¿Qué es Cuentas por Pagar?

Definición: Las cuentas por pagar se definen como los montos adeudados a una empresa o negocio cuando compran bienes o servicios de los proveedores a crédito. Las cuentas por pagar AP muestran todos los montos pendientes que los vendedores o proveedores deben a cambio de los bienes comprados por la empresa.

Cuentas por Pagar es la cuenta que representa la obligación de la empresa de saldar sus deudas a corto plazo con los proveedores o acreedores. Cuando una empresa compra bienes o servicios de un proveedor a crédito, debe devolverlos rápidamente. Este monto adeudado se registra en los libros de cuentas en el libro mayor del departamento de cuentas por pagar.

El saldo de las cuentas por pagar se muestra en el lado del pasivo del balance de la empresa. Es así porque la empresa todavía está obligada a pagar la misma cantidad a sus acreedores. Cualquier aumento o disminución en el saldo de Cuentas por pagar se muestra en los estados de flujo de efectivo.

Las cuentas por pagar son generalmente las deudas a corto plazo con los proveedores. Los proveedores o vendedores de la empresa registrarán este monto adeudado en las cuentas por cobrar de los libros de contabilidad. Es una de las cifras de importe importante para el balance de una empresa.

Si hay un aumento en las cuentas por pagar, muestra que la empresa está comprando más bienes y servicios a crédito que pagando en efectivo por los mismos. Por otro lado, si el monto de las Cuentas por pagar disminuye en el período financiero, muestra que la empresa está pagando sus deudas rápidamente.

Cuentas por pagar vs Cuentas por cobrar

Las cuentas por pagar son el monto que una empresa debe a sus proveedores, mientras que, por otro lado, las cuentas por cobrar son el monto que se le debe a la empresa. Si una empresa realiza transacciones con otra empresa a crédito, esto formará parte de las cuentas por pagar, mientras que la otra parte de esta transacción lo registrará en la cuenta por cobrar.

Funciones de Cuentas por Pagar

En una empresa, los departamentos de cuentas por pagar tienen más responsabilidades que solo pagar las facturas y facturas entrantes. En las empresas de gran tamaño, existe un departamento separado para las cuentas por pagar. Pero en muchas empresas pequeñas, las actividades de cuentas por pagar y cuentas por cobrar se combinan. Por lo tanto, el papel de las cuentas por pagar depende del tamaño de la empresa.

Las tres funciones básicas, además del pago de facturas, de Cuentas por pagar incluyen:

1. Gastos de viaje de negocios

En las empresas de gran tamaño, si hay mucha actividad que requiere los viajes del personal, estas empresas pueden solicitar a sus departamentos de AP que gestionen sus gastos de viaje. Esto podría incluir hacer reservas de la aerolínea, alquiler de automóviles y reservas de hotel. El departamento de AP luego puede procesar las solicitudes y distribuir los fondos para cubrir los gastos de viaje. Sin embargo, esto depende completamente de los controles de la empresa.

Luego, después del viaje de negocios, el AP es responsable de liquidar los fondos distribuidos y los fondos gastados en el viaje. Por lo tanto, el departamento de AP tendrá la responsabilidad de procesar las solicitudes de reembolso de viajes.

2. Pagos Internos

El departamento de AP también puede ser responsable de realizar reembolsos a los departamentos internos. Es posible que deban controlar la distribución de los certificados de exención del impuesto sobre las ventas y administrar y controlar los gastos de caja chica. AP también maneja el suministro de certificados de exención de impuestos sobre las ventas para garantizar que las compras comerciales estén libres de gastos de impuestos sobre las ventas.

3. Pagos a proveedores

El departamento de AP también administra y organiza toda la información del proveedor, ya sea la información de contacto, las condiciones de pago o la información W-9 del Servicio de Impuestos Internos. Esta información se puede gestionar de forma manual o utilizando cualquier sistema de base de datos informático. También maneja los informes mensuales de análisis de antigüedad que muestran la situación actual de los pasivos de los negocios.

Otras funciones

Además de estas tres funciones básicas, el departamento de AP también desarrolla estrategias para reducir el costo del negocio. Un departamento de AP también es un contacto de línea directa entre los representantes del proveedor y la empresa. Por lo tanto, una relación sólida con los proveedores y la empresa puede beneficiar al negocio.

Registro de Cuentas por Pagar

Debe haber un efecto dual de cualquier transacción en el sistema de contabilidad de partida doble para que el balance sea igual. Al registrar las cuentas por pagar en las cuentas de cuentas, el contador acredita la cuenta de cuentas por pagar inmediatamente cuando se recibe la factura o factura.

Por otro lado, se carga la cuenta de gastos por los bienes o servicios adquiridos a crédito. Sin embargo, si cualquier activo de capital se compra a crédito, se debitará el activo capitalizado. Ahora, cuando liquidan las deudas, se reduce el monto de las cuentas por pagar y se debita con el mismo monto. Aquí, la cuenta de efectivo se acredita porque el saldo de efectivo disminuye debido al pago realizado por la empresa.

Además del libro mayor, si una empresa utiliza el método indirecto, cualquier cambio en las cuentas por pagar también se registra en el estado de flujo de efectivo. El aumento o disminución neto en esta cuenta aparecerá en el Flujo de efectivo de las actividades operativas.

Ejemplo para comprender la contabilidad de cuentas por pagar

Supongamos que una empresa compra suministros de oficina por $500 000. Aquí, el departamento de AP registrará esta transacción inmediatamente después de recibir la factura de la misma.

Ahora, la empresa recibe la factura. Entonces, aquí el contador hará un crédito de $500,000 en cuentas por pagar y un débito de $500,000 en la cuenta de gastos de suministros de oficina. Ahora, si la empresa paga estas deudas, entonces el contador debitará las cuentas por pagar con $ 500,000 y la cuenta de efectivo se acreditará con $ 500,000.

Si en un momento dado, una empresa tiene muchos pagos pendientes adeudados a sus proveedores, todos estos pagos pendientes se registrarán en las cuentas por pagar. Entonces, si alguien mira el saldo de las cuentas por pagar, mostrará el monto total que una empresa debe a sus proveedores y prestamistas a corto plazo. Este saldo total aparecerá en el lado del pasivo del balance general.

Proceso de cuentas por pagar

El departamento de cuentas por pagar sigue un proceso antes de pagar las cuentas por pagar a los proveedores. Los diferentes pasos involucrados en el proceso son:

• Recibir la factura
• Revisando los detalles de la factura
• Actualización de registros una vez recibida la factura
• Hacer el pago a tiempo

Para garantizar que el efectivo y los activos de la empresa estén seguros, también se sugieren diferentes controles internos para el proceso de cuentas por pagar y son:

• Prevención del pago de una factura fraudulenta
• Evitar el pago de una factura inexacta
• Impedir el pago de una factura de proveedor dos veces
• Estar seguro de que todas las facturas de los proveedores se contabilizan

¡Envolver!

Ahora es obvio que las cuentas por pagar son la cantidad que una empresa o empresa debe a sus vendedores/proveedores por los bienes y servicios que ha recibido.

Comprender las cuentas por pagar y su proceso de administración es importante para que una empresa administre sus obligaciones por pagar de manera efectiva.

Ahora es su turno de definir las cuentas por pagar según su comprensión del concepto después de leer esta publicación. En caso de dudas sobre cuentas por pagar y cuentas por cobrar, no dude en preguntarnos en la sección de comentarios a continuación.