¿Tiene su empresa un plan de comunicación de crisis?

Si su respuesta es ‘Sí’, felicitaciones por su previsión hacia la gestión eficaz de crisis. Pero si su respuesta es ‘No’, entonces permítame hacerle dos preguntas más aquí.

1) ¿No tiene un plan de comunicación de crisis porque cree que su empresa es demasiado pequeña para trabajar en tales estrategias?

O

2) ¿Eres de los que creen que las crisis sólo ocurren en la vida de los demás?

Entonces, lo primero que esperaría aquí es que respondiera la segunda pregunta con un gran ‘No’, ya que solo entonces podemos continuar.

Si su respuesta a la ^primera pregunta es ‘Sí’, entonces se encuentra entre la mayoría de las pequeñas y medianas empresas contemporáneas que también piensan de la misma manera.

Entonces déjame decirte aquí que independientemente de cuán grande o pequeña sea tu empresa, es esencial contar con un plan de comunicación de crisis para gestionar las crisis de manera eficiente.

La crisis es una situación desfavorable cuyo resultado tendrá un efecto definitivo principalmente para mal.

Si no tiene un plan de gestión de crisis, tales crisis harán más daño a su negocio. La naturaleza de los diferentes impactos adversos de una crisis puede ser:

• Emocional
• Financiero y Económico
• Personal
• Organizativo

En esta publicación, lo llevaremos a lo más profundo del mundo de la comunicación de crisis y lo guiaremos sobre los diferentes conceptos y pasos que pueden ayudarlo a tener un plan de comunicación de crisis infalible para su negocio. Entonces, comencemos a desentrañar el misterio aquí y ahora.

Introducción a la Comunicación de Crisis

Mientras hablaba de crisis, Edward A. Murphy, Jr., un ingeniero de la Fuerza Aérea de EE. UU. dijo una vez:

“Cualquier cosa que pueda salir mal saldrá mal, en el peor momento posible”.

Esta cita también se alude como la ‘Primera Ley de las Catástrofes de Murphy’, ya que habla de la naturaleza de todo el alcance eterno de las crisis. De acuerdo con esto, una crisis puede ocurrir, seguramente ocurrirá, a las personas, a las empresas, a los gobiernos oa cualquiera, tarde o temprano.

Una crisis es parte de las incertidumbres futuras que temen todas las organizaciones, sin embargo, si está bien preparado para las emergencias esperadas, entonces la pérdida podría recuperarse.

Las crisis a menudo crean un impacto negativo en el bienestar, la buena voluntad, la reputación y los empleados de la empresa.

La empresa está obligada a centrarse en la producción junto con las crisis previstas si desea minimizar la pérdida. En todas las empresas, ya sean pequeñas o grandes, privadas o públicas, la comunicación de crisis es un modo esencial de discusión.

Debido al entorno extremadamente dinámico, las empresas están invirtiendo más recursos y dinero en el enfoque de planificación y metodologías de comunicación de crisis para estar preparados para la crisis futura.

Veamos ahora su definición:

¿Qué es la Comunicación de Crisis?

Antes de hablar de las especificaciones relacionadas con el concepto de comunicación de crisis, comprendamos, ¿cuál es el significado exacto de la comunicación de crisis?

La Comunicación de Crisis se puede definir como la comunicación con sistemas, protocolos y alta tecnología durante el tiempo de crisis, para enfrentarla de manera efectiva.

Los planes de comunicación de crisis y respuesta a incidentes son necesarios para hacer frente a la crisis de manera que la empresa funcione y esté bien preparada para las incertidumbres previstas. Aquí, hablaremos sobre las estrategias de comunicación de crisis y algunos consejos que necesitan todas las empresas comerciales, y también algunas empresas de comunicación de crisis presentes en el mercado.

En otras palabras, un plan de comunicación de crisis es un conjunto definido de pautas que se preparan para emergencias comerciales e incertidumbres futuras.

Estos planes incluyen varios pasos que deben seguirse durante el tiempo de crisis y cómo interactuar con los empleados y los medios de comunicación para evitar cualquier pérdida de la buena voluntad de la empresa.

¿Por qué requerimos Comunicación de Crisis?

Todas las empresas, todos los días, se enfrentan a muchas amenazas y, debido al entorno empresarial dinámico, la comunicación de crisis se vuelve esencial para el éxito de todas las empresas.

Ayuda a las empresas a lidiar con problemas externos, ya sean medios o público, de manera eficiente y segura sin afectar la productividad de la empresa.

La comunicación de crisis es tan importante para los empleados y accionistas como para la empresa comercial. Sin embargo, cada empresa tiene su manera de realizar la comunicación de crisis según su idoneidad.

Las comunicaciones de crisis mantienen a los inversionistas y stakeholders actualizados con toda la información necesaria de la organización. La forma más eficaz de comunicación de crisis es mediante el uso de teléfonos móviles, ya que es más accesible que el resto de los métodos.

