Una matriz de priorización es una herramienta de análisis utilizada para el análisis empresarial. También es una aplicación de software para la gestión del tiempo para que una persona pueda priorizar de manera efectiva.

La matriz de prioridad es compatible con varios portales como iOS, Android, Mac OS X y Microsoft Windows. Permite la sincronización de datos en múltiples dispositivos y la organización de tareas en términos de importancia y urgencia en una matriz de 2*2.

Significado de la matriz de priorización

La matriz de priorización se usa a menudo con el sistema Six Sigma o el software bpm al comparar las opciones dadas y determinar cuál es la mejor opción para priorizar. Las grandes organizaciones, así como los individuos, pueden usar esta matriz para proyectos complejos y simples con bastante eficacia.

Se considera un proceso confiable que devuelve la responsabilidad a lo importante de manera ordenada.

Es más útil en circunstancias donde los recursos para resolver problemas, por ejemplo, dinero, tiempo o personas, son limitados o cuando los problemas y las soluciones están interrelacionados. Lo mejor de usar una matriz de priorización es que puede usarla las 24 horas del día, los 7 días de la semana, en cualquier día.

¿Quién puede usar una matriz de priorización?

Cualquiera que necesite mantener su trabajo organizado puede usar una matriz de priorización. Algunos ejemplos comunes son:

• Dueños de negocios
• Los estudiantes para realizar un seguimiento de sus tareas.
• Líderes de organizaciones religiosas y sin fines de lucro
• directores generales

¿Cómo utilizar una matriz de priorización?

Puede usar una matriz de priorización con la ayuda de los siguientes pasos:

#1 Acuerdo entre los usuarios

El primer paso para usar una matriz de priorización es asegurarse de que haya un acuerdo total entre los miembros del equipo sobre el objetivo final por el que se esfuerzan. Explique el propósito de usar la matriz para que cada uno de ellos pueda incorporarse.

#2 Enumerar los criterios necesarios

El siguiente paso en este proceso es enumerar los criterios necesarios para cumplir con el objetivo requerido. La lluvia de ideas, el debate y las discusiones generalmente ayudan a hacer avanzar este proceso.

El equipo debe centrarse en diferenciar las opciones importantes de las que no tienen tanta importancia. Puede centrarse en criterios como su impacto, su importancia o su valor.

#3 Compara la importancia relativa de los criterios

Ha creado y desarrollado la lista total, y el siguiente paso consiste en comprender y conocer la importancia relativa de cada criterio. Haga una matriz en forma de L y enumere los criterios tanto en el lado vertical como en el horizontal.

Es importante comparar todo el criterio en ambos lados entre sí para obtener una comprensión de la importancia relativa.

#4 Evalúe sus opciones contra criterios ponderados

Una vez que haya adquirido la importancia relativa, el siguiente paso es evaluarla contra criterios ponderados.

Coloque sus criterios en orden descendente de valor e importancia con el valioso en la parte superior y asigne a cada criterio un valor ponderado.

#5 Evaluar criterios contra cualquier otro criterio

Tome el primer criterio y compare cada opción con otras opciones posibles. Construya la matriz gradualmente colocando valores numéricos en las intersecciones de la matriz.

#6 Reúnelo

El acto final en el uso de la matriz de priorización es comparar sus opciones y puntajes con otros en su equipo para que pueda reunirlo todo. Tenga una discusión abierta para comparar las notas y desarrollar una lista maestra que tenga la aprobación de todos en el equipo.

Haz ajustes para la mejora continua y recuerda que la matriz de priorización es solo una herramienta para establecer el orden de importancia.

Tipos de matriz de priorización

Los diferentes tipos de matriz de priorización son los siguientes:

#1 Matriz de priorización de Eisenhower

Esta matriz se considera un clásico ya que puede priorizar de manera más efectiva. Consta de cuatro cuadrados para diferentes tareas.

La matriz de priorización de Eisenhower es conocida por su flexibilidad y simplicidad y se usa ampliamente en procesos de gestión como el desarrollo de estrategias comerciales, la planificación del trabajo y el desarrollo de productos.

