Las comunicaciones internas son esenciales para la canalización ininterrumpida y sin complicaciones de los negocios contemporáneos.

Las comunicaciones internas para cualquier modelo de negocio son tan importantes como las campañas de marketing externas. Tener un canal adecuado para la circulación de mensajes dentro de la estructura de su empresa es inevitable, ya que esto decidirá el cumplimiento de los objetivos detrás de esos mensajes.

Si se elige un canal legítimo, el mensaje llega adecuadamente a las audiencias más relevantes y, por tanto, se cumple el objetivo de comunicación interna.

Ayuda a una empresa a realizar más rápido y con mayor eficacia.

En este post nos adentraremos en el mundo de la comunicación interna y entenderemos su papel en la canalización exitosa de cualquier negocio.

Lo primero es lo primero, comprendamos cómo funciona un sistema de comunicación interna optimizado.

¿Cómo funcionan las Comunicaciones Internas Optimizadas?

Cuando sus comunicaciones internas estén bien optimizadas, incorporará las metodologías para medir el desempeño, el progreso y los resultados.

Además, también contiene estrategias básicas de reflexión, por lo que habrá espacio para mejoras periódicas.

Todo esto está diseñado y canalizado de manera que garantice a cada empleado el papel que se supone que debe desempeñar en el logro de los objetivos comerciales generales.

El trabajo de la Comunicación Interna en las Culturas Empresariales Contemporáneas

Cuando las empresas no cuentan con estrategias de comunicación interna bien implementadas, dejan que sus trabajadores ubiquen su forma específica que la mayoría de las veces, provoca irregularidades e inconsistencias en la organización.

Estos desajustes en las comunicaciones internas también son una de las principales razones detrás de la falta de rendimiento, la base de clientes insatisfechos, la menor participación de los empleados y la disminución de las ganancias.

Al pensar en la importancia de la comunicación interna, es esencial comprender que, en su mayor parte, incluye la inteligencia emocional. Los procesos de trabajo y de pensamiento de la fuerza laboral son directamente proporcionales a las comunicaciones (verbales y no verbales) realizadas por los gerentes y administradores en cuestión.

Según un estudio reciente, alrededor del 70% de los trabajadores reconocen que renuncian a sus jefes, no solo a la empresa o al puesto.

En cualquier caso, la falta de comunicaciones internas puede tener resultados más severos: los líderes, gerentes y dueños de negocios pueden sentirse desconcertados de que las unidades distintivas de su organización no compartan objetivos comunes cuyos logros son esenciales para lograr las metas comerciales.

La solución a todos estos desafíos es la implementación inmaculada de las comunicaciones internas que pueden permitir que una empresa se desempeñe más rápido y de manera más eficiente. Esto ofrecerá la capacidad a una empresa para que las personas estén “en la misma longitud de onda”.

Puede empoderar a las gerencias comerciales al tener un programa de tres pasos que la comunicación interna puede impulsar:

1. Permitir que el personal sepa lo que es imperativo para el negocio.
2. por qué es importante
3. Cómo se puede lograr con éxito

Esto le permitirá coordinarse con la promesa de su empresa con actividades significativas y, por lo tanto, finalmente, estas actividades se convertirán en las experiencias que obtendrán sus clientes.

5 tipos

1. Liderazgo y comunicación vertical

Esta es la forma tradicional de comunicación interna en la que la distribución de mensajes ocurre de arriba hacia abajo. En esto, la información fluye del negocio a la fuerza laboral.

Para mantenerse conectados con la fuerza laboral, los líderes sénior optan por este tipo de comunicación interna. Entonces, esto permite que la gerencia de alto nivel sea escuchada en toda la fuerza laboral.

