Administrar el tiempo de los empleados en beneficio propio es un arte que todo empresario o supervisor debe conocer. El tiempo es un bien escaso y preciado en el funcionamiento de una empresa. Es importante concentrarse en el propósito y mantener el enfoque correcto para mantener una atmósfera libre de estrés y aumentar la productividad y la eficiencia.

La habilidad radica en colocar a todos en su lugar correcto para crear un ajuste perfecto. Asegúrese de haber colocado a los empleados menos experimentados con los experimentados para mantener el equilibrio en el equipo. También resultará una curva de aprendizaje para ambos para que nada interrumpa un proyecto o el trabajo de un equipo.

1) Delegación

Una forma de administrar el tiempo de los empleados es fomentar la delegación. Es imposible que una sola persona complete toda la tarea en muy poco tiempo. El proceso de delegación ahorra mucho tiempo precioso a los ejecutivos de nivel superior. Anime a los altos mandos a delegar su trabajo a otros miembros para que puedan involucrar a los empleados en el proceso de trabajo.

Dar responsabilidades a los jóvenes promueve un sentimiento de confianza y participación dentro de un grupo. Los empleados ganarán exposición y mejores oportunidades para aprender habilidades. Aprovechará las cualidades de liderazgo y, en última instancia, resultará de gran ayuda para la empresa. Un grupo ahora trabajará rápidamente para completar el proyecto con éxito.

2) Relacionar tareas con habilidades

Si desea ahorrar un tiempo precioso, simplemente administre el tiempo de los empleados. Es consciente de las fortalezas y debilidades de los empleados junto con sus habilidades y conocimientos.

Con el fin de aumentar la eficacia, haga coincidir las tareas con la persona adecuada que posea las mejores habilidades y conocimientos para realizarlas a la perfección. Varias tareas están hechas a medida para una persona en particular. Asígnele el trabajo para que pueda ser completado en el mínimo tiempo y con la máxima eficiencia. Esto ahorrará mucho tiempo al empleado y podrá completar otro trabajo en ese marco asignado.

3) Comunicación efectiva

La comunicación efectiva es la clave para las empresas exitosas. Sea conciso y claro en sus habilidades de comunicación si desea administrar el tiempo de los empleados. Las instrucciones precisas eliminarán cualquier posibilidad de malentendidos y fomentarán un mejor proceso de comunicación. Fomentar reuniones semanales, mensuales y quincenales para felicitar el contacto personal.

La comunicación cara a cara es mejor para cualquier información personal o importante, pero no siempre es posible. Utilice la tecnología a su favor y envíe mensajes, llamadas y correos electrónicos para informar a su empleado sobre sus directivas. Cuando la comunicación es clara, los empleados seguirán las instrucciones de manera rápida y precisa y eventualmente ahorrarán mucho tiempo.

4) Dar a los empleados objetivos claros

Puedes lograr fácilmente esos objetivos de los que eres parte integral. Defina su visión y objetivos para sus empleados de manera clara, precisa e informativa. Hágalos parte de su empresa y dígales explícitamente lo que espera de ellos. Una forma de administrar el tiempo de los empleados es dando objetivos y metas para que puedan lograrlo en una cantidad de tiempo muy inferior. Cuando la asignación es clara y específica, se vuelve realista y alcanzable en el momento oportuno.

5) Incentivos y reconocimiento

Si le das a alguien una razón para hacerlo mejor, definitivamente lo hará. Es un caso con cada empleado. Cuando empiecen a sentir que sus esfuerzos son apreciados, estarán motivados para hacerlo mejor y en menos tiempo. Todo el mundo sabe el valor del tiempo y una fecha límite. Un empleado trabajará de manera eficiente para lograr una mayor productividad si obtiene el reconocimiento que ha estado esperando. Si desea administrar el tiempo de los empleados, dele el crédito y el aprecio que se merece.

Elógielo personalmente y frente al resto del personal para que se sienta lleno de energía. Dar bonificaciones, obsequios, vacaciones pagadas, almuerzo/cena gratis y certificados es otra forma de mostrar su aprecio. Lo que sucederá después de eso es que el empleado comenzará a ganar confianza y se verá reflejado en su trabajo, que se completará en menos tiempo.

