Descripción general de la gestión de proyectos, funciones y ciclos de vida
La gestión de proyectos es un campo que abarca la disciplina formal de administrar y aplicar herramientas de conocimiento, habilidades y técnicas para cumplir con los objetivos de una entidad o empresa.
Mientras habla sobre la gestión de proyectos, Henry Mintzberg, académico y autor de negocios y gestión, dice:
“La gestión es, ante todo, una práctica donde se encuentran el arte, la ciencia y la artesanía”.
Entonces, mientras piensa en la gestión de proyectos, imagine un diagrama de Venn en el que la gestión se ubica donde se encuentran los círculos de la ciencia, el arte y la artesanía. Mientras planifica y avanza con un proyecto, se supone que debe ser metódico para continuar con la programación y el presupuesto según la estructura planificada y las influencias externas de su proyecto.
La gestión de proyectos como profesión ha sido aceptada en el mundo desde tiempos inmemoriales.
Cada proyecto crea un producto, resultado o servicio único.
Estos resultados son tanto tangibles como intangibles. Sin embargo, existen algunos formatos que incluyen elementos repetitivos para proyectos entregables.
Cuando profundizamos en la etimología del término ‘proyecto’, simplemente significa una meta temporal o esfuerzos para crear un producto, servicio o resultado único.
Considerando que, el término gestión significa un proceso social relacionado con asegurar que el trabajo se haga; su tarea se centra en planificar y orientar las operaciones que se desarrollan en una empresa.
Para entender lo que significa la gestión de proyectos, debemos entender el origen de esta práctica. Por lo tanto, la gestión de proyectos es la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades del proyecto para cumplir con los requisitos del mismo.
Historia de la gestión de proyectos
La gestión de proyectos puede ser reconocida como una disciplina en los últimos tiempos de los procesos y proyectos del mundo moderno.
La realidad es que toda la historia del mundo involucra innumerables ejemplos de gestión de proyectos. Cada cultivo, monumento o estrategia que ha sido importante en el curso de la historia mundial fue una creación e implementación de la gestión de proyectos sin la cual no se habrían cumplido las metas.
Cada artefacto histórico, incluido el monumento antiguo, no se construyó de manera espontánea, sino que se planeó en cronogramas, presupuestando toda la instalación y el equipo, y cumpliendo los objetivos.
En la época en que se hicieron las Pirámides de Giza, no se construyó en un día, como no lo hizo Roma. Requirió un proceso minucioso de conceptualización, planificación de cómo construirían las pirámides, ejecutarlo, revisar el proceso y luego observar bien el resultado final.
El siglo XX ha visto un aumento eficiente y efectivo en la comprensión y utilización del concepto de gestión de proyectos.
Alrededor de la década de 1950, muchas industrias habían proliferado en todos los rincones del mundo para industrializarse y ayudar a sostener su economía. Estas industrias requerían un proceso muy estructurado y estructurado para la gestión y la fabricación.
Un modelo simplificado de gestión llamado ‘diagrama de Gantt’ fue la creación de Henry Gantt, que se utilizó popularmente en varias industrias y empresas. El gráfico se utiliza para programar los planes y objetivos de un proyecto.
De manera similar, en 1957, Dupont Corporation desarrolló el método de la ruta crítica teniendo en cuenta el aspecto de la programación adecuada de los planes. Este método permitió a las personas comprender qué programas no se pueden extender o ajustar y deben completarse.
Primer Instituto de Gestión de Proyectos
El Project Management Institute (PMI) se estableció en el año 1969. Es la asociación de miembros sin fines de lucro más grande del mundo para la profesión de gestión de proyectos.
Desde sus inicios, ha fijado estándares para el tratamiento de un proyecto, su programa y gestión de cartera, ofreciendo capacitación y certificación.
El PMI fue acreditado como estándar ANSI en 1998.
Hoy en día, existe un estándar ISO incluso para la gestión de proyectos (IS21500) que se creó en 2012. A diferencia de la historia en la que las personas que construyeron las pirámides morían de agotamiento, hay ciertos aspectos que se tienen en cuenta hoy en día para brindar atención adicional a los trabajadores y otros stakeholders de la empresa.
Se han integrado varios elementos nuevos con la disciplina de la gestión de proyectos. Hoy en día, los gerentes de proyectos necesitan tener un espectro más amplio de conocimientos relacionados con las habilidades de gestión empresarial, como las relaciones con los clientes, la estrategia, las habilidades de liderazgo, etc.
¿Cuándo y dónde necesitamos la gestión de proyectos? – Necesidades contemporáneas para la gestión de proyectos
Para comprender los campos y áreas donde se requiere la gestión de proyectos, debemos encontrar la diferencia entre el trabajo por proyectos y la gestión de operaciones.
El cambio en las operaciones comerciales puede ser el foco de un proyecto dedicado cuando hay cambios sustanciales en las operaciones comerciales debido a la entrega de un nuevo producto o servicio. De hecho, las operaciones en curso de una empresa no deben cuantificarse como un proyecto sino como un proceso en curso.
