Definición de Diseño Organizacional

El Diseño Organizacional, como su nombre indica, se define como un proceso de identificación y diseño de la estructura organizacional. Refleja los esfuerzos de una empresa para integrar elementos nuevos y modernos, responder a varios cambios, permitir la flexibilidad y garantizar la colaboración.

El Diseño Organizacional también se refiere a la forma en que una organización empresarial logra la combinación adecuada para la integración y diferenciación de las operaciones en respuesta a las incertidumbres que enfrenta en su entorno externo.

Significado del diseño organizacional

El Diseño Organizacional describe la creación de estructuras, procesos y roles para que las metas y objetivos de una organización puedan ser realizados. También está asociado con la disposición mecánica de las líneas jerárquicas y posiciones en el organigrama.

El Diseño Organizacional es, de hecho, una metodología que ayuda a identificar aspectos disfuncionales, realinearlos para ajustarse a las metas actuales y desarrollar un plan para implementar nuevos cambios.

La metodología del Diseño Organizacional

El diseño organizacional es un enfoque integral para lograr mejoras en la organización para que pueda lograr una mayor eficiencia, productividad y rentabilidad. La metodología de un diseño organizacional incluye los siguientes pasos-

• Establezca un estatuto para el proceso de diseño: establezca un estatuto para el proceso de diseño e incluya los resultados deseados, la asignación de recursos, la participación, los plazos y las estrategias de comunicación para la iniciativa de diseño. es importante ser claro en el proceso de pensamiento y las estrategias para que sea fácil trabajar en equipo
• Evalúe el estado actual: evalúe el estado de su negocio para comprender sus fortalezas, funciones, principios, debilidades y si se alinean con sus objetivos principales, ideología y estrategia. Aportará claridad sobre el negocio en general y ayudará a realizar mejoras.
• Diseñar la nueva organización: este paso incluye

1. Definir principios organizativos como procesos, tecnologías, funciones y geografías.
2. Agilice los procesos centrales en el negocio que conducirán a entregas a los consumidores.
3. Documentación de procedimientos
4. Estandarización de procedimientos
5. Organizar los recursos humanos en torno a los procesos centrales
6. Definición de habilidades, funciones y tareas.
7. Definir las métricas de rendimiento de cada equipo y hacerlos responsables de sus acciones.
8. Determinar las necesidades y requisitos de equipo y el diseño de varios departamentos y equipos en la organización.
9. Identificar los recursos de apoyo y el personal y dónde se ubicarán adecuadamente
10. Definición de la estructura que da soporte operativo
11. Mejorar los sistemas de desarrollo como el establecimiento de objetivos, el intercambio de información, la compensación, la capacitación y la contratación, etc.

• Implemente el diseño: organice grupos de trabajo y capacítelos en el nuevo diseño para desarrollar habilidades y conocimientos. Reorganizar las instalaciones y el equipo y cambiar y ajustar el intercambio de información, los sistemas de rendimiento y los sistemas de recompensa para que la empresa responda mejor a las necesidades del cliente.

Elementos del Diseño Organizacional

Si el diseño de la organización se planifica e implementa correctamente, genera la alineación de metas y objetivos y un diseño deficiente a menudo resulta en una toma de decisiones ineficaz, falta de confianza y un entorno de trabajo rígido.

Es vital poner énfasis en los elementos clave del diseño organizacional para ganar ventaja en la industria. A continuación se describen algunos de los elementos clave del diseño organizacional.

1. Línea/cadena de mando

La autoridad se delega de arriba hacia abajo en una organización donde la alta dirección da instrucciones a los niveles inferiores y así sucesivamente y la responsabilidad fluye de abajo hacia arriba en cada nivel.

La cadena de mando se aclara y todos saben a quién deben reportar.

Las ventajas de la línea/cadena de mando son

1. Instrucciones claras
2. La resolución de conflictos
3. Supervisión directa
4. Comunicación clara
5. Supervisión estrecha del desempeño de los empleados
6. Aumento de la productividad y la eficiencia
7. 
   Impulso en la rentabilidad

Las desventajas de la línea/cadena de mando son

1. Aumento de la política de oficina debido a la centralización del poder.
   
2. Menos iniciativas
3. Demasiada dependencia de las autoridades superiores
4. Menos sentido de pertenencia
5. Retraso en la toma de decisiones.
6. Control rígido, por lo tanto, falta de flexibilidad.

2. Formalización

Este elemento del diseño organizacional se ocupa de mencionar y asignar responsabilidades, roles, deberes y procedimientos a los individuos, unidades, departamentos y equipos.