Los diferentes tipos de comunicaciones que forman parte de este tipo de comunicación interna son:

• Resúmenes de la estrategia comercial
• Rendimiento o progreso
• Actualizaciones de la empresa
• Elogios, premios o reconocimientos en toda la empresa
• anuncios formales

2. Cambiar la comunicación

Para la evolución de cualquier negocio, el cambio es una parte integral, al igual que las comunicaciones del cambio.

Debe comunicar todos esos cambios internamente a su organización, para que su personal esté al tanto de eso, además de conocer sus preocupaciones. Las diferentes estrategias de distribución de mensajes utilizadas aquí son:

• Administrador de cascadas
• Reuniones cara a cara en grupos pequeños
• Campañas de alimentación por goteo

Los diferentes mensajes que son cruciales en las comunicaciones de cambio son:

• Cambio de estructura empresarial como adquisición, fusión
• Aperturas, cierres, mudanzas de oficinas
• Uso de nuevas herramientas.
• Cargo regulatorio y de cumplimiento

3. Comunicación de crisis

Estar preparado con planes de gestión de crisis es una de las prácticas más integrales de la gestión empresarial eficaz.

La comunicación de crisis es una parte integral de esta forma de comunicación interna.

Distintas crisis que se comunican a través de este are-

• Desastres naturales
• Crisis tecnológica como ataque cibernético, virus o interrupción
• Crisis ambientales
• Mala conducta del empleado o de la gerencia
• La fuga de información privada
• fallas del producto
• Amenazas externas a la fuerza laboral
• fechorías organizacionales

4. Comunicación de información

La información es el factor más importante a través del cual la fuerza laboral necesita estar completamente equipada.

La comunicación de información cuenta todo lo relacionado con la eficiencia de los empleados, la capacitación de los empleados, la seguridad de los empleados, etc.

La información diferente que se utiliza en la comunicación de información es:

• Policias y procedimientos
• Información legal
• Información de cumplimiento
• Información práctica
• Herramientas de entrenamiento
• Información organizativa

5. Comunicación ascendente o bidireccional

La comunicación interna no solo está asociada con la distribución de mensajes de las principales autoridades a la fuerza laboral; en cambio, también debe tener un mecanismo bien establecido a través del cual la fuerza laboral pueda compartir sus preocupaciones con la gerencia de alto nivel.

Con la comunicación bidireccional y de abajo hacia arriba, los líderes y gerentes pueden involucrar, aprovechar y retener sus ideas y preocupaciones.

Las diferentes cosas que se facilitan a través de tales comunicaciones internas son:

• Ideación
• Comentarios de los empleados al solicitar sus aportes
• Preguntas y respuestas cuando el personal necesita más aclaraciones
• Encuestas al personal
• Encuestas de pulso
• Encuestas o votos del personal

Además de estas cinco comunicaciones internas, las comunicaciones entre pares, las comunicaciones de campaña y las comunicaciones culturales también son algunas de las otras comunicaciones que funcionan dentro de la organización.

Ahora echemos un vistazo a las ventajas que obtiene de estas comunicaciones internas.

Ventajas de las comunicaciones internas para las organizaciones

Aún así, pensando ¿por qué la comunicación interna es importante para su organización?

Entonces déjame decirte que muchos estudios demuestran que un poderoso procedimiento de comunicación interna puede arrojar muchos resultados positivos tanto a nivel individual como a nivel jerárquico en una organización.

– Y pueden estar relacionados con la motivación de los empleados, el compromiso de los empleados, el compromiso de los empleados, la retención de empleados, el sentido de pertenencia, el rendimiento optimizado y mejores conversiones, ventas y ganancias.

Las ventajas de una comunicación interna exitosa incorporan-

• Mayor eficiencia
• Disminución del ausentismo
• Un mayor calibre de servicios y artículos.
• Innovación mejorada
• gastos disminuidos

Diferentes estudios también afirman que las empresas con programas de comunicación interna profundamente viables aprecian primas de mercado y rendimientos de los inversores más altos que las empresas sin comunicación interna o con poca comunicación interna.

