La organización matricial se define como una estructura compleja implementada por organizaciones empresariales. En la mayoría de los casos, la entidad comercial sigue un sistema de jerarquía, pero aquí, la relación de informes se configura como una matriz o cuadrícula.

Los empleados ahora tendrán que informar a más de un líder, por ejemplo, tanto al gerente de producto como al gerente funcional. Las cadenas de mando duales o múltiples son parte integral de esta estructura.

Estructura de la organización matricial

Existía la necesidad de una estructura organizacional que pudiera satisfacer las necesidades integrales de problemas, proyectos y programas complejos, especialmente cuando los recursos eran limitados.

La infraestructura tradicional no podía satisfacer las crecientes demandas de las grandes organizaciones que estaban bajo un sistema de gestión convencional.

La principal razón para adoptar la estructura matricial es que los recursos se pueden compartir directamente y, por lo tanto, se vuelve más fácil resolver problemas relativos de manera efectiva. La estructura de organización matricial es una combinación equilibrada de varias estructuras organizativas para lograr una mayor eficiencia en sus tratos.

La estructura de la organización matricial es sin duda compleja y multidimensional, pero es capaz de alcanzar niveles más altos de productividad y eficiencia con bastante facilidad. La organización se vuelve más flexible ya que los empleados tienen que trabajar bajo múltiples gerentes.

La diversidad en la cultura laboral conduce al desarrollo general, ya que cada empleado tiene que trabajar con un conjunto diferente de trabajo y funciones.

En una organización matricial, los empleados son responsables del funcional que ayuda con las habilidades, la priorización y la revisión del trabajo, así como del gerente de línea de productos que brinda las directivas necesarias sobre las ofertas de productos de la empresa. Se considera la más dura de las estructuras, ya que los recursos se atraen en varias direcciones a la vez.

3 Tipos de estructura de organización matricial

La estructura de organización matricial se puede dividir en los siguientes tipos:

#1. Estructura de matriz fuerte

En este tipo de estructura matricial, la autoridad recae en el director del proyecto. Tiene un rol poderoso en la empresa y ocupa un rol y responsabilidad de tiempo completo. Su poder es incuestionable ya que tiene un personal administrativo a tiempo completo a su cargo.

Es el que controla el presupuesto del proyecto. En una estructura matricial fuerte, el papel de un gerente funcional es muy inferior.

#2. Estructura matricial equilibrada

Como sugiere el nombre, el equilibrio de poder en una estructura matricial equilibrada se distribuye por igual entre los gerentes funcionales y de proyecto. Ambos tienen igual autoridad y poder en la empresa.

El director del proyecto tiene una función a tiempo completo, pero recibe personal administrativo a tiempo parcial para la gestión del proyecto. El presupuesto del proyecto es controlado por igual por ambos.

#3. Estructura de matriz débil

En este tipo de estructura matricial, el presupuesto del proyecto es controlado por el gerente funcional. El director del proyecto tiene autoridad y poder limitados, ya que su función es la de coordinador.

Ejemplos de organización matricial

Un ejemplo en tiempo real de organización matricial es la organización multinacional de origen holandés, reconocida mundialmente, Phillips, que en el año 1970 estableció la estructura de organización matricial en su empresa.

Los gerentes ahora tenían que informar tanto a la división de productos como a los gerentes geográficos. Varias otras organizaciones que han implementado una estructura organizativa matricial son Texas Instruments y Hughes Aircraft.

Suponga que está trabajando como ingeniero en un departamento funcional y su empresa recibe un proyecto en el que necesitan un ingeniero por unos días.

Es posible que también se le asigne a ese proyecto, y ahora tendrá que informar a dos conjuntos de jefes, incluso si es por un período de tiempo más corto. Esta infraestructura en la que un empleado tendrá que trabajar bajo uno o más líderes es una estructura matricial.

