El control es una de las funciones más básicas de la gestión, como la planificación, la organización, la dotación de personal, etc. El control es una función importante y, sin el control, la gestión no puede garantizar los resultados deseados.

En este artículo, aprenderá todo sobre la función de control de la gestión.

Definición de control

El control se puede definir como una función de asegurarse de que las acciones de los empleados de una organización estén dirigidas hacia el logro de un objetivo común y que el trabajo se realice según lo planeado por la gerencia.

¿Qué es controlar?

El papel de la gestión de una organización es asegurarse de que los objetivos de la organización se alcancen según lo planeado y a tiempo. De las muchas funciones de gestión, el control es una de las funciones más importantes de la organización.

Controlar significa dar instrucciones a los empleados y asegurarse de que las instrucciones se sigan como lo desea la gerencia.

Controlar significa que la gerencia de la organización es responsable de decidir estándares predeterminados y asegurarse de que el desempeño de los empleados coincida con los estándares establecidos por la gerencia y, en caso de que el desempeño de los empleados no coincida con los estándares, tomar las medidas correctivas necesarias.

La gerencia de la organización se asegura de que los recursos de la organización se utilicen correctamente y se utilicen para el crecimiento de la organización y no se desperdicien de ninguna manera. Mediante el control de la gestión, se asegura el uso eficaz y eficiente de los recursos de la organización.

Controlar a los empleados de la organización es una habilidad importante de un gerente. Un gerente no puede desempeñar su papel de manera eficiente si no es bueno para controlar a su equipo.

Al controlar adecuadamente a su equipo, puede garantizar la coordinación entre los miembros de su equipo y, al tener un control adecuado sobre el equipo, puede planificar de manera efectiva los proyectos futuros. El control de gestión tiene diferentes tipos para permitir que la gestión elija la forma de control según la situación en cuestión, ya que es una de las funciones más importantes de la gestión.

Características del Controlling en la gestión

1) El control es un proceso dinámico

El control es un proceso dinámico. Se requiere que un gerente tome un curso de acción diferente cuando un empleado no cumple con los estándares de desempeño. Un gerente debe tener las habilidades para decidir cómo reaccionar ante una determinada situación.

Por ejemplo, si un empleado se ausenta con frecuencia, entonces el gerente primero debe hablar con él y preguntarle el motivo de su ausentismo y tratar de hacer algo al respecto, y si el problema persiste, entonces debe tomar medidas estrictas.

De manera similar, el curso de acción sería diferente para el empleado que no se desempeña según el estándar con frecuencia que para el empleado que no cumplió con los estándares de desempeño por primera vez.

2) El control es una función final

El control es una función final porque entra en acción una vez que se completa la tarea. Los estándares de desempeño se deciden antes de asignar el trabajo a los empleados y una vez que se completa el trabajo, el desempeño de los empleados se compara con el desempeño estándar, y si el desempeño de los empleados es el mismo que el desempeño estándar, entonces no se requieren acciones. pero en caso de que el rendimiento no coincida, el gerente debe tomar las medidas correctivas.

Por lo tanto, no está mal decir que controlar es una función final.

3) La planificación y el control van de la mano

No está mal decir que la planificación y el control funcionan juntos. Se requiere que un gerente planifique para poder controlar las acciones de los empleados a fin de lograr el resultado deseado.

Por ejemplo, si un gerente de ventas tiene como objetivo realizar las ventas de 5 millones en un trimestre con cinco vendedores trabajando en su equipo, entonces le dará el objetivo de 1 millón a cada vendedor y controlará sus acciones para lograr los resultados deseados. .

Ahora entiendes que sin planificación, el control no tiene sentido, y sin control, la planificación no puede salir como se desea.

4) El control es una función omnipresente

El control es una función omnipresente porque no se puede eludir en ningún nivel de gestión. Toda la gestión está obligada a controlar a todos los niveles.

Por ejemplo, un gerente de alto nivel controlará las acciones de un gerente de nivel medio y supervisará el desempeño del gerente y, de manera similar, un gerente de bajo nivel responde ante un gerente de nivel medio.

De esta forma, el control se realiza a todos los niveles. Sin embargo, puede haber una diferencia en los métodos de control y se toman diferentes acciones correctivas cuando el desempeño del empleado no es el deseado.

5) Controlar es mirar hacia adelante

Un gerente puede controlar el desempeño de un empleado al controlar las acciones pasadas. Un gerente realiza un seguimiento del desempeño del empleado, de modo que se pueda realizar un seguimiento cuando llegue el momento de comparar el desempeño.

Proceso de Controlling en la gestión

El proceso de control en la gestión consta de cuatro pasos. Todos estos pasos son necesarios para ser seguidos con el fin de controlar con eficacia.

1) Formación de estándares

El primer paso del proceso de control es la formación de estándares. El gerente primero prepara un informe que establece los estándares esperados del proyecto dado a los empleados.

Los estándares no se deciden eligiendo una cifra al azar, sino que se deciden sobre la base del desempeño anterior de los empleados y el desempeño de la última temporada y la condición del mercado. Antes de revelar los estándares esperados con los empleados y darles el objetivo, los estándares son aprobados por la alta dirección.

Después de obtener la aprobación de la gerencia, estos estándares se discuten con los miembros del equipo y el objetivo se entrega a cada miembro del equipo. Un estándar preformado les da a los empleados un objetivo común por el cual trabajar.

2) Medición del desempeño real

Una vez que se completa la tarea, es trabajo del gerente medir el desempeño de los empleados. El gerente analizará el desempeño de cada empleado y les pedirá que presenten su informe de trabajo.

3) Comparación del rendimiento real con el rendimiento estándar

Después de la medición del informe real, se realiza una comparación entre el rendimiento real y el rendimiento estándar predeterminado y se calcula la diferencia entre ambos rendimientos y se genera un informe después del análisis del rendimiento de todos los empleados.

4) Tomar acciones correctivas si es necesario

Después de comparar el desempeño estándar con el desempeño real de los empleados. Se calcula la diferencia.

Luego, se analiza el desempeño de cada empleado y se observa la diferencia entre el objetivo que se les asignó y el porcentaje del objetivo alcanzado por ellos, y se toman las medidas requeridas según la política de la empresa y el desempeño anterior del empleado.

Por ejemplo, no se tomarían medidas contra el empleado cuyo desempeño ha sido bueno en los últimos meses. Es importante tomar acciones correctivas; de lo contrario, los empleados comenzarían a tomarse su trabajo a la ligera y hay posibilidades de que pierda negocios en el futuro.

Importancia de controlar

1) Controlar motiva a los empleados

Controlar no significa simplemente dar órdenes a los empleados. Significa que el gerente guía a sus empleados a lo largo del proceso y les brinda ayuda donde lo necesitan.

También se asegura de que cada empleado esté haciendo su trabajo con la debida dedicación y también los regaña si no se esfuerzan al 100%.

Además de esto, cuando se le da un objetivo a los empleados, les da una meta para trabajar. El objetivo los motiva a ir a trabajar y trabajar duro para lograr el objetivo. Un empleado motivado termina realizando mucho más que su capacidad real.

2) Controlar Hace el uso eficiente de los recursos

El control en la gestión ayuda en el uso adecuado de los recursos disponibles en la organización.

Bajo un ambiente controlado, los empleados hacen un uso adecuado de los recursos y son cuidadosos al usarlos. Con el control, la gerencia puede asegurarse de que los empleados obtengan el máximo rendimiento de los recursos disponibles para ellos.

3) Controlar crea disciplina en la organización

Otra importancia del control en la gestión es la disciplina en la organización. La disciplina es necesaria para alcanzar la meta en el tiempo deseado y con los recursos disponibles. Las personas tienden a volverse descuidadas si sus acciones no son controladas y si saben que no hay nadie que las cuestione.

Al controlar la gestión, no solo controle las acciones de los empleados, sino que también se asegure de que lo hagan para obtener el máximo rendimiento.

