El análisis de brechas es la diferencia entre el desempeño real de una organización y el desempeño deseado o potencial. Si los recursos actuales de una organización están infrautilizados y renuncian a la inversión en tecnología o capital, entonces la organización tendrá un rendimiento inferior.

El análisis de brechas reconoce las brechas entre la asignación aumentada, el nivel de asignación actual, la integración de recursos y, finalmente, las áreas de mejora. Mediante este análisis, se pueden identificar las áreas que requieren mejoras.

El análisis de brechas abarca Descubrir, detallar y mejorar la variación entre los requisitos del negocio y las capacidades actuales de la organización (como recursos, tecnología, capital, etc.).

El análisis de brechas se puede determinar fácilmente mediante la evaluación comparativa y otras valoraciones. Una vez que se determina el rendimiento esperado de la empresa, se puede comparar fácilmente con el nivel actual de rendimiento de una organización.

Esta comparación se llama análisis de brechas. Este tipo de análisis se puede realizar a nivel operativo o estratégico de la organización.

También se puede denominar como un análisis comercial de una organización por lo que está haciendo actualmente y dónde quiere estar en el futuro. El análisis de brechas se puede realizar desde varias perspectivas, como recursos humanos, procesos comerciales, dirección comercial y tecnología de la información. El análisis de brechas ayuda a medir la inversión de dinero, tiempo y recursos humanos para lograr un resultado particular.

Por ejemplo, cambiar el sistema de pago de salarios de la organización de un sistema basado en papel a uno sin papel. El análisis de brechas también se puede utilizar para determinar qué tan bien un producto o solución satisface las necesidades requeridas.

En este escenario, el análisis de la Brecha de resultados se puede clasificar como Bueno, Promedio o Malo. Al realizar un análisis de brechas, se puede determinar qué nuevos productos se deben agregar o qué otro tipo de adición se debe hacer en el sistema existente. La brecha debe ser llenada por la organización para sobrevivir a la competencia y crecer en el mercado.

Tipos de brecha

Hay cuatro tipos de brechas.

1) Brecha de producto/mercado

La brecha de producto o mercado se puede definir como la diferencia entre las ventas reales realizadas y las ventas presupuestadas.

2) Brecha de desempeño

La brecha de desempeño se puede definir como la brecha entre el desempeño real y el desempeño esperado.

3) Brecha de mano de obra

La brecha de mano de obra se puede definir como la diferencia entre la fuerza real de la organización y la cantidad y el número requerido de mano de obra.

Video sobre análisis de brechas

Ventajas del análisis de brechas

1. Asegura que los requisitos del proyecto se han cumplido como se desea.
2. Brinda información sobre las áreas que requieren mejoras, como productos, eficiencia, procesos, rentabilidad, desempeño, satisfacción de los clientes, ventaja competitiva y participación.
3. Ayuda a determinar las áreas que son débiles y tienen deficiencias y para abordar esas debilidades y deficiencias.
4. Ayuda a descubrir la diferencia entre la percepción y la realidad.
5. Ayuda a determinar los mejores lugares para desplegar energía y recursos de enfoque.
6. Proporciona información para tomar una mejor decisión, lo que ayuda aún más a mejorar el rendimiento.
7. Si se realiza un análisis de brechas, los resultados del análisis de brechas se pueden entender correctamente de forma clara y sencilla.

Desventajas del análisis de brechas

1. Sin embargo, el análisis de brechas desencadena las causas de algunos problemas. Pero si no profundiza lo suficiente, entonces la verdadera causa del problema puede quedar sin resolver y varias complejidades detrás de ellos pueden pasarse por alto.
2. El éxito del análisis de brechas depende en gran medida de la persistencia y el conocimiento de las personas involucradas en el proceso de análisis de brechas.
3. Hay muchas posibilidades de que los resultados del análisis sean erróneos, ya que los motivos cambian con frecuencia, especialmente en organizaciones grandes.

¿Cómo realizar un análisis de brechas?

