Definición, importancia y futuro de la gestión de instalaciones
La gestión de instalaciones es la coordinación de las operaciones y los sistemas del edificio. Esto puede incluir tareas como mantenimiento, seguridad, servicios públicos y más. Los gerentes de las instalaciones trabajan para garantizar que los edificios sean seguros y cómodos para los ocupantes, al mismo tiempo que sean eficientes y rentables.
La gestión de instalaciones es un campo en crecimiento, ya que las organizaciones reconocen cada vez más la importancia de tener edificios eficientes y bien mantenidos. Los gerentes de las instalaciones deben poder comunicarse de manera efectiva con una variedad de partes interesadas, incluidos los ocupantes del edificio, el personal de mantenimiento y el liderazgo ejecutivo.
¿Qué es la gestión de instalaciones?
Definición: La gestión de instalaciones se define como “la práctica de coordinar el lugar de trabajo físico con las personas y el trabajo de la organización que alberga”. Los gerentes de las instalaciones (FM) son responsables de garantizar que los edificios y terrenos de una organización estén bien mantenidos, sean seguros y cómodos para los ocupantes. Los FM también deben poder administrar de manera efectiva una amplia gama de partes interesadas, incluidos los ocupantes del edificio, el personal de mantenimiento y el liderazgo ejecutivo.
La gestión de instalaciones es un campo en crecimiento, ya que las organizaciones reconocen cada vez más la importancia de tener edificios eficientes y bien mantenidos. Para tener éxito, los FM deben tener sólidas habilidades de comunicación y organización. Abarca múltiples disciplinas para garantizar la funcionalidad, la comodidad, la continuidad del negocio y la seguridad de los ocupantes en un entorno construido.
El rendimiento de las instalaciones es un factor crítico de éxito para cualquier negocio. La gestión de instalaciones es la práctica de coordinar el lugar de trabajo físico con las personas y el trabajo de una organización. Integra los principios de administración de empresas, arquitectura e ingeniería. Los gerentes de las instalaciones son responsables de mantener la seguridad y la productividad de los edificios y terrenos de sus organizaciones.
Historia de la gestión de instalaciones
Los orígenes de la gestión de instalaciones se remontan a los primeros días de la revolución industrial. Los gerentes de las instalaciones eran responsables de administrar las grandes fábricas que estaban surgiendo en toda Europa y América. Los gerentes de las instalaciones tenían que descubrir cómo mantener estas fábricas funcionando sin problemas, lo cual no fue una tarea fácil.
La frase “gestión de instalaciones” fue acuñada por el ex alumno de IBM y fundador de Electronic Data Systems, Ross Perot, en la década de 1960 para referirse a la gestión de red de los sistemas de TI, y se amplió rápidamente para incluir todos los elementos de la administración del espacio comercial.
Con el paso del tiempo, el papel del gerente de la instalación evolucionó. Los gerentes de las instalaciones comenzaron a enfocarse más en las personas que trabajaban en los edificios, en lugar de solo en los edificios mismos. Este cambio fue impulsado por el reconocimiento de que los empleados felices y productivos son clave para una organización exitosa. En 1980, se estableció la Asociación Nacional de Administración de Instalaciones (NFMA) para separar toda la industria de una sola empresa. La Asociación Internacional de Gestión de Instalaciones (IFMA) se formó en 1982 como una rama de la NFMA.
Hoy en día, la gestión de instalaciones es un campo en crecimiento, ya que las organizaciones reconocen cada vez más la importancia de tener edificios eficientes y bien mantenidos.
Responsabilidades de un administrador de instalaciones
Las responsabilidades específicas de un administrador de instalaciones variarán según el tamaño y el tipo de organización para la que trabaje. Sin embargo, hay varias responsabilidades básicas que son comunes a la mayoría de los gerentes de las instalaciones, que incluyen:
1. Mantenimiento
Los FM son responsables de garantizar que todos los sistemas del edificio se mantengan adecuadamente. Esto puede incluir tareas como mantenimiento de HVAC, reparación eléctrica y plomería.