Las ventajas de la formalización son

1. Flujo fluido de autoridad
2. Impulse la eficiencia
3. Menos ambigüedad

Las desventajas de la formalización son

1. Relaciones formales y rígidas
2. Reducción de la moral de los empleados.
3. Largo proceso en la toma de decisiones.

3. Departamentalización

Es el elemento del diseño organizacional que se ocupa de dividir las funciones según la responsabilidad del puesto. Las formas comunes de departamentalización son

1. Departamentalización funcional
2. Departamentalización geográfica
3. 
   Departamentalización de productos
4. Departamentalización de procesos
5. Departamentalización de clientes

Las ventajas de la departamentalización son

1. Mejor coordinación
2. Mejor control
3. Flexibilidad
4. Mano de obra motivada
5. Impulse la eficiencia

Las desventajas de la

1. Toma de decisiones lenta
2. Mal uso de la autoridad
3. sobreespecialización

4. El tramo de control

Este elemento del diseño organizacional determina la cantidad de gerentes y niveles que tiene una empresa y cuántos subordinados reportarán a un supervisor.

Depende en mayor medida de la complejidad de las tareas que realiza, las ubicaciones geográficas y la capacidad de un superior y su equipo para manejar determinadas tareas.

Las ventajas del tramo de control son

1. Comunicación clara
2. Pocos gerentes
3. Potenciación de los empleados
   
4. 
   Delegación de autoridad a los subordinados por parte de su supervisor

 Las desventajas del tramo de control son

1. Barreras en la toma de decisiones
   
2. Demasiado trabajo para los gerentes
3. Necesitan gerentes capacitados para manejar las responsabilidades de manera efectiva

5. Centralización

Este elemento del diseño organizacional se refiere a un sistema donde la toma de decisiones y la planificación se otorgan a un solo individuo o a la alta dirección de la organización.

Las ventajas de la centralización son

1. Toma de decisiones correcta para cualquier decisión no planificada
2. Gestión de la especialización
3. Gestión y manejo de crisis.
4. Menos duplicación de tareas.

Las desventajas de la centralización son

1. Un entorno dinámico y complejo
2. Retraso en la toma de decisiones
3. Poco sentido de pertenencia

6. Descentralización –

Este elemento del diseño organizacional se refiere a un sistema en el que la toma de decisiones y la planificación se entregan a los niveles medios o bajos de la organización. Las ventajas de la descentralización son

1. Decisiones rápidas
2. cultura competitiva
3. Incremento de iniciativas por parte de los empleados
4. Mejorar en el desempeño de los empleados
5. Toma de decisiones independiente por parte de los gerentes.

Las desventajas de la descentralización son

1. Duplicación de trabajo
2. Alto costo
3. Ambigüedad en los procesos

7. Especialización laboral

Este elemento del diseño organizacional brinda detalles sobre cómo se dividirán las tareas en trabajos separados. A los individuos se les confía la realización de una parte de una tarea en lugar de toda la actividad.

Las ventajas de la especialización laboral son

1. Impulso en la calidad del producto
   
2. Impulso en la satisfacción laboral
3. Impulso en la productividad

Las desventajas de la especialización son

1. Aumento de la rotación de empleados
   
2. Aumento de costos

Tipos de Diseño Organizacional

La estructura de diseño organizacional se divide en dos categorías.

Diseños tradicionales

1. Estructura sencilla

En una estructura simple, diseño tradicional, el énfasis está en la autoridad centralizada y la baja departamentalización. Por lo general, lo adoptan las empresas nuevas y las pequeñas empresas porque el propietario tiende a tener el control de todos los roles y funciones principales. Las ventajas de la estructura simple son

• Amplios tramos de control
• Mayor participación de los empleados

 El inconveniente de la estructura simple es

• Sin procedimientos o políticas estandarizados

2. Estructura funcional

En un diseño tradicional de estructura funcional, los especialistas ocupacionales similares se agrupan en departamentos que cuentan con su fuerza de trabajo para desempeñar roles y funciones. Las ventajas de la estructura funcional son

• Distribución efectiva de tareas debido a la especialización.
• Impulso en los niveles de eficiencia
• Aumento de la productividad
• Costes mínimos
• Mejor funcionamiento de la gestión

Los inconvenientes de la estructura funcional son

• Caro si se contrata personal especializado
• Incremento de conflictos a nivel gerencial
• Coordinacion pobre

3. Estructura divisional

En un diseño tradicional de estructura divisional, hay unidades semiautónomas o separadas con sus propios objetivos en una organización. Se ve en grandes organizaciones donde las funciones se agrupan en base a proyectos, productos o áreas geográficas. Cada departamento tiene sus recursos y funciones, y el gerente es responsable de cada decisión relacionada.

Las ventajas del diseño tradicional de la estructura divisional son

• Mayor rendición de cuentas
• Toma de decisiones rápida

Los inconvenientes del diseño tradicional de la estructura divisional son

• Duplicación de tareas
• Aumento de costos
• Conflictos en los departamentos
• Desajuste en las metas y objetivos de una organización y el departamento

Diseños contemporáneos

1. Estructura del equipo

Como su nombre lo indica, el diseño organizacional de la estructura del equipo se compone de varios equipos donde cada uno de ellos avanza hacia una meta y un objetivo común. No hay cadena de mando y todos los equipos son responsables de su trabajo y desempeño.

2. Estructura matricial

En la estructura matricial, los especialistas en diseño organizacional son reclutados de diferentes departamentos funcionales dentro de la organización para trabajar en uno o varios proyectos simultáneamente.

