La comunicación organizacional se puede definir como un método para transmitir y compartir información, como objetivos organizacionales, planes utilizados para lograr esos objetivos, políticas, reglas y regulaciones, y otros detalles triviales.

De manera informal, la comunicación en una organización puede tener lugar de diferentes maneras, pero, formalmente, cada organización sigue un método de comunicación particular para transmitir información.

Explicación

La comunicación organizacional es una parte integral de cada organización y juega un papel esencial en la construcción de un negocio exitoso. La comunicación en una organización afecta la forma en que las personas se comportan en la organización. La comunicación en una organización es un componente gerencial vital porque el rol de la gerencia es hacer planes y dar instrucciones.

Las personas que trabajan en una organización, ya sean gerentes o empleados que trabajan en primera línea, deben ser conscientes de cómo comportarse para crear el mejor ambiente de trabajo en la organización.

La comunicación en una organización también da forma a la forma en que las personas se comportan en la organización. El comportamiento de las personas en la organización afecta la forma en que las personas se motivan entre sí para lograr las metas de la organización. La comunicación organizacional juega un papel esencial en la forma en que las personas interactúan entre sí en las reuniones.

Por otro lado, la comunicación organizacional ineficaz da como resultado malentendidos, falta de coordinación e incompetencia en la organización. Por lo tanto, es fundamental tener una comunicación efectiva en la organización para ejecutar los planes de manera efectiva y contribuir al éxito de la organización.

La comunicación efectiva en una organización es tan vital que hoy en día, incluso los reclutadores buscan habilidades de comunicación como una de las principales habilidades de las personas que quieren contratar. Por lo general, encontrará frases como comunicación comercial, comunicación corporativa o habilidades de comunicación organizacional en los anuncios de trabajo.

Tipos de comunicación organizacional

La comunicación es una parte integral de toda organización. Ninguna organización puede sobrevivir sin una comunicación adecuada entre las personas que trabajan en la organización.

Hay cuatro tipos diferentes de comunicaciones organizacionales. Algunas organizaciones siguen estrictamente un tipo de comunicación, mientras que otras siguen una combinación de estos tipos de comunicación.

Primero aprendamos sobre los diferentes tipos de comunicaciones que tienen lugar en una organización para conocer su impacto en la organización.

1. Comunicación formal

La comunicación formal es uno de los tipos más comunes de comunicación que tienen lugar en la mayoría de las organizaciones. La comunicación formal tiene lugar a través de canales de comunicación predefinidos.

Estos canales de comunicación son utilizados por la gerencia y los empleados que trabajan en la organización para comunicarse entre sí. La comunicación formal tiene lugar principalmente en organizaciones que tienen una estructura organizativa jerárquica.

En tales organizaciones, un empleado de primera línea no puede comunicarse directamente con la alta dirección. La comunicación entre ellos se realiza a través de los mandos intermedios.

2. Comunicación informal

Este tipo de comunicación es lo opuesto a la comunicación formal. La comunicación informal no tiene lugar a través de canales formales. Las organizaciones que utilizan la comunicación informal para comunicarse entre sí no siguen ningún canal de comunicación predefinido.

Eso significa que la comunicación entre la gerencia y los empleados de la organización puede tener lugar a través de múltiples canales de comunicación.

A diferencia de la comunicación formal, en la que la comunicación se produce a través de canales y mediadores adecuados entre la alta dirección y los empleados de primera línea, la comunicación informal puede tener lugar directamente entre la alta dirección y los empleados de primera línea.

Además, las organizaciones que utilizan la comunicación informal no tienen una estructura jerárquica bien definida. Todos los empleados que trabajan en dichas organizaciones se consideran al mismo nivel.

3. Comunicación vertical

La comunicación formal se puede clasificar además en dos categorías, como la comunicación vertical y la comunicación horizontal. La comunicación vertical es un tipo de comunicación que se da entre los directivos y sus subordinados.

La comunicación vertical se puede fragmentar además en comunicación vertical ascendente y comunicación vertical descendente. En la comunicación vertical ascendente, la comunicación tiene lugar de los gerentes a sus subordinados.