2. Seguridad
Los FM son responsables de garantizar que los edificios estén seguros para los ocupantes. Esto puede incluir tareas como patrullas de seguridad, puertas cerradas y sistemas de alarma.
3. Utilidades
Los FM son responsables de administrar los servicios públicos de un edificio, como agua, electricidad y gas.
4. Limpieza
Los FM son responsables de garantizar que los edificios estén limpios y cómodos para los ocupantes. Esto puede incluir tareas como servicios de limpieza, eliminación de desechos y paisajismo.
5. Planificación del espacio
Los FM son responsables de garantizar que el espacio en un edificio se utilice de manera eficiente. Esto puede incluir tareas como el diseño de la oficina, la ubicación de los muebles y las soluciones de almacenamiento.
¿Por qué FM es más relevante en la actualidad?
La gestión de instalaciones es más relevante que nunca debido a la creciente importancia de la sostenibilidad y la eficiencia energética. Los administradores de las instalaciones son responsables de garantizar que los edificios se diseñen y operen de manera que se minimice su impacto en el medio ambiente.
La administración de instalaciones es necesaria en la mayoría de los tipos populares de negocios, como bienes raíces, administración de la construcción, ciencias del comportamiento y de ingeniería, administración de proyectos, administración comercial, administración de propiedades, programas de mantenimiento, etc. Además, los FM deben poder administrar de manera efectiva edificios cada vez más complejos. sistemas Algunas tendencias sociales que están fuertemente vinculadas e influenciadas por la gestión de instalaciones:
1. El auge de la economía del conocimiento
El crecimiento de la economía del conocimiento ha llevado a la necesidad de entornos de trabajo más flexibles y colaborativos. Los administradores de instalaciones deben ser capaces de crear espacios que faciliten la colaboración y la creatividad.
2. El envejecimiento de la población activa
El envejecimiento de la fuerza laboral está generando la necesidad de entornos de trabajo más accesibles y cómodos. Los gerentes de las instalaciones deben poder adaptarse a las necesidades de una fuerza laboral que envejece, incluidas las personas con discapacidades.
3. El crecimiento de la economía colaborativa
El crecimiento de la economía de los conciertos está generando la necesidad de entornos de trabajo más flexibles. Los gerentes de las instalaciones deben poder crear espacios que se puedan reconfigurar fácilmente para adaptarse a los patrones de trabajo cambiantes.
Importancia de la gestión de instalaciones
Las organizaciones existen para cumplir un propósito fundamental, ya sea para generar dinero o para atender las necesidades de una comunidad. La gestión de instalaciones es la columna vertebral fundamental de cualquier entidad exitosa, trabajando en segundo plano. Ellos prestan su apoyo en una variedad de formas:
1. Productividad
La primera y más importante tarea es asegurarse de que el personal, el personal y los inquilinos puedan realizar sus tareas de manera efectiva. Esto implica mantener el área ordenada, estructurada y lista para usar. También incluye garantizar que, cuando sea necesario, los vehículos, los elementos del equipo y la tecnología funcionen correctamente.
2. Comodidad y seguridad
La seguridad y el confort están íntimamente ligados a la productividad. Asegurarse de que todos los ocupantes del edificio estén seguros y cómodos es fundamental para reducir la exposición y el riesgo legal. Los gerentes de las instalaciones también vigilan cómo una instalación puede mejorar la comodidad de los ocupantes.
3. Rentabilidad
La gestión de instalaciones suele ser la más costosa debido a su amplio alcance en toda la empresa; cualquier esfuerzo por reducir los gastos operativos innecesarios es vital para la salud financiera de la empresa.
4. Escalabilidad
La administración de instalaciones está a la vanguardia para garantizar que los cambios se realicen sin problemas a medida que las organizaciones se desarrollan, expanden sus activos de capital, se reubican o se adaptan a entornos de trabajo cambiantes (por ejemplo). Para asesorar adecuadamente sobre nuevas posibilidades, el equipo debe conocer la instalación por dentro y por fuera, así como su personal y activos.
