Cada vez que pone su bolígrafo en papel o comienza a escribir un contenido usando su teclado, tiene la oportunidad de representar su negocio de la manera más eficiente y optimizada posible. Tales representaciones incorporan material de marketing principal, correos electrónicos y otras formas de contenido. Las innovaciones contemporáneas del marketing implican que una variedad de audiencias pueden leer su comunicación escrita.

La mayoría de las empresas hoy en día tienen algún tipo de elemento digital en sus actividades, ya sea un portal en línea, un sistema de correo electrónico, un blog en línea, redes sociales, etc. Las empresas se dirigen progresivamente a lo digital y un medio conveniente de canalización de negocios en línea es la comunicación escrita.

El buen nivel de escritura es esencial para una presencia en línea efectiva y las relaciones de cualquiera, particularmente con los clientes existentes y potenciales. Esta publicación lo llevará al mundo de la comunicación escrita y lo guiará sobre las mejores formas de usarlo para optimizar el alcance, la generación de clientes potenciales y la conversión del negocio. Entonces, comencemos de inmediato-

Introducción

La escritura como forma de comunicación ha sido una tradición tan antigua como la civilización más antigua de la historia de la humanidad.

Ya sea simplemente para registrar la información para referencia de generaciones posteriores o para una mejor expresión de uno mismo, la escritura siempre ha sido una excelente forma de comunicación. Ha evolucionado en una medida considerable.

La escritura se utiliza ahora como una forma extensiva de comunicación.

Incluso se ha desarrollado en varios tipos que pueden usarse según la necesidad.

El objetivo, sin embargo, es universal: impresionar el punto de vista de uno y expresar un punto tan claramente como sea posible. Ahora se ha vuelto indispensable desarrollar estas habilidades y tener un buen dominio sobre ellas.

¿Qué es la comunicación escrita?

Cualquier tipo de interacción que haga uso de palabras escritas puede denominarse comunicación escrita.

La comunicación escrita y la comunicación oral son los dos tipos básicos de comunicación. Si bien la comunicación verbal es efectiva, la notificación por escrito se considera más formal en la mayoría de los casos.

En el mundo moderno, se ha convertido en una necesidad y la mayoría de las empresas confían en él.

Las diferentes formas de comunicación escrita que se usan con frecuencia en los negocios y son efectivas son los memorandos, boletines, correos electrónicos, descripciones de puestos, informes, manuales de empleados, etc.

¿Cuáles son los diferentes tipos de comunicación escrita?

Hay muchos tipos diferentes de comunicación escrita en el caso de una empresa que se puede utilizar para un propósito u otro. Pero todos estos se pueden clasificar en tres tipos diferentes. Estos son los siguientes:

1. Comunicación Escrita Transaccional

Se refiere a aquellas comunicaciones escritas donde se envía un mensaje para obtener una respuesta del lector. Incluye solicitar una reunión, pedir un favor o una aclaración rápida.

El remitente puede elegir el tono y la voz porque, en última instancia, recibirá un mensaje de vuelta. El mejor medio para esto suele ser un medio en línea. Es el medio más rápido y, por lo tanto, el más apropiado para fines de comunicación escrita transaccional.

2. Comunicación escrita informativa

Incluye al remitente entregando un mensaje en beneficio del receptor. Es menos dependiente del lector y, por lo tanto, no se requiere respuesta aquí, excepto en caso de que el lector tenga algunas consultas o dudas.

Se puede realizar a través de canales offline u online. Ejemplos de esto pueden ser un correo electrónico o una nota enviada a un individuo o grupo.

3. Comunicación escrita instructiva

Le da al receptor instrucciones o direcciones con respecto a una tarea específica. Por lo tanto, estos mensajes deben ser detallados y fáciles de entender. Incluye los conceptos básicos, lo que también es una buena idea para brindar al receptor una comprensión clara y completa del tema.

El formato aquí es más importante que el método. Las instrucciones paso a paso, junto con el uso de viñetas o frases numeradas, siempre son recomendables y una gran idea.

¿Cuáles son las ventajas y desventajas de la comunicación escrita?

La comunicación escrita es una de las formas más potentes de comunicación. Ha estado en uso durante mucho tiempo. A medida que esta forma de comunicación evoluciona cada vez más, está provocando un cambio significativo en la forma en que se llevan a cabo las comunicaciones, especialmente en el mundo de los negocios. Tiene muchos aspectos, también. A continuación se presentan algunas ventajas y desventajas de esta forma de comunicación.

ventajas:

• No hay necesidad de entregar el mensaje de improviso inmediatamente. Puede ser editado y revisado varias veces antes de entregarlo.
• Brindan al receptor tiempo suficiente para leer y revisar el mensaje a fondo antes de responder también.
• Proporciona un registro permanente de los mensajes y el intercambio de información. Estos son fáciles de rastrear y estudiar más tarde.

