Proceso Documentación Importancia, Metas y Pasos
Varios procesos diferentes componen un negocio. Los diferentes procesos que constituyen un negocio necesitan revisión y mejora constante. Estos procesos generalmente se mejoran en función de cómo proporcionar un mejor valor al cliente final.
Se debe analizar el proceso, identificar los puntos débiles, diseñar soluciones para los problemas y diseñar e implementar un proceso nuevo y mejorado. Requiere mucha deliberación por parte del equipo que gestiona o trabaja en diferentes fases del proceso.
Esta deliberación se puede facilitar con la documentación del proceso que ayuda a tener una descripción detallada de la ejecución del proceso.
¿Qué es la Documentación de Procesos?
Como sugiere el propio nombre, la documentación de procesos significa documentar un proceso en su sentido más básico.
La documentación del proceso es esencial ya que brinda a todos los involucrados una idea clara y concisa de los pasos involucrados en el funcionamiento del proceso. El documento de proceso proporciona un resumen de los pasos necesarios para completar una tarea.
La documentación de un proceso es útil, ya que sirve como base para futuras mejoras en el proceso.
Sin la documentación adecuada, será difícil identificar problemas y aportar mejoras o cambios en el proceso. La documentación hace que todas estas tareas sean mucho más fáciles de administrar.
Objetivos de la documentación del proceso: importancia de la documentación del proceso
La documentación del proceso tiene como objetivo ayudar a comprender el proceso, aprender a implementar el proceso, ajustar la estrategia y mejorarlo. Los procesos ayudan en:
1. Reducción y Eliminación de Defectos
La documentación del proceso le brinda la oportunidad de reducir y eliminar fallas. Como todo el proceso comercial está mapeado, reduce la cantidad de decisiones erróneas.
Por lo tanto, mejora la precisión requerida para realizar una tarea.
2. Reduce el tiempo dedicado a las tareas
Tener una estructura a la que referirse les permite a sus empleados dedicar menos tiempo a cualquier tarea.
3. Costos decrecientes
Comprender cómo funciona el proceso comercial le permite determinar los puntos que requieren ajustes. Los procesos que funcionan sin problemas no requieren intervenciones; esto reduce el costo de completar cualquier proceso.
4. Disminución del número de recursos para cada tarea
Una estructura adecuada le permite planificar una tarea de manera efectiva. Se puede trazar el número de recursos necesarios para terminar una tarea. Este mapeo le permitirá reducir el desperdicio de recursos.
5. Mejorar la eficiencia
La documentación del proceso proporciona a los lectores directivas explícitas. Este proceso reduce el número de decisiones necesarias para completar un proceso y reduce la confusión acerca de la tarea.
De esta manera, se reduce el tiempo necesario para terminar la tarea de manera eficiente.
6. Mejora de la calidad
La documentación de procesos aumenta la uniformidad en todos los procesos. Cuando hay directivas claras con respecto a los procesos comerciales, es más fácil que todos las sigan de manera uniforme. Mejorando así la calidad de los procesos de negocio.
7. Aumentar la satisfacción del cliente
La maquinaria bien engrasada rara vez falla. A medida que los procesos se ejecutan sin problemas, se reducen las posibilidades de error. Menos errores significan clientes más felices. Tener un documento de proceso reduce significativamente la cantidad de clientes insatisfechos.
Este bajo número de quejas es fácil de corregir.
¿Cómo escribir un documento de proceso?
Un documento de proceso proporciona una idea clara de cada proceso en un negocio.
Describe cada proceso de principio a fin y registra cada paso involucrado en el proceso. Esto da una imagen clara de lo que sucede en cada etapa del proceso y cómo se lleva a cabo cada etapa del proceso.
Un documento de proceso es una parte integral de un proceso. También se documenta cada mejora que se produce en el proceso, y se crea un nuevo documento de proceso agregando las mejoras realizadas.
Esta mejora habría sido difícil y requeriría mucho tiempo sin un documento de proceso adecuado. Estos son algunos pasos que lo ayudarán a desarrollar un proceso útil.
