La comunicación descendente es el procedimiento en el que la información o la cadena de mando circula desde el nivel superior de jerarquía de una organización hasta el nivel inferior. Ocurre cuando la información y los mensajes fluyen utilizando la cadena de mando formal o la estructura jerárquica de una organización.

En el nivel de gestión de la comunicación hacia abajo, los mensajes y pedidos parten del nivel superior de gestión de la empresa y descienden hacia los empleados de nivel inferior. Los superiores responsables de la alta dirección, como gerentes, directores o directores ejecutivos, transmiten los objetivos, procedimientos, políticas, órdenes, decisiones, instrucciones, etc. de la organización a sus subordinados a través de la comunicación descendente.

Por ejemplo, un gerente de una organización canaliza la comunicación comercial emitiendo instrucciones a su subgerente o supervisor proporcionando instrucciones a sus trabajadores.

¿Qué es la comunicación descendente?

Definición: La comunicación descendente se define como un proceso formal de pasar información de la gerencia de alto nivel a los empleados a través de una cadena de instrucciones. El flujo de comunicación descendente comienza con alguien al timón emitiendo información o mensaje, y la siguiente persona inferior en la jerarquía lo pasa a aquellos que reportan al superior.

En otras palabras, puede entenderse como un estilo de comunicación eficaz en un marco organizacional que se desarrolla de superiores a subordinados. Este flujo continúa por la línea. La gestión de cualquier organización se basa en la comunicación descendente para la mayoría de las comunicaciones.

La comunicación descendente efectiva juega un papel esencial y crucial en el éxito de una organización. Ayuda a establecer y difundir los objetivos de una organización.

Comunicación descendente VS Comunicación ascendente

Como sugiere el nombre, en la comunicación ascendente, el proceso de flujo de información comienza desde el nivel inferior de una jerarquía y termina en la gestión de nivel superior. Por ejemplo, en una empresa, comenzará con un empleado.

Mientras que la comunicación hacia abajo es exactamente lo contrario del proceso en el que la información y los mensajes fluyen de los gerentes y líderes a los seguidores y empleados. Por ejemplo, en un equipo, la comunicación comenzará con un líder.

Propósito del uso de la comunicación descendente

Cinco propósitos generales por los cuales una organización debe elegir la comunicación descendente son

1. Encontrar las formas correctas de implementar metas, estrategias y objetivos

Ayuda a la organización a comunicar la misión, la visión, los mensajes y los objetivos decididos por la gerencia de alto nivel a los empleados de nivel inferior utilizando los canales internos de comunicación en un entorno organizacional.

2. Compartir instrucciones de trabajo y justificación

Ayuda en el proceso de compartir directivas sobre cómo realizar un trabajo o coordinar objetivos individuales y departamentales.

3. Comunicación de procedimientos y prácticas

Las empresas u organizaciones usan diferentes políticas, regulaciones, reglas, beneficios, pautas, arreglos estructurales, etc., y lo comparten mediante la comunicación hacia abajo desde los niveles superiores a los inferiores. Asegura cierto grado de uniformidad en las prácticas de la organización.

4. Compartir informes de progreso y comentarios sobre el desempeño

Las organizaciones o empresas utilizan esta forma de comunicación para compartir informes de progreso departamentales, así como comentarios y evaluaciones del desempeño individual. Los gerentes comparten comentarios con los empleados sobre qué tan bien se están desempeñando según sus metas y estándares de desempeño.

5. Mejorar la socialización

Las organizaciones incorporan estrategias para motivar a los empleados y utilizan la comunicación descendente para compartir esas estrategias. La misión y los valores culturales de las organizaciones se comparten con los miembros del personal. También se les pide que participen en ceremonias y eventos especiales que ayuden a todos a socializarse y familiarizarse con un sentido de pertenencia y unidad de dirección.

Tipos de comunicación descendente

Al transmitir piezas de información, las comunicaciones utilizadas principalmente son orales y escritas. El segmento de medios depende de su naturaleza y urgencia.

1. Método oral o verbal

Principalmente, la Comunicación Descendente se realiza mediante un método oral. La autoridad superior da instrucciones a sus subordinados a través de conversación telefónica o presencial. Los gerentes también pueden intercambiar información relevante con sus subordinados a través de conferencias, reuniones, charlas, etc.

