El proceso de compra es un procedimiento para comprar bienes y servicios. Varía de un negocio a otro, pero los elementos significativos y el objetivo siguen siendo los mismos para obtener productos y servicios.

¿Qué es el proceso de compra?

Definición: El proceso de compra se define como un proceso utilizado para la solicitud de compra de bienes y servicios a través de una cadena de suministro. Por lo general, comienza después de que el equipo de adquisiciones haya definido las necesidades o demandas. Puede ser un servicio físico o un inventario.

Ahora se genera la solicitud junto con los detalles de lo esencial. Prepara al departamento de adquisiciones para tomar medidas. Se genera una solicitud de cotización (RFQ) o una solicitud de propuesta. Las cotizaciones son enviadas por proveedores respondiendo a RFQ. Se está gestionando una revisión, y se da la oferta del producto o servicios a la orden de compra.

El proceso de compra también se denomina proceso de compra a pago (p2p). Se trata de dos partes principales: el comprador y el proveedor/vendedor. Otras partes se convierten en parte como intermediarios. El proceso de compra es necesario por alguna razón. Esos son

• Ahorro de costos
• Cumplimiento de la normativa
• Evitar el fraude
• Gestión de control y riesgo

Órdenes de Compra utilizadas en un Proceso de Compra

Una orden de compra (PO) puede entenderse como un documento comercial y la primera oferta oficial que un comprador emite a un vendedor o proveedor para informar sobre los tipos, precios acordados y cantidades de los bienes o servicios.

Existen diferentes tipos de órdenes de compra como:

• El pedido estándar: es la compra de bienes o servicios, pero por una sola vez.
• El pedido planificado: el acuerdo sobre ese producto en particular en una fecha determinada.
• La orden general: un acuerdo realizado en términos y condiciones particulares.

La mayoría de las órdenes de compra vienen con pocos términos y condiciones. Es un acuerdo contractual.

Tipos de Compras en un Proceso de Compra

El tipo de compra que se haga depende de lo que la persona vaya a comprar. Los tipos de compras pueden no ser los mismos. Algunos de los tipos de compra son:

1) Compras Individuales o Personales

Implica que el consumidor compre para su consumo. Es el tipo de compra más común e importante. Impulsa la economía mediante la compra de productos y servicios. La economía depende un poco de ellos.

2) Compras Comerciales

Las compras comerciales son posibles gracias a los intermediarios para la reventa de productos para satisfacer otras necesidades. Bajo la categoría de este tipo de compra, caen Minoristas, Mayoristas y Agentes. Vienen con sus canales de distribución a los clientes. Es la organización más importante.

3) Compra Industrial

Aquí el comprador compra para convertir el artículo en un producto terminado y bueno. Incluye la compra de materias primas como repuestos o herramientas, máquinas, suministros y tiendas de consumo, componentes, electrodomésticos y equipos de oficina.

4) Compra del Gobierno

La compra del gobierno es una compra donde las instituciones gubernamentales compran servicios públicos al por mayor.

9 pasos de un proceso de compra

Los diferentes pasos que son parte integral de la finalización de un proceso de compra son:

1. Examen de las necesidades

La organización reconoce la necesidad del elemento para resolver un problema específico. El equipo de adquisiciones describe el requisito necesario. También trabajan con otros equipos para asegurarse de la mejor manera de hacerlo.

Por ejemplo, si una organización enfrenta altos gastos de viaje, la empresa podría invertir en una empresa eficiente en combustible. También podría reducir la cantidad de viajes para los trabajadores remotos mediante la inversión en un buen software de telecomunicaciones.

2. Solicitud de Compra a Orden de Compra

El proceso de compras incluye la parte de ‘compras’ con una solicitud de compra entregada al gerente de compras o departamento de compras por un equipo, individuo u otros departamentos. La solicitud o requisición de compra incluye el detalle completo de los productos o servicios a adquirir.

La solicitud de compra que está por debajo de un presupuesto establecido se actualiza automáticamente en la orden de compra. Se presenta al proveedor del producto o servicio. La solicitud de compra costosa o el pedido aleatorio que no está en el presupuesto se envía al individuo para que lo revise antes de transferirlo a la orden de compra. Los rechazados son devueltos a la parte que los emitió.