Desventajas:

• Las respuestas y comentarios instantáneos no son posibles, como en el caso de la comunicación oral, que a veces genera frustración e incertidumbre en el negocio.
• Estos mensajes requieren más tiempo para redactarse, así como más esfuerzo y habilidades.

¿Cómo lograr una comunicación escrita efectiva?

La comunicación escrita eficaz se compone de cinco elementos. Estos son:

1. Concisión

Las comunicaciones escritas deben ser concisas. El objetivo es transmitir su punto de vista a su lector de forma rápida y directa. Cuando hay demasiadas otras palabras y ningún punto directo, no obtiene los resultados deseados.

2. Claridad

Esto es esencial para que su lector entienda lo que está tratando de transmitir. Cuando tienes claridad en tu redacción, incluso si el lector no comprende a fondo tu contenido, sabrá qué dudas y preguntas necesita hacer para comprenderlo mejor.

La claridad se puede lograr escribiendo en un lenguaje sencillo y brindando información específica y sólida.

3. Voz activa

La voz activa es más simple y cómoda de seguir en comparación con la voz pasiva. Por lo tanto, es recomendable utilizar la voz activa en sus escritos en lugar de la voz pasiva.

4. tono

El tono se preocupa por la forma en que está escribiendo y las emociones que transmite junto con las reacciones que extrae. El tono siempre debe coincidir con su relación con los lectores.

Por ejemplo, la comunicación escrita en caso de negocios debe ser siempre profesional.

5. Gramática y puntuación

La gramática y la puntuación correctas hacen que la redacción sea más atractiva y demuestran su punto con mayor precisión.

Otros consejos y trucos que se pueden seguir para mejorar la comunicación escrita son:

• Debe conocer su objetivo y público objetivo antes de escribir.
• Incluya los detalles que es importante saber.
• Puede utilizar esquemas para presentar un informe claro y bien organizado.
• Es crucial editar su trabajo a fondo.

Además de estos, echemos un vistazo a algunos de los trucos fáciles de comunicación escrita efectiva para mejorar sus habilidades comerciales:

4 trucos sencillos para una comunicación escrita eficaz

Sólidas habilidades de comunicación escrita son esenciales para canalizar el crecimiento en su profesión.

Entonces, la pregunta que surge aquí es cómo hacer que su correspondencia de comunicación escrita sea convincente en un escenario comercial contemporáneo. Lo más importante aquí es ser exacto, preciso y hacer que sus mensajes sean concisos.

Aquí hay 4 trucos de comunicación escrita viables para ayudarlo en su comunicación comercial, ya sea una carta comercial, un correo electrónico, una nota o cualquier otra forma de contenido comercial.

Truco 1) Elige la papelería adecuada

Para tener un gran impacto, su comunicación escrita en los negocios se canaliza mejor utilizando la papelería comercial adecuada.

Esto implica que su carta comercial debe estar escrita o impresa en el membrete de su empresa. Incluso para los memorandos y otras formas de comunicación se aplica la misma regla.

Al enviar correos electrónicos, debe agregar el logotipo de su empresa al mensaje.

También debe utilizar su discreción para incorporar otros detalles de la empresa, como números de contacto, dirección de la oficina y dirección de correo electrónico, etc. a su mensaje.

Truco 2) Usa un lenguaje sencillo

Para una comunicación escrita efectiva, debe mantener una distancia estratégica de las palabras complejas. Se sugiere utilizar palabras simples y oraciones cortas para que su pieza sea breve y directa.

También debe utilizar un lenguaje o una jerga especializada o técnica solo cuando sea esencial, como cuando habla de cosas técnicas o información específica. El uso excesivo de letras mayúsculas en su mensaje sugiere que está GRITANDO al beneficiario. En este sentido, simplemente esquiva el uso de BLOQ MAYÚS en tus piezas escritas.

Truco 3) Escribe un mensaje bien organizado/estructurado

Cuando utiliza un mensaje bien estructurado, tendrá una introducción, un cuerpo y luego una conclusión, idealmente un párrafo para cada sección. Debe incluir el propósito detrás de la comunicación en el segmento de introducción.

