La comunicación es una forma en la que se pueden transmitir mensajes significativos entre las personas para transmitir ideas. Cualquier tipo de medio puede ser utilizado por la comunicación para transmitir el mensaje.

¿Que es comunicación?

La comunicación se define como el proceso de comprender y compartir significados. Aquí, el proceso es cualquier tipo de actividad que no permanece constante. Cambia todo el tiempo y no se puede definir.

Por lo tanto, el concepto de proceso tiene un cambio de retroalimentación, un cambio de perspectiva o cualquier otro cambio relevante que impacte en el estado de cosas existente. Por ejemplo, cuando viaja a la oficina desde su casa, su proceso cambia porque su perspectiva cambia ya que interactúa con un conjunto diferente de personas.

La siguiente parte de la definición de comunicación es la comprensión. Comprender significa comprender o interpretar. Podrá comprender una película con más claridad que simplemente mirar imágenes fijas sin explicación ni sonido.

La última parte de la definición es compartir. Cuando haces algo junto con una o más personas, se puede denominar compartir.

Por lo tanto, la comunicación es la culminación de todos estos componentes para formar una actividad informativa comprensible y bien informada para transmitir información, mensajes o cualquier otro pensamiento relevante a un receptor o grupo de receptores.

Importancia de la comunicación

Prácticamente el mundo funciona gracias a la comunicación. La importancia de la comunicación no se puede enfatizar lo suficiente en nuestro trabajo diario. Si no fuera por la comunicación, estaríamos de vuelta en la época de los neandertales.

Desde nuestro hogar hasta nuestro lugar de trabajo, hay comunicación en todas partes. Desde una canción, un discurso hasta un movimiento de cabeza o un apretón de manos, se utilizan diferentes formas de comunicación a lo largo del día sin que te des cuenta. La comunicación facilita la transmisión de los pensamientos y ayuda a comprender la perspectiva de otra persona.

El aprendizaje se detendría sin la comunicación ya que no se puede enseñar a nadie sin el uso de texto, imágenes, sonido o lenguaje de señas. No habría intercambio de ideas o pensamientos sin comunicación, y las empresas no podrían sostenerse, y tampoco las personas.

Elementos de comunicación

Es esencial comprender los componentes vitales de la comunicación para comprender el proceso de comunicación con claridad.

Los siguientes son ocho componentes diferentes de la comunicación.

1. Fuente

La fuente es el creador del mensaje. La fuente inicia el mensaje y lo envía al remitente. Una persona que habla con un grupo de personas puede considerarse como una fuente de habla.

La fuente transmite el mensaje con la ayuda de la comunicación verbal y no verbal.

A veces, también pueden estar involucrados tipos de comunicación escritos y visuales. El objetivo principal de la fuente es transmitir los pensamientos o ideas que tienen al receptor.

2. Mensaje

El contexto real de la comunicación es un mensaje. El mensaje es la estructura formalizada de la comunicación. Se puede mantener un grupo de imágenes juntas para transmitir una historia, o se pueden juntar un par de letras para transmitir un mensaje.

Como se explicó anteriormente, la intención del mensaje depende no solo de las palabras del mensaje, sino también del tono, la modulación de la voz y la forma en que se transmiten los mensajes a la otra persona.

Diferentes elementos entran en juego en varios tipos de comunicación. Por ejemplo, el tono, la modulación de la voz serán importantes en la comunicación verbal, mientras que la gramática y la puntuación serán importantes en la comunicación escrita.

Por otro lado, en el caso de la comunicación no verbal, tus gestos y lenguaje corporal importan, mientras que en el caso de la comunicación visual, importarán las imágenes, sus escenarios y la calidad visual.

3. Canal

El método en el que los mensajes se comunican de un punto a otro se llama canal. Los canales son esenciales para transmitir el mensaje desde el origen hasta el destino.

Si el mensaje no se transmite, no se realizará la acción deseada y el proceso de comunicación no será válido.

4. Receptor

El receptor es quien recibe el mensaje del emisor. El receptor puede considerarse como el punto de terminación del proceso de comunicación o la fuente de origen del proceso de retroalimentación de la comunicación.

El receptor puede ver, sentir, oír, tocar o analizar adecuadamente el mensaje enviado por el emisor dependiendo del tipo de comunicación. Tanto el receptor como el remitente deben estar en líneas similares para que puedan entender el mensaje porque si el remitente y el receptor no pueden entenderse, entonces falla todo el propósito de la comunicación.

