El proceso de Gestión de Compras se puede definir como el método por el cual se compran artículos a proveedores externos en el mercado. El proceso implica la gestión del pedido de las mercancías, la recepción, revisión y aprobación de los artículos adquiridos de los proveedores.

Todo el proceso también especifica cómo se gestionarán las relaciones con los distintos proveedores de manera eficiente, asegurando que se reciban altos niveles de servicios. Es uno de los puntos críticos en la gestión de compras. La esencia principal del proceso general radica en el hecho de que obtienes lo que has pagado.

La gestión de adquisiciones ayuda a la empresa a ahorrar dinero gastado en la compra de bienes y servicios de varias partes externas en el mercado junto con otros beneficios.

El funcionamiento del proceso de Gestión de Compras:

No todos los bienes y servicios requeridos por la empresa deben comprarse a terceros en el mercado. Es muy imperativo evaluar los pros y los contras de comprar o alquilar los bienes requeridos y del mercado exterior. La gerencia de la empresa debe verificar si la decisión de compra será rentable a largo plazo y demostrará ser bastante beneficiosa para la empresa.

Es muy importante comprender y averiguar los requisitos exactos y luego buscar y considerar las diversas opciones y alternativas disponibles. Hay bastantes proveedores en el mercado que satisfacen las necesidades y los requisitos, pero tiene que haber un criterio claro sobre el cual seleccionar uno sobre la base de una investigación y comprensión exhaustivas del mercado.

Existe la opción de llamar a algún tipo de licitación para el requerimiento del producto o bien por parte de los vendedores en el mercado y utilizar criterios de selección para seleccionar el mejor del lote.

El siguiente paso consiste en llamar a licitación y los diferentes proveedores entregarán sus respectivas cotizaciones. Esta etapa es bastante similar a la elección de proyectos, ya que la empresa necesita considerar varios y diferentes criterios, además del costo, para finalmente seleccionar el proveedor para el requerimiento de los bienes y productos.

Después del proceso de evaluación , la gerencia de la empresa puede seleccionar y preseleccionar al mejor proveedor seguido del siguiente paso de discutir la naturaleza exacta de los requisitos y los términos y condiciones relacionados, como pagos, plazos de entrega y otros cruciales para evitar cualquier tipo. de discrepancias en el futuro.

La gestión de compras es muy importante para mantener una buena relación con el proveedor y formular el acuerdo que cumpla con los requisitos y los niveles de satisfacción de ambas partes involucradas. Este paso ayuda en el factor de sostenibilidad de los negocios de ambas partes involucradas.

¿Cómo hacer que la gestión de compras funcione de manera eficiente?

Para asegurarse de que todo vaya bastante bien en todo el proceso, se debe llevar un registro del progreso de la adquisición de los bienes requeridos. Implica verificar a los proveedores para asegurarse de que cumplan con los términos del contrato y puedan suministrar según los plazos de entrega.

En caso de cualquier tipo de discrepancia o problema, el proveedor debe dirigirse por el método de comunicación decidido en el momento de la firma del contrato y la orden de compra final.

La empresa debe tener un enfoque flexible y debe estar dispuesta y abierta al cambio según el escenario actual del mercado. Este factor implica todos los cambios necesarios para garantizar la eficiencia de todo el proceso de contratación.

Los cambios podrían tomar la forma de avances tecnológicos en la industria e incluso cambios en la naturaleza de la fuerza laboral, entre otros cambios cruciales y necesarios.

En cuanto a los avances tecnológicos, es posible que sea necesario comprar cualquier nuevo tipo de equipo y maquinaria introducidos en el mercado necesarios para manejar los bienes comprados de manera eficiente para el flujo adecuado de trabajo y operaciones comerciales.

El mismo caso se aplica a la naturaleza de la fuerza laboral, la empresa necesitaría emplear trabajadores altamente calificados, eficientes y capacitados.

La gestión de compras siempre es mejor para la empresa tener un conjunto diferente de equipos dentro de la jerarquía que se especializan en diferentes campos y diversas operaciones comerciales. Este enfoque haría que la gestión de adquisiciones fuera bastante más fácil y eficiente.

Cada equipo se ocupará de las áreas relevantes de compras y también poseerá la experiencia necesaria.

Etapas en la Gestión de Compras:

1. Identificación de las necesidades y requisitos: cuando la empresa determina las necesidades y requisitos de los bienes, se deben identificar las necesidades del proveedor para elegir qué tipo de producto se ajustará mejor a la operación comercial. Luego, la empresa debe preseleccionar al proveedor según la calidad de los productos al mejor precio y asegurarse de que el proveedor pueda entregar el envío a tiempo.
2. Encontrar y calificar a los proveedores : utilizando el poder de Internet o las diversas bases de datos de proveedores, es necesario reunir una lista de todos los posibles proveedores de productos.
3. Solicitud de propuestas : es importante solicitar las propuestas de los distintos proveedores para asegurarse de comprar los productos de la mejor calidad y al mejor precio vigente. Posteriormente, el proceso de negociación comienza considerando el escenario actual del mercado y los presupuestos de la organización.
4. Negociación con los proveedores – Para lograr los mejores precios, plazos y la entrega final, es necesario negociar con los proveedores seleccionados. Este aspecto ayuda a evaluar su confiabilidad y otros factores comerciales vitales.
5. Contratación : si ambas partes están de acuerdo con todos los términos, como precio, entrega, calidad, etc., la empresa entra en el acuerdo comercial final d= al firmar el contrato oficial.
6. Entrega : durante todo el proceso de entrega de los productos, es importante evaluar los productos entregados para asegurarse de que sean lo que había planeado comprar y cumplan con los estándares de calidad, además de que lleguen a tiempo.
7. Análisis de resultados : una vez que se completa el proyecto y los productos llegan y se entregan, es importante analizar el proceso general y evaluar su éxito, así como registrar las observaciones para futuros proyectos con el mismo proveedor.

Beneficios de la adquisición:

1. Ayudar a cumplir los objetivos comerciales y las expectativas de las partes interesadas
   

La Gestión de Compras ayuda a la empresa a cumplir con las expectativas de los grupos de interés. Ayuda a realizar las operaciones comerciales en un nivel superior y alcanzar los objetivos a largo y corto plazo del negocio.

2. Ahorros
   

Los ahorros se pueden lograr mediante una variedad de métodos, como reducir los errores de entrega o aumentar la calidad de los productos y servicios. La medición del costo directo y el ahorro de tiempo del equipo se logra a través de un mejor proceso de Gestión de Compras .

3. Mayor valor y menores riesgos en la cadena de suministro
   

Construir relaciones cercanas y fructíferas con los socios estratégicos ayuda a minimizar los riesgos de la cadena de suministro.