Hay varios proyectos al mismo tiempo en una empresa, y es responsabilidad del director del proyecto asignar los recursos necesarios para completar el proyecto. Reúne especialistas para completar el proyecto a tiempo y con éxito.

3. Estructura del proyecto

En el diseño organizacional de la estructura del proyecto, los miembros del equipo trabajan en proyectos continuamente en una estructura similar a un equipo. Cada equipo tiene los miembros necesarios, con habilidades y conocimientos especializados, para completar el proyecto y, una vez terminado, pasan al siguiente proyecto.

4. Organización de aprendizaje

En la organización que aprende, existe la capacidad de cambiar, adaptarse y aprender. Hay empleados bien informados en la empresa que pueden compartir su conocimiento con otros y aplicarlo de manera efectiva en el lugar de trabajo.

Una organización de aprendizaje fomenta una cultura influyente en la que todos los empleados se alinean con el objetivo de la empresa y están dispuestos a trabajar juntos a través de información y conocimientos compartidos.

5. Unidades internas autónomas

La estructura autónoma del diseño organizacional se encuentra generalmente en grandes organizaciones que se componen de varias unidades de negocio. Los departamentos están descentralizados y funcionan de forma independiente sin la interferencia de otros.

No existe una asignación de recursos o una autoridad centralizada, y cada unidad tiene sus objetivos de ganancias, competidores, clientes y productos individuales.

6. Organización sin fronteras

En la organización sin límites, el diseño no está limitado por diseños externos, verticales u horizontales. La organización utiliza un enfoque de equipo en lugar de unidades departamentales y, por lo tanto, no tiene que lidiar con la jerarquía, la departamentalización y la cadena de mando.

Es un diseño desestructurado con más flexibilidad.

Principios fundamentales del Diseño Organizacional

Los principios fundamentales del diseño organizacional son los siguientes:

1. Autorreflexión

El primer principio del diseño organizacional se basa en la autorreflexión. Cuáles son su propósito y objetivos, está interesado en marcar la diferencia, desea establecer una imagen de marca única de su empresa y cómo va a entregar valor a sus inversionistas, clientes y empleados de manera efectiva son algunas preguntas que ayudará en la autorreflexión.

Vaya más allá de su zona de confort, tome una iniciativa audaz y priorice todo para crear un diseño organizacional perfecto

2. Crea un diseño con el marco adecuado

Un principio esencial del diseño organizacional es crear un diseño ideal con el marco adecuado. Primero identifique los elementos requeridos y luego priorícelos según su relevancia para la empresa y ahora use todos los componentes básicos para hacer el diseño.

3. Utiliza tu mejor talento

El talento a menudo se pasa por alto en un entorno laboral ocupado. Aún así, uno de los principios esenciales del diseño organizacional establece que nunca se debe olvidar el talento dentro de la empresa.

Diseñar puestos de modo que el talento, la comprensión gerencial y las habilidades técnicas de varias personas puedan utilizarse plenamente

3. Fomentar la rendición de cuentas

Es fundamental crear un diseño organizacional que fomente la rendición de cuentas. Esto asegurará que los supervisores ya no tengan que microgestionar y, por lo tanto, finalmente se ahorre mucho tiempo.

Cuando la información fluye sin problemas, se vuelve más accesible para mejorar y ejecutar la estrategia del negocio.

Ventajas del Diseño Organizacional

Las ventajas del diseño organizacional son las siguientes:

• Eficiencia incrementada
• Misión y estrategia claras
• Tiempo de ciclo mejorado
• Inspira la innovación
  
• Perfecta alineación de la estrategia de negocio con el entorno del mercado
• Mejora la comunicación
• La claridad en las relaciones de reporte
• Excelentes y sanas relaciones con los clientes.
  
• Procesos de trabajo eficientes
• Flujo fluido de información
• Los empleados saben con quién se van a comunicar gracias a una cadena de mando transparente
• Mejora de la calidad de los servicios y bienes.
  
• Toma de decisiones rápida
• Aumento de la eficiencia operativa
  
• Mejores oportunidades de crecimiento para la empresa.
• Mano de obra motivada
• ambiente de trabajo sano y feliz
• Aumento de beneficios
• Disminución de los gastos operativos
• Mejor compromiso de los empleados
• ambiente de trabajo seguro
• Fácil de enfrentar los desafíos futuros
• Oportunidades de ascenso para los empleados
• Gestión de procesos mejorada

Desventajas del Diseño Organizacional ineficaz

Las desventajas del diseño organizacional ineficaz son las siguientes

• Baja moral de los empleados
• Despidos o pérdida de empleo
• Falta de coordinación y confusión dentro de los roles.
• No compartir información e ideas.
• Alta rotación de empleados
• Falta de conocimiento apropiado
• Daño de imagen de marca
  
• Falta de propiedad
  
• Incumplimiento legal
• Juego de la culpa
• Sistemas mal definidos
• Inconsistencia en la calidad del trabajo.
• Pérdida de tiempo
• Desconfianza entre la dirección y los trabajadores.
• Resolución de problemas ineficaz
• Resultados por debajo del objetivo
• Flujo de trabajo ineficiente con muchos desgloses