Puede haber muchas diferencias entre el remitente y el receptor, y para que se produzca una comunicación óptima, esas diferencias deben ser lo más bajas posible.

5. Comentarios

Después de que el receptor recibe el mensaje, el receptor comprende el mensaje. Él trata de darle sentido y entenderlo. Una vez que comprende, la retroalimentación se envía del receptor al remitente. Durante este tiempo, el receptor se convierte en emisor y el emisor se convierte en receptor porque la retroalimentación viaja de receptor a emisor.

La existencia de retroalimentación sugiere que la comunicación es un proceso bidireccional. Por mucho que el remitente quiera transmitir un mensaje al receptor, el receptor también quiere transmitir un mensaje de vuelta al remitente.

Esta retroalimentación se basará en el mensaje enviado inicialmente por el remitente y será una especie de respuesta a ese mensaje.

6. Medio ambiente

La atmósfera en la que recibimos el mensaje se llama entorno. El entorno puede incluir, entre otros, el equipo, los objetos, el clima y otras cosas que están presentes cuando ocurre el proceso de comunicación.

El entorno externo en el que nos paramos para hablar con otra persona también puede denominarse entorno.

Un teatro repleto de público también puede considerarse como el entorno. Cada entorno puede tener algunos requisitos para la apariencia. Por ejemplo, ir a una fiesta tendrá un código de vestimenta, mientras que venir a una oficina tendrá un código de vestimenta formal. En tales casos, no sólo el vestir sino también la comunicación depende del entorno. Es esencial comprender su entorno antes de comenzar a comunicarse.

7. Contexto

El contexto es donde tiene lugar el escenario o escenario de la comunicación. Por ejemplo, las discusiones comerciales, como las presentaciones, tienen lugar en un grupo de personas. Por lo tanto, el contexto para tal discusión es formal.

Por otro lado, la comunicación con los miembros de la familia suele ser casual. El contexto se trata de cómo la gente espera que seas en entornos específicos. Por lo general, las señales ambientales se utilizan para crear esas expectativas.

8. Interferencia

La interferencia es otro término para el ruido que está presente en el proceso de comunicación. La función principal del ruido es bloquear o crear un obstáculo en la comunicación para que el receptor llegue a la mitad o no llegue en absoluto al mensaje deseado.

Por ejemplo, si un bebé llora en el cine durante el clímax de una película, tu atención se ve perturbada. El mensaje previsto de la película no te llega. Si bien este es un ejemplo de ruido externo, también hay un ruido interno que está presente en nosotros mismos.

Los pensamientos que están ocupados en tu mente cuando estás trabajando se llaman ruido psicológico. Estos pensamientos interrumpen tu trabajo más a menudo de lo que te imaginas. Si no fuera por estas interferencias psicológicas, todos nosotros habríamos sido productivos al menos diez veces más de lo que somos ahora.

Otro tipo de ruido es cuando el mensaje te lo comunican claramente, pero tu mente lo interpreta de manera diferente. Por ejemplo, una tarjeta de invitación dice: “Solo corbata negra”. Se detectaría una interferencia significativa en la persona si llevara ‘solo’ una corbata negra a la fiesta.

Funciones de la comunicación

Algunas de las funciones comunes de la comunicación son:

1. Informar

Esta función de comunicación se utiliza con fines informativos. Entra en juego para capturar y compartir mensajes informativos. Puede utilizar esta función de comunicación de forma verbal o no verbal.

2. Regulación o Control

La segunda función de la comunicación se utiliza para regular o controlar el comportamiento, las inclinaciones y los sentimientos de los participantes. El hablante o escritor regulará o controlará las actividades del oyente compartiendo señales verbales o no verbales. Los oyentes también pueden controlar o regular dando algunas señales para controlar la forma en que alguien interactúa.

3. Interacción social

Con la ayuda de esta función de comunicación, se construyen las relaciones sociales. La interacción social se utiliza para formar vínculos, relaciones, intimidad o relaciones. También ayuda a crear relaciones con partes internas y externas de una organización, como empleados, líderes, proveedores, inversores, clientes, etc.

4. Motivar o persuadir

Una de las funciones más comunes de la comunicación es motivar, persuadir o influir en alguien con su proceso de pensamiento. También es muy eficaz en la gestión empresarial, ya que los gerentes y líderes deben tener habilidades de comunicación para motivar a sus equipos.

