Diferencia entre administración de contratos y gestión de contratos
Los términos gestión de contratos y administración de contratos a menudo se usan indistintamente por las organizaciones porque en un nivel más amplio; comparten varias similitudes. Cumplen funciones complementarias y son fundamentales para todas las organizaciones. Esto se debe a que tanto la administración de contratos como la gestión de contratos protegen los recursos de una entidad comercial.
Ambos términos se utilizan para definir el proceso que gestiona los contratos con empleados, socios, proveedores y clientes. Los funcionarios tienen que negociar los muchos términos del contrato y asegurar su cumplimiento. También tiene que documentar los términos y condiciones y aceptar los cambios que surgirán más adelante en el momento de la implementación. Es un proceso sistemático para gestionar el contrato en su etapa de creación, implementación y análisis con el único objetivo de potenciar el desempeño y la productividad operativa y financiera.
La creación de un contrato viable que sea legalmente sólido y aplicable es fundamental para ambas partes involucradas. Es igualmente importante que resulte ventajoso para ambos en términos de beneficios financieros.
El departamento que se ocupa de la administración de contratos tiene un papel muy importante que desempeñar, ya que se ocupa de la etapa inicial, y si algo sale mal aquí, el impacto se sentirá directamente en la última etapa. La implementación y la relación de trabajo en el contrato dependen completamente de los términos y condiciones establecidos al inicio por el equipo de administración del contrato.
Diferencia entre administración de contratos y gestión de contratos
Si tanto la gestión de contratos como la administración de contratos son tan similares y están a cargo del mismo equipo, ¿cuál es su punto de diferencia? La más obvia es que la administración del contrato es la primera etapa y la gestión del contrato es la última etapa que se ocupa del contrato.
El equipo de administración del contrato está involucrado en el trabajo relacionado con todos los aspectos antes de firmar el contrato y la gestión del contrato es el trabajo que comienza una vez que se firma el contrato y está listo para implementarse. Cada uno de los procesos tiene su función, responsabilidad y flujo de trabajo en el proceso de contratación que no se superponen entre sí.
Los administradores de contratos a menudo están en contacto regular y directo con los administradores de contratos. Esto se debe a que pueden requerir detalles pertinentes sobre el acuerdo de negociación original y la intención del lenguaje en el contrato.
Es responsabilidad tanto de la administración del contrato como de la gestión del contrato asegurarse de que todas las obligaciones contractuales contraídas con terceros se desarrollen sin problemas porque nadie está interesado en enredarse en un litigio.
Por eso es fundamental tener canales de comunicación abiertos entre los dos equipos. Incluso si su flujo de trabajo es independiente, deben permanecer en contacto para solucionar cualquier problema que pueda surgir durante el proceso del contrato.
Administración de contratos vs gestión de contratos
Administracion de contratos
La administración del contrato es la fase en la que el equipo del contrato participa en la planificación de todos los aspectos y el desarrollo de los contratos. La fase de planificación del contrato se trata de encontrar socios contratantes que resulten adecuados para la empresa. Envía solicitudes a varias fuentes para la propuesta.
Las personas involucradas en el proceso deben tener un conocimiento y comprensión profundos de todos los aspectos esenciales del contrato, por ejemplo, la fecha efectiva de inicio, la fecha de desembolso del pago y los términos relacionados con la aceptación y disolución de dicho contrato. contrato.
El equipo de administración de contratos es responsable de analizar los detalles y resolver cualquier diferencia o cuestión sobre información adicional en la etapa inicial. El equipo de administración trabaja con socios potenciales para negociar temas como las expectativas de rendimiento, los plazos de entrega y los precios.
Aunque la etapa inicial en el ciclo del contrato es de naturaleza administrativa, también requiere una buena dosis de estrategia para negociar términos y condiciones que sean justos ya favor de su negocio. Es responsable de finalizar el lenguaje contractual y tratar con varias revisiones que se han solicitado.
Es responsabilidad del equipo de administración del contrato trabajar con ambas partes involucradas para que se puedan establecer los términos y condiciones y se puedan alinear los procedimientos para medir el desempeño a intervalos periódicos y ver si ambas partes están cumpliendo con su parte de el contrato. También es responsable de cuidar las cláusulas de renovación automática y definir cuál es el incumplimiento material del contrato.
El papel del administrador del contrato termina una vez que se firma el contrato.
Ejemplo de administración de contratos
ABC Limited es una empresa que está pujando por un proyecto. Ahora es responsabilidad de su administrador de contratos enviar una solicitud de propuesta de contrato a los proveedores o contratistas potenciales.
Cuando la empresa selecciona a un proveedor en particular, lo invita a la mesa de negociaciones. Es responsabilidad del administrador del contrato trabajar en el idioma para establecer los términos y condiciones del contrato.
Gestión de contratos
El contrato se firma cuando ambas partes acuerdan los términos y condiciones relacionados con el contrato. Es a partir de aquí que comienza el papel de la gestión de contratos. El equipo involucrado en el proceso de gestión de contratos tiene la responsabilidad de implementar el proceso de tal manera que todas las obligaciones contractuales se cumplan dentro del plazo establecido en el contrato.
Es función del equipo de gestión del contrato verificar todos los siguientes detalles relacionados con el cumplimiento de los términos del acuerdo. Es este equipo el responsable de la utilización adecuada de los recursos como el personal, el equipo y la experiencia necesaria para completar el contrato.
Si una entidad comercial está involucrada en la fabricación de un producto y tiene contratos para vender dicho producto con socios minoristas, entonces es responsabilidad del administrador del contrato asegurarse de que el socio minorista tenga los materiales de marketing necesarios y la señalización que necesita. Es este equipo el responsable de hacer que los vendedores sean expertos en el manejo de sus funciones mediante la organización de sesiones de capacitación o educación.
Durante la fase de implementación, las circunstancias pueden cambiar y esto puede resultar en varias modificaciones que se vuelven necesarias para completar el proyecto a tiempo. Una función esencial del equipo de gestión del contrato en esos momentos es estar atento a cualquier enmienda o modificación porque es responsabilidad del equipo facilitar dichas revisiones o cambios en el contrato existente. Es este equipo el que está en la mejor posición para saber cuáles son los cambios requeridos en el acuerdo para su culminación exitosa.
Ejemplo de gestión de contratos
Cuando se firma el contrato entre ABC Limited y el proveedor, la responsabilidad del equipo de administración del contrato es implementar fielmente los términos del contrato. Garantiza que los productos lleguen a los minoristas y puntos de venta según los términos establecidos del acuerdo y que el minorista tenga las herramientas necesarias para vender el producto.
Es responsabilidad del equipo de gestión de contratos realizar un seguimiento de las ventas y determinar la forma de distribuir los ingresos.