Pasos en el diseño de la Comunicación Interna de una Organización

Entonces, como se discutió anteriormente, la comunicación interna es una de las herramientas esenciales para tratar numerosos problemas en el entorno laboral.

El diseño de un marco de comunicación interna se basa en diferentes componentes. El jefe de la empresa, los gerentes, los altos ejecutivos y la división de RR.HH. asumen un papel esencial en el proceso.

Los pasos dados a continuación lo guiarán en la creación de un proceso de comunicación interna para comunicarse con sus empleados.

1. Descubre una cultura común

Al diseñar la comunicación interna, debe averiguar qué tipo de cultura desea adoptar en su organización.

También debe presentar los valores, estándares, técnicas y prácticas que se consideran deseables. Esto también afecta en gran medida la visión estratégica de su organización.

2. Descubre herramientas especializadas

Luego, debe averiguar los métodos por los cuales puede hablar con su fuerza laboral. Las herramientas únicas y especializadas que puede utilizar aquí son:

• Herramientas en papel como boletines, memorandos, folletos, folletos, informes de evaluación del desempeño, marcas registradas, etc.
• Medios de comunicación oral tales como reuniones generales, discursos de equipo, reuniones de división y sucursales, correspondencia de gerente a personal
• Herramientas electrónicas como correo electrónico, sitio e intranet
• Sesiones de entrenamiento destinadas a mostrar habilidades especiales o ejercicios de trabajo en equipo.

3. Combina tus herramientas especializadas con objetivos

Hay que averiguar qué herramientas son las más adecuadas a los objetivos de la organización.

Por ejemplo, puede usar una nota cuando un gerente desea compartir algunas instrucciones relacionadas con el negocio a un número determinado de subordinados. Aún así, mientras habla con toda la fuerza laboral sobre cualquier logro de la empresa, puede usar un boletín informativo.

4. Prepárate

En el siguiente paso, debe prepararse para reconocer qué compartir y cómo hacerlo.

En el proceso, debe comprender que es mejor ofrecer las críticas en privado, mientras que los elogios deben compartirse libre y públicamente.

5. Incorporar el pensamiento creativo e inventivo

Ser creativo y usar enfoques inventivos para hacer que todo el proceso de comunicación interna sea interesante, atractivo y empoderador para todos los miembros de la organización también es un paso integral para el éxito de los programas de comunicación interna.

Después de conocer los pasos para diseñar comunicaciones internas, lo siguiente que debe considerar son los atributos de los sistemas de comunicación interna efectivos. Entonces, echemos un vistazo a aquellos aquí y ahora.

Características

Los diferentes atributos clave asociados con los sistemas de comunicación interna exitosos son:

1. Todo el sistema coordinado y oportuno

Cualquier mensaje de la organización debe darse a la fuerza laboral antes de que lo escuchen de fuentes externas.

2. Haz un sistema sin ambigüedades

Su sistema de comunicación interna debe decir todo explícitamente, lo que implica que el mensaje debe ser completo y fácil de entender.

3. Mensajes nítidos, atractivos e informativos

Su sistema de comunicación interna debe mantener su mensaje tan corto como sea razonablemente factible. Además, el mensaje clave debe ser aplicable y relevante para el oyente o el lector.

4. Energizante y empoderador

Su sistema de comunicación interna debe ser intrigante y atractivo para que todos los miembros puedan comprenderlo con entusiasmo.

Además, para dominar las estrategias de diseño e implementación del sistema de comunicación interna, también puede tomar la ayuda de libros como

• La comunicación interna efectiva comienza en la parte superior
• Haciendo las conexiones: Usando la comunicación interna para convertir la estrategia en acción
• Comunicación Interna Efectiva

Ahora, para comprender el proceso de implementación exitosa de los sistemas de comunicación interna, debe profundizar en dos estrategias poderosas que funcionan de manera eficiente en la canalización exitosa de mensajes en una organización, así que analicemos-

Elaboración de estrategias para el sistema de comunicación interna en una organización

Cuando esté elaborando estrategias para las comunicaciones dentro de su organización, debe centrarse en lo que está planeando lograr y cómo su sistema de comunicación pretende lograrlo.