Considerando que, la comunicación vertical descendente se lleva a cabo desde los subordinados a sus gerentes.

4. Comunicación horizontal

Otro tipo de comunicación en una organización es la comunicación horizontal. Es un tipo de comunicación que se da entre personas que trabajan al mismo nivel.

La comunicación horizontal se considera comunicación formal entre las personas que trabajan al mismo nivel para compartir información.

Importancia de la comunicación organizacional

1. La primera importancia de la comunicación organizacional es mantener informados a los empleados que trabajan en la organización. Los empleados han comunicado los objetivos que necesitan alcanzar y el método utilizado para lograr esos objetivos. No solo se les explican las técnicas, sino que también se les transmite retroalimentación para mejorar su trabajo. La comunicación organizacional ayuda a aclarar dudas o malentendidos de los empleados.
2. La comunicación en una organización juega el papel de una fuente de información. La información se transmite a los empleados a través de la comunicación. Esa información ayuda a los empleados en la toma de decisiones críticas, ya que tener esta información les brinda un curso de acción alternativo para realizar una tarea en particular.
3. La comunicación es fundamental para socializar. A través de la comunicación, los empleados que trabajan en la organización socializan entre sí. La socialización también es necesaria para crear fuertes lazos entre los empleados, lo cual es esencial para el crecimiento de una organización.
4. La comunicación saludable en una organización ayuda a moldear la actitud de las personas que trabajan en la organización. Un empleado bien informado tiene una actitud positiva en comparación con el empleado menos informado.
5. La comunicación escrita y formal en una organización es más efectiva en comparación con los otros tipos de comunicaciones organizacionales. Por lo tanto, muchas organizaciones gastan en publicar revistas y diarios corporativos para compartir información anual importante con los empleados de la organización.
6. La comunicación organizacional juega un papel vital en el proceso de control, ya que el papel de los gerentes es dar pautas a sus subordinados y recibir comentarios de ellos. La comunicación organizacional efectiva mejora estas tareas. Los subordinados pueden realizar sus tareas de manera eficiente cuando se comunican bien y pueden despejar sus dudas de sus supervisores cuando enfrentan algún problema en su trabajo.

Desafíos de la comunicación organizacional

Aunque la comunicación organizacional es una parte integral de cualquier organización, todavía existen muchos desafíos que enfrenta una organización cuando se trata de preparar un plan de comunicación efectivo.

La comunicación organizacional nunca puede ser efectiva y eficiente cuando no se atienden los desafíos relacionados con la comunicación organizacional. Los siguientes son desafíos de comunicación organizacional que se deben tener en cuenta antes de preparar un plan de comunicación organizacional para la organización.

1. La pertinencia del plan

El primer y más importante desafío que uno puede enfrentar al preparar un plan de comunicación es su relevancia. Es bastante desafiante hacer un plan de comunicación que sea relevante para todos los que trabajan en la organización. Diferentes departamentos y diferentes funciones en esos departamentos requieren diferentes soluciones para los problemas de comunicación que puedan surgir.

Por ejemplo, en el departamento de ventas, la mayoría de los vendedores trabajan virtualmente y rara vez visitan la oficina. Las reuniones con el responsable comercial también se realizan a través de videollamadas o llamadas telefónicas.

Los equipos de la organización a los que les gusta trabajar solos y no prefieren reunirse con regularidad. Por lo tanto, es un desafío elaborar un plan de comunicación organizacional que sea relevante para todos los que trabajan en la organización.

2. Tamaño de la Organización

El próximo desafío que uno podría enfrentar al preparar un plan de comunicación organizacional es su tamaño. Especialmente en organizaciones grandes, es un desafío hacer un plan de comunicación efectivo. Porque en las grandes organizaciones hay varios departamentos y subdepartamentos.

Cientos de empleados trabajan en esos departamentos. Algunos empleados trabajan dentro de las instalaciones de la oficina y otros trabajan prácticamente lejos de las instalaciones de la oficina.

En tales casos, se vuelve bastante desafiante preparar un plan de comunicación para que se pueda establecer una comunicación efectiva entre todos los empleados que trabajan en la organización.