1. Determinación del Alcance del Documento
Determinar el alcance del documento e identificar qué proceso respalda el documento. ¿Se limitará el documento a una sola tarea oa todo el proceso de fabricación en una planta?
2. Ten en cuenta a la audiencia
Es una buena idea tener en cuenta a las personas para las que está escribiendo, ya que esto lo ayudará a seleccionar el documento que la audiencia entienda mejor. ¿Qué es lo que ya saben? ¿Qué necesitan saber? ¿De dónde son?
Estas son cosas que una persona que se encarga de documentar el proceso debe tener en cuenta. Si no beneficia a su público objetivo, se pierde todo el propósito de la documentación.
3. Sea organizado mientras escribe
Escribe bien el documento. Que haya un título y una introducción de lo que se trata el proceso. Proporcione suficiente contexto para que los usuarios puedan relacionarse con el documento.
Solo pueden estar interesados en el documento si ven que se relaciona con ellos o con lo que están haciendo. Un documento adecuadamente organizado es fácil de entender y seguir.
4. Definir roles
Describa las personas involucradas y cómo están involucradas en el proceso. El uso de títulos de trabajo en lugar de nombres individuales podría ayudar a una mejor identificación. También significa que no es necesario reemplazarlos si se ha asignado el rol a una nueva persona.
5. Identificar los puntos de inicio y fin del proceso
Da una identidad definida y estructura del documento. Crear una estructura te permite cumplir con los objetivos que te habías propuesto antes de comenzar el proceso sin problemas.
6. Determinar los resultados del proceso
Comprender el resultado le da al usuario una idea justa sobre el proceso y la lógica de los pasos involucrados. Facilita una mejor comprensión. El resultado de cualquier proceso es el objetivo final que debe lograrse.
7. Determinar las entradas del proceso
Determinar las entradas de un proceso da una imagen más clara de cómo evoluciona el proceso. También da una idea de los recursos necesarios en cada paso del proceso.
8. Lluvia de ideas sobre todas las actividades
La lluvia de ideas de todas las actividades relacionadas con completar el proceso con éxito agrega todos los pasos y no se pierden los detalles esenciales. Esta estrategia se llama “listado”.
9. Organiza el Material Disponible
Organizar el proceso en pasos bien definidos ayuda a comprender mejor el proceso. Se recomienda tener cuidado al dividir los pasos y agrupar elementos. Limite el número de pasos.
Las tareas más largas se tratan mejor dentro de los párrafos.
10. Amplíe los pasos donde sea necesario
Expanda los pasos para incluir más detalles o información. Los elementos como los peligros potenciales y el ejercicio de precaución se incluyen en la información detallada de cada paso. A algunos de sus lectores les puede resultar difícil determinar los conceptos presentados en el documento.
Si les proporciona explicaciones detalladas, mejora sus posibilidades de transmitir su mensaje de manera efectiva.
11. Construya un diagrama de flujo
Las imágenes se graban mejor en la memoria de las personas. Un diagrama de flujo es una representación visual del proceso y esto ayuda a dar una imagen más clara y una manera fácil de recordar el proceso.
12. Agregue capturas de pantalla si es necesario
Se pueden agregar capturas de pantalla a la documentación para ayudar a una mejor comprensión.
Las imágenes ayudan a tus lectores a comprender mejor conceptos complejos. Agregar capturas de pantalla de conceptos que tienen una explicación compleja y extensa facilita que el lector los comprenda.
13. Dar formato a la información
El documento debe tener un formato que se pueda escanear, leer y comprender fácilmente. Ciertos documentos de proceso no tienen un formato predefinido; están escritos al azar.
Estos documentos crean confusión en la mente del lector, lo que lleva a contratiempos al seguir los procedimientos adecuados. Es por eso que el formato adecuado de un documento de proceso es esencial.
