La comunicación externa es la transferencia o intercambio de información con audiencias externas como clientes, prospectos, inversionistas, proveedores, accionistas, nicho objetivo, líderes, bancos, público, oficinas gubernamentales, compañías de seguros, etc. Se utiliza para compartir la mezcla de marketing con el mundo fuera de la organización.

Cuando una empresa quiere lograr objetivos comerciales comunicándose con otras personas o empresas fuera de la organización a través de alguna forma de mensajería externa, utiliza estrategias de comunicación externa como publicidad, creación de redes, marca, materiales de ventas, diapositivas, presentaciones, etc.

¿Qué es la Comunicación Externa?

Definición: La comunicación externa se define como un tipo de comunicación que se produce cuando las organizaciones se comunican con entidades externas a la organización para crear conciencia de marca y crear una imagen favorable de la empresa a los ojos del público objetivo y de la sociedad en general.

Cada empresa necesita mantener una buena relación con otras organizaciones o personas para lograr sus objetivos. Transfieren, comparten o intercambian alguna información con entidades externas a través de canales de comunicación externos.

Los objetivos de la comunicación externa son promover y simplificar la cooperación con algunos grupos como inversores, proveedores y partes interesadas. Da una buena imagen de la empresa a los clientes reales y potenciales. Se utilizan varios medios para la comunicación externa, como medios impresos/difusión, reuniones cara a cara, comunicación electrónica (por Internet).

Diferencia entre comunicaciones internas y externas

Las comunicaciones externas e internas son dos recursos muy importantes de comunicación efectiva en organizaciones o corporaciones para crear conciencia de marca y un funcionamiento exitoso.

La comunicación interna se define como un intercambio de información que ocurre dentro de la organización con las audiencias internas. En la comunicación interna, los mensajes se comunican a través de contactos personales, correos electrónicos, teléfono, intranet, etc.

La comunicación interna intercambia información de diferentes maneras, como vertical, descendente, ascendente, horizontal y diagonal dentro de la organización. Permite a los empleados conocer sus trabajos y responsabilidades.

También se utiliza para desarrollar un sentido claro de misión y visión dentro de la organización. Los gerentes lo usan para el compromiso de los empleados para informar a los empleados y comunicarse con los recursos humanos.

Mientras que, por otro lado, la comunicación externa se utiliza para intercambiar información y mensajes con el mundo exterior más allá de la estructura interna de la organización. La comunicación externa juega un papel crucial en la comunicación del propósito, la personalidad y el desarrollo de su marca con el público o sus audiencias objetivo.

Algunos de los canales de comunicaciones internos comunes son:

• intranet
• Correos electrónicos
• Herramientas de gestión de proyectos
• boletines de empleados
• Comunicación cara a cara
• software de mensajería privada
• Software para compartir documentos
• Software de videoconferencia
• Podcasts internos
• Blogs internos de la empresa
• Herramientas de retroalimentación de los empleados
• redes sociales internas
• Soluciones de encuestas para empleados

Algunos de los canales de comunicación externos útiles son:

• Internet
• Conferencia/Seminario
• Presentación
• Anuncios de marketing
• Embajadores de marca
• Folleto/Folleto
• Comunicados de prensa
• Boletín de clientes
• Formularios/Cuestionario
• Invitación
• Reporte
• Gráfico/Gráfico
• Presentaciones/diapositivas
• Campañas de Marketing Digital, etc.

Para una identidad de marca efectiva y el éxito de la empresa, es importante que tanto la comunicación interna como la externa estén en sintonía para transmitir un mensaje coherente tanto interna como externamente a través de todos los canales de comunicación.

Tipos de comunicaciones externas

La estrategia de comunicación externa puede clasificarse en términos generales como la transmisión formal e informal de información.

A. La comunicación comercial formal

La comunicación empresarial formal es el primer paso para crear una excelente imagen corporativa de una empresa. Incluye comunicaciones como memorandos, cartas formales, presentaciones e informes.

El objetivo principal de este tipo de comunicación es intimar la calidad y el trabajo de los productos y servicios de las organizaciones a las audiencias externas y optimizar el conocimiento de la marca.

Los diferentes tipos de comunicaciones comerciales formales que una agencia de comunicaciones externas puede utilizar para su estrategia comercial y su éxito comercial son:

1. Contenido de los sitios web

El desarrollo de contenido valioso y conveniente para los sitios web es vital y se incluye en las estrategias publicitarias. Incluye marketing de contenidos, optimización de motores de búsqueda (SEO), marketing en redes sociales (SMO) y mucha más información sobre las marcas/empresas.

Los sitios web son beneficiosos para construir estrategias de comunicación externa. A través del marketing de contenidos, las marcas pueden estar seguras de mejorar la visibilidad de sus sitios.

2. Correos electrónicos y boletines

Uno de los principales tipos de comunicación externa formal es el sistema de correo electrónico. Se utiliza para dos fines:

• Para ilustrar las últimas ofertas a los usuarios para aumentar las ventas

• Para crear una relación a largo plazo con varias partes interesadas (externas)

3. Conferencias y eventos en vivo

Diferentes tipos de conferencias y eventos en vivo son tipos cruciales de elementos para impulsar la comunicación.

4. Redes sociales

Las redes sociales son el tipo más reciente y avanzado de vía de comunicación externa. Los diferentes tipos de plataformas de redes sociales incluyen LinkedIn, Facebook, Whatsapp, Twitter y algunas más. Estos son muy beneficiosos para interactuar con las personas externas de una empresa. En los últimos tiempos, la mayoría de las organizaciones eligen las redes sociales para transferir noticias y toda la información fuera de esa organización.

