Kaizen es el proceso de mejora continua en el que se realizan cambios en el proceso de la organización, ya sea de una sola vez o paso a paso. Una de las principales ventajas de Kaizen es que es un proceso continuo y no limitado en el tiempo. Hemos discutido más en detalle sobre Kaizen aquí.

Kaizen acepta que siempre es posible una mayor optimización y ayuda a empoderar a los empleados y gerentes para implementar Kaizen en la organización.

Debido al beneficio de la mejora continua, muchos gerentes y dueños de negocios quieren implementar Kaizen en su organización. ¿Cómo haces eso?

Estos son los 7 pasos para implementar Kaizen en tu organización

1) Involucra a tus empleados

Antes de continuar con el segundo paso de ^Kaizen , primero debe involucrar a sus empleados porque luego lo ayudará a empoderarlos también. Por ejemplo, si un ejecutivo de servicio al cliente tiene comentarios sobre la mejora de los procesos, los gerentes pueden escuchar sus comentarios y puede hacerse responsable individualmente de implementar el cambio en la organización.

Para implementar Kaizen, necesita que sus empleados estén motivados e involucrados. Quiere crear un lugar de trabajo que no se resista al cambio y que, de hecho, sea responsable del cambio. Para hacer esto, necesita la cooperación total de sus empleados y la comunicación entre la gerencia y los empleados es fundamental.

Kaizen tiene el concepto de círculos de calidad en los que hay círculos específicos de empleados de varios departamentos que son responsables de la mejora integral de la empresa de forma lenta pero gradual.

Como resultado, es imperativo que involucre a sus empleados desde el primer paso: encontrar problemas y luego empoderarlos para los pasos a seguir.

2) Encuentra problemas

El segundo paso para implementar Kaizen es aceptar y encontrar problemas en su organización. Para esto, debe tomar una retroalimentación de 360 ​​grados e involucrar a sus empleados. Puede enumerar todos los procesos dentro de la organización que necesitan mejoras.

Puede ser el departamento de servicio al cliente, el departamento de producción, el departamento de finanzas o cualquier otro lugar donde se necesiten mejoras. Puede enumerar los problemas y las cuestiones en un lugar de “cosas por hacer”. Si los problemas son demasiados, para una mejor gestión, puede seleccionar 10 problemas y luego continuar con ellos.

Recuerde, Kaizen es un proceso continuo y volverá a los problemas restantes más adelante. Pero es necesario comenzar con un pequeño conjunto de problemas y luego seguir mejorando.

3) Piense y encuentre soluciones

Nuevamente, este es un lugar donde más cerebros y pensamientos son mucho mejores que un solo cerebro. Los gerentes pueden formar equipos de empleados creativos con experiencia y estos empleados pueden concentrarse en la resolución de problemas. Es posible que deban dedicar un tiempo específico para encontrar soluciones a los problemas que enfrenta la empresa.

El marco de tiempo es crítico. Queremos que las soluciones se presenten de una manera relajada y creativa y no descartar ninguna sugerencia porque podría llegar más tarde, incluso si no se usa e implementa por completo. Escriba las soluciones y, utilizando su propia experiencia y la experiencia del equipo, haga una lista corta de las sugerencias que tengan más sentido. A continuación, puede tomar estas sugerencias para su implementación.

4) Implementar

La implementación a pequeña escala es la mejor manera de probar nuevas teorías, especialmente en organizaciones más grandes. Mucha gente retrasa esta etapa por pensar demasiado, complacencia o simple ignorancia. Piensan en hacer cambios en toda la organización en lugar de dar pequeños pasos a la vez y ejecutar nuevas ideas en un entorno piloto (quizás una oficina pequeña)

Al mismo tiempo, la implementación debe hacerse de manera planificada. Si las ideas necesitan desarrollarse un poco más, entonces, por todos los medios, mantenga su entusiasmo y desarrolle la idea sobre la mesa antes de implementarla en la organización. Sin embargo, una implementación planificada y controlada es importante para una idea para que los resultados puedan ser rastreados.

5) Comprobar

Muchas veces, durante la implementación, solo hay comunicación de ideas a los jóvenes en los que el dinero se pasa a otra persona. Esto es lo que dificulta la implementación de Kaizen y donde entra en juego la verificación y la auditoría. Debe asegurarse de que la implementación se realice desde el principio para que los resultados sean adecuados.

Como gerente, debe tener la persona correcta en todos los puntos que sea responsable de la implementación. Entonces, un gerente puede asignar la tarea a un líder de equipo que puede implementarla en el equipo, seguir verificando el progreso y luego volver al gerente. De vez en cuando es necesario realizar auditorías y averiguar el progreso. Encontrar los resultados es el principal objetivo de este ejercicio.

6) Estandarizar

Si los resultados no son positivos, debe volver al tercer ^paso en el que implementa algunas otras ideas que estaban sobre la mesa. No se frustre ni se irrite porque Kaizen tiene muchos beneficios y poco a poco los notará. Es por eso que tomamos solo 10 tareas para mejorar en el segundo ^paso .

Sin embargo, si los resultados fueron positivos y encuentra que el proceso está mejorando, entonces, por todos los medios, estandarice el proceso en todos los departamentos y en todas las ubicaciones para que su organización funcione de manera más fluida y eficiente. La estandarización es el mejor beneficio de implementar Kaizen.

La estandarización mejora la moral por un margen enorme porque ahorra tiempo y mano de obra, como resultado, hace que los empleados sean más felices y productivos. La estandarización también significa empoderar a sus empleados al establecer procedimientos estándar que deben seguir y al reducir la burocracia al mínimo.

7) Repetir

Ahora que hemos optimizado 10 tareas que seleccionamos en el paso 2, podemos enjuagar y repetir el procedimiento completo para que se puedan optimizar otras 10 tareas. El verdadero espíritu de Kaizen está en la “mejora continua” y el “cambio lento y gradual”. Kaizen en realidad significa “El cambio es bueno”.

Con el tiempo, se convierte en una cultura en la organización eliminar el desperdicio y mejorar los procesos para que todo funcione bien. Kaizen empodera a sus empleados y crea buenas relaciones entre los equipos para que toda la organización pueda buscar de manera integral mejoras adicionales.

Es por eso que muchas empresas japonesas adoptan el proceso de Kaizen y por eso son conocidas como algunas de las empresas más productivas del mundo.

Arriba estaban los 7 pasos para implementar Kaizen en su organización. Crucial para estos pasos es la paciencia, el empoderamiento y una visión hacia el futuro.