5. Reducción de malentendidos

La comunicación juega uno de los papeles más cruciales en la reducción de la confusión, el conflicto, los malentendidos y las controversias. Supera todo tipo de problemas y, por lo tanto, las organizaciones tienen un sistema de comunicación ascendente y descendente para resolver diferentes problemas, controversias y desacuerdos.

6. Decisiones/Toma de Elecciones

La comunicación es la columna vertebral de los procesos efectivos de toma de decisiones tanto en la vida personal como en la profesional. Canaliza información y puntos de vista que potencian la toma de decisiones. Desde la gerencia hasta los líderes y los empleados de nivel inferior, todos usan prácticas de comunicación para participar en el proceso de toma de decisiones.

7. Resolución de problemas/problemas

Nos enfrentamos a tantos impedimentos, dificultades y problemas en nuestro mundo personal y profesional. La comunicación puede venir a nuestro rescate tantas veces en nuestras actividades diarias. La forma correcta de comunicar los problemas con la persona asociada o responsable allana el camino para encontrar las soluciones más adecuadas. También protegerá de cualquier mala interpretación o sesgo cuando surja cualquier problema.

Naturaleza de la comunicación

Un proceso de comunicación puede tener la siguiente naturaleza

1. Proceso bidireccional

La comunicación gira en torno a un proceso bidireccional en el que participan al menos un emisor y un receptor, ya que un individuo no podrá comunicarse consigo mismo.

2. Verbal y no verbal

Una de las naturalezas más importantes de la comunicación es su capacidad de ser verbal y no verbal. En la forma de comunicación verbal, las palabras se utilizan para compartir información, mientras que en la comunicación no verbal, el lenguaje corporal, los gestos, las posturas, etc. se utilizan para comunicarse.

3. Proceso continuo

El proceso de comunicación comprende un proceso continuo que canaliza el intercambio de ideas y opiniones de manera permanente. Las interacciones continuas asociadas al proceso de comunicación están asociadas a los procesos de discusión y toma de decisiones.

4. Orientado a objetivos

Una sesión de comunicación se considera exitosa cuando ayuda a los participantes asociados a lograr los objetivos relevantes. Por lo tanto, la orientación a objetivos es una de las naturalezas más importantes de la comunicación efectiva.

5. Un medio, no un fin

La comunicación funciona como un medio utilizado para transferir información de un participante a otro pero no es un fin. Entonces, la comunicación actúa como un medio o medio para llegar al fin para lograr objetivos.

6. Entendimiento mutuo

La comunicación sienta las bases para el entendimiento mutuo. Los participantes de un proceso de comunicación desarrollan una comprensión mutua del tema, tema o mensaje compartido.

7. Proceso dinámico

La naturaleza de la comunicación también es dinámica, ya que ocurre entre el remitente y el receptor en varias formas a través de diferentes medios según las necesidades e inclinaciones de la comunicación. Entonces, el proceso de comunicación sigue cambiando en diferentes situaciones, lo que lo hace dinámico.

8. Intercambio

La naturaleza de la comunicación se basa en la idea de intercambiar información, puntos de vista, mensajes, pensamientos, opiniones y sentimientos. La comunicación ocurre cuando las personas se relacionan entre sí para desarrollar la comprensión.

9. Omnipresente

La comunicación también es ubicua ya que está presente en todas partes. Tiene lugar en diferentes niveles de la estructura profesional, personal u organizativa.

10. Fundamento de la gestión

Todas las funciones gerenciales se canalizan a través de diferentes medios de comunicación. Desde la elaboración de planes organizacionales y de desarrollo, la comunicación es el elemento más crucial que juega un papel significativo en la gestión de las diferentes actividades profesionales.

11. Interdisciplinario

Para una comunicación efectiva, el conocimiento y la información se derivan de diferentes campos y ciencias, como la antropología (estudio del lenguaje corporal), la psicología (estudio de la actitud), la sociología (estudio del comportamiento humano), etc. Al usar de manera efectiva la información de estos campos, la comunicación se empodera y se vuelve más eficaz.

Vídeo sobre Comunicación

caracteristicas de la comunicacion

1. La comunicación tiene lugar entre al menos dos o más personas.

La característica más importante de la comunicación son las partes involucradas en el proceso de comunicación. La comunicación generalmente tiene lugar entre dos o más de dos personas, donde una persona es el destinatario de la información y otra es el transmisor de la información.

