La gestión de inventario, en términos simples, es el proceso de seguimiento del stock de varios productos. Esto puede incluir productos terminados fabricados por su empresa o incluso la materia prima que puede ser necesaria para la producción de productos terminados.

La gestión de inventario es una función extremadamente crítica para el cumplimiento sin problemas de los pedidos recibidos por la empresa. En esta publicación, comprenderemos en profundidad los objetivos de la gestión de inventario.

Primero comprendamos cómo se realiza la gestión de inventario tanto en organizaciones grandes como pequeñas.

¿Cómo se hace la Gestión de Inventarios?

La gestión de inventario generalmente se realiza con el uso de un Sistema de gestión de inventario. Anteriormente, en ausencia de software, la gestión del inventario se realizaba típicamente con lápiz y papel: los datos se ingresaban en hojas que tenían varios artículos enumerados y la cantidad de esos artículos se indicaba contra los mismos.

Dado que era un sistema físico manual que implicaba una gran cantidad de esfuerzos humanos, estaba destinado a ser propenso a errores y, además, analizar los datos era una tarea gigantesca. Sin embargo, en el mundo actual, casi todas las empresas utilizan software de gestión de inventario.

Hay cientos de software de este tipo disponibles a partir de precios muy económicos. También puede obtener un software de gestión de inventario personalizado hecho específicamente para sus requisitos. Las empresas más pequeñas con inventario limitado pueden administrarse utilizando un programa como Excel.

Sin embargo, cualquier día se prefiere utilizar un buen software de gestión de inventario.

Objetivos de la gestión de inventario

A continuación se presentan algunos de los principales objetivos de la gestión de inventario.

1) Cumplimiento sin problemas de los pedidos.

Este es uno de los objetivos más importantes de la gestión de inventario. Una situación en la que tiene un pedido de sus productos terminados pero no puede cumplir con el pedido debido a la escasez de inventario no es ideal. No solo pone en riesgo el cumplimiento del pedido, sino que también daña la reputación de su empresa debido a la demora en los plazos de cumplimiento comprometidos.

Para asegurarse de que tal situación no ocurra, el inventario debe mantenerse adecuadamente en todo momento, y un sistema de gestión de inventario ayuda a hacer lo mismo. Entendamos esto mejor con la ayuda de un ejemplo. Suponga que usted es un editor de libros.

Tiene un pedido pendiente de suministrar 100 libros a un minorista de la ciudad. Cuando el representante de ventas toma el pedido del minorista, no sabe sobre el inventario disponible. Simplemente toma el pedido y lo pasa al almacén para su cumplimiento.

En el almacén, se da cuenta de que solo hay 50 títulos disponibles en un pedido de 100. Esto afectará no solo a este único pedido, sino también a su futura relación comercial con ese minorista.

Estos problemas se pueden resolver mediante el uso de un sistema de gestión de inventario donde hay varios usuarios con diferentes roles asignados a cada uno de ellos, trabajando en el mismo sistema.

2) Reducir las pérdidas por robo, desperdicio, etc.

Este es otro objetivo importante de la gestión de inventario. En la mayoría de las organizaciones, la cantidad de inventario que se administra es enorme, desde la materia prima adquirida hasta los productos terminados. Todo este inventario debe administrarse con mucho cuidado para que haya una pérdida mínima debido a robo, desperdicio, etc.

Si el inventario no se maneja adecuadamente, los incidentes de robo y otros eventos no deseados no llegarán a conocimiento de nadie. Tomemos un ejemplo. Dirige un negocio de comercio electrónico de venta de accesorios móviles con un inventario de más de 1000 SKU únicos.

Además, en cualquier momento dado, hay cientos de productos enviados desde su almacén a los clientes a través de mensajería. Al mismo tiempo, hay muchos paquetes que regresan a su almacén como devoluciones, envíos no entregados, etc. Tiene que haber un sistema de gestión de inventario adecuado que los rastree a todos. En su ausencia, incluso si algún miembro del personal del almacén no marca una entrada en el sistema para un envío recibido del cliente y simplemente lo roba, puede ser una pérdida para la empresa debido al robo.

