¿Es consciente del hecho de que se envían una media de 2,4 millones de correos electrónicos por segundo, y esa es una cifra realmente impresionante? Otro hecho que lo sorprenderá es que la mayoría de los remitentes desconocen que existe una forma típica de escribir un correo electrónico profesional que debe seguirse en el mundo profesional, pero que se ignora con mayor frecuencia debido a la ignorancia.

¿Alguna vez te has preguntado por qué no obtienes la respuesta deseada al correo electrónico que enviaste?

Bueno, el destinatario podría estar bien informado sobre el formato correcto y estaba sacudiendo la cabeza por tu falta de conocimiento, y es por eso que no consideró que tu correo electrónico mereciera una respuesta. El correo electrónico informal está bien entre amigos y familiares, pero no como correspondencia de trabajo.

Un correo electrónico correctamente formado es un reflejo de las capacidades del remitente. Lo proyecta a él y al negocio que representa bajo una buena luz. Se ha vuelto esencial seguir la etiqueta adecuada para escribir un correo electrónico profesional para lograr el máximo impacto.

7 pasos para escribir un correo electrónico profesional

Si está buscando un tutorial sobre cómo crear correos electrónicos profesionales, siga estos sencillos pasos.

1. Conoce a la audiencia

Hasta que ya menos que conozca a su público objetivo, se vuelve imposible relacionarse con el destinatario y escribir un correo electrónico que le favorezca. Sepa a quién se está acercando.

Si te conoce, entonces el contexto debería ser menor y, si no, comparativamente más. La siguiente pregunta a considerar es si está enviando el correo electrónico a una persona adecuada y si tiene la dirección de correo electrónico correcta para enviarlo.

Mantenga el correo electrónico libre del tono informal y las informalidades si está buscando formas de escribir un correo electrónico profesional. Haga coincidir el tono de su correo electrónico con la audiencia para hacerlo bien.

2. Identifica tu objetivo 

¿Cuál es el propósito del correo electrónico? Es una pregunta de un millón de dólares sobre la cual descansan el contenido y el formato reales. Identifique qué acción desea que tomen después de recibir el correo electrónico.

Asegúrese de que el contenido respalde la supuesta acción si está buscando formas de escribir un correo electrónico profesional. El remitente puede utilizar el formato, por ejemplo, la inclusión de una lista numerada o viñetas a su favor.

3. Sea conciso 

Un correo electrónico debe ser lo más breve posible sin perder ningún contenido relevante. Recuerde, en este mundo acelerado, las personas reciben cientos de correos electrónicos y tienen muy poco tiempo para leer cada uno de ellos.

Si está buscando formas de escribir un correo electrónico profesional, debe ser conciso. El número de temas debe ser preferentemente uno para que tanto el emisor como el receptor puedan concentrarse en él. Demasiados asuntos harán que el correo electrónico sea largo y confuso para el destinatario.

Use oraciones simples que sean cortas y relevantes para el tema. Elimine información adicional e irrelevante junto con palabras de filtro para mantener su naturaleza profesional

4. Haz la menor cantidad de preguntas 

Se ha comprobado que el correo electrónico con una sola pregunta recibe la mayor cantidad de respuestas.

Todos los demás números se vuelven demasiado y pueden abrumar fácilmente al destinatario. Haga la menor cantidad de preguntas si está buscando formas de escribir un correo electrónico profesional.

5. Corrección 

Una parte esencial de un correo electrónico es la revisión. La gente a menudo se olvida de revisar y puede tener graves consecuencias. El correo electrónico es una carta profesional y formal, y los errores a menudo la arruinan.

Tómese un momento para revisar el correo electrónico con diligencia para asegurarse de que todas las solicitudes sean fáciles de entender y no parezcan presuntuosas de su parte. Compruebe si hay errores gramaticales, errores ortográficos e incluso errores de sintaxis. Compruebe si la información sobre el remitente, el asunto y el contexto es clara. A veces, las personas mencionan archivos adjuntos y se olvidan de adjuntarlos.

Esto reflejará su falta de profesionalidad, por lo tanto, verifíquelo una vez más para evitar tales errores. Un correo electrónico libre de errores demuestra diligencia por parte del remitente y refleja profesionalismo en su máxima expresión.

6. Usar la etiqueta 

Al igual que una carta formal, un correo electrónico también necesita un saludo adecuado. Depende totalmente del destinatario. Si lo conoces y en términos amistosos, puede ser semiformal; de lo contrario, ve con un saludo cortés y cortés para estar seguro.

Sea considerado con el tiempo y asegúrese de que el destinatario no lo reciba a una hora absurda.

Haga que su despedida sea la mejor para captar la atención del destinatario. En caso de duda, elija algunas firmas confiables como Respetuosamente, Saludos cordiales, Agradecidamente, Atentamente, Atentamente, etc.

7. Seguimiento 

Si ha enviado un correo electrónico a alguien, se vuelve esencial hacer un seguimiento si está buscando formas de escribir un correo electrónico profesional. A veces, su correo electrónico se convierte en parte de la multitud y se puede encontrar en algún rincón sin leer.

Un mensaje de seguimiento le recordará al destinatario que se envió un correo electrónico anterior que podría haber olvidado leer.

