¿Qué es una variación de presupuesto?

Una variación del presupuesto son las discrepancias contables en las que los costos reales son más bajos o más altos que los costos estándar, de referencia o proyectados. La variación del presupuesto se puede encontrar diferenciando la cantidad de ingresos o gastos presupuestada o de referencia y la cantidad real.

Como sugiere el nombre, la variación del presupuesto es la variación o diferencia entre el monto de gasto presupuestado y el de referencia. Lo llevan a cabo periódicamente gobiernos, corporaciones o individuos para medir la diferencia entre las cifras presupuestadas y las reales para una categoría contable en particular.

Las variaciones del presupuesto pueden ser negativas o positivas dependiendo de si se ha ganado o perdido dinero en el proceso. Las variaciones presupuestarias positivas se consideran favorables; sin embargo, una variación presupuestaria negativa puede ser desfavorable o adversa. Una variación presupuestaria positiva puede ser el resultado de un error en el cálculo o la estimación, como errores matemáticos.

Las variaciones presupuestarias adversas pueden ser el resultado de cálculos incorrectos, expectativas no cumplidas del negocio o cambios en las condiciones ambientales. En ambos casos, es decir, los factores presupuestarios positivos y adversos, controlados y no controlados, juegan un papel importante.

Conclusiones clave

• Una variación de presupuesto es una herramienta de contabilidad y se utiliza para medir la diferencia o variación entre las cifras presupuestadas o anticipadas y las reales por parte de individuos, corporaciones o gobiernos.
• Cuando una variación del presupuesto es favorable, se entiende como variaciones positivas o ganancias, mientras que cuando las variaciones del presupuesto son desfavorables, se denomina variación negativa que indica déficit o pérdidas.
• Ocurre debido a la incapacidad de los pronosticadores para predecir los costos e ingresos futuros con total precisión.
• En términos simples, puede entenderse como la diferencia entre el monto presupuestado y el real.
• En algunos casos, la variación del presupuesto también se puede describir como la diferencia entre los activos y pasivos tangibles y presupuestados.

Tipos de variación del presupuesto

Como ya se mencionó, la variación del presupuesto puede ser favorable o desfavorable. En caso de variación presupuestaria favorable, los ingresos estimados resultan superiores a los presupuestados, o cuando los gastos son inferiores a los previstos.

Sin embargo, en el caso de una variación presupuestaria desfavorable, los ingresos estimados son inferiores a los presupuestados o cuando el gasto es superior a la previsión.

Si consideramos la varianza, es necesario investigarla para determinar su causa. En este caso, la gerencia tendrá la tarea de determinar si puede remediar la situación.

1. Variación adversa o variaciones presupuestarias desfavorables

También conocida por el nombre de variación negativa, la variación desfavorable causa daños y tiene consecuencias potencialmente graves para una empresa. Puede resultar debido a estimaciones deficientes de gastos y gastos futuros.

La compañía puede haber estimado menos costoso de lo que ocurrió. La varianza adversa puede deberse a una estimación deficiente, principalmente debido a errores como matemáticas defectuosas, suposiciones incorrectas o confiar en datos incorrectos.

2. Variación positiva o Variación favorable

Una variación positiva ocurre cuando la empresa obtiene más ingresos reales que los estimados o los gastos o costos reales serán menores de lo esperado. Puede resultar por ser menos costoso de lo esperado, resultando en un ingreso superior al estimado.

Una variación positiva finalmente traerá ganancias a la empresa. Las causas de la varianza positiva son las mismas que las del conflicto adverso, es decir, los errores. Sin embargo, en última instancia, trae beneficios a la empresa.

Cabe señalar que la variación del presupuesto no se considera buena independientemente de su naturaleza, es decir, positiva o negativa. Uno debe tratar de evitar la variación del presupuesto para lograr buenos resultados en su negocio.

Motivos de las variaciones presupuestarias

La causa de la variación del presupuesto es que los pronosticadores no son capaces de predecir los costos e ingresos futuros con total precisión. Ocurre principalmente debido a factores controlados o no controlados. Los factores controlados comprometen presupuestos de bajo costo o costos laborales.

Los factores externos que suceden fuera de la empresa se encuentran bajo factores no controlados, por ejemplo, los desastres naturales. No importa la causa de la variación o qué tipo de variación (es decir, positiva o negativa) se enfrenta, la variación del presupuesto no se considera una buena señal, y uno debe analizar las causas de la variación y trabajar en ello para lograr el presupuesto exacto según lo estimado.

Echemos un vistazo a algunas de las razones:

1. Errores humanos

Pueden ocurrir errores por parte de los creadores del presupuesto al momento de la compilación. Los errores pueden ocurrir por varias razones, como matemáticas defectuosas, hacer suposiciones incorrectas, falta de capacitación, presupuesto no optimizado, confiar en datos insuficientes, etc.