#2 Matriz de priorización de Valor y Esfuerzo

Este tipo de matriz tiene una estructura simple y permite al usuario realizar su tarea de manera fácil y cómoda.

La matriz de priorización de Valor y Esfuerzo también incluye cuatro cuadrados que establecen el valor y la importancia de las tareas del grupo, y el esfuerzo que se necesitará para ejecutarlas.

#3 Matriz de priorización de valor y riesgo

Esta es una matriz fácil e interesante que ayuda a segregar las tareas en cuatro tipos diferentes según su valor para el flujo de trabajo. Las matrices de priorización de Valor y Riesgo son generalmente utilizadas por los especialistas que ayudan a comprender el riesgo que implica una actividad.

#4 Matriz de priorización de valor y complejidad

Esta matriz se utiliza para la priorización de tareas por especialistas. Divide las tareas en grupos en términos de su valor comercial directo y complejidad de ejecución.

Da una idea clara de lo que se debe hacer para lograr el mejor resultado posible en el proceso comercial.

11 Beneficios de la matriz de priorización

Los beneficios de usar una matriz de priorización son los siguientes:

1. Cuando tiene múltiples factores a su disposición que pueden tener rumores sobre la toma de decisiones, la matriz de priorización desglosa los problemas complejos
2. Puede trabajar objetivamente y priorizar sin ningún equipaje emocional.
3. La matriz de priorización se enfoca en las cosas importantes y funciona en consecuencia
4. Puede obtener apoyo fácilmente debido a su naturaleza y funcionamiento.
5. Ayuda al equipo a trabajar de manera eficiente al comunicar las prioridades.
6. Ofrece visibilidad dentro de los proyectos que se comparten
7. Realiza un seguimiento de tu proyecto
8. Puedes colaborar con otros miembros sin importar su ubicación
9. Es fácil comprobar los acontecimientos de otros miembros del equipo.
10. La matriz de prioridades organiza el trabajo y la negociación priorizando enlaces, archivos adjuntos, fechas de vencimiento y notas relacionadas con el proyecto.
11. Ayuda al usuario a priorizar para que pueda saber qué parte completar primero y cuál programar para más adelante.

Características de la matriz de priorización

Las características del uso de una matriz de priorización son las siguientes:

Priorización de tareas basada en cuadrantes

Esta matriz se basa en el Método Eisenhower de gestión del tiempo. La matriz 2*2 es el marco común en el que se puede ejecutar la matriz. En una Matriz de prioridad, las etiquetas predeterminadas de los cuadrantes son

1. No crítico pero inmediato
2. Crítico pero no inmediato
3. Crítico e Inmediato
4. Sin categorizar

Todos los cuadrantes tienen que organizar las tareas según el nivel de urgencia e importancia

#1 Tarea de arrastrar y soltar

El proyecto o tarea se puede arrastrar de una parte a otra con esta herramienta. Ahora no hay necesidad de desarrollar un nuevo elemento ya que el usuario puede cambiar fácilmente el nivel de prioridad de la tarea arrastrándola de un lugar a otro.

#2 Importación/exportación de proyectos

El usuario puede cambiar rápidamente toda la tarea o proyecto dentro del formato de archivo nativo del programa.

#3 Sistema de plantillas

Existen numerosas plantillas y el usuario puede crear nuevas tareas y proyectos a partir de dichas plantillas de muestra.

#4 Sincronización basada en la nube entre plataformas

La matriz de priorización puede sincronizar las tareas y proyectos en la nube. Esto es posible porque los datos se almacenan en los servidores de la matriz de prioridad.

#5 Seguimiento de progreso y fecha

El usuario puede seguir el progreso a lo largo del tiempo instalando fechas para cada tarea. A medida que llegan las notificaciones, se vuelve fácil realizar un seguimiento del progreso y los plazos de manera efectiva.

#6 Informes y correos electrónicos de resumen del proyecto

El usuario puede crear correos electrónicos para informes rápidos de un proyecto.

#7 Personalización de colores y etiquetas

Es posible personalizar cada tarea seleccionando un icono en particular. El usuario también puede cambiar el fondo de cada cuadrante a cualquier combinación de colores con la ayuda del espectro RGB.