Definición:  La evaluación de las necesidades de capacitación es un proceso que identifica el nivel actual de conocimiento, habilidad y competencia y lo compara con los niveles requeridos o establecidos dentro de una organización. Este concepto ayuda a conocer la diferencia y determinar las necesidades de formación.

¿Qué es la evaluación de las necesidades de formación?

La evaluación de las necesidades de capacitación es una de las mejores formas de abordar las brechas de competencias. Puede llevarse a cabo en cualquier momento, como la contratación, la elaboración de planes de desarrollo profesional, las revisiones de desempeño, la planificación de la sucesión y el manejo de cambios relacionados con el puesto de trabajo.

La encuesta de evaluación de las necesidades de capacitación y los informes de evaluación de las necesidades de capacitación deben realizarse periódicamente a través del formulario de evaluación de las necesidades de capacitación y las preguntas de evaluación de las necesidades de capacitación para determinar si existe una necesidad de capacitación y si los programas existentes están demostrando ser efectivos en la organización.

Factores que conducen a la encuesta de evaluación de necesidades de formación

Los factores que darán lugar a programas de evaluación de la formación son los siguientes:

1. Plan de sucesión
2. Implementando nuevos procesos
3. Reorganización en la empresa.
4. Mejoras de procesos
5. Reingeniería de procesos de negocio
6. Reubicaciones
7. Nuevas contrataciones
8. Despidos / Traslados
9. planes de crecimiento de carrera
10. Cambios en la normativa
11. Promociones
12. Cambios en la fuerza laboral
13. Introducción de nueva tecnología
    
14. Problemas relacionados con la seguridad

¿Cómo realizar una evaluación de las necesidades de formación?

Los diversos pasos involucrados en la evaluación de las necesidades de capacitación son los siguientes

1. Identificar las necesidades del negocio 

El primer paso para realizar una evaluación de capacitación es identificar las necesidades de su negocio. Le ayudará a comprender las áreas en las que debe concentrarse para cerrar las brechas de competencia. Comprender el departamento, así como los objetivos generales de la organización para evaluar e identificar las oportunidades de capacitación que conducirán al éxito de la organización en su conjunto.

La evaluación también ayudará a conocer los pasos que se deben tomar para motivar a los empleados ofreciendo oportunidades de desarrollo de carrera y utilizar las opciones de capacitación de la organización.

Preguntas importantes en este punto que deben abordarse: si la organización necesita esta evaluación, por qué la está realizando, cuál es el resultado final que la organización está tratando de lograr y si la capacitación logrará el objetivo de la evaluación.

Es importante saber desde el principio si la evaluación de necesidades es la respuesta a los problemas en cuestión o si cualquier otro proceso, por ejemplo, la gestión de empleados, el análisis de puestos, etc. será más efectivo en ese escenario.

2. Identificar prioridades 

La organización ha identificado la necesidad de capacitación y ahora es el momento de verlas y determinar si las necesidades son reales y vale la pena abordarlas. Si está buscando formas de realizar una evaluación de necesidades exitosa, priorícelas en orden de importancia.

Esto ayudará a identificar las necesidades de poca importancia que también pueden abordarse de otras formas rentables.

3. Identificar las causas 

Si está buscando formas de realizar una evaluación de necesidades exitosa, identifique áreas específicas que se consideren problemáticas. Conocer y comprender los requisitos de desempeño y las soluciones que se necesitarán para ello.

4. Identificar posibles soluciones y oportunidades de crecimiento 

Si está buscando formas de realizar una evaluación de necesidades exitosa, identifique posibles soluciones y oportunidades de crecimiento. Esto ayudará a comprender si la capacitación puede marcar la diferencia y ayudar a los empleados, así como a la organización, a avanzar en nuevas direcciones.

5. Realizar análisis de brechas 

Si está buscando formas de realizar una evaluación de necesidades exitosa, realice un análisis de brechas. El proceso de análisis de brechas se trata de evaluar las habilidades, capacidades, conocimientos y desempeño actuales de los empleados y hacer comparaciones con los niveles deseados. La diferencia es la brecha de competencias que se puede identificar con la ayuda de varios métodos de análisis de brechas.

Realizar un análisis de brechas ayuda a responder preguntas como, ¿hay problemas en la empresa que puedan resolverse mediante la capacitación?, ¿hay problemas que puedan surgir en el futuro debido a nuevos equipos o procesos?, ¿es posible aprovechar las nuevas tecnologías? ser opcional u obligatorio? Existen varios métodos para realizar el análisis de brechas.

Los registros de recursos humanos son un método eficaz de análisis de brechas para conocer las competencias laborales, las descripciones de puestos, las evaluaciones de desempeño, las entrevistas de salida, los informes de seguridad, etc. Las entrevistas individuales realizadas con los gerentes y otros empleados ayudarán a identificar información sobre las precauciones de seguridad y si son factibles en el escenario actual.

Los grupos focales incluirán preguntas a un grupo sobre las necesidades de capacitación y los participantes tendrán que pensar y escribir sobre ellas. Las autoevaluaciones, los cuestionarios y las encuestas también se utilizan para realizar análisis de deficiencias.

Puede realizarse por teléfono, electrónicamente o por escrito a través de un formato estandarizado. Los empleadores generalmente preguntan a los empleados qué necesitan para ofrecer un mejor servicio al cliente y preguntan a los clientes sobre su experiencia con los empleados.

