La delegación se entiende como un componente fundamental de las responsabilidades de cualquier gerente o líder. Si se utiliza con éxito, la delegación brinda ventajas genuinas a cada uno de los incluidos.

La delegación se considera necesaria para mejorar el equilibrio entre el trabajo y la vida personal y es quizás la prueba más importante que tienen las personas en el entorno laboral y en el hogar. Nos empodera para lograr más, actuando mejor y enfocándonos más en lo que hacemos de manera experta y dejando que las otras ‘cosas’ pasen a otra persona para que las haga.

En forma simple, la delegación se puede definir como el proceso de asignar cualquier autoridad a otra persona (típicamente de un supervisor a un subordinado) para realizar tareas particulares. Es una de las ideas centrales del liderazgo gerencial.

La delegación tiene varias ventajas. Al optimizar su carga de trabajo, incrementa la cantidad de tiempo disponible para realizar tareas gerenciales clave. También permite que su personal se sienta más motivado y confiado. Además, disminuye el nivel de ansiedad y estrés de los trabajadores.

La mejor parte de la delegación es su capacidad para empoderar a los subordinados para que tomen decisiones cruciales, ya que se asocia con el traslado de la autoridad para la toma de decisiones de un nivel jerárquico a otro inferior.

Algo contrario a la delegación exitosa es la microgestión, en la que un líder, supervisor o gerente entrega una cantidad excesiva de insumos, información, sugerencias y auditorías para el trabajo asignado.

En general, la forma correcta de delegar es aceptable y puede ahorrar dinero y tiempo, además, también puede ayudar a desarrollar las aptitudes correctas, empoderar a los miembros y motivar a las personas. Pero, si la delegación no se hace correctamente, puede crear insatisfacción y confusión para todas las partes incluidas.

Esta publicación lo llevará al mundo de la delegación y lo ayudará a comprender las formas correctas de usarlo para optimizar las posibilidades de obtener resultados favorables.

¿Qué es Delegación?

Un líder es aquel que tiene todas las responsabilidades de liderar un equipo. Los poderes de toma de decisiones descansan en esa persona, y él / ella es responsable de cualquier acontecimiento. Si hay que gestionar un gran equipo, esto puede volverse tedioso y estresante.

Para salvar al líder de este horario agitado, se ha puesto en práctica el concepto llamado delegación.

Delegar es el acto de dividir el trabajo y los módulos y entregar las autoridades y el poder de decisión a alguien diferente al líder. Es crucial en una gran organización. Esta división del trabajo se practica en muchas empresas para una gestión empresarial eficaz.

Al hablar sobre la importancia de la delegación, la profesora principal del Instituto Nacional de Educación, la Dra. Kanthi Wijesinghe, dice:

La delegación comienza cuando el gerente transfiere algunas de sus responsabilidades al subordinado. La responsabilidad es el trabajo asignado a un individuo.’

Sin embargo, es esencial al asignar estas obligaciones a otros; estas personas deben estar dispuestas y ser aptas para ser nombradas o delegadas también.

Para lograr el éxito en la delegación, uno de los factores más críticos es ‘la preparación delegada’.

Ahora comprendamos por qué la delegación es importante.

¿Por qué Delegación?

La delegación es un concepto crucial, y uno necesita conocer los pros y los contras antes de determinar cómo delegar a los miembros de su equipo.

Investigaciones y estudios han demostrado que la delegación es de gran utilidad para los líderes de equipo. Dado que el trabajo se divide en la comisión, hay menos estrés para el líder. Él/ella no necesita interferir en cada proceso y necesita examinar y aprobar el producto final traído por el equipo que fue delegado para hacer una tarea específica.

La delegación efectiva hace mucho bien no solo por parte del líder sino también por los miembros del equipo. Se les da más libertad para experimentar con nuevos procesos y probar métodos que pueden ser diferentes de los métodos utilizados anteriormente pero que son prometedores.

La delegación no es más que un programa de formación para todos los miembros del equipo. Pueden mejorar sus habilidades de liderazgo y adquirir nuevos conocimientos y competencias.

Promueve un sentido de confianza y amistad en el equipo y la organización. Dado que hay una división equitativa del trabajo, hay menos estrés para todos. Hay un ambiente alegre y ligero en la oficina, que funciona bien para todos.

Los miembros del equipo y los líderes construyen una relación basada en la confianza, el respeto y la transparencia. Aumenta su eficiencia y les da mejores resultados. Las empresas o las organizaciones que aplican la delegación consiguen mucho más que las que no.