3. Responsabilidad

La rendición de cuentas es uno de los desafíos más críticos que se deben considerar al preparar un plan de comunicación. ¿Cómo puede garantizar la rendición de cuentas? ¿Cómo puede asegurarse de que el mensaje o la información compartida no se distorsione mientras se comunica?

¿Qué acciones se deben tomar cuando se modifican los datos? ¿Y cómo se puede rastrear la fuente del lapso? Es fundamental tener respuestas a todas estas preguntas. Es un desafío mantener la rendición de cuentas en ausencia de un plan de comunicación organizacional efectivo.

4. Integridad

El último pero no menos importante desafío de la comunicación organizacional es la integridad de la información. Este desafío lo enfrentan las organizaciones que optan por métodos de comunicación de organización informal. En un entorno informal, las posibilidades de que la integridad de los datos se vea afectada se vuelven altas.

Por lo tanto, es un desafío importante asegurarse de que se pueda mantener la integridad de la información mientras se comunica en la organización.

El impacto de la comunicación organizacional efectiva

La comunicación efectiva impacta positivamente en la organización y en las personas que trabajan en ella. Aprendamos sobre esos impactos uno por uno.

1. La comunicación efectiva ayuda a reducir los malentendidos entre los empleados y con los clientes y socios comerciales. De ahí que también se minimice el número de demandas y denuncias.
2. La comunicación efectiva en la organización construye la confianza y la moral de los empleados que trabajan en la organización. Los empleados se sienten más satisfechos en una organización donde están bien informados.
3. La comunicación efectiva mejora los procedimientos y procesos que tienen lugar en la organización, como resultado de lo cual se avanza en la eficiencia de la organización, y también se reduce el costo de producción.
4. Una comunicación excelente y clara en la organización ayuda a los empleados a comprender las políticas, normas y reglamentos de la organización. Eso les ayuda a ser leales a la empresa.
5. La comunicación adecuada en la organización ayuda a establecer vínculos saludables entre los empleados y la gerencia. Los empleados confían en su gestión y confían en las decisiones que toman por ellos. La principal ventaja de este escenario es que la organización permanece libre de sindicatos, y las personas comunican sus problemas y demandas y buscan una solución de beneficio mutuo en lugar de huelgas.
6. Los empleados se sienten libres de expresar sus opiniones e ideas. Es ventajoso para la organización ya que ayuda a la organización a crecer.
7. La comunicación organizacional planificada es útil en la ejecución de los planes de producción.

Impactos de la comunicación organizacional ineficaz

1. La comunicación ineficaz provoca altercados entre los empleados y la gerencia debido al malentendido creado por la comunicación ineficaz.
2. La comunicación ineficaz en una organización provoca descoordinación en los departamentos. La falta de coordinación provoca discusiones acaloradas entre los empleados, desperdicio de recursos y alto costo de producción.
3. Es difícil satisfacer las demandas y expectativas de los clientes cuando existe una comunicación ineficaz en la organización. El departamento de ventas no sabría lo que el departamento de marketing ha estado prometiendo a los clientes.
4. La comunicación ineficaz también puede causar una alta tasa de rotación. Los empleados se sienten insatisfechos y abandonados cuando no se les comunica adecuadamente.

¿Cómo preparar una estrategia de comunicación eficaz?

Una estrategia de comunicación efectiva solo se puede construir considerando factores importantes como la estructura organizacional, las metas y objetivos, y los valores de la organización. Los siguientes son los pasos que se pueden seguir para preparar una estrategia de comunicación efectiva.

Paso 1: Analizar el tamaño de la organización

Es esencial considerar el tamaño de la organización al preparar el plan de comunicación organizacional. En una organización grande con múltiples departamentos, es necesario un plan de comunicación formal y bien planificado para mantener a todos los empleados trabajando en todos los departamentos.

La comunicación informal puede resultar ineficaz en tales organizaciones y puede causar varios malentendidos entre los empleados que trabajan en la organización.

