Con un plan de procesos comerciales existente, es posible que se necesiten revaluaciones, ajustes y renovaciones debido a la reducción de la eficiencia. La mejora de procesos comerciales o BPI se define como estructuras y técnicas para mejorar el resultado de las técnicas de procesos comerciales actuales.

Estos procedimientos se enfocan en las lagunas del sistema y hacen las enmiendas necesarias para mejorar el flujo de trabajo y aumentar los niveles de producción.

Las mejoras se pueden realizar en dos tipos de carteras de procesos de negocio.

Los procesos formales, conocidos como procedimientos, están documentados legalmente, y las modificaciones en estos son fáciles.

Por otro lado, los procesos comerciales informales se refieren a prácticas personalizadas e indocumentadas de realizar investigaciones, realizar reuniones, etc.

Las técnicas de mejora dirigidas a estos procedimientos son comparativamente más complejas.

¿Qué es la Mejora de Procesos de Negocio o BPI? 

En términos simples, la Mejora de Procesos de Negocios tiene como objetivo mejorar el desempeño de las tareas realizadas por los empleados para brindar un mejor resultado a una parte interesada, un consumidor o el mercado.

BPI gira en torno a-

1. Reduciendo el tiempo de procesamiento
2. Mejora de la calidad de salida
3. Eliminando el despilfarro

A medida que mejoran la maquinaria, la tecnología y los métodos; debe haber un avance en los procesos de negocio. El proceso comercial debe ser preciso, y solo entonces el producto puede tener éxito en el mercado competitivo.

Todos los sectores y empleados necesitan trabajar coordinadamente entre sí. Esto asegurará un aumento en la eficiencia de la organización, ganándoles así el lugar correcto en el mercado.

La mejora de procesos comerciales se enfoca en tres amplias categorías de procesos comerciales:

1. Proceso comercial operativo 

Procesos comerciales relacionados con flujos de valor, como cuentas de clientes, fabricación, envío, etc.

2. Gestión de Procesos de Negocio 

Procesos de negocio relacionados con la comunicación y la elaboración de presupuestos.

3. Proceso comercial de apoyo 

Los procesos comerciales están a cargo de los equipos de soporte, como contabilidad, contratación, asistencia técnica, etc.

Por lo tanto, aunque no existe una definición establecida para explicar estas complejas técnicas de mejora, pueden entenderse como métodos de control de daños, optimización de la precisión y aumento de la eficiencia.

Business Process Improvement atiende a los accesorios a través del mapeo del proceso comercial, buscando las ineficiencias, rediseñando el proceso comercial y estableciendo nuevas matrices en consecuencia.

Importancia de la mejora de los procesos de negocio

Se supone que los procesos comerciales ayudan a que la empresa funcione mejor.

La satisfacción de los empleados es tan importante como la satisfacción del cliente. Las personas que trabajan para la empresa esperan que el lugar de trabajo tenga un ambiente adecuado en el que encuentren comodidad.

Por lo tanto, las técnicas de mejora de procesos comerciales aseguran que el producto o servicio esté funcionando bien en el mercado y realice mejoras según las tendencias del mercado y los cambios en las demandas.

Las empresas optan por BPI para reducir el tiempo que tarda una empresa en completar cualquier proceso. Se utiliza para eliminar el desperdicio y la fricción de los procesos comerciales.

BPI es útil para mejorar la calidad de los productos o servicios. También es útil para garantizar el cumplimiento de las normas y reglamentos de una manera mucho mejor para optimizar el cumplimiento de los usuarios.

BPI también es útil para armonizar los objetivos comerciales y las operaciones de TI. Ahora echemos un vistazo a algunos de los objetivos a los que BPI sirve:

Objetivos de mejora de procesos de negocio 

Estas técnicas ayudan a revivir las fallas en el proceso comercial existente al analizar las amenazas, revisarlas en detalle y mejorar las prácticas comerciales existentes. Se hace con la ayuda de tecnicismos y métodos probados y probados de mejora.

