El papel de un gerente es importante en una organización. Es responsable del buen flujo de trabajo en la organización. Esto requiere su atención a varias tareas de diferente importancia.

No solo se espera que el gerente haga las cosas, sino que también debe mantener motivados a los miembros de su equipo.

Una de las habilidades o estilo de trabajo de los gerentes para realizar el trabajo se denomina “Administración por excepción”. El significado general de la gestión por excepción , es entender qué tareas requieren más atención.

En este artículo, conocerá en detalle la Gestión de excepción, así como las ventajas y desventajas de optar por este estilo de trabajo en la organización.

La gestión por excepción se puede definir como el concepto que se centra en tareas realmente importantes y estratégicas. Ignora las tareas que no son importantes. Esto se conoce como excepción. La administración por excepción lo guía a través de la preparación de un marco que le indica que se concentre en las tareas más críticas de planificación, organización y control.

El significado y la definición de ” Gestión por excepción “.

La gestión de excepción es un sistema que ayuda al gerente a determinar qué tareas más importantes requieren la atención del gerente en un momento determinado.

En esto, un gerente puede enfocarse primero en resolver los problemas más críticos primero y tomar decisiones y tomar las acciones adecuadas y los problemas que son menos críticos pueden abordarse más tarde o pueden ser abordados por los subordinados.

Los problemas como problemas de infraestructura, problemas de conectividad en la organización, desviación en el proceso, mala calidad de las reglas comerciales y datos engañosos y deficientes, etc. Este tipo de problemas permiten que el gerente maneje dichos problemas con la máxima urgencia. Las decisiones y acciones se toman investigando, resolviendo y manejando dichos problemas utilizando herramientas o con la ayuda de empleados calificados.

Un gerente puede gestionar obras con mayor precisión utilizando la gestión por excepción. Los problemas que no se pueden resolver en un nivel deben pasar a un nivel superior de gestión.

Por ejemplo, es responsabilidad de los subordinados realizar un seguimiento del rendimiento de todos los productos fabricados por la empresa y, a partir de los datos recopilados, descubrieron que todos los productos y la gestión por método de excepción de un producto no funcionan como se esperaba. Por lo tanto, resumen los datos y crean informes para presentárselos a su gerente.

El informe resumido ayudará al gerente a comprender el problema al investigar el problema y descubrir la causa raíz del problema.

La gestión por excepción ayuda a la organización a crecer más, ya que se pueden identificar áreas problemáticas en la organización y los gerentes pueden gastar su eficiencia para resolver estos problemas y mejorar la productividad de la organización. Los gerentes pueden aprender y preparar estrategias para cambiar la competencia y nuevas oportunidades comerciales.

Proceso de Gestión por Excepción

Los objetivos se establecen para un proyecto en particular con resultados predeterminados. Luego se comparan los resultados con los resultados reales obtenidos.

Los empleados no están obligados a tomar ninguna medida si no se encuentra ninguna anomalía en el desempeño y pueden realizar su trabajo como de costumbre y en caso de que se observe alguna desviación de la gerencia por el método de excepción, y el informe se presenta a la gerencia superior para que puedan determinar la causa raíz del problema y tomar las medidas necesarias para resolver el problema; de lo contrario, pueden prestar atención a un trabajo más importante.

De esta forma, cualquier problema o gestión por excepción que se produzca en el proyecto puede ser resuelto de forma inmediata para evitar pérdidas. Comprendamos este proceso en detalle, paso a paso:

#1 Establecer objetivos para el procedimiento

En el primer paso se establecen las normas y objetivos del proyecto o procedimiento en cuestión.

Por ejemplo, administra una tienda minorista y vende productos comestibles. Es importante que controle las ventas y los gastos ocurridos en la tienda. Para ello, se requiere establecer normas para cada tarea y procedimiento.

Las normas establecidas por usted deben ser cuantificables y deben ser fáciles de medir. Por ejemplo, puede establecer una norma para una cantidad total de venta en un mes. Usted decidirá un número en función de sus ventas anteriores y para cubrir los gastos y garantizar un crecimiento constante del negocio.

La norma decidió que debe ser realista y no debe ser un número poco realista. Por ejemplo, la venta promedio de usted cada mes es de $5000, y debe ganar $7000 para obtener una ganancia y cubrir los gastos.