Formateo de un correo electrónico adecuado

Considere los siguientes elementos al formatear su correo electrónico:

1. Línea de asunto 

Una parte esencial de un correo electrónico es su línea de asunto. A veces es más importante que el contenido porque si el destinatario abrirá y leerá o descartará el correo electrónico depende de esta línea de asunto.

Debe ser una frase sencilla y corta que resuma el motivo de la comunicación de manera precisa. Una línea de asunto es esencial en un correo electrónico profesional, ya que le permite a su audiencia saber qué esperar en el mensaje.

2. Saludo/saludo 

El saludo es un saludo y es la primera línea del correo electrónico, al igual que una carta formal.

Puede ser Estimado Sr. Marday o Hola Sr. Marday y depende del destinatario. Si es la primera vez que envía un correo electrónico a una persona desconocida, puede dirigirse a él por su título, pero en caso de que sea un conocido suyo, es aceptable dirigirse a él por su nombre de pila.

3. Longitud 

Mantenga la longitud del correo electrónico lo más corta posible. Solo agregue información esencial solamente.

4. Cuerpo 

El cuerpo de un correo electrónico debe ser preciso, pero también debe incluir el mensaje completo con la menor cantidad de palabras posible. Debe tener una primera línea que actúe como una declaración de conexión.

El cuerpo debe incluir información sobre quién es usted y por qué se comunica.

5. Cierre 

La última línea del correo electrónico antes de terminarlo con una firma se conoce como línea de cierre. Es una especie de resumen y debe reiterar el punto vital de su mensaje.

6. Firma 

Un correo electrónico debe terminar con su firma, donde el remitente deberá mencionar su nombre, cargo, nombre de la empresa que representa y su dirección de correo electrónico.

Algunas personas en puestos importantes tienen una firma fija que se agrega automáticamente a los correos electrónicos que envían.

Las cosas que no se deben incluir en el correo electrónico son

1. Emoticones 

Los emoticonos solo se pueden usar en el caso de correos electrónicos personales y es estrictamente prohibido para los profesionales.

2. Estilo de fuente 

Las fuentes coloreadas o elaboradas no se consideran parte del correo electrónico profesional y deben evitarse. Del mismo modo, las cursivas y los correos electrónicos en negrita también parecen el trabajo de un remitente entusiasta y deben evitarse a toda costa.

Ejemplos de correos electrónicos  profesionales

Algunas muestras de correo electrónico se mencionan a continuación:

Una carta de renuncia

Asunto: Renuncia – Michal Smith

Estimado Sr. Faraday,

La presente es para informarle que renuncio a mi cargo como director médico de AMRI, a partir del 25 de ^julio .

Trabajar aquí ha sido un placer, así como una educación en sí mismo, y estoy agradecido por la oportunidad. Debido a circunstancias inevitables, no me será posible continuar con mi cargo.

Ofreceré toda la ayuda posible durante el período de transición.

Sinceramente,

michal smith

[correo electrónico protegido]

Enviar correo electrónico a un grupo

Línea de asunto: Cancelación de la reunión del equipo

Hola miembros del equipo,

Esto es para informarle que la reunión del equipo que estaba programada para esta noche se canceló.

Mis más sinceras disculpas por la notificación tardía, pero se ha decidido justo ahora debido a circunstancias imprevistas.

Nos volveremos a conectar a la misma hora el próximo jueves.

Gracias,

Vishal Bhardwaj

Subdirector

Empresa ABS

[correo electrónico protegido]

Correo electrónico de seguimiento

Asunto: Re: Disponibilidad para el seminario

Estimada Sra. Katherine

Esto es para verificar su disponibilidad para el seminario que se llevará a cabo el 20 de julio. Solo hágame saber sobre su participación para que pueda enviarle la tarjeta de invitación.

Gracias

sydney negro,

Asistente

Empresa XYZ

[correo electrónico protegido]

5 Consejos para asegurar un correo electrónico profesional 

Se vuelve esencial seguir los siguientes pasos antes de un solo clic que enviará el correo electrónico a su destinatario

1. Asegúrese de haber escrito la línea de asunto, incluido un saludo y una firma, y ​​de enviarlo a la dirección correcta.
2. Complete el BCC para enviarse una copia a usted mismo para que tenga un registro del mensaje
3. Corrija y verifique la ortografía, las mayúsculas y la gramática para evitar errores
4. Envíese el correo electrónico a usted mismo antes de enviarlo al destinatario. Ayudará a identificar cualquier error o error en el formato, etc. Si todo está como debería, haga clic en el botón y envíelo a la persona que debía recibirlo.
5. Configure carpetas para archivar sus copias. Esto facilitará su trabajo más adelante.

Conclusión

Recuerda, un email bien escrito es un mensaje conciso y claro que es entendido y aceptado por el destinatario. Los tiempos han cambiado significativamente en la última década, por lo que el correo electrónico se ha convertido en una herramienta de comunicación vital en el mundo profesional.

Se necesita simplemente en todas partes, por ejemplo, conexiones de red, buscando trabajo, ofreciendo información relacionada con el trabajo, una carta de agradecimiento, etc.