La gestión personal se define como un proceso que se ocupa de los componentes humanos de una entidad empresarial.

Toda organización depende en gran medida de su fuerza de trabajo, y es función de la gestión personal promover y fomentar la productividad óptima mediante la asignación y supervisión de las actividades de los empleados que trabajan bajo su paraguas.

significado de gestion personal

La gestión personal es una función gerencial que se ocupa de las personas y sus relaciones dentro de una organización. Recuerde que una fuerza laboral satisfecha puede llevar a la empresa a alturas inimaginables, y es por eso que una entidad comercial crea un departamento de administración personal separado.

El equipo de gestión personal selecciona y contrata a los empleados según los requerimientos de su empresa, les ofrece la formación necesaria para mejorar y desarrollar su trabajo, asegura condiciones de trabajo adecuadas y fomenta una relación armoniosa entre la plantilla y la dirección.

Desempeña un papel importante en una empresa, ya que puede planificar y organizar su mano de obra para utilizar admirablemente los recursos humanos y materiales.

La gestión personal ofrece incentivos eficaces para motivar y fomentar la plena cooperación. Estimula el trabajo de su fuerza laboral para aumentar la competencia y el potencial.

Funciones de gestión personal.

Las funciones de gestión de personal pueden considerarse de carácter consultivo ya que recomienda diversas actividades para el bienestar de su plantilla. Estos se clasifican en varios subtítulos, por ejemplo:

1) Planificación de la mano de obra

Una de las principales funciones de la gestión de personal es la planificación de la mano de obra, y se ocupa de colocar el tipo y el número adecuados de personas en el lugar y el momento adecuados para lograr los mejores resultados deseados.

Hay numerosos pasos involucrados en la planificación de la mano de obra, e incluye

1. Es necesario analizar el inventario actual y anotar el tipo y número de departamentos, junto con el personal en las unidades.
2. El siguiente paso incluye hacer pronósticos futuros con la ayuda de indexación, proyecciones pasadas, análisis estadístico, encuestas a expertos y modelos matemáticos a través de computadoras.
3. Ahora desarrolle programas de empleo que incluyan planes de colocación, proceso de selección y, por supuesto, reclutamiento después de comparar el inventario actual y los pronósticos futuros.
4. El último paso incluye el diseño de programas de formación para mejorar los conocimientos y habilidades de los trabajadores.

La importancia de la planificación de la mano de obra incluye

1. La planificación de la mano de obra da como resultado niveles más altos de productividad porque ahora es posible minimizar los niveles de desperdicio en términos de dinero, tiempo, energía y esfuerzos.
2. La comunicación clara y la supervisión efectiva debido a la planificación efectiva de la mano de obra dan como resultado una mejor relación entre los empleados.
3. La planificación de la mano de obra hace hincapié en los programas de motivación y los incentivos necesarios para aumentar la utilización y participación de su mano de obra.

Las ventajas de la planificación de la mano de obra incluyen

1. Ofrecer estabilidad a una entidad comercial mediante la gestión eficaz de su mano de obra.
2. Identificar excedentes y escasez para que sea fácil tomar medidas en el momento adecuado
3. Ayuda a implementar programas de formación para potenciar el talento disponible.
4. Identificar el problema del exceso de personal y, posteriormente, reducir el costo de la mano de obra
5. Utilizar los recursos humanos para la diversificación de la entidad comercial.

2) Desarrollo de la formación | Administración personal

La formación se ha convertido en una parte integral de la mayoría de las organizaciones, ya que ayuda a mejorar el funcionamiento de un empleado a su máxima capacidad.

La capacitación se ofrece tanto a los empleados nuevos como a los existentes. Hay dos tipos de formación en el puesto de trabajo y formación fuera del puesto de trabajo. El método de formación en el puesto de trabajo es rentable e incluye la formación de los empleados durante el trabajo diario a través de coaching, rotación de puestos, etc.

El método de capacitación fuera del trabajo incluye capacitar a los empleados en talleres separados o mediante la participación en seminarios y conferencias. Esto resulta un poco costoso pero ofrece beneficios a largo plazo para la empresa.

Las ventajas de ofrecer un programa de formación a los empleados son

1. Mejorar la confianza en sí mismo de un empleado: la capacitación actúa como una fuerza guía para un empleado y ayuda a mejorar su moral y confianza en sí mismo.
2. Aumenta la productividad: la capacitación adecuada mejora los niveles de rendimiento de un empleado a medida que adquiere nuevas habilidades para abordar los problemas existentes. Esto minimiza el desperdicio y aumenta la productividad de la mano de obra.
3. Minimizar el desperdicio: la capacitación ayuda al empleado a perfeccionar sus habilidades y conocimientos y, por lo tanto, reduce al mínimo el desperdicio en términos de esfuerzo y tiempo.
4. Reduce el riesgo de accidentes: la capacitación adecuada reduce el riesgo de accidentes ya que el empleado tiende a volverse competente en el manejo de sus responsabilidades.
5. Aumenta la posibilidad de ascenso o promoción: las habilidades y conocimientos adicionales adquiridos durante la capacitación aumentan las posibilidades de un aumento o promoción porque los empleados se vuelven elegibles para manejar responsabilidades adicionales.