2) Saber cuándo escalar o reducir la producción de bienes

Si usted es un fabricante de productos, ya sabrá que hay momentos en los que solo necesita escalar la producción para satisfacer la demanda del mercado y reducir la producción, especialmente cuando finaliza la temporada alta. La gestión de inventario puede ayudarlo a saber exactamente cuándo aumentar o reducir su producción a medida que obtiene una imagen precisa de cuántos productos se encuentran actualmente en su inventario en cualquier momento.

Para ilustrar esto mejor, consideremos un ejemplo. Tienes un pequeño negocio de fabricación de paraguas. No se puede seguir produciendo paraguas a pleno rendimiento durante todo el año ya que la demanda de paraguas es solo durante ciertos meses del año.

Tener un sistema de seguimiento de inventario le indica exactamente cuántos paraguas fabricados tiene disponibles en cualquier momento en tiempo real. Esto le ayuda a tomar la decisión de aumentar la producción o reducirla hacia el final de la temporada.

3) Mantener la inversión en inventario en los niveles mínimos posibles

Las empresas, especialmente las pequeñas empresas, necesitan un capital de trabajo adecuado para su funcionamiento diario. Ninguna empresa puede permitirse el lujo de seguir produciendo bienes sin tener compradores para ellos y mantener el capital de trabajo inmovilizado en las existencias.

La gestión de inventario lo ayuda a abordar este punto crítico y a mantener su inversión en inventario al mínimo nivel posible. Para ello, puede utilizar el software de gestión de inventario para realizar un seguimiento de los niveles de inventario en cualquier momento dado. Puede decidir y mantener un umbral para cada producto, por ejemplo, diez unidades.

Cuando el recuento de inventario cae por debajo de esta cantidad, solo entonces se reanuda la actividad de producción de ese producto. Esto lo ayuda a mantener sus inversiones en inventario en los niveles mínimos posibles sin dañar su línea superior.

4) Limpiar las mercancías de movimiento lento

En muchos casos, no todos los bienes producidos por usted saldrán volando de los estantes. Habría bastantes productos que se mueven lentamente en el mercado, pero ya tiene muchos de estos en su inventario. Cualquier tipo de negocio no puede limitarse a mantener su capital de trabajo bloqueado en este tipo de bienes.

La liquidación de esos bienes de lento movimiento es otro objetivo de la gestión de inventario. Supongamos que usted es un fabricante de prendas de vestir. Has fabricado alrededor de 100 estilos diferentes como parte de tu colección de verano. Cuando termina la temporada, te das cuenta de que alrededor de 10 de estos estilos no han tenido respuesta en el mercado y no salen de los estantes.

Dado que no desea mantener su inversión en estos artículos, toma una llamada para reducir los precios en un 50% para venderlos sin ganancias ni pérdidas. Tomar una decisión tan informada solo es posible cuando tiene un sistema de gestión de inventario adecuado que analiza los patrones de ventas y le indica cuáles son sus productos de lento movimiento.

5) Analizar los patrones de venta de productos

Este puede ser uno de los objetivos secundarios de la gestión de inventario. Analizar los patrones de ventas de productos es importante para que pueda hacer suposiciones de ventas futuras y también ver cuáles son los productos de movimiento rápido y lento. La gestión de inventario lo ayuda significativamente en esto, ya que conoce exactamente el flujo de productos que entran y salen de su almacén.

Incluso puede exportar datos según sus requisitos para cualquier período de tiempo. De hecho, la mayor parte de la gestión de inventario moderna ya tiene la funcionalidad de analizar los patrones de venta de productos. Todo lo que necesita hacer es seleccionar la categoría del producto o los productos individuales junto con el marco de tiempo y generar informes con un clic en el botón.

Conclusión

Tenemos todos los objetivos principales y secundarios de la gestión de inventario en profundidad en este artículo. A estas alturas ya habrá entendido cuán crucial es la gestión de inventario para cualquier negocio y cuáles son los efectos que puede causar en caso de que la gestión de inventario no se realice correctamente. Asegúrese de utilizar un buen software de gestión de inventario para el mismo y brinde la capacitación adecuada a los miembros de su personal para que toda la actividad de gestión de inventario se pueda realizar sin problemas en su organización.