 Paso 3. Pide ideas a tus empleados

A veces, considerar las ideas y opiniones de los empleados puede ayudarlo a crear un plan de comunicación efectivo. Conocen mejor las deficiencias del plan de comunicación existente y lo que se puede hacer para eliminar estas deficiencias.

Paso 4. Inspírate en una organización similar

Puedes mirar el plan de comunicación de organizaciones de tamaño similar y hablar con sus líderes para pedirles ayuda. Puede modificar el plan de comunicación utilizado por otras organizaciones según los requisitos de su organización.

Paso 5. Reciba comentarios de empleados y gerentes

Finalmente, los gerentes y empleados serán los que utilizarán los métodos de comunicación en el día a día. Por lo tanto, pueden encontrar las deficiencias del plan de comunicación y pueden brindar sugerencias para mejorar el plan.

¿Cómo abordar los desafíos de la comunicación organizacional mientras se prepara un plan de comunicación organizacional efectivo?

Los desafíos asociados con la comunicación organizacional no se pueden descuidar al preparar un plan de comunicación efectivo.

Sin embargo, estos desafíos se pueden abordar considerando las siguientes prácticas al crear un plan de comunicación integral para una organización.

1. Planifica reuniones con frecuencia

La mala comunicación o falta de comunicación entre los empleados de dos o más departamentos es uno de los problemas más comunes que enfrentan la mayoría de las organizaciones.

Pueden estar trabajando en el mismo proyecto, pero no son conscientes del trabajo realizado por los demás debido a la falta de comunicación. Para eliminar este problema, la gerencia debe asegurarse de que los empleados tengan amplias oportunidades para sentarse y hablar entre ellos.

Por ejemplo, puede realizar sesiones de preguntas y respuestas, o reuniones de almuerzo y aprendizaje, o agregar una función de fuentes interdepartamentales a su plan de comunicación.

2. Realizar una evaluación periódica de las comunicaciones organizacionales actuales

Evaluar su plan de comunicación organizacional actual lo ayuda a identificar sus deficiencias. Para obtener una evaluación más detallada, puede buscar las respuestas a lo siguiente:

¿Con qué frecuencia los empleados no cumplen con los plazos?

¿Están los empleados haciendo un uso efectivo de las tecnologías modernas para la comunicación?

Tener la respuesta a tales preguntas le ayudará a conocer los temas del plan de comunicación actual. Elimine esos problemas para crear un plan de comunicación organizacional eficaz.

3. Incluye herramientas digitales

La tecnología tiene soluciones para cada problema. Por ello, también se debe dar gran importancia al uso de la última tecnología para crear una comunicación efectiva en la organización.

En los tiempos actuales de la tecnología, la mayoría de los jóvenes consideran las reuniones cara a cara como una pérdida de tiempo. Creen que el trabajo que se puede hacer con la tecnología no requiere la presencia física de la persona.

Por lo tanto, al utilizar la última tecnología, puede mantenerse en contacto con los empleados que trabajan virtualmente y en diferentes departamentos.

4. Incorpore una variedad de estilos de comunicación

Por último, tener un método de comunicación estándar no funcionará para todas las personas que trabajan en una organización. Diferentes personas consumen información de manera diferente.

Algunas personas pueden trabajar bien a través de reuniones cara a cara, y a otras les gustaría recibir actualizaciones en línea para estar informados. Para crear una comunicación efectiva en la organización, debe incorporar diferentes enfoques de comunicación. A la gente se le debe dar todas las opciones disponibles.

Conclusión

La comunicación organizacional efectiva es la columna vertebral de una organización. Sin una comunicación adecuada, ninguna organización puede sobrevivir. La creación de un plan de comunicación eficaz para una organización requiere una comprensión más profunda de la estructura de la organización, su tamaño, sus objetivos y sus valores.

Sin embargo, crear un plan de comunicación organizacional no es un trabajo fácil. Viene con una variedad de desafíos que deben ser considerados y atendidos al crear un plan para la comunicación organizacional.

La comunicación efectiva juega un papel vital para ayudar a la organización a aumentar sus ganancias y minimizar su costo de producción, y una comunicación ineficaz puede crear malentendidos entre los empleados.