Luego, debe proporcionar detalles del tema en la sección del cuerpo para que pueda tener más de un párrafo. También debe intentar restringir toda la comunicación a una sola página.

Finalmente, terminas con un resumen y un CTA al final. Las llamadas a la acción o los llamados a la acción implican que está solicitando al beneficiario que realice una acción específica, como llamarlo o enviarle un correo electrónico.

Truco 4) Siempre revisa

Para optimizar su comunicación escrita, debe recordar revisar su contenido. Debe leer con cuidado y utilizar las herramientas de revisión para corregir cualquier tipo de error en sus piezas de contenido.

Si comete errores ortográficos o gramaticales en su artículo, causa una mala impresión en su imagen profesional, particularmente cuando se trata de comunicación escrita en los negocios. Para generar confianza con sus audiencias basada en resultados, siempre debe revisar su contenido.

Junto con estos consejos para una comunicación escrita efectiva, también debe tener en cuenta diferentes cosas que debe evitar en sus piezas de contenido escrito. Vamos a repasarlos también-

Cosas a evitar en la comunicación escrita profesional

Además de saber todo lo necesario para incluir en sus piezas escritas, también es imperativo comprender qué evitar para que sus piezas de contenido sean efectivas. Aquí hay algunos puntos de evasión a los que prestar atención:

1. Evite utilizar un lenguaje que pueda confundir, oscurecer o insultar a los lectores

Mientras escribe, debe comprender que cuanto más básico y directo sea su lenguaje, más poderoso será su impacto.

Debe evitar la jerga, el sarcasmo, la burla, la irreverencia y también debe limitar el uso de jerga, frases técnicas o algunas expresiones de moda.

Debes llegar a tus conclusiones significativas de forma clara y breve, así que no distraigas al lector con palabras superfluas, exageradas o impropias.

2. Evite las faltas de ortografía, la mala estructura de las oraciones, las oraciones inadecuadas o los pasajes largos

Esto es bastante obvio con seguridad. Se sorprendería de la cantidad de documentos que se comparten e inmediatamente se ven disminuidos por errores tan rudimentarios en la estructura del lenguaje y el estilo de escritura.

Tienes que evitar todos esos errores. La revisión ortográfica, la corrección de pruebas y la edición son inevitables para evitar todos estos problemas.

3. Evita sobrescribir en tus escritos

Al realizar una comunicación escrita, la sobrescritura es un problema común que siempre debe evitar. Debe utilizar las palabras correctamente, financieramente y con precisión.

Es por eso que, mientras escribe, debe recordar que, como cualquier otra persona en estos días, sus lectores también tienen un tiempo limitado para leer su pieza escrita. Por eso, es fundamental sacarle el máximo partido a tus palabras.

Sus piezas escritas deben ser frescas, claras y compactas para optimizar sus posibilidades de obtener resultados favorables de su comunicación escrita.

4. Evite distribuir rápidamente lo que haya escrito en un estado de entusiasmo elevado

Cuando escribe un artículo en un estado emocional elevado, irritado o enojado, se sugiere esperar al menos 24 horas antes de publicarlo.

No importa cuán tentador pueda parecer; debes evitar publicarlo. Considéralo y comprueba si tienes una sensación similar a la mañana siguiente o no. Para una comunicación escrita efectiva, debe administrar no solo su escritura sino también sus emociones.

¡Reflexiones finales sobre la comunicación escrita!

La comunicación es esencial para lograr el éxito y, por lo tanto, debe usarse de una manera en la que siempre tenga un propósito.

La comunicación escrita se ha convertido en una excelente forma de comunicación, especialmente en situaciones laborales y profesionales. Permite un entorno menos amenazante. La comunicación escrita elimina cuidadosamente la criticidad de la comunicación verbal y la interacción personal.

Se puede utilizar como complemento para debates formales e informales. La comunicación escrita se ha convertido en una parte esencial del mundo actual.

Muchas empresas incluso brindan clases y ayudan a los empleados a mejorar sus habilidades de escritura. Es ampliamente utilizado y tiene muchas ventajas. Es una de las formas sofisticadas de comunicación y tiene el poder de lograr e impartir cualquier efecto y mensaje deseado.

Prestar atención a todos los consejos mencionados anteriormente, sin duda, garantizará una posibilidad mucho más única de logros en su vida profesional y personal.

¿Cuáles son sus pensamientos sobre la importancia de la comunicación escrita eficaz en los escenarios empresariales contemporáneos?