14. Pruebe el proceso
Ver a alguien más usándolo te ayudará a hacerlo mejor la próxima vez. Puede ayudarlo a medir sus capacidades y posibilidades de mejora. Probar el proceso también le permite reducir las fallas y disminuir las discrepancias.
15. Revisión
Pedirle a los colegas que revisen el documento ayudará a darle una nueva perspectiva y lo ayudará a mejorar. La retroalimentación de los colegas es crucial, ya que le permite comprender lo que el lector entiende al leer el documento. Las revisiones de sus colegas pueden ayudarlo a llenar los vacíos en su documento de proceso.
16. Actualizar
Todos los procesos se actualizan, y esto significa que los documentos del proceso también deben actualizarse. Los documentos de proceso se rediseñan continuamente para integrar nuevas ideas y mejoras en el proceso.
Las empresas necesitan innovar si quieren seguir siendo competitivas en el feroz mercado actual. Este cambio significa que la documentación que explica el proceso también debe actualizarse.
Actualizar la documentación del proceso de vez en cuando ayuda a la empresa a evaluar su progreso e innovar para el futuro.
Mejores prácticas de documentación de procesos
1. Los documentos deben ser públicos y visibles para todos los empleados
Los documentos publicados por usted deben ser visibles para sus empleados. Esta visibilidad permite a sus empleados consultar el documento siempre que tengan dudas.
2. Los documentos deben almacenarse de forma centralizada y de fácil acceso
Colocar este documento en un servidor central mejora el flujo de trabajo de la empresa. La colocación de documentos en un servidor central protegido también hace que el documento sea más accesible.
3. Deben ser fáciles de editar y buscar
Cualquier documento que sea difícil de editar o buscar se convertirá en un problema para la organización. El documento debe permitir cambios rápidos y permitir que sus empleados lo busquen fácilmente cuando sea necesario.
4. Deben ser concisos
El documento debe proporcionar toda la información necesaria. Si el documento es largo, puede volverse aburrido para el lector leerlo. Se deben usar puntos de boletín para presentar las instrucciones de manera efectiva.
5. Sea flexible para adaptarse a cambios y nuevas ideas
Los documentos que cree no deben ser estrictos. Su estructura debe ser tal que le permita realizar cambios. La flexibilidad es un factor esencial que debe tenerse en cuenta al crear documentos.
6. El formato debe ser simple
El formato simple del documento permite al lector comprender y luego implementar las instrucciones.
7. Usa capturas de pantalla para conceptos difíciles
Es más fácil explicar una tarea o un concepto usando imágenes. El uso de capturas de pantalla le permitirá explicar conceptos difíciles sin problemas.
8. Registrar la última fecha de actualización
Registrar las fechas en las que realizó actualizaciones en el documento lo ayuda a volver a ingresar tareas que no eran adecuadas para su negocio. Mantener un registro le permite rastrear sus decisiones equivocadas.
9. Mantenga una copia de seguridad
Mantener una copia de seguridad mejora la seguridad de cualquier documento. Si algo le sucediera al documento, tendría toda la información que necesita en su copia de seguridad.
Las mejores herramientas de documentación de procesos comerciales
- Trello
- podio
- Confluencia
- Campamento base
- wrike
- alguna vez firmar
- integrar
Google Drive- Evernote
Visio de Microsoft
¡Reflexiones finales sobre la documentación de procesos!
El documento de proceso es una parte integral del proceso de negocio. Ayuda a realizar un seguimiento de todos los pasos involucrados en un proceso y facilita la inclusión de cambios y mejoras. Es un registro del proceso.
Hay muchos beneficios de inculcar la documentación del proceso para una empresa. Ayuda a la empresa a mejorar el flujo de trabajo; también crea un resumen de los procesos de negocio.
Puede consultar este resumen en caso de que un empleado renuncie a su empresa. Este resumen también lo ayudará a capacitar a los nuevos empleados. Todos estos factores hacen que la documentación de procesos sea imprescindible para cualquier autobús que quiera progresar en su campo.
¿Qué importancia le otorga a la documentación de los procesos de negocio?