Sin embargo, un proceso de comunicación es un proceso de comunicación bidireccional, lo que significa que ambas partes involucradas en el proceso de comunicación pueden compartir información al mismo tiempo.

2. Un proceso bidireccional

Como ya hemos aprendido, la comunicación es un proceso bidireccional en el que todas las partes involucradas en el proceso de comunicación intercambian ideas e información entre sí.

Sin embargo, la comunicación no está completa a menos que el receptor del mensaje no entienda y reconozca el mensaje.

3. El mensaje

La comunicación es inútil si no contiene un mensaje útil. Por lo tanto, un mensaje es imprescindible en el proceso de comunicación. Un mensaje puede ser una idea, información, instrucciones o sugerencias.

Una comunicación se llama efectiva si entrega el mensaje previsto correctamente, y no habrá comunicación sin mensaje.

4. Naturaleza dinámica

La comunicación es dinámica, lo que significa que crece y evoluciona con la participación de las partes y su estado de ánimo y estado de ánimo involucrados en la comunicación.

Por lo tanto, la comunicación puede durar horas o solo unos segundos, según la información que se comparte en la comunicación y el interés de las personas involucradas en la comunicación.

Por ejemplo, una reunión entre el gerente y sus subordinados puede durar 10 minutos o también puede durar horas, dependiendo de la discusión que se lleve a cabo en la reunión.

5. Establecer entendimiento mutuo

Otra característica importante de la comunicación es establecer un entendimiento entre las partes involucradas en el proceso de comunicación, lo que significa que el receptor recibe y comprende la información de la misma manera que el remitente desea que se reciba y comprenda.

La comunicación no tiene éxito hasta que el mensaje no se transmite correctamente y hasta que el remitente del mensaje no recibe el acuse de recibo.

6. Respuesta

La comunicación se considerará completa solo si el remitente del mensaje recibe la respuesta adecuada.

7. Sistemático

La comunicación es sistemática, lo que significa que cada componente de la comunicación depende del otro componente de la comunicación. El significado de toda la comunicación cambiará con el pequeño cambio en cualquiera de los componentes involucrados en la comunicación.

Por ejemplo, si la comunicación tiene lugar entre un jefe y su subordinado por teléfono. La información intercambiada en el proceso de comunicación puede verse afectada por el más mínimo problema en la línea telefónica.

8. Forma de comunicación

La comunicación puede tener lugar en cualquier forma. Por ejemplo, puede ser oral, escrito o en forma gestual. La comunicación oral y escrita se considera comunicación formal y se usa a menudo en un entorno empresarial. Sin embargo, la comunicación gestual se lleva a cabo mediante la transmisión de información mediante movimientos de manos u ojos.

Es un tipo informal de comunicación que se usa mucho en el ambiente informal pero que no es aceptable ni se considera apropiado en el ambiente formal.

9. El flujo de información

La comunicación puede tener lugar entre el superior y sus subordinados donde la información fluye del nivel superior al inferior y viceversa y, de manera similar, la comunicación también puede tener lugar entre dos personas que trabajan en el mismo nivel en una organización.

Este tipo de comunicación se conoce como comunicación de lado a lado. Tanto la comunicación de arriba hacia abajo como de lado a lado puede ser de naturaleza tanto formal como informal.

Por ejemplo, cuando un empleado comparte información mencionada en una circular con otro empleado se denomina comunicación formal y cuando el mismo empleado comparte un rumor sobre otro empleado que trabaja en la misma organización es un ejemplo de comunicación informal.

10. Un proceso continuo

Un proceso de comunicación es un proceso continuo donde la información se comparte entre las personas involucradas en la comunicación sin cesar.

Por ejemplo, un gerente da instrucciones a sus subordinados para que completen varios trabajos en el trabajo.

Papel de la comunicación

Un buen líder sabe todo sobre el papel clave de la comunicación.

Se comunican bien con los miembros de la organización para hacerlos más productivos a su debido tiempo. Las siguientes son las cualidades esenciales de la comunicación efectiva que son obligatorias para cualquier organización:

1. Garantizar la claridad de la entrega del mensaje

Todos los métodos de comunicación efectivos son fáciles y directos. Son sutilmente claros y concisos con el trabajo de la organización.

