Definición: la matriz de administración del tiempo de Covey es una herramienta de administración del tiempo que las personas y las empresas pueden usar para priorizar tareas clave y descubrir las pérdidas de tiempo.

La tarea principal de la Matriz de gestión del tiempo es ayudar a una persona a priorizar el trabajo.

Identifica todas las tareas o trabajos que necesitan atención urgente y ayuda a comprender el compromiso, los roles personales, el trabajo y las metas.

Stephen R. Convey lanzó la idea o el concepto de matriz de gestión del tiempo al clasificar las tareas en cuatro cuadrantes diferentes

1. Urgente e importante
2. No urgente pero importante
3. Urgente pero no importante
4. Ni urgente ni importante

Siguiendo la matriz, cada trabajo en el mundo se puede dividir en función de su urgencia e importancia. Profundicemos en estos cuatro cuadrantes de inmediato.

Cuatro cuadrantes de la matriz de gestión del tiempo

Q1 – Urgente e Importante

Pocas cosas en el mundo pueden ocurrir repentinamente, por ejemplo, casos críticos, accidentes, más escenarios no deseados, etc. Todas estas cosas son autoritarias y pueden ocurrirle a cualquiera en cualquier momento.

Además, en caso de que se presente un proyecto en los próximos días, este proyecto debería afectar su posicionamiento dentro de la empresa.

Entonces, este escenario puede fácilmente considerarse un escenario crítico para esa persona. Todos estos escenarios están al alcance del individuo, y puede manipular fácilmente el resultado ya que el trabajo y la acción están bajo su control.

La alta prioridad se dirige hacia tareas críticas ya que el impacto es inmediato. Como individuo experimentado, el resultado puede verse influenciado al hacer que las probabilidades estén a favor.

Esto significa que priorizar primero el trabajo crítico y urgente le brinda beneficios. Las personas altamente efectivas siempre toman la decisión correcta en cuanto a la urgencia y la importancia de las tareas.

Ejemplo de matriz de cuadrante 1 urgente e importante

Algunas de las tareas urgentes de última hora, emergencias y problemas críticos. son partes de esta matriz. Trabajar en un proyecto que vence el próximo día es un ejemplo de cosas tan importantes y urgentes asociadas con el cuadrante 1.

Q2 – Importante pero no urgente

La planificación y la gestión del tiempo son las dos áreas principales de enfoque dentro de este cuadrante.

En este cuadrante, las tareas suelen ser sensibles al tiempo, pero carecen de la importancia y el elemento crítico dentro de ellas. Más o menos, todas las tareas de este cuadrante tienen plazos que cumplir. Además, el plazo puede ser en días o meses.

Esta sección también trata sobre la planificación aguda, en la que debemos esforzarnos mucho en la tarea en cuestión antes de que se vuelva urgente. Centrarse en este cuadrante puede garantizar que evitemos un pésimo estrés laboral y seamos más efectivos en la entrega del trabajo.

La actualización de la documentación, la programación del mantenimiento, la capacitación del personal y la evaluación son algunas de las actividades que se incluyen en el segundo cuadrante. Este tipo de trabajo tendrá la recompensa más significativa a largo plazo, pero no será tan urgente como para tener que terminarlo dentro de un límite de tiempo.

Ejemplo de importante pero no urgente cuadrante 2

Los proyectos a largo plazo y las metas de la organización son parte de esta matriz de gestión del tiempo. La planificación y la elaboración de estrategias para un proyecto a largo plazo son ejemplos clave del cuadrante 2.

Q3 – No importante pero urgente

El tercer cuadrante también se conoce como el cuadrante del “engaño”. Todo el trabajo en la oficina o la fábrica está interrelacionado hasta que, ya menos que todos los departamentos trabajen juntos en unidad, el trabajo estará incompleto.

Del mismo modo, el trabajo personal y el trabajo profesional a veces pueden confundirse.

Por ejemplo, una llamada telefónica desde el hogar puede durar treinta y tantos minutos debido a la naturaleza urgente. Pero, al mismo tiempo, puede que no sea tan importante en comparación con la fecha límite del proyecto que necesita atención inmediata.

Dentro de la fábrica, esto puede suceder a menudo, ya que a veces una máquina defectuosa requiere atención. El error de asignar a varias personas en lugar de a un individuo puede desperdiciar tanto el tiempo como los recursos de la organización.

Ejemplo de no importante pero urgente cuadrante 3

Las distracciones e interrupciones, el trabajo “ocupado” de valor mínimo son las partes de la matriz Q3. El seguimiento del tiempo, la respuesta a correos electrónicos y llamadas telefónicas, etc., son ejemplos del cuadrante 3.

P4 – Ni importante ni urgente

El hábito de inquietarse por las cosas incontrolables, pensar en las métricas incorrectas pueden ser los elementos que dificultan la producción efectiva. Este cuadrante trata de la prioridad mínima de trabajo; estos no son ni importantes ni imperativos.

Por ejemplo, hacer pequeños mandados, terminar las tareas del hogar durante las horas de trabajo. También puede ser pasar por las redes sociales y navegar por sitios de compras que, en última instancia, no agregarán valor.

Entonces, esto se convierte en un desafío para administrar las prioridades en base a una escala de menor a mayor. Estas tareas deben terminar durante las horas flexibles cuando la carga de trabajo es mínima. Esto asegurará que los resultados no se vean afectados.

Ejemplo de Cuadrante 4

Las trivialidades y las conversaciones informales que hacen perder el tiempo son parte del cuadrante 4. La navegación web sin rumbo fijo y las redes sociales son ejemplos del cuarto trimestre.

¡Resumiendo!

No existe una varita mágica que ayude a un individuo a priorizar las tareas.

Por lo tanto, para ser productivo en el trabajo y garantizar la utilización óptima de los recursos, Time Management Matrix resulta muy útil.

Estos no se pueden dominar durante la noche. En cambio, requiere dar pequeños pasos en la dirección correcta. Un día, la productividad del trabajo aumentará y los estándares de ética laboral aumentarán.

Con todo, con la matriz de gestión del tiempo, puede saber que el tiempo que dedicó valió la pena o que perdió el tiempo.