3. Revisión y Aprobación de la Orden de Compra

Las órdenes de compra aprobadas se transmiten al equipo de contabilidad para verificar los fondos si existe en un presupuesto correcto o no para cubrir el pedido del artículo.

a) Proceso de preselección

Este método incluye los criterios de cancelación. Puede basarse en una ubicación geográfica específica, habilidades técnicas, etc.

La primera selección se sigue a través de varios análisis de criterios para la evaluación de los candidatos de izquierda.

b) Análisis preciso de cada uno

Una persona que compra algo establece algunos criterios y examina el desempeño de cada empresa. Sin embargo, la importancia de cada criterio varía. Para la compra rutinaria, los precios y los plazos son los principales atributos ante la reputación del proveedor.

Para los bienes que necesitan cambios en el proceso operativo interno, el principal criterio son los proveedores; adaptabilidad, ayuda técnica, fiabilidad de la mercancía. Lo mejor es encontrar el costo total de la condición comercial y la adquisición. Antes de eso, es necesario preguntar a los proveedores por costos precisos. Las condiciones de pago deben ser aceptables. Por último, es vital asegurarse de que la línea de tiempo sea correcta.

La adaptabilidad, la sostenibilidad y la seguridad financiera son los factores clave que debe tener en cuenta en esta etapa.

Criterios objetivos a analizar

• Precio
• Ubicación geográfica
• Términos y condiciones
• Respeto del tiempo de entrega
• Operación fácil
• Facil mantenimiento
• Fiabilidad
• Calidad del producto
• Especificaciones técnicas
• Proceso de postventa
  

Criterios de las materias a analizar

• relación ya existente
• La reputación del proveedor.
• Competencia
• Personalidad de los interlocutores

4. Solicitudes de propuestas

Las órdenes de compra que obtienen la aprobación del presupuesto se realizan para devolverlas al equipo de adquisiciones. Hacen una Solicitud de Propuesta (RFP).

Los artículos se envían para solicitar ofertas a los proveedores para cumplir con el pedido de los productos o servicios. El proveedor presenta sus ofertas y revisiones en función de los registros de cumplimiento, la reputación, el precio y el historial de rendimiento.

5. Acuerdo de Negociación y aprobación

El proveedor apropiado que gana la oferta ganadora obtiene el contrato. Se refina y verifica antes de firmar para garantizar todos los términos y condiciones óptimos.

El acuerdo tiene que ser mutuamente satisfactorio para ambas partes. Después de que se firma el contrato, la orden de compra obtiene un contrato legalmente vinculante entre el vendedor y el comprador.

6. Envío y recepción de los productos

Dentro del plazo acordado, los proveedores suministran los bienes o servicios. Una vez que el comprador recibe o realiza (en el caso de bienes y servicios, respectivamente), el comprador revisa ese producto o servicio cuidadosamente para asegurarse de que es el que se había prometido. En caso de problemas, el consumidor notifica al vendedor.

7. Coincidencia en un sistema de 3 vías

Hay un sistema de emparejamiento de 3 vías que gira en torno a la comparación de tres cosas. Asegura que la transacción es perfecta y correcta. Esos son:

• Documentos de envío
• Los albaranes junto con la orden de compra real
• Una factura de proveedor

8. Aprobación de Factura y Pago

El pedido que coincida, obtenga la aprobación para el pago. Si hay cargos adicionales u otras modificaciones, entonces necesita otro paso de aprobación. Una vez que se aprueba, el pago se emite a ese proveedor. Estos pagos capturan descuentos anticipados o cualquier incentivo para evitar pagos atrasados.

9. Protección de actualizaciones de registros

Los pedidos completados se registran en los libros de la organización. Los documentos de la transacción se almacenan de forma segura en una ubicación.

¿Por qué seguir un Proceso de Compra formal?

Un proceso formal de compra es fundamental para evitar fraudes y devoluciones ilícitas. Las cinco A son vitales para ello. Mira eso:

1) Proveedores aprobados

A veces es esencial para asegurar los proveedores adecuados para un tipo específico de bienes y servicios. Los proveedores deben suministrar bienes y servicios para satisfacer las necesidades de la calidad. Tienen que ser financieramente sólidos y confiables para el proceso. El riesgo comercial y los precios tienen que ser competitivos en el mercado. A través de proveedores homologados, gane una relación sostenible con ellos. En el futuro, puede ser útil.

