Las reuniones son una parte integral del negocio y es mejor planificar y prepararse para una de manera lógica y oportuna. Se debe programar una buena reunión con anticipación e informar a los participantes sobre el área de enfoque.

No debe consumir todo su día y dejarlo lamentando la inutilidad de asistir a uno y perdiendo un tiempo valioso. Con el fin de tener reuniones útiles para lograr que resulte productiva. Se programan reuniones para revisar el proyecto y su progreso y también para resolver cualquier problema relacionado. Es aquí donde puede intercambiar y presentar información útil que puede ser una bendición para el proyecto.  

1) ¿Es necesaria la reunión?

Antes de programar una reunión, es importante que decida si es necesario organizar una en este momento o será un desperdicio. Necesita organizar una reunión de negocios para intercambiar ideas relacionadas con el proyecto, resolver problemas relevantes y mejorar las relaciones profesionales.

¿Es necesario tener una reunión cara a cara en este punto o puedes lograr todo lo que necesitas enviando correos electrónicos?

¿Tiene que ser una discusión exhaustiva que necesite llamar a cada recurso humano adjunto con el proyecto a esa reunión o puede lograr lo necesario invitando solo a unos pocos participantes importantes por un período breve? Son preguntas que deben abordarse antes de programar una reunión. ?

2) Invitar solo a quienes deben estar allí

A veces, muchas personas de varias divisiones de la oficina manejan un proyecto. Cuando ha decidido organizar una reunión de negocios, es muy importante saber de antemano si necesita invitar a todos los recursos adjuntos y si vale la pena.

La mayoría de ellos no tendrán nada que aportar, así que ¿por qué no invitar a las personas directamente relevantes para el proyecto y dejar fuera a sus subordinados? Simplemente estará perdiendo el tiempo, el esfuerzo y la energía de las personas que están mejor en sus estaciones de trabajo haciendo un trabajo productivo en ese momento que asistiendo a una reunión inútil.

Si crees que toda una división necesita ser informada de una decisión invita a su jefe y dale la información necesaria para que vaya y la relacione con su equipo. Ahorrará mucho tiempo y recursos de la empresa.

3) Recordatorios

La vida profesional se ha convertido en una serie de la web que siempre está enredada en muchos asuntos y tratos. La tensión de completar un proyecto dentro de un plazo y asegurarse de que no ocurran problemas mientras tanto puede hacer que la mayoría de las personas se olviden de los asuntos simples.

La mayoría de los trabajadores simplemente no están interesados ​​en asistir a las reuniones, ya que piensan que sería mejor emplear el tiempo trabajando en algo que valga la pena. Por lo tanto, tienden a olvidar cuando se programa una reunión importante donde la participación es obligatoria. Es mejor enviar recordatorios después de concertar una reunión de negocios con al menos uno o dos días de anticipación para informar y solicitar una confirmación de su asistencia para saber que han recibido y leído el correo electrónico necesario.

4) Orden del día

Quiere organizar una reunión de negocios que resulte fructífera. Piense de antemano cuál es su agenda principal para la reunión. Un objetivo claro sentará las bases. ¿Hay algún tema breve relevante que también deba abordarse al mismo tiempo?

Haz una lista de ellos para que no se te olvide. Organizar la agenda de su reunión y distribuirla a los demás participantes será una bendición. Les dará tiempo para recopilar información relevante y compartirla con otros en el lugar de reunión.

Es mejor estar preparado de antemano para poder planificar con anticipación las directivas que deben seguirse para que la reunión sea más productiva. Cuando mantiene su responsabilidad en una agenda, puede mantenerse fácilmente en el tema y ahorrar un tiempo valioso.

5) Expectativas

Cuando decidió organizar una reunión de negocios, debe haber tenido algunas expectativas. Asegúrese de que cuando envíe la notificación de la reunión programada, también incluya en los documentos el propósito de organizar una y sus expectativas de tal ocurrencia. Tenga claro que no se trata de una reunión al azar, sino importante, con directivas específicas que deben seguirse diligentemente para que sea un éxito. Indique en negrita sus propias expectativas e informe a los demás antes para que puedan venir preparados mentalmente, así como con los datos y cifras necesarios.

6) Tiempo

Necesita respetar el tiempo para obtener beneficios adicionales en la vida. La puntualidad es un rasgo admirado en los profesionales, ya que muestra su compromiso con el trabajo y las etiquetas básicas. Es muy irritante y frustrante cuando la gente sigue entrando a una sala de reuniones incluso después de que ha comenzado. Indica una falta de modales y una muestra de falta de respeto hacia la autoridad.

Asegúrese de haber especificado la hora de inicio de una reunión en la carta enviada anteriormente y de haber dejado en claro que no se permitirá la entrada a las personas que lleguen con retraso. Hacerse cargo de los tiempos es vital antes de organizar una reunión de negocios. Cierra la puerta a una hora específica y comienza la reunión. No volverá a enfrentar el mismo problema a partir de la próxima vez.

7) Corto y sencillo

Es mejor si organiza una reunión de negocios con un horario específico en mente y lo sigue con diligencia. Todo el mundo está ocupado con sus compromisos laborales y nunca es productivo perder el tiempo innecesariamente. Asigne sólo el tiempo que sea necesario para la reunión y manténgalo breve y simple.

Informe a los demás también sobre el límite de tiempo para que todos lleguen preparados y puedan opinar de manera clara y precisa para terminar dentro del plazo. Si una discusión se alarga, es su prerrogativa volver a llevar la discusión al tema para que la reunión sea breve y oportuna.

8) Centrarse en el tema

Mantener su enfoque en el tema es mucho más importante que decidir sobre la agenda. Sea específico y claro cuando organice una reunión de negocios.

Informe a los demás desde el principio que en la reunión no contemplará ninguna consulta fuera del tema. Mantenga su resolución y apéguese al tema para que las reuniones se lleven a cabo según lo programado. No permita que las discusiones se desvíen hacia otros temas para ahorrar tiempo a todos.

9) Adopta un enfoque diferente

Antes de concertar una reunión de negocios, piense en las otras que han tenido lugar recientemente. Si cree que es posible que no hayan cumplido su propósito al 100%, entonces es hora de cambiar su enfoque hacia las alternativas. Los tiempos están cambiando y es mejor usar la tecnología a tu favor.

Los audiovisuales y gráficos ayudarán a mantener a los participantes comprometidos y fomentarán el trabajo de base colaborativo. Las proyecciones y presentaciones por computadora demostrarán un cambio bienvenido que mantendrá todo dentro del horario y ahorrará mucho tiempo.

10) Seguimiento

Cuando organiza una reunión de negocios, se hace necesario un seguimiento. Quien organice la reunión tiene la responsabilidad de asegurarse de que todas las notas se tomen correctamente. Aunque la reunión ha terminado, el trabajo aún está incompleto.

¿Qué se trató en la reunión debe ponerse por escrito para que todos puedan saberlo? Una discusión no tiene sentido si no se lleva a cabo. Distribuya los documentos necesarios a todos o, si no está completo, asegúrese de que les llegue lo antes posible.

Agradecer a todas las personas que han participado en el encuentro y cuya asistencia ha hecho posible la consecución de resultados viables. Agradecer su tiempo los hace felices y la próxima vez vendrán mejor preparados.