6. Evaluar las opciones de formación 

El análisis de brechas ha ayudado a crear una lista de necesidades y opciones de capacitación. Ahora es el momento de evaluarlos en función de los objetivos actuales y futuros de la organización si está buscando formas de realizar una evaluación exitosa.

Busque soluciones al problema junto con el costo de la capacitación. También puede evaluar las opciones de capacitación observando el ROI y el cumplimiento legal. En caso de problemas, se recomienda externalizar el talento para llenar el vacío de habilidades.

7. Reportar necesidades de capacitación y recomendar planes de capacitación 

Si está buscando formas de realizar una evaluación de capacitación exitosa, informe los hallazgos de las necesidades de capacitación y recomiende planes de capacitación tanto a corto como a largo plazo junto con los presupuestos.

Comience con la opción más importante o crítica y luego la siguiente y así sucesivamente. Incluya una breve descripción de cómo y por qué se completaron las necesidades de capacitación, las personas involucradas, los métodos utilizados y la recomendación con plazos.

Algunas preguntas importantes a considerar en este punto son cuál es la capacitación que se ofrece y si continúa, si la capacitación fuera del sitio o en el sitio será factible, si los participantes se encuentran en la misma o diferente ubicación y si se puede llevar a cabo la oportunidad de aprendizaje. ¿en línea?

Fuentes que determinarán las necesidades de formación 

Las fuentes que determinarán la evaluación de las necesidades de formación son las siguientes

1. Grupos de enfoque
2. Centros de evaluación
3. prueba de habilidades
4. Observaciones
5. Necesita analisis
6. Cuestionario de evaluación de necesidades
7. Entrevistas de salida
8. Entrevistas a empleados

Ventajas 

Los beneficios de la evaluación de necesidades de capacitación son los siguientes

1. La evaluación de las necesidades de capacitación se considera beneficiosa para una organización, ya que ayuda a determinar qué empleados necesitan capacitación a través de evaluaciones de desempeño, autoevaluaciones, grupos focales, comentarios de los clientes, etc. Identificar a los empleados que requieren capacitación ayuda a satisfacer sus necesidades de aprendizaje y ayuda en su crecimiento profesional.
2. La evaluación de la capacitación se considera beneficiosa para una organización, ya que ayuda a identificar las brechas de desempeño. Alienta a los empleados nuevos y existentes a realizar evaluaciones de competencia para conocer la necesidad de capacitación y las áreas a las que se debe apuntar.
3. La evaluación de las necesidades de capacitación se considera beneficiosa para una organización, ya que ayuda a dirigir los recursos a áreas prioritarias para cumplir con los objetivos comerciales. También ayuda a prevenir la formación innecesaria y, por lo tanto, ahorra dinero y tiempo.
4. La evaluación de la capacitación se considera beneficiosa para una organización, ya que ayuda a mejorar el nivel de eficiencia y productividad de un empleado. La mano de obra podrá adquirir competencias y ser más productiva. En última instancia, esto mejorará el compromiso de los empleados y aumentará la moral de los empleados.
5. La evaluación de la formación se considera beneficiosa para una organización, ya que ayuda a mejorar la calidad de los servicios. El entrenamiento ayuda a cumplir los objetivos deseados
6. La evaluación de la capacitación se considera beneficiosa para una organización, ya que ayuda a capacitar al empleado adecuado para el trabajo correcto con el enfoque correcto.
7. La evaluación de la formación se considera beneficiosa para una organización, ya que ayuda a recopilar datos cualitativos y cuantitativos.
8. La evaluación de la capacitación se considera beneficiosa para una organización, ya que prioriza las necesidades de capacitación para que los empleados puedan ser innovadores, eficientes e innovadores en sus trabajos.
9. La evaluación de la formación se considera beneficiosa para una organización, ya que ayuda a lograr un mayor retorno de la inversión.
10. La evaluación de la capacitación se considera beneficiosa para una organización, ya que brinda una oportunidad de aprendizaje y desarrollo a través de una capacitación adecuada.

Desventajas de la evaluación de las necesidades de formación

1. La evaluación de la formación es un proceso que requiere mucho tiempo. Desarrollar encuestas y evaluaciones y completarlas requerirá mucho tiempo y esfuerzo que se puede dedicar a otros asuntos importantes. La capacitación en sí misma también se considera que requiere mucho tiempo, ya que se llevará a cabo durante el horario de oficina, lo que desperdiciará una buena parte de las horas de trabajo del empleado.
2. La evaluación de la formación es muy cara. Puede requerir varias sesiones y esto resultará costoso para la organización y si contrata a un tercero para realizar evaluaciones, incluso entonces resultará costoso.
3. En el momento en que se completa una evaluación de capacitación, las necesidades comerciales pueden cambiar y, en ese caso, no resultará efectivo

Conclusión

La evaluación de las necesidades de capacitación es un método valioso para equipar a las personas con habilidades y conocimientos para mejorar sus capacidades. Identifica los comportamientos que los alumnos necesitan para lograr sus metas y objetivos.

La evaluación generalmente se lleva a cabo para llenar las brechas de crecimiento y las brechas de desempeño para que la organización pueda realizar los cambios necesarios y cumplir con sus objetivos organizacionales.