4) El control asegura la coordinación de la acción.

En una organización grande, hay cientos de empleados que trabajan juntos. Se están realizando diferentes trabajos en diferentes departamentos al mismo tiempo. Si no hay coordinación entre los empleados de la organización, entonces podrían terminar perdiendo una gran cantidad de recursos que pueden causar pérdidas a la organización y luego generar ganancias.

Por lo tanto, es función de la gerencia coordinar las acciones de los empleados que trabajan en un departamento diferente y hay poca comunicación entre ellos.

La gerencia actúa como un hilo común entre ellos y asegura que las acciones de todos los empleados que trabajan en diferentes departamentos estén dirigidas hacia una dirección común que es la dirección hacia el logro del objetivo común de la organización.

5) El control ayuda a decidir el juicio correcto sobre los estándares.

Los estándares no se pueden decidir sobre una corazonada. Es la gerencia la que se asegura de que los estándares se decidan con análisis adecuados del desempeño de proyectos anteriores, la condición del mercado, los recursos disponibles y la capacidad de la organización.

Todo esto puede ser posible si controlan el trabajo en la organización, y con su experiencia y habilidades pueden hacer el juicio correcto de los estándares.

6) Ayudas de control en el logro de las metas organizacionales

Y por último pero no menos importante del control en la gestión es el logro de una meta. El propietario del negocio o la alta dirección ha puesto su dinero en el negocio con la intención de ganar más dinero con él.

Por lo tanto, su objetivo principal en cada proyecto es obtener más ganancias, y un gerente de bajo nivel es responsable del desempeño de su equipo.

Por lo tanto, un gerente siempre controla las acciones de las personas que trabajan en su equipo haciendo un uso efectivo del proceso de control.

Ejemplos de control en la gestión

De la lectura anterior, está claro que cuánto control es importante para la organización. En esta sección, conocerá los ejemplos de trabajo que requieren control de gestión.

1) Medición del desempeño

El papel de la gerencia es asignar una tarea a los empleados y luego medir su desempeño. Al medir el desempeño de cada empleado, la gerencia puede conocer los esfuerzos y las acciones de cada empleado y, al usar esta información, puede tomar decisiones importantes para otorgar una promoción, un aumento salarial o una bonificación, etc.

2) Planificación de la estrategia

La gerencia juega un papel importante en la planificación estratégica y en la decisión del objetivo de la organización, y también planifica cómo se pueden lograr estos objetivos con los recursos disponibles.

3) Administrar las finanzas

La gerencia es responsable de administrar las finanzas de la organización. Toman decisiones importantes como cuántos fondos deben asignarse a un proyecto en particular, etc. También se aseguran de si el proyecto fue rentable para la organización o no y toman las medidas correctivas correspondientes.

4) Supervisión de personas

El papel de la gerencia es supervisar el trabajo de los empleados y aumentar la productividad y la eficiencia de sus empleados. Un gerente se asegura de que todos sus empleados trabajen a su máxima capacidad y trabajen para lograr el objetivo de la organización.

5) Controlar el riesgo

La gerencia identifica y analiza los riesgos involucrados en una etapa temprana y toma medidas de precaución para evitarlos o minimizar su impacto.

6) Mejorar el rendimiento

El control en la gestión se requiere necesariamente para mejorar el desempeño de todo el equipo de forma continua. El gerente puede analizar el desempeño de cada empleado y ayudarlos o darles instrucciones para mejorar su desempeño a fin de alcanzar la meta organizacional.

7) Gestión de inventario

La gerencia es responsable de controlar el inventario para que nunca haya escasez o exceso de suministro, y todo funcione sin problemas.

8) Garantía de calidad

El control es importante para garantizar la calidad. Algunas organizaciones son conocidas por su calidad y es posible que se enfrenten a un golpe en su negocio si no cuidan la calidad. Por lo tanto, en tales organizaciones, el gerente hace todo lo posible para mantenerse al día con los estándares de calidad.