3) Reclutamiento | Administración personal

Otra de las funciones de la gestión de personal es la que se ocupa en el proceso de contratación.

 Se subdivide en dos encabezados que incluyen

1. Reclutamiento Interno

La fuente del proceso de reclutamiento interno incluye promociones a través de anuncios internos de trabajo, transferencias y recontratación de empleados que alguna vez formaron parte de la empresa.

2. Contratación externa

Como sugiere el nombre, la fuente de reclutamiento externo está obviamente fuera de la organización e incluye:

1. Empleo a nivel de fábrica

es posible mediante la publicación de las vacantes en los tablones de anuncios fuera de la puerta de una fábrica

1. Publicidad

Los periódicos, las revistas de negocios y los sitios sociales seleccionados son una de las fuentes destacadas del proceso de contratación externa.

2. Agencias de empleo

Las organizaciones profesionales se crean con el único propósito de ofrecer puestos de trabajo según la calificación de un empleado o las necesidades de una entidad comercial. Estas agencias de empleo que suministran la mano de obra necesaria se han convertido en una de las principales fuentes del proceso de contratación externa.

3. Bolsa de trabajo

Las bolsas de empleo administradas por el gobierno ayudan en el proceso de contratación en las empresas gubernamentales.

4. Reclutamiento en el campus

Numerosas instalaciones educativas han establecido una célula de contratación que ofrece la posibilidad de contratación de recién graduados.

5. Recomendaciones

Las recomendaciones a través de fuentes conocidas o de alto nivel también ayudan en el proceso de contratación externa en una empresa.

4) Selección de empleados | Administración personal

Seleccionar al candidato adecuado para el puesto es una función importante de la gestión personal.

 El proceso se lleva a cabo de manera ordenada que incluye los siguientes pasos

1. Entrevista preliminar

Las entrevistas de selección o preliminares son menos formales que las entrevistas finales y generalmente se llevan a cabo para preseleccionar el número de solicitantes según los criterios de elegibilidad establecidos por la empresa.

En esta entrevista se examinan las habilidades, conocimientos, competencias y calificaciones para que los candidatos que encajen en el perfil puedan pasar a la siguiente etapa.

2. Espacios en blanco de la aplicación

Incluye detalles sobre las calificaciones, la edad, la experiencia y el motivo por el que dejó el último trabajo y debe ser completado por los solicitantes que hayan superado las entrevistas preliminares.

3. Pruebas escritas

El procedimiento de selección de empleados incluye pruebas escritas como prueba de personalidad, prueba de inteligencia y prueba de aptitud para evaluar el potencial de un candidato.

4. Entrevista de trabajo

El proceso de entrevista de empleo incluye una reunión personal entre el probable empleado y la gerencia. Se lleva a cabo para determinar la idoneidad del solicitante para el puesto en cuestión.

5. Examen médico

Las pruebas médicas se han convertido en parte del proceso de selección de empleados y se realizan en todas partes para garantizar si el candidato es apto para el trabajo o no.

6. Carta de nombramiento

Una carta de nombramiento formal es un compromiso de la empresa para contratar al solicitante y se entrega cuando ha superado con éxito todos los obstáculos en su camino.

Objetivos de la gestión personal.

Los objetivos de la gestión personal son los siguientes:

1. Lograr la utilización óptima de los recursos humanos mediante la mejora de las condiciones de trabajo
2. Establecer una estrecha relación de trabajo entre todos los empleados de una organización.
3. Ofrecer oportunidades para el crecimiento y el avance de los empleados a través de una mayor educación y capacitación.
4. Incrementar los niveles de compromiso, lealtad e implicación de los empleados
5. Definición de la rendición de cuentas y la responsabilidad de cada puesto
6. Satisfacer las necesidades grupales e individuales asegurando la satisfacción mental. Es importante asegurarse de que un empleado tenga seguridad laboral para que pueda trabajar sin presiones indebidas.
7. Ofrecer seguridad social y económica en forma de compensación monetaria contra factores como la enfermedad, la muerte y la vejez.
8. Minimizar la fricción entre los empleados y también entre la gerencia y los empleados.

¿En qué se diferencia la gestión de personal de la gestión de recursos humanos? 

La gestión de personal tiene un alcance limitado si se compara con las responsabilidades del departamento de recursos humanos.

La gestión personal se ocupa principalmente de mantener condiciones de empleo adecuadas, mientras que el recurso humano se ocupa tanto de las funciones personales como de otras actividades para mejorar la productividad y la eficiencia tanto de la organización como de su fuerza laboral.

Las diferencias entre gestión de personal y recursos humanos son las siguientes: