Todo el mundo le tiene tanto miedo al IRS que adoptan la política de más vale prevenir que lamentar. Sí, crea estragos cuando tienes montones y montones de papel en cajas de dibujos animados. Esto a menudo crea un espacio desordenado, desordenado y desorganizado que puede traumatizar a cualquiera que se encuentre con él.

Algunas personas están acostumbradas a guardar todas las cartas, recibos, extractos, recibos y facturas sin comprobar si es necesario hacerlo o no. Simplemente lo almacenan por el momento y lo dejan para que luego lo arreglen.

Es imprescindible que sepas qué papel guardar y durante cuánto tiempo. Recuerde que los documentos y recibos que no sean prueba de gasto deducible deben ser triturados mensual, semestral o anualmente.

El concepto de negocios sin papel está arrasando en las industrias, pero también debe mantener la información de respaldo en el lugar correcto. Consulte con su contador, agencias gubernamentales, bancos y abogados para comprender cada política con diligencia y luego realice cambios en su sistema para evitar el desorden innecesario.

1) Declaraciones de impuestos sobre la renta empresarial y documentos de respaldo

Un emprendedor a menudo se siente acosado porque está inundado de papeleo. En la mayoría de los casos, tampoco está al tanto de las reglas reales relacionadas con ese documento y cuando intenta hacer consultas, a menudo encuentra un conjunto diferente de respuestas de diferentes personas.

El IRS es muy estricto en sus reglas y una persona debe tener una idea clara sobre cuánto tiempo debe mantener los registros comerciales relacionados con las declaraciones de impuestos sobre la renta y sus documentos de respaldo. Puede conservar una copia final de las declaraciones y los documentos relacionados de forma permanente con el IRS para el beneficio de ambas partes.

De acuerdo con las reglas establecidas por el IRS, la correspondencia de respaldo debe conservarse si está relacionada con reclamaciones sobre deducciones o ingresos de una entidad comercial hasta que finalice el período de prescripción para esa declaración de impuestos. El IRS tiene la autoridad de perseguirlo hasta 6 años si no informa ningún ingreso.

En caso de que un empresario haya solicitado una deducción por deudas incobrables, debe conservar los registros de respaldo durante siete años.

2) Registros de activos comerciales

El IRS sugiere que todos los propietarios de negocios verifiquen con su sitio web para saber cuánto tiempo deben mantener fielmente los registros comerciales de los activos si no quieren cometer ningún error. Pide a todos los propietarios de negocios que conserven los registros de propiedad hasta que finalice el período de limitación a partir del año en que se deshizo de ellos.

Son los registros los que ayudarán a todos a determinar la pérdida o ganancia real mediante el cálculo de la depreciación aplicable a esa propiedad. Las escrituras o títulos de un vehículo o propiedad inmobiliaria deben mantenerse seguros hasta que venda esa propiedad o se deshaga de ella por completo.

3) Registros de impuestos sobre el empleo

¿Sabe cuánto tiempo debe mantener los registros comerciales de los empleados que trabajan para usted? ¿Es consciente de que los registros de impuestos sobre la nómina de cada uno de sus empleados deberán ser conservados por un empleador durante al menos cuatro años?

El IRS es muy particular al respecto y la fecha comienza después de que se pagaron los impuestos o se declararon vencidos, lo que ocurra después. Los registros de impuestos sobre la nómina del empleado deben contener

• Nombre y dirección del empleado
• Número de seguro social de todos los empleados.
• Registros de ocupación de los trabajadores.
• Fecha empleo
• Beneficios complementarios y propinas si se ofrecen
• Hojas de horas
• depósitos de impuestos
• Pensión
• Pagos de anualidades
• Salarios
• Número de identificación de empleado

4) Recursos humanos

Es mejor hacer consultas para saber cuánto tiempo se deben mantener los registros comerciales de los archivos relacionados con los recursos humanos. Una empresa no puede sobrevivir sin sus empleados y un empleador tiene varios archivos sobre trabajadores anteriores y actuales que trabajan en su empresa.

A excepción de los registros de impuestos sobre la nómina que ya hemos tratado en el subtítulo 3, todos los demás archivos y registros de todos los empleados que están trabajando deben mantenerse de forma permanente mientras estén en el empleo y durante siete años después de que hayan dejado su empresa por cualquier motivo. .

También debe conservar los archivos de los solicitantes de empleo durante tres años, incluso si no fueron contratados más adelante. En caso de que ocurra un accidente y un trabajador sufra en el trabajo, es imperativo conservar los registros durante diez años después de que se pagó la indemnización o siete años después de que el asunto se resolvió a satisfacción de todos.

Si un empleado ha presentado un reclamo por discriminación contra la organización, es mejor mantener los registros seguros durante cuatro años después de que se resuelva el asunto. Algunos registros deben mantenerse permanentemente y estos incluyen

• Pago de pensión
• Beneficio del empleado
• Planes de reparto de utilidades

5) Libros de contabilidad y otros documentos importantes

¿Está buscando formas de averiguar cuánto tiempo debe mantener los registros comerciales de los libros de contabilidad comerciales y otros documentos importantes relacionados? Los registros tributarios de respaldo, los libros mayores de cuentas por cobrar, las cuentas por pagar, los informes de gastos y las facturas deben conservarse de manera segura durante al menos siete años.

Hay varios documentos y registros que deben mantenerse permanentemente, por ejemplo

• Documentos de constitución de empresas.
• Estados financieros
• libros de caja
• Estados de pérdidas y ganancias
• Entradas de diario
• Libros mayores de negocios
• Verificar registros
• modificaciones societarias
• estatutos sociales
• Informes anuales
• Acta de la reunión anual.
• Cartas
• Informes de auditoría
• acciones de capital y bonos
• Información sobre la junta directiva
• Correspondencia jurídica

Es importante saber qué documentos conservar y por cuánto tiempo para el bienestar de la organización. Sea diligente en sus esfuerzos si quiere evitar cualquier acoso por parte de las autoridades.

6) Cuentas bancarias y extractos de tarjetas de crédito

¿Sabe cuánto tiempo debe mantener el registro comercial relacionado con las cuentas bancarias y los estados de cuenta de las tarjetas de crédito? La respuesta es que deben mantenerse de forma segura durante siete años.

Si actúan como documentos de respaldo a los fines del impuesto, deben conservarse por un período más largo, pero en caso de que no sirvan para ningún propósito comercial y no tengan ningún efecto sobre el impuesto, conserve las declaraciones anuales durante siete años y triture las declaraciones mensuales. todos los años.

7) Cheques cancelados

¿Quiere saber por cuánto tiempo debe mantener los registros comerciales relacionados con el cheque cancelado? Entonces, la respuesta a su consulta es que todos los cheques cancelados que no tengan ningún propósito comercial o un impacto en los impuestos pueden triturarse después de siete años.

En caso de que el cheque cancelado actúe como documento de respaldo, debe conservarlo hasta el vencimiento del plazo de prescripción.

8) Expedientes de seguros

Si desea saber cuánto tiempo debe mantener los registros comerciales relacionados con los archivos de seguros, la respuesta es indefinida. A veces, los productos que han sido fabricados por una empresa pueden tener efectos secundarios graves en un empleado.

Es posible que no llame la atención al principio, pero que se vuelva visible después de varios años. Un empleado puede presentar una demanda por una reclamación de compensación cada vez que llega a saber de ella. Es imperativo conservar los registros del seguro de ese período para demostrar que tenía un seguro basado en incidentes en ese momento.

Mejor guarda los archivos ya que nunca sabes lo que puede pasar en el futuro.

9) Gastos de oficina en casa

¿Está trabajando desde casa y quiere saber cuánto tiempo debe mantener los registros comerciales para los gastos de oficina? La respuesta a tu pregunta es tres años y lo mejor de trabajar desde casa es que puedes solicitar varias deducciones fiscales.

Es mejor conservar las facturas de impuestos a la propiedad, la factura de la línea telefónica, el seguro del hogar, Internet y la factura de servicios públicos, ya que pueden ayudarlo a obtener deducciones de los impuestos que debe al IRS.

10) Gastos de suministros de oficina mientras trabaja desde casa

Si desea saber cuánto tiempo debe mantener los registros de los gastos de suministros de oficina mientras trabaja desde casa, la respuesta es tres años.

Guarde los recibos de los suministros que lo ayudaron a amueblar junto con compras como una impresora, una computadora y un escritorio que también son deducibles según las leyes fiscales.

11) Gastos de kilometraje del vehículo

Si desea saber durante cuánto tiempo se deben mantener los registros comerciales del kilometraje del vehículo, la respuesta es tres años. Realice un seguimiento de sus millas y mantenga un cuaderno. Aférrese a las facturas en relación con el mantenimiento de rutina, como el mantenimiento del automóvil, la rotación de neumáticos y los cambios de aceite a efectos fiscales.

12) Recibos comerciales

Cuánto tiempo guardar los recibos comerciales es una pregunta que está en la mente de todos. Debe guardarlo para mostrar la prueba real de una venta o compra. Es imperativo mantener los registros durante tres años, pero en caso de algún error, guárdelos durante seis años.

Si el recibo es por gastos menores a 75 $ no es necesario que lo conserves en tus archivos. Ahora está permitido mantener copias digitales y almacenar los recibos relacionados en su computadora portátil o computadora.

Mantenga registros separándolos por fecha y categorías, ya que facilitará la búsqueda de cualquier documento relevante fácilmente. En realidad, depende del documento individual sobre cuánto tiempo debe mantenerlo seguro.

Si está relacionado con operaciones comerciales, activos, propiedades, acuerdos contractuales, títulos y escrituras, deberá conservarlo indefinidamente, mientras que algunos pueden triturarse después de tres o, en la mayoría de los casos, después de seis años, según su uso.

El mantenimiento de registros es una parte integral de una entidad comercial, pero no significa que deba ser hiperactivo en sus esfuerzos y guardar cada papel. Busque ayuda profesional si no está seguro de las reglas adecuadas de mantenimiento y conservación de documentos para evitar problemas en el futuro.