La gestión de inventario es uno de los aspectos cruciales que contribuyen al éxito empresarial. La gestión de inventario garantiza un flujo fluido de la actividad comercial. Para llevar a cabo con éxito todas las operaciones de fabricación y venta al por menor, es imperativo que se estime y ordene una cantidad adecuada de inventario, se mantenga un seguimiento de su movimiento y se vuelva a ordenar en el momento correcto para evitar cuellos de botella en el proceso de manufactura. Una de las formas de gestión de inventario es el recuento de ciclos. 

Los sistemas de gestión de inventario son sistemas complejos que abarcan todas las facetas de la gestión de inventario, como la estimación de los niveles de inventario, la fijación de puntos de pedido, la determinación de los niveles de precios, la garantía de un flujo fluido hacia los canales de distribución y el seguimiento del inventario almacenado.

Nos centraremos en los métodos para llevar la cuenta de las unidades de inventario almacenadas, es decir, Unidades de mantenimiento de existencias (SKU).

Métodos de Verificación de Stock

En general, la mayoría de las organizaciones confían en uno o más de estos métodos de inventario:

1. Inventario periódico : recuento físico de existencias a intervalos regulares predeterminados, como mensual, trimestral o semestral.
2. Inventario anual : poner toda la instalación en espera durante uno o dos días y contar todos y cada uno de los artículos del inventario una vez al año.
3. Recuento cíclico : contar una sección específica del inventario a la vez, continuamente durante todo el año.

¿Qué es el método de recuento cíclico de inventario?

En el Método de conteo cíclico de gestión de inventario, se verifica diariamente una selección aleatoria de unidades de inventario o una selección basada en algunos criterios predeterminados, en cierta ubicación específica de un almacén o almacén. Aquí no se comprueban todos los SKU de un almacén. Se selecciona y verifica diariamente una ubicación específica para un artículo particular del inventario.

Esta selección aleatoria puede realizarse manualmente o generarse mediante WMS (sistema de gestión de almacenes).

Los criterios predeterminados pueden basarse en el Análisis ABC o el Principio de Pareto o cualquier otro criterio específico adoptado específicamente por la empresa.

Criterios predeterminados

1) Análisis ABC

Aquí, los artículos de inventario se clasifican en tres grupos ‘A’, ‘B’ y ‘C’ de acuerdo con los niveles de ingresos por ventas que generan. El grupo A forma el 20% del inventario pero aporta casi el 80% de los ingresos. El grupo B forma el 30% del inventario y aporta el 15% de los ingresos. El grupo C representa el 50% del stock pero aporta solo el 5% de las ventas totales.

Por lo tanto, aquí; cuando se adopta el conteo cíclico, los elementos del Grupo A se verificarán con frecuencia en comparación con los elementos del Grupo C.

2) Principio de Pareto

Según el principio de Pareto, las unidades de acciones se agrupan en dos: significativas y no tan significativas. Las unidades significativas ascienden al 20% del inventario pero generan el 80% de las ventas. Y las unidades insignificantes aportan el 20% de los ingresos totales y forman el 80% del inventario. Los elementos insignificantes pueden incluir repuestos, consumibles, provisiones menores y suministros, etc.

Aquí también, los conteos cíclicos están más concentrados en verificar artículos significativos.

Sin embargo, los artículos del grupo C o menos de valor insignificante no deben ignorarse ni retrasarse para verificar durante mucho tiempo. A veces, la falta de disponibilidad de estos materiales también puede causar interrupciones en la línea de montaje.

Ventajas del método de conteo de ciclos

El método de conteo cíclico definitivamente supera los métodos tradicionales de inventario y ofrece numerosas ventajas, que son las siguientes:

• Es más fácil de planificar e implementar. Requiere averiguar las clasificaciones de inventario y las ubicaciones de las tiendas. Entonces, la implementación real se puede hacer con mucha facilidad en muy poco tiempo.
• No detiene la instalación, ya que puede llevarse a cabo regularmente antes de que comiencen las horas normales de trabajo.
• Cycle Count ofrece una imagen mucho más precisa de los niveles de existencias reales en comparación con los que muestra el sistema. La tasa de detección de errores y su notificación, si la hay, también es más rápida, ya que solo se cubren pequeñas áreas específicas a la vez.
• Como el área y el tamaño de la muestra cubiertos por el método de conteo cíclico son pequeños, se puede ejecutar con éxito a un costo comparativamente más bajo y desplegar menos recursos humanos.
• Mantiene alerta al personal de gestión de inventario y sirve como un buen mecanismo para tener un control constante sobre ellos.
• El método de conteo cíclico resalta inmediatamente cualquier discrepancia entre el inventario físico real y los registros de inventario. Por lo tanto, los niveles de existencias y los puntos de pedido se pueden ajustar en consecuencia.

Desventajas del método de conteo de ciclos

La única desventaja del Método Cycle Count de gestión de existencias es que no puede tener éxito si la organización y su gerencia no están comprometidas y disciplinadas para dedicar tiempo y esfuerzos para llevar a cabo auditorías de existencias Cycle Count de forma regular.

Tampoco consigue su objetivo cuando después de que el sistema ha puesto de manifiesto un error, éste no es corregido por la dirección y no se toman medidas para evitar que se produzca.

Criterios para la implementación exitosa de la auditoría de existencias Cycle Count

Cuando una organización busca implementar el método Cycle Count, para aprovechar todos los beneficios que ofrece este sistema, primero debe asegurarse de que:

• Existe una documentación detallada en cuanto a los criterios de valoración de los artículos de stock y se han especificado las áreas a controlar.
• Antes de comenzar con Cycle Count, cualquier saldo pendiente, en lo que respecta al stock, debe liquidarse y las entradas deben reflejar el saldo final después de estos ajustes contables.
• El recuento de ciclos debe organizarse con frecuencia para cubrir todo el almacén durante el período de un trimestre. Entonces se debe comenzar de nuevo.
• El personal responsable de la gestión de inventarios y el de inventario bajo el método de conteo cíclico deben ser diferentes.
• Tan pronto como se detecte un error, se debe establecer un mecanismo para corregirlo y capacitar al personal para evitar que vuelva a ocurrir.
• Las áreas de selección a inspeccionar no deben ser reveladas con anticipación. La selección debe ser aleatoria y la divulgación debe hacerse justo antes de la inspección.
• El método de conteo cíclico debe respaldarse con una verificación periódica de inventario completo de vez en cuando.

Proceso de conteo de ciclos

El proceso de Cycle Count será el siguiente:

1. Determinación de los criterios de valoración de stocks y ubicación de las unidades de almacén.
2. Determinación del programa de inspección diaria.
3. Liquidación de los saldos insolutos y demás asientos contables de la respectiva unidad objeto de inventario.
4. Elaborar la lista de inventarios en esa unidad según registros contables.
5. Asignación de funciones, realización del inventario y cotejo de los SKU físicos con los mencionados en los registros contables.
6. En caso de discrepancia, notificar a las autoridades y tomar medidas correctivas ya sea instalando protecciones adicionales o ajustando los niveles de existencias.
7. Continuar con el cronograma predeterminado y terminar la verificación de stock de todo el almacén en un trimestre.
8. En este punto, antes de comenzar con una nueva ronda del método Cycle Count, se puede programar una verificación periódica de existencias para determinar la eficacia de la verificación de existencias Cycle Count.