2. Condiciones comerciales cambiantes

La variación del presupuesto puede ocurrir debido a cambios económicos generales o al comercio mundial. Esto puede incluir factores como el aumento en el costo de las materias primas, la entrada de nuevos competidores en el mercado que crearán presión sobre los precios o cambios políticos y regulatorios que no se pronostican con precisión.

3. Expectativas no cumplidas

Las expectativas no satisfechas debido al bajo rendimiento pueden ser una de las razones de las variaciones presupuestarias. Las expectativas se basan en varios factores, como aportes proporcionados, suposiciones hechas, etc. La falla en cualquier elemento puede resultar en una variación del presupuesto debido a expectativas no cumplidas.

4. Una economía de mercado cambiante

Ocurre debido a factores externos, como interrupciones como desastres naturales, pandemias, etc., o también puede ocurrir debido a factores internos, como ventas de bajo rendimiento, departamentos de atención al cliente, etc.

5. Cambios en los precios de los proveedores

Puede ocurrir debido a situaciones como que sus proveedores anuncien nuevos precios después de haber finalizado su presupuesto.

6. Fraude de empleados

Los fraudes cometidos por los empleados también pueden ser una razón común detrás de las variaciones desfavorables.

7. Mejora de Procesos

Esta puede ser una razón detrás de las variaciones favorables, ya que podría garantizar una eficiencia optimizada y costos más bajos.

Ejemplo de variación desfavorable

Suponga que las ventas de una empresa se presupuestaron en $ 500,000 para el año. Sin embargo, la compañía solo pudo generar hasta $400,000 en ventas debido a una caída en la demanda entre los clientes. En este caso, la variación desfavorable es de $100 000.

De igual forma, si tomamos un caso de gastos, donde los gastos estimados fueron de $500.000 pero pasaron a $550.000, la varianza desfavorable resulta ser de $50.000 o 25%.

Pasos para hacer el Análisis de Variación Presupuestaria

Para realizar un análisis de variación del presupuesto, debe seguir los pasos que se detallan a continuación.

1. Recopilación de datos

El primer paso gira en torno a la recopilación y agregación de todos los datos relevantes para realizar el análisis de las variaciones.

También ayudará a optimizar la producción del informe y ayudará a mantener el control de versiones sobre varias versiones de datos.

2. Cálculo de variaciones: realizar un análisis de variación del presupuesto

El siguiente paso que debe seguir está asociado con el cálculo de las varianzas. Después de centralizar todos los datos clave, debe crear la plantilla para el cálculo de la varianza en Excel. En una de las columnas, debe colocar los valores presupuestados para cada punto de datos que se supone que debe realizar en el análisis comparativo, como las ventas brutas, el costo de los bienes vendidos, los costos laborales y los costos fijos.

Cuando hay diferentes fuentes de ingresos, debe averiguar las cifras presupuestadas y las cifras reales de cada fuente. La misma filosofía también se debe aplicar con los costos porque solo pasar por valores agregados podría engañarlo.

Los gerentes y dueños de negocios quieren medir si cumplirán, excederán o no alcanzarán los objetivos presupuestados. Para ello, es importante conocer los métodos que puede utilizar para realizar un seguimiento de las variaciones del presupuesto.

Para ello, puede utilizar cuadros de mando u hojas de cálculo dinámicas personalizadas para su empresa. Luego, puede calcular las variaciones del presupuesto utilizando las fórmulas asociadas. Para el cálculo de las variaciones del presupuesto, solo necesita restar la cantidad gastada real de la cantidad presupuestada. Echemos un vistazo a las dos fórmulas:

Gasto real – Gasto presupuestado = Variación (Su valor positivo indica una variación negativa, mientras que un valor negativo indica una variación positiva).

Mientras que de acuerdo con la segunda fórmula-

Gasto presupuestado – Gasto real = Variación (Su valor negativo indica una variación negativa y un valor positivo indica una variación positiva).

3. Análisis de variaciones

Debe averiguar las causas fundamentales de las variaciones y, durante el proceso, debe trabajar con diferentes líderes de departamento para comprender las causas que conducen a las variaciones.

Este análisis debe realizarse tanto para varianzas positivas como negativas.

4. Elaboración de Informes de Gestión

En el siguiente paso, debe compilar todos los resultados en un solo informe para que la gerencia pueda entenderlo fácilmente.

Este informe debe incluir las variaciones identificadas junto con sus causas principales. Su informe también debe incluir detalles sobre las acciones correctivas y recomendaciones que la gerencia puede usar para resolver los problemas.

