El Ciclo de Adquisiciones se puede definir como el proceso cíclico de pasos clave en la adquisición de bienes o servicios para la organización. Esta herramienta interactiva se desarrolló estratégicamente para guiar e informar a los miembros de la empresa a través del proceso de adquisición con enlaces a conocimientos relevantes para respaldar todos y cada uno de los pasos del proceso de adquisición.

10 pasos del ciclo de adquisiciones efectivo

1) Necesidad de reconocimiento

El departamento de compras y la gerencia de la empresa deben comprender y determinar las necesidades de desarrollo de un nuevo producto de fuentes internas o externas. El producto requerido es el que necesita ser reordenado a los proveedores, o es el artículo nuevo para la empresa.

2) Necesidad Específica

El producto adecuado es muy importante y crucial para la empresa. Algunas industrias tienen estándares para ayudar a determinar las especificaciones de los productos requeridos, mientras que algunos de los dominios de las industrias no tienen un punto de referencia al pedir los productos, ya que la gerencia podría haber pedido el producto en el pasado para algunos otros requisitos. De lo contrario, la empresa debe especificar el producto necesario mediante el uso de identificadores como el color, el peso y otras especificaciones vitales.

3) Opciones de fuente

El siguiente paso implica que la empresa necesita determinar las fuentes de donde obtener el producto. Muchas empresas tienen listas de proveedores aprobados que son los proveedores habituales. Si este no es el caso, la empresa deberá buscar un proveedor mediante órdenes de compra o investigar una variedad de otras fuentes, como redes sociales, portales de Internet y otras fuentes lucrativas y puntos de referencia. La compañía calificará a varios proveedores preseleccionados para determinar el mejor producto adecuado para las operaciones comerciales.

4) Precio y Términos

El siguiente paso en la línea es que la empresa tiene que investigar toda la información relevante y vital para determinar el mejor precio y términos para el producto requerido. Esto dependerá de si la empresa necesita productos listos o materiales especializados que se hacen a pedido. Según la regla general del mercado, la empresa tendrá una lista corta de tres proveedores antes de llegar a la decisión final.

5) Orden de Compra

La orden de compra es el documento formal y se utiliza para comprar materiales entre un comprador y un vendedor. Define los aspectos del precio, las especificaciones del producto y los términos y condiciones del producto y todos los demás términos obligatorios según los requisitos de la industria.

6) Entrega

La orden de compra debe ser entregada, generalmente por medio de correo electrónico o entrega personal. Muchas veces, el método de entrega específico se especifica en la orden de compra. Luego, el destinatario acusa recibo de la orden de compra y ambas partes involucradas conservan una copia en sus registros como prueba y para referencia futura.

7) Acelerar

La etapa de expedición de la orden de compra aborda los plazos de los materiales entregados. Se vuelve bastante importante si hay demoras en todo el procedimiento. Las cuestiones que más surgen en el proceso son las fechas de pago, los plazos de entrega y la finalización final del pedido.

8) Recibo Final e Inspección de Compras

Una vez que el vendedor entrega el producto, la empresa receptora acepta o rechaza los artículos según las especificaciones y términos señalados en la orden de compra. La aceptación de los artículos recibidos obliga a la empresa a pagarlos al vendedor.

9) Aprobación de facturas y pago final

Se requieren tres documentos vitales para el método de pago final: la factura en sí, el documento de recepción o el comprobante de entrega, y la orden de compra original firmada por ambas partes. El acuerdo de estos documentos proporciona la confirmación de ambas partes involucradas y cualquier tipo de discrepancia debe resolverse antes de que el destinatario realice el pago final. Los pagos se realizan en efectivo, cheque, transferencias bancarias u otro tipo de transferencias electrónicas según los términos y condiciones pactados.

10) Mantenimiento de registros

En el caso de auditorías y otros procedimientos contables, la empresa debe mantener registros adecuados para la debida evaluación. Estos incluyen registros de compra para verificar cualquier tipo de información relacionada con impuestos y el documento de orden de compra confirma la garantía de la información requerida.