5. Sostenibilidad
Los gerentes de las instalaciones tienen la responsabilidad social de fomentar prácticas más respetuosas con el medio ambiente en sus organizaciones, más allá del cumplimiento de EHS (salud y seguridad ambiental). Esto podría significar reducir el desperdicio, mejorar la eficiencia energética o adoptar nuevas mejores prácticas. La gestión sostenible de las instalaciones protege la reputación de la empresa al mismo tiempo que reduce su gasto total de consumo de energía.
¿Qué habilidades necesito para ser un Gerente de Instalaciones exitoso?
Para ser un Gerente de Instalaciones exitoso, necesitará fuertes habilidades de comunicación y organización. También tendrá que ser capaz de gestionar con eficacia una amplia gama de partes interesadas. Además, es importante que tenga una sólida comprensión de los sistemas de construcción y el mantenimiento.
Algunas habilidades específicas que lo ayudarán en este rol incluyen
1. Comunicación
Los gerentes de las instalaciones deben poder comunicarse de manera efectiva con una amplia gama de partes interesadas, incluidos los ocupantes del edificio, el personal de mantenimiento y el liderazgo ejecutivo.
2. Organizacional
Los gerentes de las instalaciones deben estar altamente organizados para administrar de manera efectiva las diferentes tareas asociadas con este rol.
3. Técnico
Los gerentes de las instalaciones deben tener una sólida comprensión de los sistemas de construcción y el mantenimiento. Este conocimiento será esencial para garantizar que los edificios se mantengan adecuadamente.
4. Interpersonales
Los gerentes de las instalaciones deben poder interactuar de manera efectiva con una amplia gama de personas. Esto incluye poder construir relaciones, resolver conflictos y ofrecer servicio al cliente.
Futuro de la gestión de instalaciones
El futuro de la gestión de instalaciones es muy emocionante. Los administradores de instalaciones jugarán un papel cada vez más importante en el diseño y operación de edificios sostenibles y energéticamente eficientes. Además, los FM serán responsables de administrar sistemas de construcción cada vez más complejos.
A medida que el mundo se enfoca más en la sustentabilidad, los gerentes de las instalaciones deberán estar a la vanguardia de este movimiento. Tendrán que ser capaces de gestionar eficazmente los edificios de forma que se minimice su impacto en el medio ambiente.
Además, los FM deberán poder administrar de manera efectiva los sistemas de construcción cada vez más complejos. Esto requerirá una sólida comprensión tanto de la tecnología como de la gestión de edificios.
Los gerentes de instalaciones que puedan adaptarse de manera efectiva a estos cambios tendrán una gran demanda. Aquellos que no lo sean se encontrarán luchando para mantenerse al día con el ritmo del cambio.
¿Desafíos que enfrentan los gerentes de instalaciones?
Un administrador de instalaciones certificado enfrenta una serie de desafíos, que incluyen:
- Garantizar que los edificios se diseñen y operen de manera que minimicen su impacto en el medio ambiente.
- Gestión de sistemas de construcción cada vez más complejos
- Satisfacer las necesidades de una fuerza laboral que envejece
- Crear espacios que se puedan reconfigurar fácilmente para adaptarse a los cambios de trabajo
Software de gestión de instalaciones
El software de gestión de instalaciones es un tipo de gestión de instalaciones asistida por computadora (CAFM) que utiliza bases de datos informáticas y otra tecnología de la información para realizar funciones de gestión de instalaciones. El software de gestión de instalaciones normalmente incluye módulos para la gestión del espacio, la gestión de activos, la gestión de inventario y la gestión de órdenes de trabajo.