13 Ventajas de la organización matricial

Existen numerosas ventajas de la organización matricial, por ejemplo:

1. Se comparte equipo para proyectos; por lo tanto, los recursos se utilizan a su máxima capacidad. Las instalaciones, la maquinaria y los recursos humanos también se comparten entre diferentes proyectos.
2. Los expertos están fácilmente disponibles para su revisión porque están disponibles para varios proyectos a la vez
3. El flujo de información es hacia arriba ya través de la empresa. El flujo horizontal ofrece información sobre los sistemas de proyectos a través de las unidades funcionales, y el flujo vertical ofrece información detallada sobre la naturaleza disciplinaria del flujo entre diferentes proyectos y también entre diferentes niveles de gestión. Si necesita información, no está contenida en un solo proyecto o departamento, sino que puede compartirse dentro de la organización en cualquier nivel.
4. Compartir información y datos tanto valiosos como mundanos es fácil porque los empleados están en contacto con varias personas.
5. El proceso de decisión funciona más rápido.
6. Mejora las habilidades de motivación.
7. Desarrolla habilidades de autogestión ya que un empleado depende de más de un jefe y, a veces, también tiene que actuar de forma autónoma.
8. Los objetivos de un proyecto son visibles y claros
9. Hay coordinación entre las líneas funcionales, y esto lleva a la integración del proyecto a través de las líneas funcionales.
10. Existe una política de retención que mantiene juntos a los especialistas funcionales y expertos, incluso cuando un proyecto está completo. El know-how y la tecnología no se pierden ya que los especialistas continúan trabajando en otros proyectos intercambiando información e ideas. Cuando un equipo que incluye especialistas funcionales trabaja en conjunto, conduce a un aumento en la producción e innovación.
11. La moral de un empleado es alta ya que está trabajando simultáneamente en diferentes proyectos.
12. La organización matricial ha demostrado ser un campo de entrenamiento eficaz para los futuros gerentes. Hay una mayor posibilidad de subir la escalera ya que su contribución es fácilmente reconocida y apreciada.
13. Cuando un proyecto se completa en una estructura matricial, los empleados no son elegibles para despidos, sino que son reubicados y compartidos con otros departamentos, por lo que hay menos posibilidades de despido de empleados.

13 Desventajas de la organización matricial

Las desventajas de la organización matricial son las siguientes:

1. Los empleados trabajan bajo múltiples jefes, y a veces surgen situaciones en las que un empleado juega contra un jefe contra el otro.
2. El conflicto surge cuando los recursos se tiran en varias direcciones y esto conduce a la ambigüedad.
3. La rendición de cuentas se vuelve difícil debido a la responsabilidad compartida
4. Existe una confusión sobre la función principal y la responsabilidad de un empleado.
5. Las múltiples líneas de autoridad conducen a orientación e información contradictorias.
6. Varios proyectos dan como resultado problemas con la asignación de recursos y las prioridades del proyecto
7. No es fácil evaluar el desempeño de los empleados cuando están trabajando en diferentes proyectos simultáneamente.
8. A medida que se emplean más gerentes, la organización matricial es más costosa que la tradicional.
9. El monitoreo es difícil y el control tanto de los gerentes como de los empleados debido a la compleja infraestructura.
10. A medida que intervienen más unidades, el flujo de información también se ve afectado en mayor medida. Es importante mantenerse en contacto a intervalos regulares para evitar este problema.
11. Como numerosas personas están involucradas en el proceso de toma de decisiones, se vuelve difícil obtener reacciones rápidas en el proyecto.
12. Existe un conflicto en los objetivos de gestión entre la gestión funcional y los objetivos del proyecto. El gerente funcional le da importancia a la excelencia técnica incluso si es a costa de los cronogramas, mientras que el gerente de proyecto le da importancia a las limitaciones de costo y tiempo.
13. En ocasiones, los conflictos en la organización matricial pueden volverse personales y llevar al sabotaje de los proyectos.

¿Cómo tener éxito con una estructura de organización matricial?

• La estrecha cooperación entre el gerente funcional y el gerente del proyecto contribuirá en gran medida a minimizar el conflicto y la confusión.
• Mantener un canal de comunicación abierto y sólido para comunicar las metas, los objetivos y la visión de una empresa a los empleados, supervisores, gerentes y ejecutivos.
• Mantener una distribución equilibrada de poder y autoridad entre el gerente funcional y el gerente del proyecto.
• Es vital documentar y comunicar las funciones de cada gerente para que las funciones y responsabilidades queden claras desde el principio.