Definición

El examen de los registros financieros de su negocio para verificar su exactitud se denomina auditoría. La auditoría se realiza mediante una revisión sistemática de todas las transacciones del negocio, y examina los estados financieros, los libros de contabilidad y todas las transacciones financieras que se realizan durante el año fiscal en curso. La mayoría de las empresas tienen una auditoría de rutina una vez al año.

Como dueño de un negocio, usted puede ser responsable de mantener un historial claro de las cuentas en los libros de contabilidad que representan los ingresos y gastos de su negocio. Las auditorías también son útiles para detectar problemas dentro de la empresa. Las auditorías pueden ayudarlo a encontrar errores en las cuentas, transacciones que también pueden ayudarlo a tomar decisiones. A la larga, se espera que una auditoría encamine el negocio y mejore el resultado final del negocio.

Los estándares de contabilidad aceptables son aquellos que se comparan con las transacciones del negocio. Es con ellos que se examinan las finanzas y se determina si están dentro de los límites o no.

Hay auditores individuales para realizar auditorías comerciales. Algunas empresas tienen auditores internos que no son más que empleados internos de la organización que mantienen un registro de todas las transacciones financieras, mientras que otras empresas pueden contratar auditores externos para realizar la auditoría.

En muchos países, la ley obliga a tener auditores externos para las empresas públicas. Los auditores externos tienen la reputación de dar informes de auditoría imparciales y no se ven influenciados.

Tipos de auditoría

Existen principalmente tres tipos de auditoría:

1. Auditoría de procesos

Este es el tipo de auditoría que se ocupa de la verificación de los procesos y su funcionamiento. La auditoría de procesos determina si los procesos están funcionando dentro de los límites o no. Ayuda a establecer y evaluar las operaciones y métodos que están predeterminados o los estándares que se utilizan para medir la conformidad.

La auditoría del proceso puede verificar el proceso en busca de diferentes variables como precisión, tiempo, presión, temperatura, capacidad de respuesta, etc., cualquier cosa relacionada con el proceso.

La auditoría de procesos también examina los recursos disponibles como personas, equipos, materiales que se aplican para transformar la materia prima en material terminado que es entradas en salidas, el entorno relacionado y los procedimientos que se siguen.

La auditoría de procesos también puede verificar la eficacia y adecuación de los procesos establecidos por la empresa, incluidas las instrucciones de trabajo, los procedimientos operativos estándar, los diagramas de flujo y los procesos de capacitación.

2. Auditoría de productos

Este es el tipo de auditoría en la que se examina un producto o servicio específico que puede ser hardware, material final o software. Esta auditoría se realiza para determinar si cumple con las especificaciones y los estándares de desempeño establecidos por la empresa.

Las expectativas de la empresa se documentan inicialmente antes de iniciar la producción. Todas las especificaciones con respecto al producto como su color, altura, peso, consistencia y todos los demás parámetros medibles se determinan antes del proceso de producción. Después del proceso de producción, se selecciona un producto al azar y se compara con los estándares dados y se verifica si pasa la prueba o no.

3. Auditoría del sistema

La auditoría, que se lleva a cabo a nivel de gestión, se denomina auditoría del sistema. Es una actividad documentada realizada para verificar la evaluación y el examen de los elementos del sistema que son adecuados y apropiados y están documentados, desarrollados e implementados de acuerdo con los requisitos especificados.

Una auditoría del sistema de gestión de la calidad es aquella que se refiere y evalúa el programa de gestión de la calidad existente.

De manera similar, se realiza una auditoría ambiental que examina y evalúa el sistema de gestión ambiental, una auditoría del sistema de seguridad alimentaria es la que examina el sistema de gestión de seguridad alimentaria, una auditoría de ventas examina los procedimientos de ventas.

Los diferentes tipos de auditoría también pueden variar según quién realice la auditoría.

4. Auditoría de primera parte

Esta auditoría se realiza dentro de la organización para medir sus fortalezas y debilidades. Se hace en contra de sus métodos de procedimientos en contra de las normas externas que pueden ser impuestas o adoptadas por la organización.

La auditoría interna también se clasifica como una auditoría de primera parte en la que la auditoría la realizan los auditores que están en la nómina de la organización. Aunque están en la nómina de la organización, no tienen interés en los resultados de la auditoría.

5. Auditoría de segunda parte

Por lo general, un auditor externo realiza una auditoría de segunda parte, como un cliente o proveedor. La organización se pone en contacto con él. Por lo general, hay un contrato y los bienes y servicios se entregan. Las reglas contractuales son estrictas en el caso de auditorías de segunda parte, ya que proporcionan la dirección contractual al proveedor por parte del cliente.