Métodos de Adquisición en el Ciclo del Proceso de Adquisición Efectivo

1) Licitación Abierta

La licitación abierta es la abreviatura de licitación pública en el ciclo de adquisiciones. En este método, las empresas ofertan por bienes en una competencia abierta o en una forma de solicitud abierta. En el proceso de licitación abierta, la empresa debe cumplir con los aspectos mencionados a continuación:

1. Publicidad local en el mercado
2. Tener una lista de especificaciones técnicas imparciales y coherentes
   
3. Contar con medios y medidas de evaluación objetiva
4. Estar abierto a todos los postores calificados manteniendo la transparencia.
5. Ser otorgado al proveedor de menor costo sin negociaciones de contrato

Este método en realidad fomenta la competencia efectiva para obtener los productos requeridos con énfasis en la relación calidad-precio. Sin embargo, teniendo en cuenta que es un método basado en procedimientos, muchos expertos consideran que este método no es muy adecuado para adquisiciones grandes o complejas debido a su intenso enfoque en el proceso de salida en lugar del estricto cumplimiento de los estándares.

Desventajas de la licitación abierta:

1. Los requisitos complejos no son muy adecuados para este método.
2. 
   Líneas de tiempo extendidas
3. Complicaciones en la definición de las necesidades y requisitos exactos por parte de la empresa compradora

2) Licitación restringida

A diferencia del método de licitación abierta del Ciclo de Contratación, la licitación restringida sólo establece un límite en la cantidad de solicitudes de licitación que pueden enviar los distintos proveedores en el mercado. Y debido a la naturaleza selectiva de este proceso, la licitación restringida también se conoce como licitación selectiva. La licitación restringida se considera un método de contratación competitivo, pero la competencia se limita a las agencias invitadas por el equipo de contratación.

La empresa contratante debe establecer un conjunto de pautas al seleccionar a los proveedores, ya que las selecciones aleatorias no serán muy adecuadas para todo el proceso. Este método es selectivo para encontrar los proveedores más adecuados y calificados para adquirir productos, además de que también ahorra mucho tiempo y recursos a la empresa.

3) Solicitud de Cotizaciones

Este método de adquisición se utiliza para productos o servicios de pequeño valor requeridos por la empresa y es el método de adquisición más fácil y simple sin ningún tipo de complejidad involucrada. Este método asegura el proceso de adquisición rápido y rápido sin mucho papeleo. No existe una propuesta formal redactada por ninguna de las partes involucradas en este método. La entidad de contratación selecciona un mínimo de tres proveedores para las cotizaciones. Luego de la comparación de cotizaciones y los servicios brindados por los proveedores, se selecciona el mejor.

4) fuente única

El método de adquisición de fuente única es el método no competitivo que debe usarse en circunstancias específicas en la organización. La adquisición de una sola fuente ocurre cuando la empresa tiene la intención de adquirir productos y bienes de un solo proveedor. Este método debe someterse a un estricto proceso de aprobación por parte de la dirección de la empresa.

Las diversas circunstancias internas y externas que llaman a ciclar este método se mencionan a continuación:

• Emergencias en la organización.
• Si solo hay un proveedor disponible y calificado para cumplir con los requisitos de manera eficiente
• Si las ventajas de utilizar un determinado proveedor son bastante claras
• Si la empresa requiere un determinado producto que solo está disponible a través de ese proveedor específico
• Para la continuación de procesos de trabajo que no pueden ser reproducidos por otro proveedor en el mercado

Beneficios de un proceso de ciclo de adquisiciones bien diseñado

• Ahorra mucho tiempo al garantizar las soluciones correctas para satisfacer las necesidades y requisitos de su negocio.
• Precio justo y rentabilidad
  
• Evita pasar por alto los pasos vitales que pueden causar problemas en el futuro.
• El proveedor seleccionado está bien familiarizado con las operaciones comerciales.
• Sistemas contables transparentes.

Importancia de la Planificación de Adquisiciones en el Ciclo de Adquisiciones

1. Ayuda a la empresa a decidir qué comprar, cuándo y desde dónde comprar.
2. Permite determinar y comprobar si las expectativas son de naturaleza realista.
3. Es una oportunidad para que todas las partes interesadas de la empresa involucradas en el proceso se reúnan para discutir los requisitos particulares de adquisición. Estas partes interesadas pueden ser los proveedores, los usuarios finales, el departamento de adquisiciones y los expertos técnicos para brindar sus aportes sobre los requisitos específicos.
4. Permite a la empresa crear la estrategia de adquisiciones para la adquisición de cada requisito que se incluirá en todo el plan de adquisiciones. Dicha estrategia incluye los aspectos de estudio de mercado y la determinación del método de adquisición según los requisitos y las circunstancias del mercado.
5. La empresa puede evaluar la viabilidad de combinar o dividir los diversos requisitos de adquisición en diferentes paquetes según el mérito de la situación.