Un diagrama de flujo de trabajo se define como una versión lineal de un proceso comercial que se lleva a cabo gradualmente desde la línea de partida hasta la línea de llegada. Proyecta los caminos y medios que se deben seguir para que la tarea en cuestión sea concluida.

Un diagrama de flujo de trabajo es una herramienta de visualización simple y fácil de diseñar, crear, leer, comprender y analizar, todo al mismo tiempo. Ofrece una comprensión más profunda del funcionamiento de una empresa al hacer que el proceso sea transparente.

Significado del diagrama de flujo de trabajo

Un diagrama de flujo de trabajo muestra cómo fluyen diferentes recursos, acciones o tareas entre los diferentes tipos de grupos y personas. Las tareas en cuestión se representan a través de cuadros, aunque el usuario puede utilizar imágenes o imágenes de la vida real.

Cada imagen se conecta luego con otra a través de una flecha que muestra cómo se interrelacionan las tareas y cómo se deben completar. Un diagrama de flujo de trabajo generalmente se realiza con la ayuda de un diagrama de flujo. Utiliza símbolos para explicar los pasos necesarios para completar el proyecto.

Tipos de diagrama de flujo de trabajo

Hay varios tipos de diagramas de flujo de trabajo, y algunos de los más populares se describen a continuación para su comodidad:

• Diagrama de flujo del proceso : es uno de los tipos más simples porque el diseñador solo tiene que mapear el proceso dado en orden cronológico.
• BPMN : esta es una forma particular de crear un diagrama de flujo de trabajo utilizando elementos y símbolos estandarizados. Se vuelve más fácil para las personas no técnicas entender el diagrama.
• Swimlane : es muy similar en diseño a un diagrama de flujo regular, con la excepción de que está dividido en varios departamentos.
• SIPOC : los proveedores entradas procesos salidas clientes, o SIPOC ha puesto su responsabilidad en el análisis de los aspectos vitales del flujo de trabajo.

¿Cómo crear un diagrama de flujo de trabajo?

La creación de un diagrama de flujo de trabajo es un proceso paso a paso que se describe a continuación en términos simples:

1) Seleccionar el proceso a graficar

El primer paso es tener claro el propósito del diagrama de flujo de trabajo. ¿Quiere representar un proceso exactamente como es en su forma actual o quiere representar uno que muestre el futuro que desea implementar?

El tipo de diagrama depende del proceso, y debe tener claro cuál desea rastrear y por qué desea rastrear.

¿Quieres crear un diagrama de flujo de trabajo para Onboarding o mejora o análisis de procesos? Para el análisis, debe ser específico acerca de los pasos y mencionar información, por ejemplo, salida y entrada de recursos. Si está utilizando el diagrama para la incorporación, debe mencionar las responsabilidades y roles exactos.

Las audiencias también son muy importantes, por lo tanto, si las personas no técnicas van a ver el diagrama de flujo de trabajo, debe crear un gráfico BPMN para que les resulte más fácil comprender el significado de los símbolos y comprender el diagrama de una mejor manera. .

Asegúrese de no incluir información confidencial sobre la empresa en el diagrama de flujo de trabajo si es para un cliente. Mapee el proceso exacto conociendo y describiendo su punto de inicio y finalización

2) Reúna su información

Hable con diferentes personas en varios departamentos para que pueda recopilar información relevante. Esto asegurará un diagrama de flujo de trabajo preciso. Tenga en cuenta las posibles mejoras y retrasos, las desviaciones y los plazos del proceso.

Representa las actividades que están involucradas en cada paso y etiquétalo con el nombre de las personas que están a cargo de esa tarea o decisión.

3) Eliminar todas las ineficiencias

Eche un vistazo a su tarea y segréguela en categorías como no importante, agradable de tener, útil y imprescindible. Este simple esfuerzo facilitará su tarea y podrá agilizar el proceso y ofrecer puestos de trabajo a las personas adecuadas para ello.

4) Diseñar el flujo de trabajo

Ahora está listo para convertir los datos en un regalo visual en forma de diagrama de flujo de trabajo. El creador puede usar una herramienta de diagramación o lápiz y papel para diseñar uno. Es vital asegurarse de que el diagrama de flujo de trabajo que está creando sea fácil de usar, editar y compartir.

5) Analizar los resultados

El último paso para crear un diagrama de flujo de trabajo es analizar los resultados. Si hay alguna falla, si el proceso es largo y prolongado, y si es posible mejorarlo a través de la automatización, son algunas preguntas importantes que debe abordar y analizar.

Ventajas de un diagrama de flujo de trabajo

Existen numerosas ventajas de un diagrama de flujo de trabajo. Algunos de ellos se mencionan a continuación-

• Ayuda en un análisis completo de un proceso de negocio
• Se vuelve más fácil identificar las áreas que necesitan mejoras y también la probable debilidad y falla en el sistema.
• El diagrama de flujo de trabajo es un medio para verificar dos veces las cosas que deben hacerse

Usos del diagrama de flujo de trabajo

El diagrama de flujo de trabajo se puede aplicar en la mayoría de las industrias para el siguiente uso y propósito:

1) Análisis y Mejora de Procesos

Con la ayuda de un diagrama de flujo de trabajo visualizado, se vuelve más fácil comprender el proceso comercial y obtener un conocimiento profundo sobre su funcionamiento.

Esta información es un conocimiento muy útil que ayuda a encontrar posibles fallas y debilidades en el sistema para que pueda emprender mejoras oportunas.

2) Instrucción de proceso

En la mayoría de las empresas, la información importante es el conocimiento tribal y se vuelve difícil acceder a ella en caso de que el funcionario relacionado esté ausente de la escena.

En caso de que un empleado clave abandone la empresa, se vuelve difícil para otros realizar tareas específicas. En estas circunstancias, si toma la ayuda de un diagrama de flujo de trabajo, la visualización será de gran ayuda.

3) Seguimiento y Gestión

El software relacionado con el diagrama de flujo de trabajo ayuda a realizar un seguimiento del proceso comercial en tiempo real. Ahora es fácil conocer los plazos y las demoras y trabajar en consecuencia. También ayuda en el mapeo de procesos.

Significado de símbolos y formas en un diagrama de flujo de trabajo

El significado de las formas y los símbolos que se utilizan se describen a continuación:

• Óvalo: esta forma representa el punto inicial y final de un proceso. Puede verlos en los bordes de un diagrama de flujo de trabajo
• Rectángulo: las acciones e instrucciones realizadas por un empleado están marcadas con formas rectangulares.
• Diamantes: se utiliza para representar una decisión o una aprobación.
• Flecha: es el medio entre procesos, formas y pasos, ya que apunta hacia el siguiente paso.
• Círculos: se utilizan como conectores para dar un salto de una parte a otra sin pasar por varias etapas. Los círculos están conectados a través de flechas.

Componentes de un diagrama de flujo de trabajo

Los diferentes componentes son los siguientes:

1) Entrada

Se refiere a información, decisión, equipo, acción o capital que tiene un impacto en el siguiente paso.

2) Transformación

Los cambios por los que pasa la entrada para llegar a la salida se conocen como transformación. Incluye cambios en el propósito, la propiedad, la ubicación o las características físicas.

3) Salida

Es el producto terminado y es en realidad el resultado de la transformación.