Crisis Communication permite interactuar con muchas personas diferentes, algunas de ellas son:

• Medios, periodistas
• Miembros de diversas industrias.
• Partes interesadas, directores e inversores
• Equipo de relaciones públicas y empleados esenciales
• Líderes departamentales y equipo de TI
• Policía, funcionarios gubernamentales y personal de seguridad.

Consejos clave para una comunicación de crisis eficaz en una organización

Las crisis no ocurren un solo día, ocurren todos los días que afectan a los empleados, grupos y ocurren de todas las formas esperadas e inesperadas.

Por lo tanto, cada empresa debe establecer una comunicación de crisis para hacer frente a todos los eventos adversos futuros. Si tiene dudas sobre lo que necesita para mejorar la comunicación de crisis, aquí hay algunos consejos que todas las empresas deben seguir para garantizar una comunicación de crisis efectiva:

1. No te tomes el tiempo de responder

No tome demasiado tiempo en responder a la prensa pública y de los medios, ya que afecta la reputación de la empresa. La mayoría de los clientes pierden su interés debido a las respuestas tardías; es porque, en esta era de alta tecnología, los clientes esperan una respuesta rápida a sus consultas.

No ignore a los clientes, ya que la satisfacción de los clientes juega un papel importante en el éxito de la empresa.

2. Valora a tus seguidores

Valore a todos los que apoyan su empresa, marca y producto, ya que estas personas ayudan a la empresa a sobrevivir en tiempos de crisis. Concéntrese en establecer una relación sólida entre la organización y los seguidores.

Pídales comentarios y escúchelos con paciencia para comprender sus puntos de vista con mayor claridad. Además, no se olvide de mostrar sus saludos hacia su apoyo genuino diciéndoles regularmente ‘gracias’.

3. No degrades a las víctimas

Cuando ocurren las crisis, muchos de nosotros sufrimos severamente. Recuerde, no está descuidando a las víctimas. Priorizar a las víctimas, mostrar empatía, cuidado hacia ellas y sentir sus sufrimientos y dolores provocados por la crisis.

Incluso si su empresa no les ha causado problemas, reconozca su dolor y discúlpese genuinamente. No se arrepienta por el bien de la imagen de su empresa, ya que las personas rápidamente conocen la diferencia entre acciones reales y falsas.

4. Evite el juego de la culpa

Durante el tiempo de crisis, no se culpen unos a otros, en lugar de encontrar soluciones precisas para manejar la crisis, ya que nadie tiene la culpa. Al hacer el juego de la culpa, está degradando la reputación de la empresa y empeorando la situación.

Encuentre formas de lidiar con esto, en lugar de culpar a los empleados oa los líderes. Priorice a sus empleados, el público, las partes interesadas y los inversores.

5. No oculte ninguna información necesaria de las partes interesadas, el público y los inversores.

Comparta toda la información necesaria con los medios, la prensa, los directores, las partes interesadas y los empleados también. Sea transparente para todos, ya que la transparencia tiene un papel fundamental en la construcción de la buena voluntad de la empresa.

Durante la época de crisis, los medios de comunicación monitorean cada acción de la empresa para desprestigiar su reputación.

Estrategias para la Comunicación de Crisis

En tiempos de crisis, las personas se familiarizan con la organización, cómo está gestionando la productividad, los empleados y el entorno externo.

Una crisis es una situación estresante en la que la empresa muestra públicamente a las partes interesadas que son valiosas para ellos.

Si la empresa supera las crisis, agrega buena voluntad y reputación adicionales a la empresa, ya que sigue los pasos necesarios durante el tiempo de crisis.

Toda empresa necesita prepararse para la crisis futura y actual para no tener dificultades para sobrevivir en el mercado. Hay algunos pasos que debe seguir para asegurarse de que la reputación de la empresa no esté en juego.

Las estrategias se clasifican en tres categorías:

1. Estrategias de Comunicación de Crisis ante la crisis

• Establezca un equipo de relaciones públicas capaz, que incluya representantes legales, para hacer frente a futuras crisis.
• Centrarse en la productividad de la organización. Construir una excelente reputación para la empresa.
• Y tomar todas las medidas necesarias para futuras emergencias.

2. Estrategias de Comunicación de Crisis durante el tiempo de crisis

• Mantenga sana la comunicación de crisis y siga el plan preparado para el momento de la crisis.
• Manténgase conectado con los empleados, los medios y el público para retenerlos en su lado de apoyo.

3. Estrategias después de la Crisis.

• Descubra qué métodos funcionaron mejor para su empresa.
• Solicite comentarios y opiniones honestos del personal y de los clientes también.
• Descubra los pasos en los que necesita realizar mejoras.

Ahora, después de pasar por diferentes estrategias de comunicación de crisis, echemos un vistazo a los pasos para hacer un plan de comunicación para crisis.

8 pasos para hacer un plan de comunicación de crisis

1. Haz un equipo de comunicación de crisis

Este equipo puede estar integrado por el director ejecutivo de la empresa, un alto ejecutivo de relaciones públicas y un asesor legal. En caso de que sus ejecutivos de relaciones públicas no tengan esa experiencia, puede contratar a un consultor independiente o una agencia.