Los analistas deben tomarse el tiempo necesario para preparar sus informes y presentaciones, de modo que puedan responder con precisión y eficiencia a las preguntas de la gerencia.

5. Ajuste de pronósticos

Después de encontrar los valores reales y las tendencias emergentes, debe ajustar sus pronósticos y sugerir los modelos financieros más adecuados según la información obtenida del análisis de varianza.

Sus pronósticos deberían funcionar como una brújula que puede ser útil para su negocio al medir si va en la dirección correcta o no. Los pronósticos deben sugerir los cursos de acción correctos que la gerencia puede tomar para resolver tales problemas de variación en el futuro.

Seguir estos pasos lo ayudará a crear una plantilla de análisis de variación del presupuesto frente a la real.

¿Cómo se puede corregir la varianza?

Es necesario corregir la varianza independientemente de su naturaleza, es decir, positiva o negativa. Dado que la varianza depende de dos factores, es decir, controlados y no controlados, la corrección de la varianza también se explica considerando los dos:

1. Método controlado

Para evitar variaciones, compruebe los errores matemáticos en la elaboración de presupuestos, elimine o reduzca los gastos discrecionales. Esta forma se utiliza para corregir la variación del presupuesto de manera controlada.

2. Método no controlado

La varianza causada por factores no controlados es más difícil de corregir. Estas variaciones ocurren principalmente debido a expectativas no cumplidas, variaciones en la demanda del mercado, desastres, etc. Para evitar la variación debido a este factor, es necesario realizar un análisis más profundo para hacer realidad el próximo presupuesto.

3. Variación presupuestaria en un presupuesto flexible frente a un presupuesto estático

Como sugiere el nombre, un presupuesto flexible brinda margen para los cambios y puede actualizarse si se modifican los supuestos utilizados para construir el presupuesto.

Por otro lado, hablando de una asignación estática, el presupuesto se mantiene constante, incluso si las creencias cambian. Por lo tanto, un presupuesto flexible se considera más favorable ya que permite modificaciones y proporciona una mayor adaptabilidad a las circunstancias cambiantes.

El presupuesto flexible da como resultado una variación presupuestaria más pequeña, independientemente de si es negativa o positiva.

Beneficios del análisis práctico de variación del presupuesto

El análisis práctico de la variación del presupuesto puede beneficiarse de varias formas:

1. Mejora las decisiones de gasto que se basan en un balance actualizado.
2. Lo ayudará a generar un flujo de efectivo más preciso que, en última instancia, lo ayudará a planificar sus gastos para acomodar los próximos gastos o lo ayudará a invertir estratégicamente mientras aún cumple con sus obligaciones.
3. Ayuda a obtener información inmediata sobre flujos de trabajo, proveedores o tendencias de mercado potencialmente complejos que están afectando los gastos y están creando una variación negativa y las mejoras de proceso y eficiencia que respaldan una variación positiva.
4. Ayuda a crear estados financieros precisos y completos, informes de variación y pronósticos que son totalmente personalizables para presupuestos flexibles y estáticos.

¿Cómo corregir las variaciones de presupuesto?

Mientras busca las soluciones a las variaciones presupuestarias, puede probar algunos pasos básicos como reducir gastos, reasignar activos o mano de obra, evitar nuevos gastos, etc. para cerrar las variaciones. Debe continuar comparando el presupuesto con los números reales hasta que las variaciones de su presupuesto sean mínimas.

Puede avanzar comprendiendo el cuándo, el dónde y el por qué de sus variaciones favorables o desfavorables. En muchos de los casos, principalmente en las variaciones de tendencia, no es necesario realizar ninguna acción hasta que se alcanza un “punto de inflexión” predeterminado.

Algunas consideraciones que puede hacer aquí son:

1. Si debe ajustar sus proyecciones presupuestarias ya que descubrió que su presupuesto era demasiado optimista
2. Consideraciones relacionadas con los ingresos porque cree que debe cambiar sus precios, procesos de ventas o volúmenes
3. Consideraciones relacionadas con los clientes porque cree que debe optimizar su marketing, prestar atención a su calidad o cambiar su combinación de productos
4. Consideraciones relacionadas con el desperdicio porque cree que debe ajustar sus procesos para hacerlos más eficientes y orientados a resultados

¡Conclusión!

En la nota final, esperamos que haya entendido que las variaciones presupuestarias ocurren cuando los costos reales son más altos o más bajos que los costos estándar o anticipados.

Puede haber razones internas o externas que necesite identificar a través del análisis de varianza para hacer pronósticos futuros más precisos.

Según usted, ¿cuáles son las causas más comunes de las variaciones presupuestarias? Comparta con nosotros en la sección de comentarios a continuación.