El análisis de procesos se define como el desglose de un proceso en fases paso a paso que se utilizan para describir y transmitir la salida, la entrada y la operación que tiene lugar en cada paso. El concepto también se utiliza para mejorar la forma en que opera un proceso mediante la eliminación de desperdicios del sistema.

Significado del análisis de procesos

El análisis de procesos se describe como una revisión de todos los procedimientos y pasos que se han seguido sistemáticamente para realizar una actividad determinada. Es una descripción de la forma en que se realiza el trabajo en una organización.

El análisis de procesos también se conoce como un proceso de mejora continua que analiza la forma en que se hacen las cosas para encontrar métodos efectivos para realizar esa tarea.

Objetivos del análisis de procesos

Los objetivos del análisis de procesos son los siguientes:

• Identificar los elementos que dificultan la comprensión del proceso.
• Identificar la integridad del proceso.
• Eliminar cualquier cuello de botella del proceso.
• Encuentra redundancias
• Determinar la asignación de recursos.
• Consulte el tiempo de procesamiento

Ventajas del análisis de procesos

Las ventajas del análisis de procesos son las siguientes:

• Documentar el conocimiento implícito
• Analizar acciones, datos y documentos individuales
• Localización de áreas problemáticas que causan retrasos
• Identificar oportunidades de mejora
• Ofrece una imagen detallada de un proceso existente
• Proporciona una base para construir un negocio exitoso.
• Eliminación de desperdicios y reducción de reprocesos innecesarios
• Mejor gestión

Desventajas del análisis de procesos

Las desventajas del análisis de procesos son las siguientes:

• El análisis del proceso lleva mucho tiempo y se considera que requiere mucho tiempo.
• El uso de técnicas debe monitorearse de cerca para que se obtengan los resultados deseados.

Pasos del análisis de procesos

Los pasos en el análisis del proceso son los siguientes:

Identificando los procesos

El primer paso en el análisis de procesos es identificar los procesos que cree que necesitan mejoras. En una situación típica, lo primero que quiere una organización es analizar los procesos críticos para el negocio que tienen un impacto directo en el producto final, los gastos, los ingresos y otros elementos vitales. Este es el momento de identificar los procesos que tienen un bajo rendimiento para poder solucionar los problemas.

Identifique los procesos que se han implementado recientemente para garantizar que estén funcionando según las expectativas deseadas. Lo importante en este punto es anotar el punto exacto de inicio y finalización para aumentar los niveles de eficiencia.

Piense en el objetivo de la organización y en qué contribuyen los procesos a ese objetivo. Esto le ayudará a descubrir los procesos esenciales. Ahora priorícelos según el beneficio que feliciten para la empresa.

establecer un equipo

Necesitará algunas de las mejores personas para ayudarlo con el análisis de procesos. Establezca un equipo e incluya a algunos de los empleados que ya están trabajando con los procesos diariamente. Conocerán los pasos, las metas, los cuellos de botella, las fallas y la información de los procesos y facilitarán bastante el trabajo. Además de los empleados calificados y los empleados de primera línea, también incluyen empleados inspirados por la posibilidad de mejora y líderes que están relacionados con los procesos elegidos. Aproveche las reuniones, lluvias de ideas y entrevistas para una interacción eficiente con el equipo.

Crear un diagrama de flujo

La técnica de análisis de procesos toma la ayuda de herramientas y símbolos estándar para proporcionar una visión profunda del funcionamiento de los procesos y representarlos de manera clara y práctica. Este paso ayuda a identificar los puntos de mejora y los diversos cuellos de botella a los que se enfrenta. La construcción de un diagrama de proceso es una de las etapas más críticas del análisis de procesos. Incluye

1. El diagrama de proceso ayudará a definir quiénes son los responsables a través de los carriles del diagrama. Estas son las áreas donde se representará la posición y la tarea del equipo.
2. El punto de partida es muy importante, por lo tanto, incluya un evento que actúe como iniciador del proceso. No es necesario que sea un gran evento, sino que sea simple, como un correo electrónico de un cliente sobre una parte vital del proceso.
3. En cada carril, ha creado definir las tareas que deben completarse y sus relaciones. Vincule elementos a las funciones para saber qué trabajo se debe realizar a continuación y quién es responsable de él.
4. El punto final también importa igualmente, por lo tanto, incluya un evento que signifique el final del proceso. Palabras simples como parte entregada son suficientes para señalar el final del proceso

Definir el proceso

Tienes toda la información en tu mano ahora define el proceso y entiende cómo se está dando en este momento y no cómo será en el futuro. Sigue estos pasos

1. Determinar las actividades del proceso, su secuencia, quién es el responsable y si hay alguna información nueva disponible
2. Encuentre el propósito del proceso, sobre las métricas de rendimiento que se utilizan, las transferencias, las interacciones con los clientes y las reglas comerciales que se aplican para analizar el modelo de proceso. Si hay cuellos de botella, entonces cómo se debe controlar el proceso.
3. Esta etapa implica la documentación adecuada para que pueda ser seguida por la consulta y presentación

Menciona los puntos de mejora.

Tener en cuenta las metas y objetivos estratégicos de la empresa y determinar y especificar las mejoras necesarias y posibles que deben llevarse a cabo. Mantén tu enfoque en lo siguiente:

1. La interacción con los clientes son momentos esenciales y deben ser lo más perfectos posible.
2. Las actividades que tienen un alto valor percibido deben priorizarse para entregarlas con éxito al cliente final
3. Siempre que hay un intercambio de tareas o información entre los sistemas o los empleados, aumenta la posibilidad de error. Cuantos más traspasos, más significativo es el margen de errores
4. Las reglas de negocio son objetivas y transparentes ya que definen cómo se debe ejecutar el proceso. Concéntrese en ellos para facilitar un flujo de trabajo fluido y minimizar la pérdida de tiempo y esfuerzos.
5. Infórmese sobre los cuellos de botella y encuentre formas de evitarlos

Modelar el proceso

Recopilar toda la información relevante y alinearla con las metas y objetivos de la empresa. Ahora modele el nuevo sistema de análisis de procesos de la manera que desea que sea para un proceso nuevo y mejorado que resultará útil para la organización.