En las grandes organizaciones, el trabajo de realizar el análisis de brechas es de los gerentes de proyecto, analistas de negocios, gerencia o equipos de mejora de procesos. Sin embargo, si se proporciona un poco de capacitación y una plantilla de pasos bien diseñada, cualquiera puede realizar el análisis de brechas de manera eficiente.

Algunas organizaciones mantienen las pautas que se pueden seguir para realizar un análisis de brechas. En esta sección, aprenderá acerca de los pasos básicos que deben seguirse para realizar un análisis de deficiencias exitoso.

1) Determinar el área a analizar y los objetivos a cumplir

Por ejemplo, si su objetivo es determinar por qué su fábrica no cumple con el objetivo de producción. Luego, debe averiguar las causas que contribuyen a que no se cumplan los objetivos y sugerir soluciones para eliminar esas causas.

2) Establecer el estado futuro ideal

Establece una etapa futura a la que quieras llegar si todo sale según lo planeado.

3) Analizar el estado actual

¿Cuáles son las causas de que no se cumplan los objetivos? Por ejemplo, ¿los trabajadores carecen de capacitación? ¿El departamento de producción no tenía suficiente personal? ¿Los materiales requeridos estaban disponibles constantemente? ¿El diseño del piso de producción fue un obstáculo para alcanzar la meta?

4) Comparar el estado actual con un estado ideal

¿Cuál es la diferencia entre la producción real y la producción deseada? Por ejemplo, ¿está obligado a producir 100 unidades por hora, pero logró producir solo 80 unidades?

5) Describa la brecha y cuantifique la diferencia

En el ejemplo anterior de producción unitaria, la producción tuvo un déficit del 20%. Después de realizar una investigación para determinar las causas, delinear la contribución de cada uno al déficit.

6) Hacer un informe de recomendaciones y crear un plan para cerrar la brecha

Después de realizar el análisis, debe decidir qué cambios se deben realizar y qué pasos se deben tomar para cerrar la brecha. En nuestro ejemplo, el equipo de análisis podría decidir que el problema del diseño es una manera fácil de abordar el problema y tendrá el máximo impacto, y también podría sugerir formas de abordarlo.

También pueden trabajar con equipos de personal y cadena de suministro para implementar recomendaciones para abordar problemas. Las ideas se resumirán y se presentarán a la gerencia para su posterior aprobación para la acción.

Ejemplos de análisis de brechas

Hay muchas áreas de negocios, como ventas, contabilidad, servicios al cliente, etc., que pueden hacer uso del análisis de brechas. Aquí hay algunos ejemplos que pueden ayudarlo a comprender la amplia aplicabilidad del análisis de brechas.

1) Productividad

Cuando el nivel de productividad de su empresa cumple con las expectativas que tiene para su empresa o varios requisitos comerciales establecidos se pueden corregir mediante un análisis de brecha.

2) Lanzamiento de nuevos productos

Cuando su empresa lanza un nuevo producto, se puede realizar un análisis de brechas para determinar por qué las ventas no cumplen con las estimaciones.

3) Desempeño de ventas

Un fabricante puede mirar su catálogo o productos para determinar qué productos funcionan bien y cuáles no. De esta forma, puede determinar si está produciendo la combinación de productos correcta o si necesita hacer algunos cambios para obtener más ganancias y satisfacer las demandas en el futuro.

4) Gestión de suministros

Si una tienda se queda sin suministros con frecuencia, puede ejecutar un análisis de Gap para averiguar el motivo.

5) Evaluación del producto

Una empresa de software puede realizar un análisis de brechas para determinar que todas las funciones y características incluidas en los requisitos de una empresa están presentes y funcionan según las expectativas.

6) Evaluación Individual

El líder del equipo puede proporcionar el análisis de brechas al equipo de miembros como una actividad. Los resultados de esta actividad no solo determinarán las formas de mejorar el desempeño de cada persona, sino que también descubrirán las mejores prácticas que se deben adoptar para mejorar su desempeño para que su productividad pueda mejorar.