Por lo tanto, debe establecer la norma de que la cantidad total debe generarle $ 7000, y si decide una cantidad como $ 10,000, entonces será una norma realista que nunca se podrá cumplir, sin importar cuánto lo intente.

Decidir acertar la norma no es tarea fácil. Requiere un análisis exhaustivo y una comprensión profunda del proceso y busca una excepción en el proceso. Sin embargo, no está obligado a investigar cada cambio en el desempeño del negocio.

Pero debe prestar atención a las variaciones que es importante analizar. Las variaciones importantes pueden ser alguna excepción financiera, o baja productividad, etc.

#2 Analizar las excepciones y compararlas con la norma decidida

La gestión por excepción, comienza una vez decididas las normas. Se deciden los datos del proceso, y se comparan con las normas decididas. La comparación de los datos se puede hacer manualmente con la ayuda de personal calificado, o también se puede hacer usando herramientas de software.

El método elegido para la comparación depende del tamaño de su empresa. La comparación se puede hacer una vez que se recopilan los datos, o se puede hacer en paralelo con la recopilación de datos. Recopilarás los datos semanalmente y los compararás con la norma decidida para determinar cualquier signo de anomalía.

#3 Compare los datos reales con los datos normalizados y analice la existencia de todas las excepciones

Cuando se comparan los datos, hay dos posibilidades para el resultado. El primer resultado puede no ser una desviación significativa y el segundo resultado de la comparación puede resultar en una desviación significativa.

En el primer caso, no hay necesidad de tomar ninguna acción especial. Los empleados pueden continuar con su trabajo normalmente y en el segundo caso, debe preparar e informar la desviación y presentarla a su nivel superior de gestión.

Y una vez que haya identificado el problema, trate de averiguar la causa raíz del problema. Puede haber muchas razones para que ocurran las anomalías.

Sus empleados podrían haber cometido un error en el análisis, o la desviación se produjo debido a los cambios en el sistema. No es necesario corregir la anomalía existente cada vez. Algunas desviaciones no se pueden ignorar. Por lo tanto, no pierda su tiempo en resolverlo.

#4 Encuentra una solución para la desviación

Después de haber determinado la causa raíz de la desviación. Entonces pasa a ser responsabilidad de la dirección proporcionar una solución. Aborde el problema y arréglelo para evitar más pérdidas.

Por ejemplo, si la disminución en las ventas de la tienda minorista se debe al comportamiento de sus empleados o puede deberse a la mala calidad de los productos. Una vez que sepa que la causa raíz de la desviación se resuelve, intente resolverla.

Hay posibilidades de que después del análisis, llegue a saber que debe hacer muchos cambios en sus normas para obtener el resultado de excepción deseado.

Ventajas de la gestión por excepción

1. La gran excepción en el procedimiento de trabajo de una empresa es determinada por el equipo de auditores de la empresa anualmente, y estos problemas pueden investigarse para superarlos.
2. Los empleados pueden tomar una decisión por sí mismos y, de esta manera, pueden completar las tareas rápidamente. La dirección implica el trabajo sólo cuando se produce la excepción.
3. Con la ayuda de un sistema automatizado, se pueden generar informes semanales o diarios, y se pueden realizar comparaciones para determinar la excepción y tratar de resolverla para evitar la excepción.
4. Reduce la carga de trabajo de gestión por excepción y pueden utilizar su tiempo en tareas más importantes más completas.

Desventajas de la gestión por excepción

1. En este sistema, se supone que los problemas solo pueden ser resueltos por la gerencia. Los empleados pueden resolver los problemas fácilmente y brindar mejores soluciones a medida que comprenden mejor el trabajo.
2. Algunas ocasiones, las normas decididas pueden estar llenas de anomalías. En ese caso, se perderá el tiempo tanto de la gerencia como de los empleados para tratar de hacer algo que no es posible.
3. Es un sistema centralizado, donde sólo se aceptan las decisiones tomadas por la alta dirección. Sin embargo, el resultado puede ser mejor si el sistema se descentraliza y permite que todos participen en el proceso de decisión.
4. Provoca una capa adicional de gastos para la organización como analistas financieros; los auditores deben trabajar más para comparar y preparar resúmenes de variaciones.
5. Todo el proceso es ineficaz si su analista es incompetente y no logra determinar el problema grave.