2. Decide tus portavoces

Junto con los directores ejecutivos, algunos otros directores ejecutivos que son excelentes comunicadores deberían manejar esto. También se debe proporcionar una formación adecuada para los portavoces, de modo que no se produzcan malentendidos o malas interpretaciones.

3. Establecer protocolos de comunicación adecuados para el árbol de comunicación.

Para prepararse con anticipación, también debe tener un protocolo adecuado para comunicarse con los empleados. Dichos protocolos deben usarse para describir las cosas clave que deben hacer los diferentes empleados.

4. Conoce a tus Stakeholders y elige el método de comunicación adecuado

Los empleados, prospectos, clientes, medios, suministros, inversionistas privados, etc. pueden ser partes interesadas de una empresa, y también debe identificar a sus partes interesadas. Ahora, debe utilizar el canal de comunicación correcto según la preferencia de cada una de las partes interesadas para transmitir las noticias o información sobre la crisis.

5. Anticípese a las crisis potenciales

Para ser proactivo y prepararse con anticipación, debe tener sesiones de intercambio de ideas con los miembros del equipo de comunicación de crisis sobre las crisis potenciales que pueden ocurrir en su industria o nicho.

6. Preste atención al desarrollo de declaraciones de espera

Tales declaraciones están diseñadas para usarse inmediatamente después de que ocurra una crisis. Puede crearlo con anticipación para diferentes escenarios de posibles crisis que había pensado anteriormente en el ^paso 5 . Dichos mensajes se utilizan antes del mensaje completo de una crisis.

7. Evaluar la crisis

Si ocurre una crisis, luego, debe evaluar la crisis en función de la información que obtiene a través del equipo de comunicación y los árboles de comunicación asociados. Esto hará que su respuesta sea más efectiva.

8. Descubra los mensajes clave

Aunque los mensajes de espera se utilizan al principio, el Equipo de Comunicación de Crisis también debe compartir mensajes específicos de crisis en diferentes etapas.

9. Salir de la crisis

Ahora, en el paso final, con su cuidadosa preparación, seguramente saldrá de la crisis. La reacción de algunas de las partes interesadas puede no ser la misma según sus expectativas. – Y en tal situación, verifique la posibilidad de que comunicarse con ellos resuelva el problema o no.

Aquí, debe atender su llamada en función de la necesidad de esa parte interesada.

Algunas empresas de comunicación de crisis

Si una empresa comercial no puede establecer un equipo de comunicación de crisis, puede preferir las empresas profesionales de comunicación de crisis que lo ayudarán a estar preparado para todas las posibles incertidumbres futuras.

Estas empresas brindan excelentes planes y asistencia a las organizaciones para enfrentar una crisis. Una crisis es parte de los cambios. Por lo tanto, se recomienda ponerse en contacto con las empresas de comunicación de crisis para obtener ayuda inmediata.

Hay algunas de las mejores compañías de comunicación de crisis en los Estados Unidos-

1. SHERMAN

Es una empresa de relaciones públicas que tiene como objetivo captar la lealtad de los clientes para las organizaciones. Para ello, realiza encuestas y entrevistas para crear un análisis de los planes de comunicación de crisis.

Cuando se hagan los arreglos, la compañía lo ayudará a implementarlo utilizando sitios web sociales, medios y público. Tiene su sede en Chicago.

2. Grupo Pinkston

Es una empresa de relaciones públicas que se enfoca en estrategias de medios. Ayuda a las organizaciones a compartir sus mensajes con los clientes con la ayuda de los medios.

Puede crear compromisos, redacción de artículos de opinión y hacer que los medios muestren contenido positivo de su empresa. Tiene su sede en Alejandría.

3. Trizcom PR

Es una de las empresas de relaciones públicas más grandes de Texas. Proporciona estrategias de redes sociales, marketing y redes digitales para que las organizaciones ofrezcan contenido valioso al público durante la época de crisis.

Aparte de esto, proporciona servicios de SEO para aumentar las interacciones de los materiales de la organización.

¡Reflexiones finales sobre la comunicación de crisis!

Para la mayoría de las organizaciones, la crisis no es menos que una pesadilla.

Se están formando muchos profesionales para preparar a la empresa ante la futura crisis para que la productividad no se vea afectada de ningún modo.

Para ello, la comunicación de crisis juega un papel importante en la gestión de crisis de manera eficiente.

La comunicación de crisis a menudo proporciona formas útiles de manejar rápida y efectivamente la situación de crisis al interactuar con los empleados y compartir la información necesaria para proteger la reputación de la empresa.

Sin duda, una comunicación de crisis eficaz puede cambiar la dirección del crecimiento y desarrollo de la empresa.

La empresa debe saber cómo complacer a los clientes durante la época de crisis para retener a los clientes y resolver sin problemas los problemas inesperados que pueden afectar negativamente la reputación de la empresa.

¿Qué tan importante considera la comunicación de crisis para las empresas contemporáneas?