La elaboración de su estrategia también debe considerar cómo respaldará sus actividades comerciales.

7 sencillos pasos lo ayudarán a realizar las estrategias correctas para las comunicaciones internas, y son:

1. Dile

En esto, simplemente debe educar e informar a su fuerza laboral sobre la dirección hacia donde se supone que deben dirigirse. Este paso será indiscutible o no negociable.

2. Vender

El segundo paso gira en torno a un procedimiento o técnica para imaginar algún tipo de reacción o debate que podría requerir algunas habilidades de negociación y persuasión.

3. Consultar

Aquí, compartirá aportes e información clave que son partes integrales del proceso de toma de decisiones.

4. Mercado

En este segmento, la organización debe compartir información clave sobre el segmento de mercado al que se dirigirá un producto o servicio en particular. El equipo relevante debe conocer bien el segmento de audiencia asociado.

5. Mensaje

Ser consciente del mensaje correcto que se debe transmitir dentro de la organización, además de usar el tono y el lenguaje correctos, también es parte integral de una estrategia de comunicación interna experta.

6. Medios

Comunicar y compartir pautas claras sobre los canales de medios que serían los mejores para los diferentes segmentos de audiencia también debe ser parte de la elaboración de la estrategia de comunicación interna.

7. Medición

También debe definir claramente los criterios de éxito, que también deben compartirse con los equipos relevantes. Las diferentes métricas que hablan sobre las tasas de aciertos de ROI, la calidad de los comentarios, la penetración de mensajes, etc. también deben comunicarse de manera adecuada.

Canales de Distribución de Mensajes en Comunicaciones Internas

Los diferentes canales que se consideran más adecuados para comunicaciones internas efectivas son:

1. Medio electrónico

Este es uno de los canales de distribución de mensajes más populares en la comunicación interna que canaliza las comunicaciones de forma electrónica ya sea por PC, teléfono, TV o diferentes dispositivos.

Algunos de los ejemplos incluyen correo electrónico, video, intranet y webcasts, DVD, boletines electrónicos, mensajes instantáneos SMS, videoconferencias, fuentes de noticias, salas de chat, redes sociales, dispositivos de almacenamiento, redes sociales, llamadas de voz, etc.

2. Medio de impresión

El uso de este canal para las comunicaciones internas le permitirá utilizar medios en papel que incorporan revistas, folletos, boletines, postales, entregas de escritorio, calendarios de escritorio, memorandos de escritorio, diarios, etc.

Según su plan de gastos, puede crear materiales impresos de la mejor calidad para canalizar sus mensajes.

3. Método interpersonal

Diferentes estrategias de distribución de mensajes cara a cara o uno a uno forman parte de este canal. En esta forma de distribución de mensajes, se utilizan varios foros donde hay personas presentes. Las reuniones de equipo, las sesiones informativas, las visitas al sitio, la orientación, las mesas redondas, etc. son ejemplos de tales medios.

En esto, puede transmitir un mensaje a un individuo o un grupo directamente. Se requiere que los empleados estén presentes físicamente en la distribución de mensajes cara a cara.

4. Utilización del espacio de trabajo y oficina

Los diferentes medios de distribución de mensajes de los lugares de trabajo también se pueden utilizar en las comunicaciones internas.

El uso de tablones de anuncios, pantallas LCD o de plasma, calcomanías para ventanas, proyectores u otros accesorios es bastante común en tales formas de distribución de mensajes.

Ahora, después de conocer los diferentes canales de distribución de mensajes, lo siguiente que debes saber es cómo elegir el canal adecuado para tus comunicaciones internas. Entendamos eso también-

¿Cómo elegir los canales adecuados?

