El monitoreo es la evaluación de la actividad delegada para garantizar que se complete de manera segura y competente con respecto a los requisitos y estándares establecidos.

Se pueden usar varias estrategias para monitorear o evaluar el desempeño de los roles delegados. Ejemplos incluyen:

Algunas estrategias para monitorear la delegación

1. Observación directa; La observación directa de los miembros del equipo y sus supervisores por el proceso de jerarquía analítica es esencial ya que asegura que;
   
   • El supervisor designado es lo suficientemente competente para asumir las funciones asignadas
   • La actividad asignada se completa adecuadamente y cumple con los estándares e instrucciones establecidos
   • La modificación de actividades o instrucciones se realiza según sea necesario.
   • Los resultados son los deseados
   • Se proporciona soporte adicional o adicional para completar o desarrollar tareas.
     
   • Se mantienen los estándares de seguridad y la calidad del proyecto.
   • Se analizan los comentarios del equipo y se toman las medidas necesarias para mejorar el rendimiento y la producción.
2. uso de correos; el nivel de automatización sube un nivel con los correos. La mayoría de los gerentes prefieren los correos de Outlook donde las tareas delegadas están en el mismo lugar que la ‘lista de tareas’ para una fácil revisión. El campo de tareas se establece con tres columnas; la primera columna con la ‘categoría de tareas’, la segunda columna; el nombre de la persona a la que se le asigna la tarea y los roles de la tarea y la última columna; fechas de vencimiento como se muestra a continuación;

3. uso de diarios ; En comparación con otras soluciones automatizadas, las revistas son las soluciones más sencillas y de menor tecnología. Las páginas del diario se dividen en tres columnas. La primera columna lleva la fecha en que se realizó la asignación, la segunda columna es el nombre de la persona a la que se le asignó la tarea y la tarea a cumplir y en la última columna la fecha de vencimiento.
4. Uso del sistema de gestión de tareas; Comparado con otros métodos de monitoreo, el administrador de tareas es la herramienta más recomendada. Independientemente del tamaño del proyecto, un buen sistema de gestión de tareas debe ser conciso, directo y simple. También debería poder;

• Proporcionar herramientas para el análisis o el cálculo.
• Recopilar información relevante
• Alertar al gerente y a los miembros del equipo sobre las tareas que están a punto de completarse o los plazos y las que exceden la asignación presupuestaria, entre otras cuestiones.
• Permita que tanto el equipo como el gerente ingresen datos relevantes para el cálculo

Estrategias de seguimiento y condiciones para la Delegación de Seguimiento 

Además de considerar la naturaleza de la tarea, los métodos de monitoreo adecuados dependen de muchos factores; tales como entornos ambientales, habilidades de los miembros del equipo y competencias. Para determinar las condiciones de monitoreo, el proceso de jerarquía analítica debe considerar la naturaleza de la tarea en cuestión; su complejidad y gravedad en relación con las cuestiones de riesgo.

Al monitorear, es importante no microgestionar. En su lugar, verifique los plazos y los hitos, las asignaciones presupuestarias y la calidad del resultado del trabajo, pero todo de acuerdo con los parámetros acordados y establecidos. Un buen gerente identifica los problemas que no se pueden manejar y brinda soluciones.

Una vez más, infórmese siempre sobre el progreso del trabajo y, en lugar de inspecciones sorpresa, realice sesiones de control periódicas. Lo más importante es que no sea un gerente molesto; su papel es supervisar el panorama general. Los detalles más pequeños deben dejarse a los supervisores para su propio juicio. Para monitorear la delegación, debe apegarse a los puntos de control regulares que estableció originalmente en su plan de monitoreo.

Después de la delegación, la responsabilidad y la autoridad se transfieren a otra parte que seguirá siendo responsable de todo lo que suceda en relación con el proyecto o las tareas asignadas. Entrometerse demasiado en el trabajo asignado no es apropiado, ya que sería una microgestión. Por lo tanto, para un seguimiento exitoso, se debe obtener un equilibrio entre la abdicación y la microgestión. También se debe observar lo siguiente:

• Asignación clara de tareas; para un seguimiento efectivo de las tareas y el éxito en la finalización de las tareas, la asignación clara de tareas debe ser una prioridad. Identificar quién encaja en qué rol en relación con las habilidades, conocimientos y competencias

Cada miembro del equipo debe comprender su responsabilidad en el logro de la meta general de la organización. Se debe utilizar una comunicación efectiva para alentar a los miembros del equipo y hacerles preguntas sobre las tareas asignadas. Debe revisar y monitorear la delegación para garantizar la finalización exitosa al registrarse regularmente, brindar apoyo y orientación continuos y mostrar su agradecimiento.

Se debe garantizar nuevamente una comprensión adecuada de las tareas al proporcionar información relevante sobre el tipo de tarea, la fecha límite y los resultados esperados. Ya sea que las tareas se asignen verbalmente, por correo electrónico o mediante un software de gestión de tareas, se debe proporcionar información completa. Escuche los posibles cambios de asignación y obtenga un reconocimiento claro de que el equipo acepta la responsabilidad

• Autoridad a los miembros del equipo; La rendición de cuentas genera autoridad. Los miembros del equipo a quienes se han asignado las tareas deben recibir el nivel de autoridad que se requiere para completar la tarea. Se debe obtener un equilibrio adecuado, ya que no se debe otorgar demasiada autoridad y muy poca podría limitar algunas acciones que son esenciales para completar la tarea.
• Sistema de recompensas establecido; Las consecuencias positivas y negativas deben ser bien comunicadas a los miembros del equipo, cualquier trabajo bien hecho debe ser recompensado aunque no sea en términos monetarios. Esto se debe a que las recompensas son motivadoras y solo harán que los miembros del equipo trabajen de manera más inteligente para lograr metas más altas. También los hace responsables de sus acciones.

La superioridad y el poder no deben usarse para establecer metas, asignar tareas o incluso monitorear el desempeño. En su lugar, emplee la persuasión, la zanahoria en lugar del palo y el estímulo. De esa manera, se obtendrán más resultados deseados.

• Escuchar al equipo; a pesar de que las tareas fueron claramente asignadas y totalmente aceptadas por un equipo de miembros competentes y capacitados, siempre surgirán problemas. Como resultado, acostúmbrese a escuchar a su equipo sobre cualquier problema que pueda interferir con el resultado deseado. A través de la escucha, se pueden realizar los cambios apropiados en el equipo. Por lo tanto, la flexibilidad y la comprensión del equipo son importantes en todo este proceso.

La mayoría de los gerentes prefieren una evaluación objetiva. Dan crédito donde se debe y evalúan a los miembros del equipo en función de los parámetros establecidos. En caso de que no se obtengan los resultados deseados, toman acciones correctivas de inmediato y dan prioridad a las tareas de alto costo, alto riesgo y tiempo limitado. Cualquiera que sea su preferencia, los conceptos básicos de delegación de monitores anteriores son esenciales para realizar una evaluación exitosa de cualquier tarea asignada a un equipo.