La gestión de operaciones no está al alcance de la gestión de proyectos, ya que implica garantizar que las operaciones comerciales continúen de manera eficiente utilizando los excelentes recursos necesarios y satisfaciendo las demandas de los clientes. Considerando que, los proyectos en la naturaleza tienen un inicio y un punto final claramente definidos diseñados para lograr el objetivo deseado.
Un proyecto se disuelve una vez que se han cumplido los objetivos deseados.
Sin embargo, hay un trabajo particular que requiere la gestión de proyectos, ya que varias partes interesadas operativas tienen voz y control significativo sobre los proyectos que afectarán su futuro empleo o esfuerzos.
Numerosos campos requieren la gestión de proyectos. Se puede implementar tanto en proyectos grandes como pequeños.
son los siguientes
- Al lanzar un nuevo sitio web
- Crear y lanzar una nueva aplicación para el consumidor u otro producto.
- Introducir negocios, cambios culturales y procesos a la organización.
- Abrir o cerrar una nueva oficina
- Construcción de oficinas, carreteras o centros comerciales
- Ejecutar un evento de la industria como visitas a la industria o conferencias
- Tomar medidas para cambiar elementos en las empresas para cumplir con las regulaciones
Estas son las pocas áreas donde la gestión de proyectos es necesaria.
Funciones de gestión de proyectos
Hay varios roles que se asignarán en un proyecto
1. Patrocinador del proyecto
El patrocinador del proyecto generalmente trabaja con el equipo de gestión del proyecto para ayudar con asuntos como la financiación del proyecto, el seguimiento del progreso, la influencia de las partes interesadas y la aclaración del alcance.
Él o ella es responsable del resultado, ya que en su mayoría son los altos directivos a los que se les ocurre la idea de un proyecto y benefician a su equipo. Representan principalmente al cliente del proyecto.
2. Gerente de Proyecto
La tarea de cualquier gerente de proyecto es que son distintos de un gerente funcional y de un gerente de operaciones. Un gerente de proyecto tiene la responsabilidad de satisfacer las necesidades de la tarea, el equipo y las necesidades individuales. Se convierten en el puente entre el equipo y la estrategia.
Cualquier proyecto se logra a través de la aplicación e integración apropiadas de los 47 procesos de gestión de proyectos agrupados lógicamente, categorizados en cinco grupos de procesos que los gerentes de proyectos implementan apropiadamente.
Por lo tanto, el papel de un gerente de proyecto es muy estratégico y de gran importancia. Aplican las habilidades específicas del área y las competencias de gestión general requeridas para un proyecto. Las habilidades son las siguientes-
- Conocimiento : un gerente de proyecto debe tener un conocimiento explícito sobre el proyecto que está tratando.
- Desempeño: se refiere a lo que el gerente del proyecto puede hacer mientras aplica su conocimiento de gestión de proyectos.
- Personal : se refiere a cómo se comporta el gerente del proyecto al realizar o implementar el proyecto. Abarca rasgos como la actitud, el liderazgo, las características básicas de la personalidad, la motivación, la gestión de conflictos, etc.
3. Proveedor
Puede haber alguien que esté haciendo el trabajo, ya sea un proveedor interno como el equipo de desarrollo o un proveedor externo como un contratista externo.
El proveedor es presentado a un equipo de proyecto por el principal punto de contacto: su experto técnico, gerente de proyecto o gerente de cuenta.
4. Parte interesada
Las partes interesadas pueden entenderse comúnmente como una persona externa que contribuye a un proyecto. Por lo general, se considera que las partes interesadas de una empresa son las personas que tienen una participación en su empresa.
También incluye a todos los miembros que tienen intereses en el proyecto o se ven afectados por el proyecto al finalizar. Las partes interesadas tienen derecho a determinar qué se debe hacer en el proyecto y tener voz en la determinación de los entregables que afectan las necesidades u objetivos del negocio.
La parte interesada puede provenir de la propia empresa, como empleados, personal, gerentes, o puede ser alguien del público o fuera de la agencia.
El gerente del proyecto desempeña el papel de cerrar la brecha entre la parte interesada y el proyecto a lo largo del proceso para obtener retroalimentación sobre el proyecto paso a paso.
5. Clientes
El cliente es el grupo objetivo que necesita ser satisfecho o para quien se realizó el proyecto.
Ciclo de vida del proyecto durante la gestión de proyectos
Es la secuencia de fases por las que pasa un esquema. Tiene un punto de inicio y final definido. Las etapas son generalmente secuenciales.
Sus números y nombres se obtienen de las noticias de gestión y control de la empresa u organismos involucrados en el proyecto, la naturaleza del proyecto y su área de aplicación.
Cada fase se puede dividir en hitos funcionales o específicos u objetivos parciales o entregables o resultados intermedios, dentro del alcance general del trabajo o la disponibilidad financiera.