Por lo general, las auditorías de segunda parte son más formales que las auditorías de primera parte porque los resultados de la auditoría de segunda parte pueden influir en toda la decisión de compra del cliente.

6. Auditoría de terceros

Una auditoría de terceros generalmente la realiza una organización que es completamente independiente de las relaciones cliente-proveedor. Está libre de cualquier conflicto de interés y es independiente. La independencia de la firma de auditoría es una de las principales características de una auditoría de terceros.

Hay un registro formal, certificación, reconocimiento, aprobación de licencia y muchos otros pasos o incluso una sanción por los informes de auditoría emitidos por organizaciones de terceros.

Para leer más, puedes ver nuestro artículo completo sobre Tipos de Auditorías

Cuatro fases de auditoría

Un ciclo de auditoría generalmente pasa por cuatro etapas y es estándar para la mayoría de las industrias. Sin embargo, algunos pasos pueden cambiar, diferir o modificarse según la empresa o los requisitos de los auditores. Las siguientes son cuatro fases típicas de un ciclo de auditoría:

1. Planificación de la auditoría

Este es el primer paso del ciclo de auditoría en el que la preparación consiste en planificarlo todo. Esto generalmente se hace con anticipación por las partes interesadas. Esto puede hacerlo un auditor, el auditor líder, el administrador del programa de auditoría, el propio cliente o una combinación de cualquiera de estos para que la auditoría cumpla con los objetivos del cliente.

Se toman las aprobaciones necesarias, si las hubiere, y se proporciona la información a la parte auditada. A veces, no se proporciona información sobre la auditoría a la parte auditada y se realizará una auditoría sorpresa.

Sin embargo, estas incidencias son muy pocas y suelen ser auditorías de terceros. Esta etapa de la planificación de la auditoría comienza con las aprobaciones y decisiones necesarias para realizar una auditoría y finaliza con el comienzo de la auditoría misma.

2. Ejecución de Auditoría

La ejecución de una auditoría a menudo se denomina trabajo de campo. Es la fase en la que se encuentra la recopilación de datos para la auditoría y cubre todo el período desde la llegada al lugar de la auditoría hasta la reunión de salida.

Muchas actividades están incluidas en la ejecución de la auditoría, como reunirse con el auditado, comprender los requisitos y procesos, y verificar el proceso con el procedimiento operativo estándar. También proporciona comunicación con otros miembros del equipo y la parte auditada.

3. Informe de auditoría

Informes de auditoría y es uno de los pasos cruciales en los que se comunican los resultados. Los resultados pueden ser comunicados a la persona que espera la auditoría o la solicita. El informe generalmente se emite a nombre del auditor líder después de que se completan algunos procesos de seguimiento.

El informe de auditoría debe enviarse a quien haya solicitado la auditoría, incluidos los auditores externos.

4. Seguimiento de la auditoría

La auditoría solo se completa cuando se completan todas las actividades planificadas durante la auditoría. Esto o si el cliente está de acuerdo en que se completa la auditoría, entonces la auditoría se declara como completada.

El paso final del seguimiento de la auditoría es tener un cierre adecuado en el que también se proporcione la acción correctiva sugerida y la mejora o el plan de acción.

Ventajas de la auditoría

Los siguientes son algunos tipos de auditoría que se basan en quién la realiza

La auditoría puede ser externa o interna o incluso la auditoría de empresa, pero tiene muchas ventajas. Los siguientes son algunos de los beneficios de realizar una auditoría comercial:

1. La función principal de un auditor es verificar la precisión de la auditoría. Como resultado, podría haber muchos errores que el auditor puede encontrar en sus procesos contables diarios.
2. El auditor puede detectar un pequeño error y ayudarlo a corregirlo antes de que se convierta en uno grande, lo que podría costarle mucho dinero a su empresa. Las auditorías que no son del IRS pueden ayudarlo a detectar y corregir errores en su auditoría antes de presentar declaraciones de impuestos.
3. Se pueden implementar nuevos procesos contables gracias a la auditoría. Si el auditor no puede entender su cuenta claramente, puede ayudarlo a mantener y mejorar los registros de auditoría para la próxima auditoría.
4. La incorporación de nuevos software de contabilidad también te ayudará a prevenir muchos errores y completar los registros incompletos.
5. La mayoría de las empresas siguen los procedimientos de confiar en los estados financieros como el balance general, el flujo de efectivo, el flujo de fondos y otros informes financieros para ayudarlos con las decisiones comerciales. Pero podría haber una posibilidad en la que los errores se hayan colado en las declaraciones. Los auditores lo ayudan a encontrar y corregir estos errores de registro para que sus informes puedan corregirse y sus decisiones puedan ser confiables.