Al seleccionar el canal correcto para la distribución de mensajes, debe prestar atención a algunos de los factores clave, y son:

1. Elegir el canal según el público objetivo

Las preferencias de su organización deben basarse en las inclinaciones de su público objetivo. El acceso a la información dentro de su organización debe traducir el tipo de elección que desea brindar a sus audiencias.

2. Elegir el canal según la accesibilidad

Al elegir canales para la distribución de mensajes, su selección debe basarse en la disponibilidad de diferentes canales en su nicho. Debe utilizar hábilmente los canales existentes, además de que también debe intentar usar nuevos canales.

3. Elegir el canal según el contenido

Lo siguiente que debe considerar al elegir un canal es el tipo de contenido que está utilizando para compartir la información.

La selección de canales de distribución de mensajes debe basarse en el contexto de su mensaje que desea compartir con su fuerza laboral.

4. Elección de canales según horario, horario y necesidad

La selección de canales de distribución de mensajes también debe basarse en el tiempo y la necesidad. Si la entrega del mensaje es urgente, puede usar el canal según eso. Si se trata de una reunión bien programada, la selección del canal debe basarse en eso.

En este sentido, los expertos deben elegir los canales de circulación de un mensaje dentro de la asociación según sus requisitos específicos. También deben tener un arreglo anual basado en las necesidades de comunicación de la organización.

Finalmente, también debe conocer los diferentes medios que pueden optimizar sus sistemas de comunicación interna. Entonces, analicemos eso también.

Cómo optimizar el sistema de comunicaciones internas

Para un sistema de comunicación interna optimizado, una empresa debe dar la misma importancia a la distribución de mensajes a su fuerza laboral de la misma manera que lo hace con sus clientes.

Es por eso que pensar en ideas nuevas e innovadoras para comunicarse con la fuerza laboral dentro de la organización es muy importante porque una comunicación interna deficiente conducirá en última instancia a un servicio al cliente deficiente, una alta rotación de personal y una fuerza laboral desmotivada.

Por lo tanto, debe prestar atención a las estrategias mencionadas anteriormente para construir un sistema de comunicación interna, de modo que la fuerza laboral sienta que las valora. Necesita crear un sistema que pueda compartir su mensaje.

Algunas de las formas que puede utilizar para optimizar su sistema de comunicación interna son:

• Fomentar el intercambio, la aportación y el diálogo.
• Haga que los gerentes prediquen con el ejemplo
• Obtener la aceptación de los empleados
• Hacer públicos los objetivos y metas
• Piense en sus empleados como clientes internos
• Hacer que la información “pegajosa” sea accesible
• Tener clara la misión y la visión
• Use herramientas en línea en lugar de reuniones
• Formar a las personas en el lenguaje del compartir
• Adapte la forma en que se comunica con los empleados
• Usa herramientas móviles
• Refleja tu marca
• Encuesta a tus empleados
• Planificar eventos externos
• Crear diálogo abierto
• Hazlo bidireccional

¡Pensamientos finales!

Con las comunicaciones internas, las empresas tienen un mecanismo para comunicarse con y entre los empleados. Desempeña un papel importante para permitir que cualquier negocio funcione sin problemas y orientado a los resultados.

Hoy en día, las empresas se están dando cuenta de la importancia de contar con sistemas de comunicación interna bien establecidos, y lo incluyen para garantizar que sus empleados obtengan la información correcta en el momento adecuado.

Cuando los empleados ven que su empresa se comunica con ellos de manera auténtica, se sienten más valorados y motivados. Por lo tanto, las empresas deben gastar la misma cantidad de tiempo y dinero para comunicarse con los empleados que en marketing externo.

¿Ya tienes un sistema para comunicarte con tus empleados?

¿Nos perdimos alguna de las formas clave que considera esenciales para impulsar la comunicación interna?