Los tres objetivos principales de las BPI se pueden reducir de la siguiente manera:

1. Reducir el tiempo de procesamiento 

Esto se logra mediante la aplicación de técnicas de mejora que apuntan a reducir los pasos no deseados y adoptar tecnología más nueva.

2. Mejorar la calidad de salida 

Estas técnicas mejoran la calidad de salida al buscar defectos que afectan negativamente el producto final. Los errores en la producción se corrigen y la nueva salida se produce con recursos limitados.

3. Elimina los desechos no deseados 

El flujo de trabajo se revisa y los procesos no deseados se eliminan de la lista. El equipo trabaja mejor para agregar más valor a la producción si ya no se enfoca en procesos comerciales redundantes y que consumen mucho tiempo.

Pasos involucrados en BPI

Aunque existen múltiples técnicas de BPI, la ruta que toman se puede rastrear a lo largo de un camino común. Los resultados pueden ser subjetivos, atendiendo a las necesidades comerciales individuales, pero los pasos son principalmente los siguientes:

1. Mapeo 

Antes de descubrir qué es lo que está mal con el proceso comercial existente, es crucial comprender cómo funciona. Sentarse a anotar los matices de su negocio puede ayudar a tener una vista panorámica de los procesos. Solo así se pueden detallar los defectos.

El mapeo se puede hacer manualmente o usando un software de flujo de trabajo. Este último garantiza un análisis completo de la rendición de cuentas y la productividad a través de procedimientos automatizados, por lo que se reducen los errores.

Este paso ayudará a descubrir los pros y los contras. Si el paso inicial se realiza correctamente, la parte restante del proceso comercial funcionará sin problemas. Identificar los problemas es imprescindible ya que permitirá mejorar.

Cualquier software o un diagrama de flujo simple es suficiente para la encuesta. Así que concéntrese en lo básico y busque los aspectos problemáticos utilizando herramientas convencionales.

2. Análisis 

Se trata de responder a los 5 porqués de tu negocio.

Implica analizar el problema objetivo en cuestión, como por qué las ventas de la empresa están bajas, y continuar con el análisis completo del problema.

¿Se están empleando procesos redundantes? ¿Hay plazos incumplidos? ¿Qué puede mejorar la calidad de la producción en recursos restringidos? Estas son algunas preguntas esenciales que el análisis de los procesos de negocio puede responder.

También puede utilizar la famosa técnica de los ‘5 porqués’ para analizar el proceso empresarial.

Estas preguntas no solo lo llevarán a la causa raíz. Esta herramienta es bastante simple de implementar. Todo lo que tienes que hacer es tomar un problema y aplicar la pregunta ‘por qué’ cinco veces.

Cuando llega a los fundamentos del problema, conoce la razón inicial que condujo a los cambios posteriores.

3. Rediseño 

Una vez que se conocen las ineficiencias, se debe implementar el siguiente conjunto de mejores prácticas. Requiere rediseñar los requisitos para tener un modo eficiente de mejora.

Realizar un análisis de riesgos, establecer una matriz a largo plazo y definir el alcance del cambio se incluye en el rediseño.

Cada negocio tiene su propio conjunto de inconvenientes que pueden dificultar el proceso comercial existente. Entonces, el paso de rediseño es un enfoque práctico hacia la resolución de problemas. La mejor manera es tener una discusión adecuada con los empleados asociados con ese proceso comercial.

El rediseño tiene que hacerse analizando aspectos de futuro y gestión de riesgos. Debe tener una idea aproximada de a dónde conduciría la solución.

4. Implementación

Esta es la etapa más crítica de la mejora de procesos de negocio. Las prácticas rediseñadas deben implementarse ahora, con cura y precaución.

La implementación debe comenzar primero en un nivel más pequeño y aplicarse gradualmente a los proyectos más significativos.

Se deben adquirir todos los recursos correctos y se debe informar a las partes interesadas sobre el cambio de procedimiento.