El software de gestión de instalaciones se puede utilizar para realizar un seguimiento de la ubicación de los activos, programar tareas de mantenimiento y generar informes. Además, se puede utilizar para crear planos de planta y modelos 3D de edificios. El software de gestión de instalaciones es una herramienta esencial para los administradores de instalaciones. Les ayuda a gestionar eficazmente sus edificios e instalaciones. Algunas de las características del software de gestión de instalaciones son:
- Gestión simplificada de órdenes de trabajo
- Apoyo de personal
- Plataforma de software como servicio (SaaS)
- Análisis de gastos
- Integraciones de terceros
- Contratistas de fuentes y credenciales fácilmente
Beneficios del software de gestión de instalaciones
El software de administración de instalaciones puede ayudar a los administradores de instalaciones a optimizar sus operaciones y garantizar que cada ubicación cuente con un buen soporte las 24 horas del día, los siete días de la semana. También les permite comprender los costos de mantenimiento y la asignación de recursos con mayor profundidad. Las siguientes son algunas de las principales ventajas de utilizar un software de gestión de instalaciones:
1. Gestión de Reparación y Mantenimiento
El software de gestión de instalaciones puede ayudar a los administradores a realizar un seguimiento de las solicitudes de reparación y mantenimiento. Esto asegura que todas las reparaciones se completen de manera oportuna y rentable.
2. Planificación y asignación de espacios
El software de administración de instalaciones puede ayudar a los gerentes a planificar y asignar el espacio de manera más efectiva. Esto les permite hacer el uso más eficiente de cada pie cuadrado de espacio.
3. Gestión de la energía
El software de administración de instalaciones puede ayudar a los gerentes a reducir el consumo y los costos de energía. Esto se logra mediante el seguimiento del uso de energía y la implementación de estrategias de ahorro de energía.
4. Seguridad y protección
El software de administración de instalaciones puede ayudar a los gerentes a garantizar la seguridad tanto de los empleados como de los visitantes. Esto se logra mediante el seguimiento de los incidentes de seguridad y la implementación de medidas de seguridad.
5. Comunicaciones
El software de administración de instalaciones puede ayudar a los gerentes a comunicarse de manera más efectiva con los empleados, proveedores y otras partes interesadas. Esto se logra proporcionando una plataforma central para las comunicaciones.
Tendencias en la gestión de instalaciones
Las siguientes son algunas de las principales tendencias en la gestión de instalaciones:
1. El auge de la tecnología
La tecnología está jugando un papel cada vez más importante en el mundo de la gestión de instalaciones. Los gerentes de las instalaciones están utilizando la tecnología para agilizar las operaciones y mejorar la comunicación.
2. El auge de la sostenibilidad
La sostenibilidad se está convirtiendo en una preocupación cada vez más importante tanto para las empresas como para los consumidores. Los gerentes de las instalaciones están bajo presión para reducir el impacto ambiental de sus operaciones.
3. El envejecimiento de la población activa
Una fuerza laboral que envejece es uno de los mayores desafíos que enfrentan los gerentes de las instalaciones. Necesitan encontrar formas de adaptarse a las necesidades de una fuerza laboral que envejece y al mismo tiempo mantener altos niveles de productividad.
4. La naturaleza cambiante del trabajo
La naturaleza del trabajo está cambiando y los gerentes de las instalaciones deben adaptarse en consecuencia. Esto incluye adaptarse a las necesidades de una fuerza de trabajo móvil y crear espacios de trabajo flexibles.
¡Conclusión!
La gestión de instalaciones es una función fundamental en el departamento de instalaciones de las empresas actuales. El administrador de las instalaciones es responsable del cuidado y mantenimiento de los edificios y terrenos. Utilizan la tecnología para agilizar las operaciones y mejorar la comunicación.
Además, deben estar al tanto de tendencias como el aumento de la sostenibilidad y el envejecimiento de la fuerza laboral. Al comprender estas tendencias, los gerentes de las instalaciones pueden crear lugares de trabajo que sean tanto productivos como agradables. Los servicios ofrecidos por una organización de administración de instalaciones pueden variar, pero generalmente incluyen mantenimiento, operaciones y reparación de edificios, servicios de limpieza, seguridad y administración de energía.
