaciones en un día normal de producción en la empresa.

7) Revisión de las Prioridades de Auditoría

La mayor importancia de una auditoría es que la alta dirección garantice que la calidad es una prioridad máxima y que comprendan la calidad y evalúen el proceso.

Algunas preguntas a considerar:

• ¿Cuál es el estándar de calidad y el objetivo de la empresa?
• ¿Cuáles son los objetivos y metas generales?
• ¿Existe alguna puesta en marcha del Manual de Calidad de Proveedores?
• ¿Cómo es el juicio financiero de calidad?
• ¿Quién gestiona la calidad de la educación y formación continua?
• ¿El Manual de Calidad se actualiza continuamente con regularidad?