5. Reflexión y establecimiento de nuevos puntos de referencia

Incluso después de implementar las nuevas técnicas de mejora, es esencial realizar un análisis de rendimiento.

BPI es un proceso continuo, y siempre puede haber nuevas adiciones a las existentes para el conjunto renovado de procesos comerciales.

Después de implementar cambios específicos, el proceso comercial puede mostrar una eficiencia reducida. Por lo tanto, la revisión es esencial, ya que ayudará a monitorear los efectos.

Después de la aplicación de la estrategia, su trabajo no termina aquí. Estar en contacto con los empleados que son responsables de ese proceso en particular.

Cuando recibe la retroalimentación, se pueden encontrar alternativas al problema.

Métodos BPI comúnmente empleados  

En lugar de dar con una flecha en la oscuridad, siempre se recomienda tener un marco estructurado para tomar medidas cautelosas para mejorar las prácticas comerciales existentes.

Las famosas metodologías empleadas para ejecutar BPI son:

1. Gestión de  calidad total

Esta metodología encontró su curso a fines de la década de 1980. La prioridad de la técnica TQM es entregar un producto de alta gama y calidad adecuada al cliente al final de la cadena.

Su objetivo es la mejora en la organización como un todo en lugar de detectar fallas en los procesos individuales.

Funciona con el mantra de que el cliente es el rey, y todos los departamentos comerciales deberían funcionar con este valor.

2. Seis Sigma 

Los ingenieros de Motorola descubrieron por primera vez esta técnica. Se utiliza para perfeccionar la calidad del producto final seleccionando los procesos en el camino.

Se utiliza como una medida para conocer la eficiencia de cualquier nuevo proceso de negocio adoptado. Los defectos no pueden ser más de 3-4 en número si se aplica Six Sigma.

Adopta el kit de herramientas DMAIC, siendo Definir, Medir, Analizar, Mejorar y Controlar.

3. Esbelto 

Lean no se enfoca en el producto final. En cambio, su objetivo es optimizar el proceso en sí. Toyota lo empleó por primera vez para reducir el ciclo del pedido al cobro.

Su objetivo es encontrar un reemplazo adecuado para un proceso comercial defectuoso existente mediante el mapeo y el rediseño.

Se trata de cómo se puede mejorar el valor del producto, satisfaciendo así las necesidades del cliente. Aquí la satisfacción de los empleados y el beneficio empresarial también es una prioridad.

Los procesos se vuelven eficientes al erradicar los recursos no deseados y, por lo tanto, reducir el costo adicional. El producto final sigue siendo el mismo, pero se reduce el desperdicio de recursos.

4. Gestión ágil

La gestión ágil utilizada en BPL gira en torno a la implementación de principios de desarrollo de software ágil para diferentes procesos de gestión de proyectos.

Los principios ágiles se utilizan para descubrir diferentes requisitos y desarrollar soluciones con la ayuda del esfuerzo colaborativo de equipos multifuncionales y autoorganizados y sus clientes o usuarios finales.

El proceso de gestión ágil aboga por la planificación adaptativa junto con el desarrollo evolutivo, la mejora continua y la entrega temprana. Además, juega un papel crucial en la canalización de respuestas flexibles al cambio.

¡Reflexiones finales sobre la mejora de los procesos empresariales!

En la nota final, esperamos que las metodologías BPI mencionadas anteriormente para mejorar los procesos existentes lo hayan ayudado a comprender el papel de la mejora de procesos comerciales.

Después de familiarizarse con el aspecto teórico del mismo, solo una aplicación práctica puede servir mejor al propósito de resolver lagunas individuales.

¡Invierta en la mejora de procesos comerciales y la gestión del flujo de trabajo simultáneamente para llevar a su empresa por el camino de la prosperidad calculada!

¡Ahora, nos gustaría escuchar su definición de mejora de procesos comerciales después de leer esta publicación!

Además, en caso de dudas sobre cómo elegir las metodologías de BPI adecuadas para su negocio, no dude en consultarnos en la sección de comentarios a continuación.