Como líder, no sea vago acerca de sus mensajes y puntos de vista. Comunicarse bien y conversar con total claridad para evitar cualquier malentendido. Las metas deben estar establecidas y claras en la mente de cada persona. Los líderes de equipo proporcionan esta claridad de objetivos.

¿Cuál es la duración del proyecto? ¿Cuánto tardará en completarse? Haga estas preguntas claramente para tomar las decisiones correctas sobre el proyecto. La comunicación vaga e incompleta conduce a etapas improductivas en la organización en cuestión.

2. Comunicación para establecer la personalización 

Comunicarse con todos en la sala es una tarea tediosa. Pero un líder efectivo sabe que todos son esenciales en la sala y tienen voz.

Él o ella toma nota mental de cada empleado presente en el equipo para una comunicación excelente y efectiva. Conocer a todos los empleados a nivel personal les infunde un tipo diferente de confianza. A través de una comunicación efectiva, estos empleados pueden transmitir sus pensamientos directamente a los líderes o gerentes.

El reconocimiento de cada empleado es vital para una buena comunicación.

3. Garantizar la transparencia en el trabajo 

La transparencia es un factor esencial a la hora de ejecutar una comunicación efectiva. El líder debe tener transparencia en cada trabajo que realiza para una organización. Los compañeros de trabajo observan cada trabajo del líder sin obstáculos.

Todos los empleados pueden observar todos los procesos de trabajo debido a la función transparente del líder.

Los líderes no tienen ninguna agenda oculta. Los empleados no tienen que leer debajo de las líneas y son todos transparentes y específicos.

La privación de transparencia conduce a situaciones de incertidumbre en la organización. Esto provoca desconfianza y ansiedad dentro de la organización.

4. Escuchar a todos y sistema de retroalimentación 

La comunicación es un proceso bidireccional que tiene dos personas: el agente que entrega el mensaje y el oyente. Toda la información es escuchada atentamente por los jefes de equipo.

Mantienen la perspectiva de cada compañero de equipo en su proceso para alcanzar las metas de la organización. La comunicación efectiva construye relaciones entre todos los compañeros de trabajo para una mayor precisión y concisión.

Todo gran líder analiza bien el mensaje antes de concluir cualquier conclusión. Ponen su énfasis en el análisis de los mensajes. Todos los grandes líderes son responsables de cada proceso que hacen que entregue.

Si cometen algún error, lo rectifican instantáneamente antes de que haya una pérdida considerable para la organización. Lo hacen sin dramatismo exagerado y sin falsa humildad.

5. Ofrecer la capacidad de inspirar 

Es el elemento más vital de la comunicación efectiva. En esto, los líderes influyentes tienen que inspirar a sus compañeros de equipo a ese nivel para desempeñarse excepcionalmente bien.

Los líderes tienen la visión de éxito que ayuda en la adquisición de la meta de la organización. Depende del líder comunicar e inspirar a todos los miembros del equipo para que lo hagan bien.

Todas las comunicaciones excelentes destacan entre la multitud en todos los términos. Este tipo de comunicaciones hacen que la organización sea más productiva y rentable.

Ventajas de una buena comunicación 

La comunicación es una parte integral de un gran liderazgo. Mejora muy bien todo el trabajo de la organización. Veamos las principales ventajas de una comunicación efectiva:

1. Aumenta la eficiencia de los empleados. Al comunicarse bien dentro de una organización, los empleados pueden desempeñarse de manera más eficiente. Tienen todo el conocimiento y la información que necesitan para cumplir con sus funciones y responsabilidades.
2. Mejora el rendimiento empresarial de la organización. La comunicación eficaz juega un papel esencial en la mejora del rendimiento empresarial de una organización.
3. Varios esfuerzos, como las relaciones públicas y el marketing, se basan en el proceso de comunicación para transmitir el mensaje a los clientes.
4. A través del proceso de comunicación, los líderes pueden dirigirse al mercado. Pueden contar historias convincentes sobre por qué sus productos y servicios deberían ser importantes para sus clientes existentes.

Conclusión

Por lo tanto, la comunicación es un aspecto vital de nuestra existencia. El uso de una comunicación adecuada en los entornos apropiados es esencial para una comunicación eficaz. Esto se puede lograr teniendo en cuenta los diferentes elementos de la comunicación.