5. Comunicados de prensa

Los comunicados de prensa son otro tipo valioso de comunicación externa formal. Ayuda a mejorar la confiabilidad y la imagen de marca a través de comunicados de prensa, coberturas de prensa y medios de comunicación. Los comunicados de prensa aseguran una conexión con nuevos clientes y todos los inversores potenciales en varios canales.

B. Comunicación comercial informal

Esta comunicación es indirecta en el enfoque de una organización o empresa. Por ejemplo, cuando los empleados acumulan conocimiento sobre su organización y trabajo y discuten las mismas cosas con el entorno exterior de esa organización. Es un tipo informal de comunicación comercial externa.

Los objetivos de la estrategia de comunicación externa

Los objetivos de una comunicación externa perfecta son:

1. Desarrollo de relaciones comunitarias

Toda organización necesita mantener una buena relación con la comunidad para crear conciencia de marca y lograr los objetivos de la organización. Para ello necesita de la comunicación organizacional. Actúa como herramienta comunicativa y de enlace entre las empresas y las personas. Ayuda a transferir noticias e información a las partes interesadas, los clientes y otras personas.

2. Comunicación y recopilación de información

El objetivo principal de la comunicación externa es compartir noticias e información clave en el nicho objetivo, pero junto con esto, también es útil para acumular toda la información del mundo exterior para optimizar la presencia de la marca frente al público objetivo mediante el uso correcto. de comunicadores externos y relaciones con los medios.

3. Optimización de la red externa

Las empresas deben conocer los gustos, disgustos y gustos de sus consumidores para mejorar la venta de los productos o servicios de la organización. La comunicación externa hace esto a través de mensajes de marketing para comunicarse con el mundo empresarial fuera de la organización. A través de una comunicación persuasiva con las partes interesadas externas, una empresa exitosa podría intentar optimizar la reputación de la marca.

Ahora, en esta era digital, muchos medios de comunicación externos digitales están disponibles como LinkedIn, Youtube, Facebook y muchos más. A través de estos, las empresas pueden aumentar el reconocimiento de sus productos/servicios por parte del público. Estos medios son los más convenientes para llegar a las audiencias potenciales. Sirve como una promoción rentable.

4. Construye Imagen de una marca

A veces, el éxito y el triunfo de cualquier negocio no siempre recae únicamente en las ventas. También depende de la percepción de la imagen entre sus clientes. Mediante la comunicación externa, las empresas pueden crear y establecer una buena imagen de marca a los ojos de los clientes nuevos y existentes.

5. Buena relación con los proveedores

Toda empresa u organización tiene sus proveedores de donde recolectan los productos terminados o las materias primas para el funcionamiento del negocio. A través de la comunicación externa, puede prevalecer una buena relación entre esa organización y sus proveedores.

6. Asociación con la entidad financiera

El objetivo principal de la comunicación externa es mantener vínculos con bancos, compañías de seguros y otras instituciones financieras.

7. Asociación con agencias gubernamentales

La organización debe seguir las reglas del gobierno. Mediante el uso de comunicaciones eternas, una empresa puede mantener una buena relación con las agencias gubernamentales.

8. Relación con los grupos de interés externos

Los stakeholders son dueños de la empresa u organización. La junta directiva y otros funcionarios están obligados a notificar sobre todos los asuntos comerciales a las partes interesadas. La comunicación externa es una forma brillante de hacerlo.

9. Cosas varias

La comunicación externa es necesaria para mantener las relaciones con los organismos reguladores y mantener las relaciones internacionales.

Cómo mejorar las estrategias de comunicación externa

Si una empresa quiere mejorar las estrategias de comunicación externa, mire los consejos dados:

1. Conoce a tu audiencia

Para hacer una estrategia comercial general para la comunicación externa, puede haber diferentes audiencias como inversores y accionistas, personas influyentes y socios, clientes y clientes, etc. Por lo tanto, antes de diseñar su estrategia de mensajería externa, debe conocer su segmento de audiencia.

2. Elige la plataforma adecuada

Cuando sepa quiénes son sus audiencias para una campaña de comunicación externa, debe realizar una alineación estratégica de diferentes plataformas que puedan comunicarse con diferentes partes interesadas y audiencias externas importantes para el crecimiento de su negocio.

3. Reconocer el gusto de la audiencia

Los mensajes externos de las empresas deben diseñarse según las preferencias de comportamiento y las inclinaciones de su público objetivo. Muchas empresas apuntan a un mercado de audiencia más amplio después de conocer el gusto de la audiencia para optimizar sus conversiones y éxito.

4. Entrega el valor real

Las comunicaciones externas del mensaje de la marca deben diseñarse de manera que ofrezcan un valor real a las audiencias. Los profesionales de las comunicaciones necesitan agregar valor a la vida de las audiencias objetivo a través de campañas de mensajes externos.

5. Adopta una voz única

Para lograr una presencia de marca efectiva en el marketing objetivo, las comunicaciones de marketing externas de las marcas deben incorporar una PUV para diferenciar sus mensajes y destacarse de la competencia.

¡Conclusión!

Las empresas han estado utilizando canales de comunicación externos para comunicarse con audiencias externas y optimizar la presencia de la marca en el mundo exterior.

Una vez que una empresa sabe dónde están sus clientes y las diferentes partes interesadas, puede crear buenas y efectivas estrategias de comunicación externa.

Los medios externos de mensajes de marca pueden ser anuncios, periódicos, canales de radio, Internet, etc. Algunas empresas ofrecen ofertas de promoción interesantes como puntos de bonificación y cupones para atraer clientes y aumentar las ventas. A veces, los correos electrónicos también se utilizan para informar a los clientes sobre muestras gratuitas, descuentos, etc.

¿Qué tan efectiva considera la comunicación externa para crear conciencia de marca y optimizar las ventas y la generación de prospectos?