Diferencia entre Delegación y Dirección de Obra

Mucha gente se confunde entre delegar y asignar trabajo. Asignar el trabajo es lo mismo que la dirección del trabajo. Si está asignando una tarea a alguien, le da todas las instrucciones. En la dirección de obra se dan claramente las instrucciones de lo que se debe hacer y cómo se debe hacer. Hay mucha menos libertad y casi ninguna autoridad para tomar decisiones.

En la delegación, los empleados se dividen en equipos. Cada equipo tiene un líder al que se le otorga cierta autoridad para la toma de decisiones y se le asignan las responsabilidades que debe cumplir.

La gerencia de orden superior no se involucra en los más mínimos detalles de estos procesos. La delegación consiste en la participación e implicación de todos los miembros del equipo.

Establece lazos amistosos entre ellos y también les da un sentido de libertad. El líder puede confiar explícitamente en estos miembros del equipo y asignarles las tareas requeridas.

Explicación del proceso de delegación

El proceso de delegación es bastante simple, pero debe llevarse a cabo con un enfoque y una precisión inmensos. Estos son los 4 pasos principales para procesar la delegación.

1. Asignación de tareas

En la delegación, las tareas se dividen según la comodidad y la experiencia de los miembros del equipo.

Si existe una correcta división de funciones, los miembros del equipo se encuentran en un ambiente de trabajo saludable, y esto garantizará una mayor eficiencia.

2. Asignación de autoridad

Si hay una división del trabajo pero no de la autoridad, esto crea caos y más estrés para los miembros del equipo y el líder.

Por lo tanto, debe asignar poderes a los respectivos líderes de equipo y luego tomar los informes finales de estos informes.

3. Creación de responsabilidad

La rendición de cuentas es la virtud por la cual uno es responsable de las tareas que le son asignadas. Si se crea responsabilidad, los miembros del equipo se sienten culpables y dan lo mejor de sí mismos.

4. Creación de responsabilidad

La responsabilidad es el acto de mantener la confianza depositada en ti por alguien. Si crea responsabilidad, mejora el nivel de confianza y amabilidad en la organización.

Por lo tanto, la creación de responsabilidades es un paso esencial en el proceso de delegación.

10 niveles de delegación

Hay diez niveles en los que tiene lugar la delegación. El nivel a elegir depende del tamaño de la organización y de la jerarquía mantenida para las capacidades de toma de decisiones.

1. ‘Espera a que te den instrucciones’ y ‘Haz exactamente lo que te digan’.
2. Infórmese sobre el asunto e infórmeme. Yo decidiré lo que se debe hacer.
3. Investigue el asunto y hágamelo saber todo. Decidiremos juntos el futuro plan de acción.
4. ‘Evalúa la situación y dime qué ayuda necesitas de mí.’
5. ‘Dame tu análisis de la situación y tus recomendaciones. Entonces, decidiremos juntos.
6. Decide qué hacer y dime tu decisión, pero espera mi visto bueno.
7. ‘Toma una decisión y sigue adelante a menos que yo te pida que no lo hagas’.
8. ‘Decide y toma la acción requerida. Envíame el informe con todos los detalles’
9. ‘Decide lo que se va a hacer y actúa. Solo déjame saber los resultados generales’
10. ‘Decide la acción necesaria y haz lo necesario. Ahora es tu responsabilidad.

¿Cómo delegar para el mejor desempeño? – Los mejores consejos de delegación

Delegar para el mejor desempeño es una gran habilidad, y uno necesita dominarla para toda la delegación. Estos son algunos de los pasos que puede seguir para la delegación oficial.

1. Identificar a la mejor persona para la tarea

Las tareas deben delegarse de acuerdo con la experiencia de la persona. A la persona mejor para el trabajo se le deben asignar responsabilidades adecuadas. Reducirá el estrés y dará precisión y corrección al trabajo que se está realizando.

2. Evaluar las necesidades de formación

Si algún miembro del equipo que está dispuesto a trabajar en un equipo individual o en una tarea específica, pero no tiene el conjunto de habilidades para hacerlo, debe recibir la capacitación correspondiente. Mejorará el conocimiento y las competencias de las personas.

3. Delegar todo el módulo de tareas a una sola persona

Es recomendable no subdividir los módulos de tareas. Esparcerá el trabajo, y recolectar las piezas sería una tarea difícil.