6) Elimina la carga de trabajo innecesaria

Si desea administrar el tiempo de los empleados, tendrá que tomar la iniciativa para ahorrar su tiempo. Empieza pequeño. Por ejemplo, si ve que un empleado está ocupado con un proyecto importante, ahorre su tiempo quitándole tareas más pequeñas e innecesarias para darle más tiempo para considerar su proyecto. Por ejemplo, suelte el informe diario en favor de uno semanal, ya que le ahorrará considerablemente su tiempo diario. Para tareas más pequeñas, puedes permitirle una ayuda para que no pierda el enfoque del proyecto más grande.

7) Ofrecer oportunidades de formación y desarrollo

Inicie programas de capacitación que mejoren las habilidades existentes de un empleado. Le ayudará a aprender y adquirir conocimientos para una mayor productividad laboral en menos marcos de tiempo. Brindar la orientación adecuada a sus empleados ayuda a un empleador a administrar el tiempo de los empleados. Ahora tendrá los conocimientos para trabajar de manera rápida y eficiente y, por lo tanto, ahorrará un tiempo valioso para la empresa.

Además de la formación y las habilidades también fomentan el desarrollo integral de un empleado. La tutoría, la delegación, los seminarios, los talleres, los eventos, los cursos y el entrenamiento son excelentes maneras de fomentar el sentido de responsabilidad entre la fuerza laboral. Un equipo avanzado de empleados resultará beneficioso para la organización, ya que trabajará para aumentar la productividad y la competencia.

8) Flexibilidad en tiempos de necesidad

La puntualidad es la norma del día en un entorno profesional. Entrar a la oficina en punto es algo esperado y salir fuera del horario de oficina es lo que un jefe espera de sus empleados. Todas estas cosas están muy bien en tiempos normales, pero en caso de emergencia, los altos mandos deben ajustarse un poco.

Si un empleado no se siente bien y no puede viajar a la oficina, no lo obligue a hacerlo. Sí, puede ser una emergencia ya que el proyecto debe ejecutarse ese mismo día. Brinde a su empleado la flexibilidad de trabajar desde casa para que el trabajo se pueda realizar sin problemas. Si no le ofrece esa opción, simplemente tomará una licencia por enfermedad y será su organización la que perderá el plazo. Por lo tanto, la flexibilidad es un criterio importante que debe buscar si desea administrar el tiempo de los empleados.

9) Comentarios

La retroalimentación es una palabra tan pequeña pero tiene un gran impacto. Si no conoces tus errores, ¿cómo vas a rectificarlos? Una forma de administrar el tiempo de los empleados es aumentando su valor. Solicite comentarios de cada empleado sobre todos y cada uno con los que entra en contacto en su lugar de trabajo.

Las revisiones de desempeño junto con los comentarios son un espejo claro que le permitirá conocer a todos en su lugar de trabajo. Esto le dará un conocimiento profundo sobre la mentalidad de todos y también sobre su proceso de pensamiento sobre los demás. Cualquier queja debe ser tratada de inmediato y con tacto. Cuando resuelve problemas individuales, está alentando a la fuerza laboral a mejorar para la empresa y, en última instancia, ahorrará tiempo y recursos a la empresa.

10) Elimina las distracciones

Si desea administrar seriamente el tiempo de los empleados, lo más importante que debe hacer es eliminar las distracciones de su vecindad. ¿Sabes qué equipo ocupa el puesto número uno en cuanto a distracciones? Sí, es el teléfono móvil que suena cada pocos minutos y perturba su concentración y flujo de trabajo.

Configure un escritorio móvil y permita que un empleado lo maneje. Puedes sentar un precedente presentando tu propio móvil en esa estación de trabajo y animando a otros empleados a hacerlo. Todas las llamadas profesionales se enrutarán al teléfono de la oficina. Los empleados recuperarán los dispositivos al momento de salir de la oficina. Esto sin duda ahorrará mucho tiempo precioso.