2) Proceso de aprobación

El objetivo del proceso de Aprobación proporciona control para disminuir el riesgo de fraude en una organización. El proceso de aprobación elimina las compras inapropiadas.

3) Proceso de prueba de auditoría

Es necesario registrar el conjunto de procedimientos de todos los procesos de compra. Un sistema de seguimiento de auditoría analiza los eventos con precisión. La auditoría ayuda a identificar errores o cualquier rama de la política.

4) Contabilidad

Los bienes que la organización adquiere tienen responsabilidades legales para dar cuenta de todas las finanzas. Por ejemplo, precios, fechas, detalles departamentales. Es un rodamiento muy vital para las finanzas de una organización porque de él dependen los impuestos y la rentabilidad.

5) Automatización

Un proceso formal y estándar proporciona estrategias de automatización junto con el uso de la tecnología. Puede completar el proceso de compra al reducir el costo también.

Por qué la automatización es la mejor práctica de compras

El proceso de compra se realizaba y registraba manualmente en los papeles antes de la llegada de la transformación digital. Con la llegada de la era digital, el proceso de compra se ha vuelto más avanzado con la automatización y diversas herramientas de software (inteligencia artificial, aprendizaje automático, etc.).

El antiguo sistema del proceso enfrentó varios desafíos, como el cierre de la producción, el pago doble por compras grandes, demasiados pedidos para emparejarlos en las facturas de envío.

Los flujos de trabajo manuales no son suficientes para que la organización obtenga un rendimiento óptimo y una buena cadena de suministro. De manera beneficiosa, la automatización y la inteligencia artificial eliminan los desafíos de los métodos obsoletos del proceso de compras. El proceso de compra se puede mejorar de manera efectiva mediante la automatización de las siguientes maneras:

•  Erradicación de gastos de todo el flujo de trabajo, almacenamiento y registros manuales y en papel.
•  Ahorra tiempo y mejora el proceso de adquisición
•  Velocidad extra, exactitud, precisión y consistencia.
•  Coincidencia de 3 vías del proceso automático
•  Reduzca los ciclos de vida de las facturas
•  Transparencia de datos
•  Análisis de datos en tiempo real y toma de decisiones planificada mucho más precisa
  
•  La gestión de proveedores puede funcionar con facilidad. Toda la información puede estar disponible y accesible en el servidor central
•  Desarrolla y mejora la gestión de suministros.
• Tiene como objetivo la comunicación y la colaboración con los proveedores.
• El costo total de propiedad aumenta
• Crea una responsabilidad social en el proceso de compra

Proceso de Adquisición vs Proceso de Compra

El proceso de adquisición a veces se usa indistintamente para el proceso de compra, pero ambos son bastante diferentes.

Un proceso de compra se limita más a la obtención real de bienes y servicios, mientras que, por otro lado, la adquisición gira en torno al marco general establecido para optimizar esa compra para obtener un valor, una eficiencia y un ahorro óptimos.

El proceso de adquisición es un método en el que las personas obtienen bienes o servicios. Se tiene en cuenta la requisición de un pedido para aprobar una factura. Adquisiciones y Compras son un poco diferentes entre sí. Adquisición significa las actividades que involucran la obtención de bienes. Es único en la estructura de operación.

La gestión de adquisiciones contiene 3 Ps. Esos son-

Proceso: se deben seguir algunas reglas al revisar, ordenar, recibir y pagar dinero por productos o servicios. Pocos puntos de control pueden elevar las complicaciones de la compra.

Personas: Las “personas” son partes interesadas y tienen una responsabilidad particular en este método de contratación. La parte importante de las partes interesadas es ocuparse de las iniciaciones y autorizaciones en cada etapa.

Papel: Es el proceso de papeleo e involucra el flujo del proceso de adquisición. Todos los detalles se mantienen seguros para su referencia en papel.

¡Conclusión!

La habilidad y el cuidado son vitales para sacar más provecho del proceso de compra. Especialmente en este entorno competitivo y mercado digital de rápido movimiento, no es tan fácil.

Es necesario automatizar y formalizar el proceso de compra. Las necesidades inmediatas tienen que ser satisfechas pero junto con ese valor y ahorros. Las herramientas de contratación electrónica pueden enderezar el flujo del proceso de contratación en buen orden. Sin duda, puede mejorar y aumentar la productividad de una empresa.