Por lo tanto, si delega toda la tarea a una sola persona, le dará suficiente libertad y espacio para pensar en el estilo de trabajo y brindar el mejor resultado posible.

4. Explique las razones detrás de la delegación

Cada delegación tiene una razón específica y válida. Por lo general, nadie trata de oponerse a la alta dirección que asigna la tarea. Aún así, si el comando aclara sus dudas y explica el proceso y las razones de la delegación, les crea una buena impresión.

Mantiene la transparencia y les ayuda a trabajar mejor.

5. Especifica los resultados que prefieres

En la delegación se da bastante libertad a los delegados. Pueden decidir el proceso por su propia cuenta. Sin embargo, los objetivos por los que se debe trabajar deben establecerse claramente.

Si hay alguna ambigüedad en eso, el proceso será inútil y sin sentido.

6. Considere los recursos que el equipo requeriría

Cada equipo requiere los recursos adecuados para completar sin problemas las tareas que se le asignan.

Si la asignación de recursos no es adecuada y justa, los respectivos líderes de equipo no generarán el resultado requerido. Por eso los líderes deben dar no sólo la autoridad sino también los recursos a los delegados.

7. Mantén una comunicación abierta y saludable

El aspecto más importante de una buena delegación es la comunicación. Si hay alguna restricción en esto, el equipo no podría poner todos sus esfuerzos.

Por otro lado, si mantienes buenos lazos de comunicación abierta y sana, habrá más intercambio de información y generación de ideas.

8. Valora y recompensa a los que hacen un buen trabajo

Uno de los incentivos fundamentales de cualquier empleado es la apreciación. Si eres admirado por el trabajo que has realizado, es perfecto para cualquiera.

Por lo tanto, si desea obtener los mejores resultados, debe mantener motivados a los miembros de su equipo brindándoles recompensas, bonificaciones y aprecio.

Miedos involucrados en delegar

Delegar no es una tarea fácil. Requiere la actitud y aptitud correctas para dividir responsabilidades y autoridades. Hay algunos temores que la gente suele tener con respecto a la delegación.

• Los líderes pueden dudar en dar responsabilidades a los miembros de su equipo porque temen sus habilidades para tomar decisiones.
• Pueden sentir que la delegación llevará mucho tiempo y que la calidad del trabajo puede variar.
• Podría conducir a la división del crédito, y algunas personas pueden no aprobarlo.
• Algunas personas sienten que la delegación podría demostrar que son incapaces de manejar toda la tarea y tomar todas las decisiones correctamente.
• A veces, las personas no delegan las tareas debido a su culpa de sobrecargar a su personal.
• La gente teme dejar las tareas que ama hacer. Sienten que no les quedará ningún trabajo sustancial.

A pesar de todos estos temores, no se puede evitar la delegación. Algunas de las razones clave por las que no puede evitarlo se detallan a continuación:

El costo de evitar la delegación

Aunque la delegación requiere algo de esfuerzo y tiempo para organizar, canalizar y priorizar las cosas, el costo de evitarlo es demasiado extremo.

El supervisor, gerente o líder que no sabe delegar hábilmente no solo parecerá estar desordenado. También pasarán numerosas horas cada semana, terminando tareas de baja prioridad.

Esto puede provocar horas trabajadas por encima de la parte superior de los líderes y altos directivos, además de que también causará baja moral en el personal subempleado. Debido a todo esto, el procedimiento fundamental se verá obstaculizado en algún lugar alrededor de los cuellos de botella. Además, habrá una baja calidad del trabajo y plazos incumplidos.

Todos estos factores, con seguridad, afectarán negativamente el desempeño a largo plazo de la organización.

Por lo tanto, la delegación no puede ser evitada por los líderes y gerentes.

¡Reflexiones finales sobre la delegación!

La delegación es un gran concepto que resulta beneficioso en cualquier ámbito laboral.

A pesar de los temores que tiene la gente, se ha demostrado que hay mejores formas de hacerlo y lograr el éxito y las ganancias financieras.

Todos los gerentes, supervisores y líderes deben dominar el arte de la delegación. Deben entender cómo y cuándo asignar las responsabilidades a otros miembros, ya que esto les permitirá optimizar la productividad tanto personal como organizacional.

¿Qué tan importante considera la delegación para mejorar el liderazgo? Comparta sus puntos de vista con nosotros en los comentarios a continuación.