2. Método escrito

Las organizaciones, independientemente de su tamaño y naturaleza, envían mensajes e información importante a sus empleados en forma escrita a través de circulares, manuales, cartas, boletines, carteles. Por lo general, las cartas comunican las directivas organizativas necesarias; Los manuales, circulares y boletines comunican procedimientos y políticas.

3. Otros métodos

Las inclusiones a los métodos orales y escritos, los medios de audio, visuales y audiovisuales también se utilizan en la comunicación descendente. La televisión, la radio, el cartel, la señal, los gráficos, etc., son algunos de los medios comúnmente utilizados para trasladar información a los subordinados. En esta era digital se pueden incluir aquí correos electrónicos, PPT, mensajes (SMS), WhatsApp, etc.

Importancia de la comunicación descendente

En una organización, la Comunicación Hacia Abajo es crucial y efectiva.

1. Proporcionar una idea

Una persona superior que se sienta al frente de una organización puede dar y transferir una comprensión completa a sus subordinados a través de la comunicación descendente sobre reglas, políticas, objetivos, decisiones y mucho más.

2. Motivar con Objetivos

Una organización puede recurrir a la comunicación descendente para alentar a los trabajadores o empleados de nivel inferior. Motiva a los empleados a trabajar más y perfeccionar para que una organización logre metas y objetivos.

3. Mantener una disciplina

La comunicación descendente sigue una jerarquía organizativa. Cada departamento sigue las reglas o procedimientos establecidos. De esta manera, se mantiene la disciplina en una organización.

4. Explicar sobre el cambio

Cuando hay algún cambio con respecto a obras, planes, procedimientos, políticas, reglas, tiempos, etc., la comunicación hacia abajo es la comunicación más esperada que explica los cambios.

5. Dar dirección y asignar un trabajo

Superior puede dirigir cualquier asignación, cosas relacionadas con el trabajo, tareas a través de la comunicación descendente a sus subordinados. La asignación de trabajos a los empleados se puede dar a través de la comunicación descendente por parte de los superiores.

6. Evaluación de obras

La comunicación descendente ayuda a los superiores a evaluar los trabajos realizados por sus empleados. A través de la comunicación hacia abajo, los empleados son informados de sus evaluaciones.

Ventajas de la comunicación descendente

1. Eficiencia

La comunicación hacia abajo proporciona eficacia y coherencia porque la información y las instrucciones provienen de las fuentes en el poder. Permite la coordinación de actividades desde la parte superior de la organización, manteniendo así la eficiencia de los empleados.

2. Delegación fácil y efectiva

La delegación se vuelve más fácil y efectiva viniendo de los superiores a los empleados que representan una cadena de mandos.

3. Control y Disciplina Organizacional

A medida que la comunicación descendente sigue la jerarquía de la organización, el control, la disciplina y el cumplimiento de los miembros se vuelven mucho más fáciles de preservar.

4. Construye buenas relaciones

La comunicación descendente construye buenas relaciones entre la jerarquía. Un fuerte sentimiento de participación ocurre en esta comunicación para los subordinados.

Desventajas de la comunicación descendente

1. Distorsión

A medida que la información avanza a través de diferentes niveles de la organización, pueden existir posibilidades de información y mensajes distorsionados.

2. Pérdida de Información

La posibilidad de perder información está bastante presente en este tipo de comunicación.

3. Consume mucho tiempo

Se necesita tiempo para que la información se transfiera de un estrato de empleados a otro, por lo que la retroalimentación puede ser lenta, lo que resulta en una pérdida de tiempo.

4. Baja la moral

La comunicación hacia abajo, de alguna manera, puede tener un impacto negativo cuando los supervisores hacen un mal uso de su posición y poder, por lo que puede resultar en una baja moral de los empleados.

Conclusión

Ahora, está claro que la comunicación descendente es crucial para suministrar información, asignar trabajo, explicar políticas/paneles y dirigir a los subordinados en una organización.

También es útil para distribuir deberes y responsabilidades entre departamentos, explicar el entorno cambiante, compartir la evaluación del desempeño, delegar autoridad y establecer disciplina.

¿Qué tan importante considera la comunicación descendente para compartir ideas y completar tareas en una organización?