Las fases están limitadas en el tiempo y tienen un punto de inicio y fin/control. Determinados estos elementos, debemos implementar un proyecto en consecuencia. Echemos un vistazo a esas fases aquí y ahora.
Las cinco fases de la gestión de proyectos
Como se mencionó anteriormente, la gestión de proyectos tiene un conjunto de fases, una tras otra. Hay cinco fases en la gestión de proyectos:
1. Inicio del proyecto
Esto indica el inicio del proyecto. El objetivo de esta fase es realizar y comprender el proyecto en un espectro más amplio.
Esta fase comienza estableciendo lo que es factible y lo que se puede hacer. Este es un punto en el que también identificamos los lugares desde donde podemos iniciar el camino para llegar a una meta. Desarrollas la idea para lograr un propósito específico.
Reunir a todos los jefes de equipo es vital, ya que este paso será la base de todo el proyecto. Las partes interesadas relevantes aquí también incluyen sus aportes sobre si el camino para alcanzar la meta del proyecto coincide con sus objetivos.
2. Planificación del proyecto
Esta fase implica una gran cantidad de lluvia de ideas, ya que la clave para una gestión de proyectos exitosa consiste en un conjunto de pasos bien planificados.
La hoja de ruta o el plan se crea en esta fase. El establecimiento de metas es la idea. Hay dos métodos utilizados para establecer objetivos:
2.1 Objetivos INTELIGENTES
Un enfoque que asegura que los objetivos han sido cuidadosamente pensados.
-La S significa Específico, encontrando puntos específicos: quién, cuándo, dónde, cómo, qué y por qué.
-M de Medible, para medir el éxito de un objetivo.
-A de Alcanzable, para identificar lo que se puede lograr y lo que no se puede lograr.
-R de Realista, para entenderlo y pensarlo todo siendo práctico y alcanzable.
-T para Oportuno, para terminar las cosas dentro de un marco de tiempo específico.
2.2 Objetivos CLAROS
Un método utilizado para alentar a los empleados a trabajar juntos y crear un ambiente agradable.
-C de Colaborativo, es decir, empleados que trabajan juntos en un proceso colaborativo.
-L de Limitado, es decir, lograr y hacer las cosas dentro del marco de tiempo y mantenerlo manejable.
-E de Emocional, es decir, posibilitar la conexión emocional de los empleados con el proyecto y sus integrantes.
-A por Apreciable, es decir, dividir los pasos significativos en pasos más pequeños para alcanzar las metas rápidamente.
-R de Refinable, es decir, cuando surgen nuevas situaciones uno debe ser capaz de adaptarse a ellas.
3. Ejecución del Proyecto
Hay pasos esenciales para esta fase. Los entregables se desarrollan y completan, y es el momento en que las tareas se completan con precisión durante la fase de ejecución.
El trabajo masivo comienza aquí a medida que identifica y mitiga los riesgos, trata los problemas y realiza los cambios necesarios. son los siguientes-
- desarrollar un equipo
- Asignar los recursos a los equipos.
- Ejecutar los planes de gestión del proyecto en consecuencia.
Gestión de compras cuando sea necesario.- Project Manager dirige y gestiona la ejecución del proyecto.
- Establezca sistemas de rastreo para controlar todo.
- Reuniones de estado para ver dónde se encuentran los equipos con sus metas y objetivos
- Actualizar el cronograma del proyecto.
- Modificar el cronograma del proyecto cuando sea necesario.
4. Seguimiento del Proyecto
Esta fase juzga y mide el progreso y el desempeño de los equipos colectivamente para alcanzar la meta. Los Project Managers utilizan el INDICADOR CLAVE DE RENDIMIENTO para saber si el proyecto está bajo control o no. Los KPI son los siguientes:
- Objetivos del proyecto : para medir si el cronograma y el presupuesto se alinean con las metas del proyecto.
- Entregables de calidad: para determinar si se están cumpliendo tareas específicas.
- Seguimiento de esfuerzo y costo : el administrador del proyecto da cuenta de los recursos de esfuerzo y costo y verifica si el proyecto se puede lograr con el presupuesto previsto.
- Rendimiento del proyecto : monitorea cualquier cambio que ocurra en el proyecto.
5. Cierre del proyecto
El cierre de un proyecto debe ser un paso cuidadosamente ejecutado para lograr la mayor parte de lo que se logró. Asegura que el trabajo completado obtenga una aceptación más amplia y haya cumplido con todos los objetivos deseados.
Cualquier papeleo o informe final debe enviarse en este punto para referencia futura cuando se realice nuevamente un proyecto de este tipo.
Conclusión
Por lo tanto, la gestión de proyectos no es simplemente un arte de revisar lo que se debe hacer, sino un cálculo cuidadoso del tiempo y el presupuesto mediante la implementación de conocimientos, habilidades, herramientas y otras cualidades de un gerente de proyectos para alcanzar una meta.
No solo el gerente del proyecto, sino también el equipo y otros miembros involucrados en el proyecto son responsables del éxito de un proyecto.